Übersichtlicher 5-Minuten-Leitfaden zur Auswahl von Software für die Verwaltung von Geschäftsausgaben

Unternehmen Abfall fast 10% ihrer Budgets aufgrund schlechter Projektleistung und ineffizienter Ausgabenverwaltung. Mit dem richtigen Werkzeug können Sie Tausende sparen. 

Kleine Ineffizienzen können sich für Unternehmen, die mit Reisekosten, Lieferantenverträgen und Rechnungsfreigaben jonglieren, zu großen finanziellen Verlusten summieren. 

Doch bei den unzähligen Software-Optionen, die zur Verfügung stehen, kann die Suche nach der perfekten Lösung überwältigend sein. 

Wie treffen Sie die richtige Wahl? 

Wir bei Spendbasehaben sich darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Optimierung ihres SaaS-Portfolios zu unterstützen. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, die verschiedenen Kategorien von Business Spend Management (BSM) Software zu verstehen und Sie bei der Auswahl der richtigen Software zu unterstützen. 

Indem wir die wichtigsten Funktionen, Vorteile und praktischen Anwendungen aufschlüsseln, helfen wir Ihnen, das richtige Tool zu finden. 

Der Markt für Software zur Verwaltung von Geschäftsausgaben ist verwirrend

Die Suche nach der richtigen BSM-Software kann sich als unmöglich erweisen. 

Es gibt eine Fülle von Optionen. Von All-in-One-Plattformen bis hin zu Nischenlösungen. Jedes Tool behauptet, dass es Ihnen Zeit spart, Ihre Ausgaben optimiert und Ihr Leben einfacher macht. 

Viele Unternehmen, die Software für die Verwaltung von Geschäftsausgaben anbieten, haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert, so dass es wichtig ist, herauszufinden, welche Software am besten zu Ihren individuellen Herausforderungen passt.

Aber wie soll man bei all dem Lärm das Richtige finden? 

Es ist, als würde man versuchen, eine winzige Nadel in einem übergroßen Heuhaufen zu finden. 

Und Websites wie G2 und Capterra - ja, sie sind nützlich für Bewertungen, aber sie leben davon, Ihnen alle Möglichkeiten zu bieten. 

Und hier liegt das Paradoxon. Wenn man alle Möglichkeiten zur Verfügung hat, wird es noch schwieriger, sich zu entscheiden.

Um sich in diesem Chaos zurechtzufinden, braucht man mehr als nur Vermutungen. Um die richtige Lösung zu finden, müssen Sie genau wissen, was es auf dem Markt gibt und wie es Ihren Bedürfnissen entspricht.

7 BSM-Softwarekategorien anhand von Pizza erklärt 

Ja, Sie haben richtig gelesen... Pizza. 

Dabei kann man viel lernen.

Die Verwaltung von Pizza ist der Verwaltung der Ausgaben Ihres Unternehmens erstaunlich ähnlich. Eine falsche Bewegung, und schon hat man Ananas dort, wo sie nicht hingehört (oder eine unkontrollierte Kostenabrechnung).

Der Einfachheit halber werden in der nachstehenden Tabelle die verschiedenen Kategorien von BSM-Software anhand von Pizza erläutert.

Sie haben einen grundlegenden Überblick, aber wie wäre es mit etwas Detaillierterem?

Nachfolgend erhalten Sie einen detaillierteren Einblick in die einzelnen BSM-Softwarekategorien mit ihren Funktionen, Vorteilen und praktischen Anwendungen. 

1. Ausgabenmanagement-Software

Diese Kategorie von BSM-Software verfolgt, berichtet und kontrolliert die Ausgaben der Mitarbeiter. Sie automatisiert die Erfassung von Belegen, die Einreichung von Spesenberichten und die Einhaltung von Richtlinien.

Wesentliche Merkmale:

• Digitale Quittungserfassung.
• Genehmigungs-Workflows.
• Verfolgung der Rückerstattung.

Für wen es gedacht ist: 

• HR-Teams, die die Ausgaben der Mitarbeiter verwalten. 
• Kleine bis mittelgroße Unternehmen mit häufigen Erstattungen.
• Unternehmen, die die Kostenerfassung rationalisieren möchten.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Reduziert den manuellen Arbeitsaufwand durch die Automatisierung von Speseneinreichungen und -genehmigungen.
• Beschleunigt die Erstattungsfristen und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Beispiel: Ein wachsendes Startup-Unternehmen, dessen Mitarbeiter häufig auf Reisen sind, nutzt diese Software, um manuelle Tabellenkalkulationen zu vermeiden und Verzögerungen bei der Erstattung zu reduzieren.

Beispiele für Werkzeuge: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Software für das Beschaffungsmanagement

Dieses Tool rationalisiert die Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen und Vertragsverhandlungen und verbessert die strategische Beschaffung. Es stellt sicher, dass die Beschaffungsabläufe reibungslos und gesetzeskonform sind.

Wesentliche Merkmale:

• Leistungsverfolgung und Beziehungsmanagement von Lieferanten.
• Automatisierte Arbeitsabläufe für die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen.
• Werkzeuge für die Vertragsverhandlung und -speicherung.
• Ausgabenanalyse zur Kostenoptimierung.

Für wen es gedacht ist:

• Finanzvorstände und Beschaffungsteams, die mit mehreren Lieferanten zu tun haben.
• Unternehmen, die ihre Lieferantenbeziehungen verbessern und Ineffizienzen im Beschaffungswesen verringern wollen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Zeitersparnis durch Automatisierung manueller Aufgaben wie der Auftragsabwicklung.
• Verbessert die Beziehungen zu Lieferanten durch datengesteuerte Leistungsverfolgung.
• Senkung der Beschaffungskosten durch bessere Vertragsverhandlungen und Beschaffungsstrategien.

Beispiel: Ein mittelständisches Einzelhandelsunternehmen nutzt eine Beschaffungssoftware, um mehr als 100 Lieferantenverträge zu verwalten, termingerechte Lieferungen zu gewährleisten und durch verbesserte Einblicke in die Beschaffung Einsparungen von 20% auszuhandeln.

Beispiele für Werkzeuge: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Software für die Rechnungsverwaltung

Dieses Tool automatisiert den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen, von der Bearbeitung und Genehmigung bis hin zur Zahlungsverfolgung und Optimierung der Kreditorenbuchhaltung, und sorgt so für einen reibungslosen Finanzbetrieb.

Wesentliche Merkmale:

• Digitale Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsrouting.
• Tools zur Verfolgung von Lieferantenzahlungen und zum Abgleich.
• Automatisierte Mahnungen für Zahlungsfristen.
• Optimierung der Kreditorenbuchhaltung mit KI-gesteuerten Erkenntnissen.

Für wen es gedacht ist:

• Finanzteams, die den manuellen Aufwand und die Fehler bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren möchten.
• Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen, die eine effiziente Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung benötigen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Verkürzt die Bearbeitungszeit von Rechnungen und beschleunigt die Zahlungen an Lieferanten.
• Verbessert die Lieferantenbeziehungen durch rechtzeitige, korrekte Zahlungen.
• Verringert manuelle Fehler und gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit der Finanzunterlagen.

Beispiel: Ein Logistikunternehmen mit 500 monatlichen Rechnungen nutzt eine Software für die Rechnungsverwaltung, um die Bearbeitung zu automatisieren und so mehr als 10 Stunden pro Woche einzusparen und Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Beispiele für Werkzeuge: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Corporate Card Management Software

Software zur Vereinfachung der Verwaltung von Firmenkreditkartenausgaben mit Echtzeitverfolgung, automatischer Ausgabenkategorisierung und Ausgabenkontrolle. Sie unterstützt Unternehmen bei der einfachen Ausgabe und Überwachung von Firmenkarten.

Wesentliche Merkmale:

• Kostenverfolgung und Berichterstattung in Echtzeit.
• Automatisierte Kategorisierung von Transaktionen.
• Ausgabelimits und Kontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
• Ausgabe und Verwaltung von Firmenkreditkarten.

Für wen es gedacht ist:

• CFOs und Finanzteams, die die Ausgaben ihrer Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen verwalten.
• Unternehmen, die ihre Unternehmensausgaben in Echtzeit kontrollieren und überwachen wollen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Reduziert nicht genehmigte oder überhöhte Ausgaben durch Echtzeitkontrollen.
• Beschleunigt den Abgleich von Ausgaben durch die Automatisierung der Kategorisierung.
• Erhöht die Transparenz durch eine detaillierte, aktuelle Kostenverfolgung.

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen verwendet eine Software für die Verwaltung von Unternehmenskarten, um Mitarbeitern Karten mit voreingestellten Limits auszugeben und so sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben, ohne dass manuelle Spesenabrechnungen erforderlich sind.

Beispiele für Werkzeuge: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Software für Reise- und Spesenmanagement

Es integriert Reisebuchung, Spesenverfolgung und Richtlinieneinhaltung, um Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben zu rationalisieren. Es stellt sicher, dass die Mitarbeiter effizient reisen und dabei im Rahmen des Unternehmensbudgets bleiben.

Wesentliche Merkmale:

• Zentralisierte Reisebuchung und Reiseplanverwaltung.
• Automatisierte Spesenabrechnung für reisebezogene Kosten.
• Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien bei Buchungen und Spesenabrechnungen.
• Echtzeit-Berichterstattung über Reisekosten.

Für wen es gedacht ist:

• Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen, einschließlich Vertriebsteams und Berater.
• HR- und Finanzteams, die ihre reisebezogenen Genehmigungen und Spesenverfolgung rationalisieren wollen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Spart Zeit durch die Kombination von Reisebuchung und Spesenmanagement in einem Tool.
• Verhindert Richtlinienverstöße durch Kennzeichnung von nicht konformen Buchungen.
• Verbessert den Überblick über die Reisekosten und reduziert überhöhte Ausgaben für Reisen.

Beispiel: Ein Beratungsunternehmen verwendet Reise- und Spesensoftware, um Reisen für seine Mitarbeiter zu buchen und so die Einhaltung der Richtlinien zu gewährleisten und gleichzeitig die Spesenabrechnungen zu automatisieren, was stundenlange Verwaltungsarbeit erspart.

Beispiele für Werkzeuge: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

AP-Automatisierungssoftware automatisiert die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen, reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote und optimiert die Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung mit KI-gesteuerten Erkenntnissen.

Wesentliche Merkmale:

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsworkflows.
• Elektronische Zahlungsmittel und Abgleich.
• Finanzberichte mit prädiktiver Analytik.
• Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.

Für wen es gedacht ist:

• Finanzteams, die hohe Rechnungsvolumina und manuelle Kreditorenprozesse verwalten.
• Unternehmen, die den Zahlungsverkehr effizienter gestalten und gute Lieferantenbeziehungen pflegen wollen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Verkürzt die Bearbeitungszeit von Rechnungen und sorgt für rechtzeitige Zahlungen an Lieferanten.
• Minimierung von Fehlern beim Zahlungsabgleich und bei der Finanzberichterstattung.
• Verbessert die Zufriedenheit der Lieferanten durch schnellere und zuverlässigere Zahlungen.

Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen automatisiert seine Kreditorenbuchhaltung für 1.000 monatliche Rechnungen, wodurch sich die Bearbeitungszeit um 70% verringert und Verzugsgebühren vermieden werden.

Beispiele für Werkzeuge: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Software für strategische Ausgabenanalyse

Diese Kategorie von Tools bietet durch fortschrittliche Analysen tiefe Einblicke in die Unternehmensausgaben und hilft Unternehmen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und Finanzstrategien zu optimieren.

Wesentliche Merkmale:

• Umfassende Ausgabentransparenz und Dashboards.
• Vorausschauende Analytik für zukünftige Ausgabentrends.
• Empfehlungen zur Kostenoptimierung auf der Grundlage von Datenerkenntnissen.
• Detaillierte Finanzberichte für die Entscheidungsfindung.

Für wen es gedacht ist:

• Finanzvorstände und strategische Planer, die ihre Ausgaben mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen wollen.
• Unternehmen, die datengesteuerte Finanzentscheidungen treffen wollen.

Auswirkungen auf das Geschäft:

• Aufdeckung versteckter Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch detaillierte Ausgabenanalyse.
• Verbessert die Finanzplanung und -prognose mit prädiktiver Analytik.
• Verbessert die Transparenz, indem es Echtzeiteinblicke in das Ausgabenverhalten ermöglicht.

Beispiel: Ein großes Unternehmen nutzt die strategische Ausgabenanalyse, um Lieferantenverträge zu konsolidieren und die Kosten um 15% jährlich zu senken.

Beispiele für Werkzeuge: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

Wie Sie die richtige BSM-Software für Ihr Unternehmen auswählen

Jetzt wissen Sie also, welche Arten von BSM-Software es gibt und was sie leisten können. 

Aber wie wählt man die richtige Lösung für sein Unternehmen aus? 

Dabei geht es nicht nur um die Funktionen - Sie müssen auch Ihre individuellen Bedürfnisse, Prioritäten und langfristigen Ziele berücksichtigen. 

Hier finden Sie einfache Maßnahmen, die Ihnen helfen, die beste Wahl zu treffen.    

1. Bewerten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Nennen Sie Ihre größten Herausforderungen. 

Fragen Sie sich selbst: Haben wir Probleme mit Reisekosten, der manuellen Bearbeitung von Rechnungen oder der Verfolgung von Mitarbeiterausgaben?

Indem Sie Ihre spezifischen Probleme klar benennen, können Sie eine Software auswählen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben hilft und diese Probleme direkt angeht.

Dann müssen Sie die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens bestimmen. Zum Beispiel, wenn Sie ein...

• Kleines Startup: Sie könnten nach einer Ausgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen suchen, die einfache, benutzerfreundliche Funktionen, die Ihrer Größe entsprechen, sowie Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet.
• Mittelständisches Unternehmen: Sie könnten detaillierte Analysen und erweiterte Kontrollen bevorzugen.

Schreiben Sie diese Herausforderungen auf und verwenden Sie sie während des gesamten Prozesses als Bezugspunkt.

2. Setzen Sie Ihre Prioritäten

Als Nächstes sollten Sie die Funktionen ermitteln, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Beispiele hierfür sind:

• Berichterstattung in Echtzeit.
• Automatisierte Arbeitsabläufe.
• Einhaltung der Politik.

Ordnen Sie diese Merkmale nach ihrer Wichtigkeit. Sie sollten sich auf das Wesentliche konzentrieren und nicht auf optionale Extras.

Die beste Software für die Verwaltung von Geschäftsausgaben sollte nicht nur Ihre aktuellen Probleme lösen, sondern auch Ihr zukünftiges Wachstum und Ihre strategischen Ziele unterstützen.

Und vergessen Sie nicht, Ihr Budget festzulegen. Legen Sie fest, wie viel Sie zu investieren bereit sind, und vermeiden Sie Tools mit Funktionen, die Sie nicht benötigen.

3. Bewertung der Kompatibilität

Prüfen Sie, wie sich die Software in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, z. B:

• Buchhaltungsplattformen.
• HR-Systeme.
• Werkzeuge für die Berichterstattung.

Sie wollen die Benutzerfreundlichkeit testen. 

Fragen Sie sich selbst: Wird mein Team das Programm leicht bedienen können? Wenn die Lernkurve zu steil ist, kann die Akzeptanz schwierig sein.

4. Denken Sie an Skalierbarkeit

Bedenken Sie diese Fragen:

• Kann diese Software mit meinem Unternehmen mitwachsen?
• Verfügt es über Funktionen für zukünftige Anforderungen, wie z. B. globale Funktionen oder erweiterte Berichte?

Wenn Ihr Unternehmen skalieren will, sollten Sie Tools bevorzugen, die sich im Laufe der Zeit anpassen lassen, anstatt sich an den aktuellen Bedarf zu halten.

5. Demos oder Versuche anfordern

Vereinbaren Sie eine Demo- oder Testphase für die in die engere Wahl gezogenen Optionen.

Nutzen Sie diese Zeit, um:

• Erkunden Sie den Einrichtungsprozess.
• Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit.
• Bewertung der Reaktionsfähigkeit des Kundensupports.

Bereiten Sie Fragen für die Demo vor, z. B:

• "Wie kann mein Team dadurch Zeit sparen?"
• "Welche Berichtsfunktionen sind enthalten?"
• "Kann sie unser geplantes Wachstum bewältigen?"

6. Treffen Sie Ihre Entscheidung

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse zu überprüfen und Ihre Prioritätenliste zu überarbeiten.

Wählen Sie die Software, die Ihren Anforderungen, Ihrem Budget und Ihren künftigen Zielen am ehesten entspricht.