Beste Beschaffungssoftware für kleine Unternehmen und Lieferanten
- Eingestuft und bewertet

Kleine Unternehmen kaufen jeden Monat ein halbes Dutzend neuer Anwendungen. Aber sind Ihre SaaS-Ausgaben eher sprunghaft als geordnet? Wenn ja, sollten Sie Ihre Beschaffung genauer unter die Lupe nehmen.

Die Beschaffung kann sich wie ein Marathon anfühlen. Ein solch langwieriger Prozess könnte Sie dazu verleiten, Käufe oder Genehmigungen aus einer Laune heraus zu tätigen oder sie sogar ganz zu verschieben.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es unvermeidlich, dass Sie mehr Software einsetzen. Die Beschaffung wird nicht verschwinden - aber einige Lösungen rationalisieren den Prozess und machen die Genehmigung neuer Software oder die Vertragsverwaltung eher zu einem Sprint als zu einem Marathon.

Wie sieht ein effektiver Beschaffungsprozess aus?

Wenn Ihr Unternehmen immer noch veraltete, informelle Verfahren für den Einkauf und die Genehmigung neuer Anwendungen anwendet, fühlen Sie sich vielleicht nicht auf dem Laufenden. Lassen Sie uns einen neuen Anfang machen, indem wir die einzelnen Schritte der Beschaffung aufschlüsseln.

Einige Unternehmen haben einen Beschaffungsmanager oder Einkaufsleiter. Aber selbst wenn wichtige Mitarbeiter mit der Beschaffung betraut sind, können manuelle Fehler und Kostenprobleme auftreten.

Wann ist es an der Zeit, Ihre Beschaffungssoftware zu automatisieren?

Software für das Beschaffungsmanagement wurde entwickelt, um den Beschaffungsprozess von der Erfassung der Anfragen von Mitarbeitern bis hin zur Erneuerung von Apps, die sich bewährt haben, zu rationalisieren. Eine zentralisierte Plattform mit automatisierten Arbeitsabläufen erleichtert die Zusammenarbeit und spart Ihrem Unternehmen Geld.

Woher wissen Sie also, wann es an der Zeit ist, die automatisierte Beschaffung einzusetzen?

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der eine Anfrage für eine Design-App an Ihren Beschaffungsmanager sendet. Der Manager genehmigt die Anfrage schnell - er kann keine Design-Software in seinem System sehen und der Mitarbeiter beginnt sein Projekt nächste Woche.

Doch der Manager übersah die Feinheiten. Ein anderes Design-Paket war bereits genehmigt und ein Vertrag unterzeichnet - er musste nur noch bezahlt werden. Dieses Versäumnis führte zum Kauf von zwei Lösungen, was eine Budgetüberschreitung und SaaS-Verschwendung bedeutet.

Aber Sie können dem Problem zuvorkommen. 59% der Führungskräfte im Beschaffungswesen sind der Meinung, dass der Einsatz moderner Technologie die Leistung des Unternehmens verbessert. Das Beschaffungsmanagement ist für kleine Unternehmen heute ein noch wichtigeres Thema.

Bewährte Praktiken für das Beschaffungsmanagement kleiner Unternehmen

Der Markt ist hart umkämpft, und man hat das Gefühl, dass kleine Unternehmen von allen Seiten unterdrückt werden, insbesondere wenn es um die Beschaffung geht.

KMU haben oft nicht die Einkaufsmacht bei Lieferanten, die größere Unternehmen haben, weil ihnen die Größe oder die Arbeitskräfte fehlen.

Angesichts knapper Budgets können es sich kleine Unternehmen nicht leisten, auf Kosteneinsparungen bei der Beschaffung zu verzichten oder langwierige Verhandlungsgespräche zu führen, nur um winzige Rabatte zu erhalten.

Die Hoffnung ist noch nicht verloren, denn mit dem richtigen Beschaffungsinstrument kann Ihr Unternehmen Hindernisse bei der Kostenoptimierung beseitigen und seine Gewinnspannen schützen.

Bei der Auswahl eines Beschaffungsmanagement-Tools sollten Sie vor allem auf folgende Punkte achten:

• Zentralisierung für vollständige Transparenz
• Integrationen mit Ihrer normalen Software
• Unterstützung beim Lieferantenmanagement
• Leichte Einführung und Nutzung
• Budgetierung und Kosteneinsparung

Vor diesem Hintergrund ist es an der Zeit, die besten Beschaffungslösungen für Ihr Unternehmen zu erkunden.

Die 10 besten Beschaffungsinstrumente

Müssen Sie Ihren Beschaffungsprozess rationalisieren, sind sich aber nicht sicher, welches Tool das richtige für Sie ist? 

Hier sind die derzeit besten Tools, geordnet nach Preis, Benutzerfreundlichkeit und Bewertungen. 

Natürlich hat jedes Produkt nützliche Funktionen, aber auch Einschränkungen. Im Folgenden erhalten Sie einen Einblick in die wichtigsten Beschaffungsinstrumente, um Ihnen die Entscheidung für ein Produkt zu erleichtern. 

1. Spendbase - Der beste Allrounder für KMU

Spendbase ist die SMB-Beschaffungsinstrument die automatisierte Einkaufsprozesse und Benachrichtigungen bietet, um Genehmigungen zu beschleunigen und die Kontrolle über jede Kaufanfrage zu erhalten. 

Die Plattform hilft Unternehmen, die keine eigene Beschaffungsabteilung haben, indem sie IT- und Finanzspezialisten entlastet, die sich mit Softwarekäufen auf der Grundlage von Rechnungen und Transparenz beschäftigen. Spendbase ist eine umfassende Ausgabenmanagement-Tool für alle SaaS-Waren und -Dienstleistungsanfragen.

Die besten Funktionen von Spendbase

• Lineare und bedingte Genehmigungsworkflows tragen dazu bei, dass jeder Antrag von der Einreichung bis zur Erledigung so reibungslos wie möglich verläuft.
• Automatische Benachrichtigungen sowohl die Genehmiger als auch die Antragsteller in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten, um die endgültige Entscheidung innerhalb der Frist zu treffen
• Integration mit Slack ermöglicht es den Mitarbeitern, Anfragen einzureichen, zu verfolgen und zu genehmigen, ohne ihr Hauptkommunikationstool zu verlassen.
• Kosteneinsparungen mit Rabatten bei Software und Cloud-Diensten - dank der Unterstützung von Spendbase bei Verhandlungen mit Anbietern können Sie 39% bei Ihrer Software sparen.
• Erweiterte Lieferanten- und Rechnungsverwaltung Funktionen gewährleisten eine nahtlose Beschaffung, während leistungsstarke Analysen Einblicke zur Optimierung der Ausgaben liefern.
• Nahtlose ERP-Integration rationalisiert die Prozesse und steigert die Effizienz im gesamten Beschaffungszyklus.

Preisgestaltung

Spendbase ist sehr kosteneffizient.Preise anzeigen.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.7 (100+ Bewertungen)

Kapernra - 5.0

Das sagen die Kunden:

• Einfache Navigation
• Intuitive Software
• Vereinfacht Genehmigungsverfahren
• Unschätzbares Instrument zur Kosteneinsparung
• 100% Entscheidungssicherheit

2. Spendflo - Am besten für mehrere Funktionen

Die Beschaffungssoftwarelösung von Spendflo rationalisiert den Prozess vom Eingang bis zur Beschaffung und ermöglicht so eine Zusammenarbeit und beschleunigte Beschaffungsaktivitäten. 

Sie bieten zahlreiche Funktionen, darunter automatische Genehmigungen und Lieferantenmanagement.

Die besten Eigenschaften von Spendflo

• Transparenz durch eine zentralisierte Verwaltungsplattform
• Klare Genehmigungsabläufe und Automatisierung der Beschaffung
• Slack-Integration
• Verlängerungserinnerungen

Spendflo Einschränkungen

• Die Anzahl der Funktionen kann für KMU überwältigend und unpraktisch sein
• Die Berichte wiederholen sich manchmal, sind unklar oder lassen sich nicht anpassen.
• Keine kostenlose Testversion des Dienstes
• Teuer

Preisgestaltung

Die Einstiegsstufe (für Unternehmen mit jährlichen SaaS-Ausgaben von $250K-$400K) kostet $18.000 jährlich.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.6 (100+ Bewertungen)

Kapernra - 4.7

Das sagen die Kunden:

• Einsparung wertvoller Stunden, um den besten Preis für beschaffte Werkzeuge zu erzielen
• Das Armaturenbrett könnte übersichtlicher sein
• Die Bearbeitungszeit bis zum Abschluss einer Beschaffung ist langwierig
• Die Kommunikation mit den Verhandlungsführern ist nicht immer hilfreich

3. Procurify - Am besten für die Beschleunigung von Genehmigungen

Procurify ist eine Procure-to-Pay-Software mit einer Automatisierungsplattform für Einkauf und Rechnungswesen.

Sie konzentrieren sich auf die Förderung der betrieblichen Effizienz, um mehr Zeit für Geschäftsinitiativen zu haben.

Die besten Eigenschaften von Procurify

• Dienstleistungen für das Lieferantenmanagement
• Management der Lieferkette
• Echtzeit-Aktualisierung von Kosteninformationen
• Optionen für die benutzerdefinierte Integration

Procurify's Einschränkungen

• Kategorisierung und Suchfilter sind nicht immer zuverlässig
• Aufträge können nicht immer bearbeitet werden
• Berichte bieten nicht immer tiefere Einblicke in Beschaffungstrends und Ausgaben

Preisgestaltung

Kein klarer Preis, aber eine kostenlose Demo wird vorgeschlagen.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.6 (200+ Bewertungen)

Kapernra - 4.5

Das sagen die Kunden:

• Bündelung des Einkaufs auf einer Plattform und bessere Kommunikation
• Beim Anlegen einer neuen Bestellung können Sie nicht immer frühere Bestellungen sehen.
• Die Berichtsfunktionen sind nicht immer zuverlässig
• Zugänglichkeit von Desktops und Anwendungen erfordert Entwicklung

4. Airbase - Beste Kundenbetreuung

Airbase ist ein Procure-to-Pay-Tool, das Kontrolle, Transparenz und Compliance für alle Ausgaben außerhalb der Gehaltsabrechnung bietet.

Die besten Eigenschaften von Airbase

• Positive Bewertungen des Kundendienstes
• Slack-Integration
• Eine optimierte, zentralisierte Plattform für Ausgabentransparenz

Die Grenzen der Airbase

• Die Arbeitsabläufe (insbesondere bei Bestellungen und Vertragszahlungen) sind nicht immer reibungslos
• Das Genehmigungsverfahren kann langwierig sein
• Keine kostenlose Probezeit
• Preisstufen bedeuten eingeschränkten Zugang zu bestimmten Funktionen

Preisgestaltung

Kein klarer Preis.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.7 (1000+ Bewertungen)

Kapernra - 4.8

Das sagen die Kunden:

• Rationalisierung spart Zeit und das Tool ist einfach zu bedienen
• Der Dienst ist nicht so intuitiv wie erwartet
• Es sind zu viele Genehmigungen im Arbeitsablauf erforderlich
• Kategorien können durcheinander geraten

5. Pivot - Am besten für die Beschaffungspolitik

Pivot bietet ein End-to-End-Kostenkontrollsystem. Sie zielen auf eine hohe anfängliche Akzeptanz der Beschaffungspolitik und Partnerschaft ab.

Die besten Eigenschaften von Pivot

• KI-Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben
• Kontrolle der Lieferantensätze
• Frühzeitige Sichtbarkeit der Ausgaben

Die Grenzen von Pivot

• Keine virtuelle Karte
• Wenige Kritiken und Bewertungen
• Keine kostenlose Probezeit

Preisgestaltung

Kein Preis angegeben.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.9 (16 Bewertungen)

Kapernra - Unbewertet

Das sagen die Kunden:

• Ein intuitiver Beschaffungsdienst
• Einige fehlende Merkmale
• Einige Dashboard- und Bug-Probleme
• Software braucht mehr Entwicklung

6. Pluto - Am besten für die mehrschichtige Zulassung

Pluto ist eine automatisierte Procure-to-Pay AP-Lösung, die Unternehmen bei der Verbesserung der indirekten Beschaffung unterstützt, während sie Software und Tools wie SaaS kaufen. Es bietet einen rigorosen Ansatz mit mehrschichtiger Genehmigung. 

Die besten Eigenschaften des Pluto

• Anpassbare und mehrschichtige Genehmigungsrichtlinien
• Synchronisierte Lieferantenliste
• Integrierte Buchhaltungssoftware

Plutos Grenzen

• Das Genehmigungsverfahren kann aufgrund des vielschichtigen Ansatzes langsam sein
• Die Ausgaben mit der Business Purchasing Card werden im System nicht immer klar ausgewiesen.
• Die Genehmigung von Kartentransaktionen ist nicht immer über die mobile App eines Beschaffungsteams zugänglich.
• Keine kostenlose Probezeit

Preisgestaltung

Kostenlos für 5 Benutzer pro Monat.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.6 (400+ Bewertungen)

Kapernra - Unbewertet

Das sagen die Kunden:

• Schneller Monatsabschluss mit Integration, einschließlich direkter Beschaffungsvorgänge und Procure-to-pay-Prozesse
• Die Kartenabrechnung ist nicht immer eindeutig und manchmal fallen zusätzliche Gebühren an.
• Die Genehmigungen könnten verbessert werden, um den Zugang während des gesamten Beschaffungsprozesses zu erleichtern.
• Es werden mehr Optionen für die Kategorisierung und Unterkategorisierung benötigt

7. Vendr - Am besten für anpassbare Einlässe

Vendr ist eine Beschaffungsplattform, die Einblick in die Unternehmensausgaben bietet. Vendr ist spezialisiert auf anpassbare Eingaben und bedingte Logik, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

Die besten Eigenschaften von Vendr

• Automatische Verlängerungswarnungen
• Personalisierung
• Empfehlungen zur Kosteneinsparung

Vendr's Einschränkungen

• Einige Funktionen sind ohne kostenpflichtige Premium-Add-ons nicht verfügbar, z. B. Premium-Intelligence für Berichte und Integrationen.
• Keine kostenlose Probezeit
• Teuer

Preisgestaltung

Die Einstiegsstufe beträgt $36.000 pro Jahr.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.6 (100+ Bewertungen)

Kapernra - 3

Das sagen die Kunden:

• Echtzeit-Warnungen, -Einblicke und -Arbeitsabläufe sind manchmal nicht konsequent genug
• Die Verhandlungen mit den Verkäufern werden nicht immer vollständig abgewickelt, so dass eine zusätzliche Beteiligung erforderlich war.

8. Vertice - Am besten für Anbieter-Benchmarking

Vertice bietet Transparenz durch eine zentralisierte Plattform, die die Beschaffung automatisiert. Außerdem verfügt das Unternehmen über ein Team von Einkäufern, die Verträge richtig dimensionieren.

Die besten Eigenschaften von Vertice

• Individuelle Verhandlungen mit Anbietern
• Integrationen mit verschiedenen Anwendungen
• SaaS-Einblicke und Audits

Die Grenzen von Vertice

• Keine Zahlungskartenoption
• Keine kostenlose Probezeit
• Teuer

Preisgestaltung

$30.000 pro Jahr.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.5 (75 Bewertungen)

Kapernra - Unbewertet

Das sagen die Kunden:

• Es gibt zu viele Funktionen - viele bleiben ungenutzt
• Es ist sehr zeitaufwendig, die Software vollständig zu nutzen und alles auf dem neuesten Stand zu halten.

9. Omnea - Am besten für intelligente KI-Aufnahme

Omnea setzt intelligente KI ein, um manuelle Beschaffungsaufgaben zu automatisieren und Prozesse zeiteffizient zu gestalten.

Die besten Eigenschaften von Omnea

• Sichtbarkeit und Zentralisierung von Ausgaben und Lieferanten
• Automatisierte Verlängerungen
• Einfaches Onboarding von Lieferanten

Die Grenzen der Omnea

• Fehlen von Echtzeit-Updates
• Keine Experten bei den Verhandlungen
• Keine kostenlose Probezeit
• Wenige Kritiken und Bewertungen

Preisgestaltung

Nicht vorgesehen. Omnea empfiehlt eine Demo.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - Unbewertet

Kapernra - Unbewertet

10. Zip - Am besten für die Zusammenarbeit

Zip ist eine Lösung für die Beschaffung vom Eingang bis zur Bezahlung. Sie erleichtert die Einreichung von Anträgen und die Zusammenarbeit bei jeder Art von Beschaffung.

Die besten Eigenschaften von Zip

• Transparente Verfolgung von Budget und Einsparungen
• KI für SaaS-Einblicke und Entscheidungsfindung
• Integrationsmöglichkeiten

Die Grenzen von Zip

• Verschiedene Add-ons müssen erworben werden, z. B. Beschaffung, globale Zahlungen, Lieferantenkarten und Integrationsplattform
• Die Eingangsberichte sind nicht immer detailliert
• Keine kostenlose Probezeit

Preisgestaltung

Nicht vorgesehen.

Bewertungen und Rezensionen

G2 - 4.7 (52 Bewertungen)

Kapernra - 4.8

Das sagen die Kunden:

• Die Navigation von einer Anfrage zur nächsten kann schwierig sein
• Manchmal treten Ladezeiten und Integrationsprobleme auf
• Einsichtsmöglichkeiten könnten verbessert werden