Beschaffung

Haben Sie genug von Verzögerungen? Verändern Sie Ihren Genehmigungsprozess mit Automatisierung

28. Oktober 2024

Müssen Sie auf Genehmigungen warten? Ein ineffizienter Genehmigungsprozess ist nicht nur frustrierend, sondern kostet Sie Zeit und Geld. Was wäre, wenn Sie kostspielige Verzögerungen vermeiden könnten?

Wenn sich Ihr Genehmigungsverfahren wie ein Engpass anfühlt, sind Sie nicht allein. 

Manuelle Arbeitsabläufe sind anfällig für Fehler, Missverständnisse und verpasste Fristen. Aber es gibt einen Weg, um Ihre Genehmigungen schneller zu machen.

Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe bei der Genehmigung von Einkäufen und Ausgaben sorgt für schnellere Entscheidungen, weniger Fehler und eine Nachverfolgung in Echtzeit bei jedem Schritt. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Genehmigungsprozess durch Automatisierung effizienter, transparenter und müheloser gestalten können.

Wir werden die häufigsten Fallstricke bei manuellen Genehmigungen, die wichtigsten Komponenten automatisierter Workflows und die Möglichkeiten einer effizienter Beschaffungsprozess kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen.

Was ist ein Genehmigungsprozess für Einkäufe oder ein Genehmigungsworkflow für Ausgaben?

Ein Workflow zur Genehmigung von Einkäufen oder Ausgaben ist eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor ein Unternehmen eine Ausgabe genehmigt.

Diese Arbeitsabläufe gewährleisten, dass alle Ausgaben den internen Richtlinien und Budgets entsprechen.

Sie helfen Unternehmen bei der Verwaltung von Bestellungen bis hin zu Investitionsausgaben.

Warum ist das wichtig? 

Ein Workflow zur Genehmigung von Einkäufen oder Ausgaben organisiert den Prozess und stellt sicher, dass Entscheidungen systematisch getroffen werden. Er verhindert auch unkontrollierte Ausgaben oder nicht genehmigte Käufe, die später Chaos verursachen könnten.

Ein Genehmigungs-Workflow setzt sich aus mehreren Schlüsselelementen zusammen. Sie sollten ihn sich wie eine gut geölte Maschine vorstellen. Jedes Teil (oder jede Person) spielt eine entscheidende Rolle bei der kontrollierten Genehmigung von Ausgaben.

Warum Genehmigungsworkflows für Sie wichtig sind

Genehmigungsabläufe sind für die Kontrolle der Ausgaben und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien unerlässlich. 

Die Vorteile umfassen:

  • Vermeidung unnötiger Anschaffungen.
  • Sicherstellen, dass die Ausgaben für den Arbeitsablauf im Rahmen des Budgets bleiben.
  • Verringerung des Betrugsrisikos, da alles nachverfolgt und überprüft wird.
  • Sicherstellen, dass Entscheidungen nicht verzögert werden oder auf Vermutungen beruhen.

Wenn die Arbeitsabläufe gut strukturiert sind, lassen sich kostspielige Fehler und Missverständnisse vermeiden. 

Workflows für die Automatisierung von Genehmigungsprozessen

Jetzt wird es spannend: die Automatisierung.

Immer mehr Unternehmen setzen automatisierte Arbeitsabläufe ein, um manuelle Ineffizienzen zu beseitigen. Manueller vs. automatisierter Genehmigungsprozess-Workflow, um zu sehen, warum das so ist.

Manueller Genehmigungsprozess-Workflow Automatisierter Genehmigungsprozess-Workflow
Zeitliche Verzögerungen.
Langsame Genehmigungen aufgrund von Hin- und Her-E-Mails.
Schnellere Entscheidungen.
Rationalisierte Genehmigungen mit automatischer Weiterleitung.
Missverständnisse und Fehler.
Höheres Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
Reduzierte Fehler.
Genaue Daten durch automatische Eingabe und Kontrolle.
Mangel an Transparenz.
Ungewissheit über den Status von Anträgen.
Transparenz in Echtzeit.
Sofortiger Zugriff auf den Status der Anfrage.
Uneinheitliche Zulassungskriterien.
Unterschiedliche Standards führen zu Verwirrung.
Standardisierte Kriterien.
Konsequente Anwendung der Genehmigungspolitik.
Probleme mit der Skalierbarkeit.
Die Prozesse können mit dem Unternehmenswachstum nicht Schritt halten.
Skalierbare Prozesse.
Bewältigt mühelos ein erhöhtes Genehmigungsvolumen.
Compliance-Risiken.
Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung von Prüfpfaden.
Verbesserte Einhaltung der Vorschriften.
Automatische Aufzeichnungen für Audits.

Sie können sich von endlosen Hin- und Her-E-Mails verabschieden.

Die Automatisierung hilft dabei, Anfragen an die richtigen Personen weiterzuleiten, Erinnerungen zu verschicken und sicherzustellen, dass der Arbeitsablauf reibungslos verläuft.

Es ist schneller, intelligenter und funktioniert einfach besser.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei Genehmigungsverfahren?

Die Herausforderungen bei der Beschaffung sind kompliziert und vielschichtig. Und in der Regel beginnen sie gleich mit einer neuen Beschaffungsanfrage.

Zeitverzögerungen im Genehmigungsprozess des Arbeitsablaufs

Zeitverzögerungen sind ein großes Problem. 

Sie haben es wahrscheinlich selbst schon erlebt: Alles ist fertig, aber die Genehmigungen ziehen sich hin.

Sie müssen sich mit endlosen E-Mails, zahlreichen Telefonaten und der Suche nach den schwer fassbaren Genehmigungsunterschriften herumschlagen.

Und wenn jemand nicht verfügbar ist, sitzen Sie fest! 

Die Automatisierung beschleunigt den Prozess, so dass Sie sich nie wieder um Genehmigungen bemühen müssen. Das ist ein Gewinn für Ihre Fristen und Ihre Vernunft! 

Missverständnisse und Fehler im Genehmigungsverfahren

Fehlkommunikation kann ein großer Alptraum sein.

Sie senden eine E-Mail. Sie verpassen sie. Jetzt warten Sie.

Bei manuellen Systemen können wichtige Details verloren gehen - falsche Informationen und unvollständige Formulare.

Ein zentralisiertes System sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. 

Mangelnde Transparenz der Genehmigungsabläufe

Wo ist die Genehmigung? Wer prüft sie? 

Ein Mangel an Transparenz in den Arbeitsabläufen kann dazu führen, dass alle im Ungewissen sind. Anfragen können verschwinden und es wird unmöglich zu wissen, in welchem Stadium sie sich befinden. 

Automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen eine Nachverfolgung in Echtzeit, so dass Sie genau wissen, wo sich Ihre Anfrage befindet und wer als nächstes handeln muss. 

Uneinheitliche Genehmigungskriterien in den Genehmigungsverfahren

Ähnliche Anträge können manchmal unterschiedlich behandelt werden. Bei uneinheitlichen Genehmigungskriterien können schnell Gefühle der Frustration und Verwirrung aufkommen. 

Sie werden einige strenge Manager haben. Andere nicht so sehr.

Mit standardisierten, automatisierten Kriterien können Sie sicherstellen, dass alle nach denselben Regeln spielen. 

Skalierbarkeitsprobleme bei Genehmigungsverfahren

Wachstum ist aufregend, aber es bringt auch Herausforderungen mit sich.

Mehr Mitarbeiter. Mehr Anfragen. Mehr Engpässe.

Was bei einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern funktioniert hat, ist bei 500 Mitarbeitern nicht mehr dasselbe. Die Anfragen stapeln sich, und alles wird langsamer.

Die Automatisierung von Genehmigungen sorgt dafür, dass Ihr Workflow mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwächst. Sie werden nicht mehr in Papierkram oder E-Mails ertrinken. Nur reibungslose, skalierbare Prozesse.

Einhaltung der Vorschriften und Prüfung bei Genehmigungsverfahren

Ohne eine ordnungsgemäße Nachverfolgung werden die Einhaltung der Vorschriften und die Überprüfbarkeit zu einer großen Herausforderung.

Wenn Sie keine Unterlagen darüber vorlegen können, wer was genehmigt hat, könnten Sie bei einer Prüfung in Schwierigkeiten geraten. Und das ist keine angenehme Situation.

Bei einem automatisierten Genehmigungssystem wird jeder Schritt protokolliert. So entsteht ein klarer Prüfpfad. Sie sind immer vorbereitet, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht.

Genehmigungen und Berechtigungsstufen im Genehmigungsmanagement

Nicht jeder hat die gleichen Befugnisse. Bei manuellen Prozessen ist es oft unklar, wer was genehmigen sollte. 

Es herrscht Verwirrung.

Ein untergeordneter Manager genehmigt eine große Anschaffung, die eigentlich von der Finanzabteilung hätte genehmigt werden müssen. 

Automatisierte Workflows weisen den richtigen Personen die richtigen Genehmigungen zu und stellen sicher, dass niemand seine Befugnisse überschreitet. 

Wie läuft das Verfahren zur Genehmigung von Ausgaben ab?

Ein strukturiertes Verfahren zur Genehmigung von Ausgaben ist unerlässlich, um Ihr Budget unter Kontrolle zu halten. 

Sie erhalten ein klares und wiederholbares System, das sicherstellt, dass jede Ausgabe genehmigt wird, und das das Risiko von Mehrausgaben verringert. 

Hier sind die 5 Schritte des Genehmigungsverfahrens für Ausgaben.

Schritt 1: Antragstellung im internen Genehmigungsverfahren

Alles beginnt mit der Einreichung eines Ausgabenantrags. 

Sie müssen den Grund für die Ausgaben, die Gesamtkosten und die Lieferanteninformationen angeben. Außerdem müssen Sie alle Belege wie Angebote oder Verträge beifügen.

Achten Sie darauf, dass der Antrag alle erforderlichen Felder ausfüllt. So ersparen Sie sich später frustrierende Verzögerungen. 

Schritt 2: Genehmigungskette im Genehmigungsablauf

Der Antrag durchläuft dann die Genehmigungskette. 

Je nach Umfang oder Art der Ausgabe kann es sich um eine schnelle Genehmigung durch eine Person oder durch mehrere Managementebenen (z. B. Manager, Finanzabteilung, CFO) handeln.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Genehmigungskette solide ist, jeder muss seine Rolle kennen. Manchmal benötigen Sie Beiträge von mehreren Abteilungen.

Schritt 3: Zuweisung von Berechtigungsstufen im Genehmigungsmanagement

Nicht jeder hat die gleichen Befugnisse. Hier kommen die Berechtigungsstufen ins Spiel - sie stellen sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Dinge genehmigen.

Sie weisen Genehmigungsstufen zu, die sich nach der Rolle des Genehmigenden, dem Umfang der Ausgaben und der Abteilung richten. 

Ein Abteilungsleiter kann kleinere Anschaffungen erledigen. Größere Ausgaben müssen in der Regel auf höherer Ebene genehmigt werden.

Schritt 4: Festlegung von Fristen für das Genehmigungsverfahren

Setzen Sie feste Fristen für jede Genehmigungsphase. Sorgen Sie dafür, dass niemand zu lange auf einem Antrag sitzen bleibt. Wenn Sie eine Erinnerung brauchen, sind automatische Benachrichtigungen Ihr Freund.

Der Schlüssel ist das Gleichgewicht. 

Manche Anträge sind komplexer und benötigen mehr Zeit, während andere im Handumdrehen genehmigt werden können.

Schritt 5: Prüfprotokolle und Aufzeichnungen im Genehmigungsverfahren

Transparenz und Rechenschaftspflicht sind von entscheidender Bedeutung, und die Führung genauer Aufzeichnungen ist von größter Wichtigkeit, vor allem wenn Rechnungsprüfer anklopfen!

Jede Aktion im Genehmigungsprozess sollte protokolliert werden. 

Wer hat sie genehmigt? Wann? Gab es Änderungen? 

Sie wollen sicherstellen, dass Ihr Aufzeichnungssystem gründlich und sicher ist. 

Damit sind Sie für Audits, Überprüfungen und andere Ereignisse bestens gerüstet.

Wie erstellt man einen automatisierten Genehmigungsprozess und Arbeitsablauf?

Warum automatisieren? 

Es geht nicht nur um Geschwindigkeit. Sie streben nach Effizienz, weniger Fehlern und vollständiger Einhaltung der Vorschriften.

Die Vorteile umfassen: 

  • Keine manuellen Engpässe mehr
  • Weniger Fehler
  • Jeder Schritt folgt der Unternehmenspolitik

Hier finden Sie 7 Schritte zur Erstellung eines automatisierten Genehmigungsverfahrens für Ausgaben. 

Schritt 1: Bewertung der aktuellen Workflow-Regeln und des Genehmigungsprozesses

Bevor Sie in die Automatisierung einsteigen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten. Sie müssen wissen, was in diesem Moment passiert.

Bewerten Sie Ihren derzeitigen manuellen Arbeitsablauf. Ermitteln Sie alle Kaufarten, Abteilungen und Dollarschwellen, die eine Genehmigung erfordern. Beziehen Sie die Beteiligten ein, um Engpässe zu ermitteln.

Wo bleiben die Dinge stecken? Schauen Sie sich die Bereiche an, die Sie am meisten ausbremsen. Dort wird die Automatisierung den größten Einfluss haben.

Sie erhalten ein klares Verständnis dafür, wo Ihr Prozess unzureichend ist. Dies bildet die Grundlage für den Aufbau eines Systems, das für alle funktioniert.

Schritt 2: Definition der wichtigsten Schritte des Genehmigungsprozesses

Lassen Sie uns nun einen Plan aufstellen. Sie müssen wissen, wer was und wann genehmigt.

Definieren Sie jede Phase des Genehmigungsprozesses. Von der Einreichung eines Antrags bis zur endgültigen Freigabe. 

Verwenden Sie einen Fragebogen für die Beteiligten: "Wer muss abzeichnen?" "Welche Anschaffungen müssen in mehreren Schritten genehmigt werden?"

Vergewissern Sie sich, dass Sie unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen. Manche Anschaffungen lassen sich vielleicht schnell genehmigen. Bei anderen brauchen Sie vielleicht ein zusätzliches Paar Augen.

Das Ergebnis ist ein kristallklares Genehmigungsverfahren ohne Unklarheiten.

Schritt 3: Auswahl der Workflow-Software für den Genehmigungsprozess

Das richtige Werkzeug ist entscheidend. Es wird Ihnen entweder das Leben leichter machen oder Kopfschmerzen bereiten.

Suchen Sie nach Automatisierungswerkzeugen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. 

Das Werkzeug sollte: 

  • Umgang mit benutzerdefinierten Regeln 
  • Verwalten von mehrstufigen Arbeitsabläufen
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen senden

Sie sollten prüfen, ob sich das Tool in Ihre aktuellen Systeme integrieren lässt. Ist es benutzerfreundlich? Sie möchten nicht, dass es zu komplex ist.

Irgendwann werden Sie ein leistungsfähiges Tool finden, das sich nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einfügt. Es automatisiert Genehmigungen, ohne zusätzliche Komplexitätsebenen hinzuzufügen. 

Schritt 4: Anpassen von Workflow-Regeln und Genehmigungsprozessen

Hier passiert die Magie. Sie richten benutzerdefinierte Regeln ein, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Sie werden Regeln auf der Grundlage von Kriterien wie Abteilungen, Ausgabenbeträgen oder sogar geografischen Standorten erstellen wollen. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Berechtigungsstufen für die verschiedenen Genehmiger festlegen. Wer kann was genehmigen? Verschiedene Abteilungen haben möglicherweise mehr Kontrolle über bestimmte Arten von Ausgaben, stellen Sie also sicher, dass Ihre Regeln dies widerspiegeln.

Schritt 5: Implementierung von Benachrichtigungen und Erinnerungen in den Genehmigungs-Workflow

Unterschätzen Sie Benachrichtigungen nicht. Sie sind die geheime Soße, um Ihren Prozess auf Kurs zu halten.

Richten Sie Benachrichtigungen ein, um die Genehmigenden zu alarmieren, wenn Maßnahmen erforderlich sind. Fügen Sie Erinnerungen hinzu, um Leute anzustupsen, wenn sie etwas verzögern.

Rechtzeitigkeit ist wichtig, aber der Posteingang sollte nicht überlastet werden.

Schritt 6: Schulung der Beteiligten, um effektiv um Genehmigung zu bitten

Das beste Werkzeug nützt nichts, wenn niemand weiß, wie man es benutzt. Hier kommt die Ausbildung ins Spiel.

Bieten Sie Schulungen für Manager, Mitarbeiter und Genehmiger an. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Rolle kennen und wissen, wie das System funktioniert.

Passen Sie die Schulung an die jeweilige Rolle an. Manche brauchen einen tiefen Einblick, andere nur einen kurzen Durchlauf.

Es ist die Investition wert. Sie werden über ein gut geschultes Team verfügen, das mit dem System umgehen kann. Eine reibungslose Einführung bedeutet reibungslosere Prozesse.

Schritt 7: Überwachung und Optimierung des automatisierten Genehmigungsprozesses

Einstellen und vergessen? Nicht ganz. 

Sie müssen die Dinge im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alles wie am Schnürchen läuft.

Überwachen Sie Ihren Arbeitsablauf auf eventuelle Engpässe oder Ineffizienzen. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, zögern Sie nicht, es zu ändern.

Verfolgen Sie Metriken wie Genehmigungszeiten, Ablehnungen und Verzögerungen. Nutzen Sie diese Daten zur kontinuierlichen Verbesserung.

Am Ende dieser Schritte werden Sie einen optimierten und automatisierten Prozess haben, der wie ein reibungsloser Motor funktioniert und nicht wie eine müde, alte, klobige Maschine. 

Wie funktioniert die Workflow-Software für den Genehmigungsprozess?

Die Software optimiert nicht nur die Verwaltung von Genehmigungen, sondern verändert sie vollständig. 

Da die Software manuelle Ineffizienzen ausschaltet, Verzögerungen reduziert und menschliche Fehler minimiert, ist das Rätselraten bei Genehmigungen vorbei. Und dank Echtzeit-Verfolgung und Transparenz wissen Sie immer, wo die Dinge stehen. 

Aber wie funktioniert das in der Praxis? 

Nehmen wir Spendbase als praktisches Beispiel und sehen wir, wie die Beschaffungsabläufezusammen mit der Slack-Integration, erledigen die Arbeit.

Schritt-für-Schritt-Übersicht über einen automatisierten Genehmigungs-Workflow

Antragstellung im internen Genehmigungsverfahren

Alles beginnt mit der Einreichung eines Beschaffungsantrags, bei dem die Mitarbeiter ein anpassbares Formular in Spendbase ausfüllen.

Das Formular ist so konzipiert, dass es alles erfasst. Von der Anforderungsart, dem Lieferanten und dem Preis bis hin zur Abteilung und dem Rechnungszyklus. 

Weiterleitung an Genehmigende im Genehmigungsfluss

Sobald der Antrag eingereicht ist, übernimmt Spendbase die Aufgabe. 

Es leitet den Antrag automatisch an die richtigen Genehmiger weiter, basierend auf Kriterien wie Abteilung, Ausgabenhöhe oder Antragsart.

Genehmigungen können sequentiell (jeder Genehmigende zeichnet einzeln ab) oder parallel (mehrere Genehmigende prüfen gleichzeitig) erfolgen. 

Aber vielleicht brauchen Sie etwas, das mehr auf Sie zugeschnitten ist? Spendbase unterstützt auch hybride Arbeitsabläufe.

Genehmigungsmaßnahmen zur Genehmigung von Kaufanträgen

Die Genehmiger prüfen den Antrag und genehmigen ihn entweder oder lehnen ihn ab. Bei Spendbase können sie dies entweder direkt auf der Plattform oder über Slack tun.

Echtzeit-Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden, und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.

Der Beschaffungsgenehmigungsprozess und -workflow von Spendbase in Aktion

Lassen Sie uns nun über den Beschaffungsprozess von Spendbase sprechen und wie er den gesamten Arbeitsablauf vereinfacht:

  • Benutzerdefinierte Workflow-Einrichtung. Spendbase macht die Einrichtung von Genehmigungsworkflows, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, einfach. Egal, ob es sich um einen Softwarekauf, eine Dienstleistung oder eine andere Ausgabe handelt, mit dem Workflow-Assistenten von Spendbase können Sie Genehmigungsabläufe individuell gestalten.
  • Arten des Genehmigungsflusses. Wie bereits erwähnt, Spendbase bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten. Sie können sequenzielle Genehmigungen einrichten, bei denen die Anfragen jeweils einen Genehmiger durchlaufen. Oder Sie entscheiden sich für parallele Genehmigungen, bei denen mehrere Genehmigende eine Anfrage gleichzeitig prüfen.
  • Verfolgung und Transparenz. Die Mitarbeiter können leicht erkennen, wo ihre Anfrage steht, und die Genehmiger können sehen, was im System läuft. Diese Transparenz sorgt für Verantwortlichkeit und verringert die Verwirrung.

Der Beschaffungsprozess von Spendbase rationalisiert den Genehmigungsprozess von Anfang bis Ende, reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Verwaltung von Anfragen und stellt sicher, dass alles effizient abläuft.

Integration mit Slack für den Genehmigungsworkflow

Sie möchten es sich noch einfacher machen? 

Mit der Slack-Integration erhalten die Genehmiger Benachrichtigungen direkt in ihrem Arbeitsbereich.

Sie können Anfragen schnell prüfen, genehmigen oder ablehnen. Diese Echtzeitfunktion beschleunigt die Entscheidungsfindung und sorgt dafür, dass alles auf Kurs bleibt, ohne dass die Plattform gewechselt werden muss.

Das Ergebnis? Die Produktivität erhält einen großen Schub.

Mitbringsel

Aus all den Beispielen, die wir betrachtet haben, können Sie Folgendes mitnehmen, um Ihr Genehmigungsverfahren radikal zu verbessern und es effizient, transparent und mühelos zu gestalten:

  1. Das Warten auf Genehmigungen kostet Sie mehr als nur Zeit - es verschlingt Ressourcen.
  2. Manuelle Arbeitsabläufe lassen Raum für Fehler, Verzögerungen und kritische Missverständnisse.
  3. Die Automatisierung erhöht die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Transparenz in jeder Phase des Genehmigungsprozesses.
  4. Standardisierte, automatisierte Kriterien beseitigen Unstimmigkeiten, so dass alle nach denselben Regeln spielen.
  5. Dank der Echtzeitverfolgung wissen Sie genau, wo jede Anfrage steht - kein Rätselraten mehr.
  6. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen halten den Prozess in Gang, ohne dass Sie ständig eingreifen müssen.
  7. Die Skalierung erfolgt nahtlos, wenn Ihr Arbeitsablauf mühelos an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden kann.

Unabhängig davon, ob Sie nur eine Handvoll oder Tausende von Genehmigungen zu bearbeiten haben, ist die Automatisierung nicht nur ein Upgrade, sondern ein entscheidender Faktor, der Ihren Workflow in eine Produktivitätsmaschine verwandelt.

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