Kann ich eine private Kreditkarte für geschäftliche Zwecke verwenden?

Am Anfang war Ihre persönliche Kreditkarte ein Rettungsanker. Jetzt haben die Einkäufe zugenommen, und das Kostenmanagement ist komplex. Sollten Sie auf eine Geschäftskreditkarte umsteigen?

Es ist völlig legal, Ihre persönliche Karte für geschäftliche Ausgaben zu verwenden. Vor allem für Existenzgründer und kleine Unternehmen ist dies eine bequeme Möglichkeit.

Mit einem kleinen Team von Mitarbeitern ist es einfacher, die Ausgaben zu verwalten und zu überwachen, wofür das Budget verwendet wird. Sie leisten eine Handvoll niedriger, regelmäßiger Zahlungen und einige einmalige größere Zahlungen - alle sind in Ihrer Buchhaltung sichtbar.

Dieses System lässt sich jedoch nicht gut skalieren. Vielleicht stellen Sie sich jetzt einige der folgenden Fragen, wenn Sie Ihre Finanzen betrachten:

• Handelt es sich um einen geschäftlichen Kauf oder um eine private Transaktion?
• Ist das steuerlich absetzbar?
• Warum wurde dies als Geschäftskosten verbucht?
• Wird sich diese hohe Zahlung auf meine Kreditwürdigkeit auswirken?

Wenn Sie anfangen, die Vor- und Nachteile von Privat- oder Geschäftskreditkarten abzuwägen, sind Sie nicht allein. Lassen Sie uns herausfinden, warum diese Frage in der Geschäftswelt so häufig diskutiert wird. 

Persönliche Kreditkarte vs. Geschäftskreditkarte: warum die Debatte?

Es gibt viele Gemeinsamkeiten zwischen Privat- und Geschäftskreditkarten. Beide ermöglichen es Ihnen, Geld zu leihen, Ihren Saldo (teilweise oder vollständig) zu tilgen, die Kosten für Artikel zu verteilen und Prämien für Ihre Ausgaben zu erhalten. 

Persönliche Karten den Schutz der Section 75 in Anspruch nehmen, wenn es Probleme mit Waren oder Dienstleistungen gibt. Sie sind für den Geschäftsinhaber, der mitten in seinem geschäftigen Alltag eine reibungslose Transaktion benötigt, sofort erreichbar. 

Auch der Gedanke, eine Visitenkarte zu beantragen und wochenlang auf den Zugang zu warten, mag Sie abschrecken. 

Business-Kreditkartensind dagegen besser für die größeren Investitionen geeignet, die skalierende Unternehmen tätigen müssen. Sie bieten höhere Limits und maßgeschneiderte Prämien für Geschäftsausgaben, z. B. Cashback auf Kraftstoff und Flugmeilen. Sie bieten auch die Möglichkeit, Mitarbeiterkarten zuzuweisen, so dass Einkäufe eher im Team getätigt werden können. 

Es stimmt zwar, dass sie oft mit höheren Zinssätzen und höheren Zahlungsschwellen verbunden sind, aber vielleicht ist Ihr Unternehmen bereit, diese hohen Anforderungen zu erfüllen. 

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass ein größerer Umfang auch ein größeres Risiko bedeuten könnte, sollten Sie bedenken, dass Ineffizienzen meist durch kleine, wiederholte Fehler oder Versäumnisse entstehen. Persönliche Karten sind oft voll von verpassten Möglichkeiten zur Kostenoptimierung. 

Die Nachteile der Verwendung einer persönlichen Kreditkarte für geschäftliche Zahlungen 

Eine persönliche Kreditkarte ist zwar bequemer, kann aber auch zu Selbstgefälligkeit führen. Hier sind einige Risiken, die mit der Verwendung einer persönlichen Karte für geschäftliche Ausgaben verbunden sind. 

Fehler in der Buchhaltung

Sie fürchten sich davor, Ihre jährliche Steuererklärung auszufüllen, aber der Prozess wird noch komplizierter, wenn Ihre privaten und geschäftlichen Transaktionen auf derselben Karte verbucht sind. Die Trennung der Zahlungen ist mühsam, und Ihr Buchhaltungsleiter muss einen Teil seiner Zeit für den Verwaltungsprozess aufwenden. 

Komplexe Überschneidungen bei privaten und geschäftlichen Zahlungen oder "Grauzonen" können ebenfalls zu Buchungsfehlern führen. Wenn solche Fehler wiederholt oder übersehen werden, steigt das Risiko von Finanzprüfungen oder sogar Geldstrafen durch das Finanzamt. 

Geringere Kosteneffizienz

Wenn die Zahlungen von Ihrem persönlichen Konto abgebucht werden, ist es schwierig, den Überblick über die Ausgaben zu behalten. 

Stellen Sie sich vor, Sie stellen am Ende des Jahres fest, dass Sie Ihr Budget in einer bestimmten Abteilung massiv überschritten haben. Sie fragen sich: "Wie ist das passiert? Eigentlich ganz einfach: Die Mitarbeiter haben Ausgaben getätigt, die nicht kostendeckend waren, und diese Ausgaben wurden bei anderen Zahlungen vergessen. Das war's dann mit der genauen Budgetprognose für das nächste Jahr...

Und was ist mit der Steuer? Es ist möglich, dass Ihnen folgende Beträge entgehen steuerlich absetzbare Ausgaben, wenn Ihre Buchhaltung chaotisch ist. 

Persönlicher Schutz

Wenn Sie Ihre persönliche Karte für geschäftliche Zwecke verwenden, haften Sie sofort für alle Probleme, die sich ergeben. Leider können verspätete Zahlungen und unangemeldete Ausgaben Ihre persönliche Kreditwürdigkeit beeinträchtigen und sich auf Ihr Leben außerhalb der Arbeit auswirken. Im schlimmsten Fall kann Ihr persönliches Vermögen im Rahmen eines Gerichtsverfahrens beschlagnahmt werden, und auch Familienkonten oder Miteigentum, wie z. B. Ihr Haus, können gepfändet werden. 

Visitenkarten schützen Ihr Privatvermögen vor geschäftlichen Streitigkeiten und geben Ihnen die Gewissheit, dass sich berufliche Probleme nicht in Ihr Privatleben einschleichen können. 

Die alleinige Last der Verantwortung

Als Inhaber einer persönlichen Kreditkarte sind Sie die einzige Person, die letztendlich die Ausgaben genehmigen und die Zahlungen verwalten kann. In einem wachsenden Unternehmen, das täglich Hunderte von Mitarbeitern und eine Vielzahl von Einkäufen verwaltet, erscheint dies zunehmend unmöglich. 

Aber was ist die Alternative? Die Weitergabe Ihrer persönlichen Kartendaten an einige wenige vertrauenswürdige Mitarbeiter mag sich im Moment wie eine Erleichterung anfühlen, kann aber zu unüberlegten Ausgaben und schlimmstenfalls zu Betrug führen. 

Wenn alles von einer Person abhängt, sind die Prozesse ineffizient und das Geschäft kommt ins Stocken. Mit Geschäftskreditkarten kann die Verantwortung strategisch auf die Mitarbeiter verteilt werden. 

Wenn es so viele Risikobereiche gibt, gibt es dann überhaupt Umstände, unter denen die Verwendung einer persönlichen Kreditkarte akzeptabel ist?

Wenn kann eine persönliche Kreditkarte für geschäftliche Zwecke verwendet werden?

Das Schlüsselwort ist "sparsam". Sie sind nicht mehr in der Lage, regelmäßige Zahlungen für Ihre persönliche Kreditkarte einzurichten. Es gibt zu viele Zahlungen mit hohen Beträgen. 

Es ist jedoch verständlich und manchmal sogar unvermeidlich, dass Sie Ihre persönliche Karte gelegentlich für geschäftliche Transaktionen verwenden. In der Tat, 53% von Kleinunternehmen verwenden sowohl persönliche als auch Geschäftskarten. So können Sie zum Beispiel ein Kundenessen oder die Dekoration Ihres Büros mit Ihrer persönlichen Kreditkarte bezahlen, wenn Sie Ihre Geschäftskarte nicht dabei haben. 

Es ist sinnvoll, sich zu fragen, wofür Sie die Karte verwenden wollen. Wenn es sich um ein geringes Transaktionsvolumen oder einen einmaligen Kauf handelt, ist eine persönliche Karte in Ordnung. Sie sollten das Datum und den Betrag dieser Zahlung aufzeichnen, um die Steuererklärung zu erleichtern. 

Für regelmäßige Zahlungen ist eine spezielle Geschäftskreditkarte vorteilhafter. Im Folgenden werden die wichtigsten Umstände genannt, die für eine Geschäftskreditkarte gegenüber einem Privatkredit sprechen. 

Wann sollte man eine Geschäftskreditkarte anstelle einer persönlichen Karte verwenden?

Geschäftskreditkarten sind für viele Ihrer regelmäßigen, größeren Einkäufe sinnvoller und bieten außerdem eine gute Möglichkeit zur Optimierung des Ausgabenmanagements. 

In den folgenden vier Bereichen kann eine Geschäftskreditkarte den Unterschied zwischen erheblichen Einsparungen und schädlicher Kostenverschwendung ausmachen. 

Baukredit 

Wenn Sie Ihr erfolgreiches Unternehmen ausbauen wollen, brauchen Sie einen Kredit. Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Kreditwürdigkeit zu verbessern, ist die Verwendung einer Geschäftskreditkarte. 

Mit der Zeit verschafft eine gute Kreditwürdigkeit Ihrem Unternehmen Zugang zu günstigeren Zinssätzen und besseren Konditionen für Kredite, die Sie in Zukunft aufnehmen müssen. Mit einer persönlichen Karte können Sie jedoch nicht unbedingt höhere Kredite für Ihre geschäftlichen Investitionen erhalten. 

Es gibt auch eine klare Trennung zwischen Ihrem Geschäfts- und Ihrem Privatkonto; Sie können beispielsweise einen höheren Kreditausnutzungsgrad auf einer Geschäftskarte haben, ohne dass sich dies auf Ihre persönliche Kreditwürdigkeit auswirkt. 

SaaS-Verwaltung 

Kostenerstattungsprozesse bereiten Kopfzerbrechen. Sie sind zeitaufwändig, fehleranfällig und können das Unternehmen dem Spesenbetrug aussetzen. 

Die Verwendung persönlicher Kreditkarten öffnet auch die Tür für unkonventionelle Ausgaben und Schatten-IT - einige der Hauptursachen für Kostenverschwendung. Kreditkarten für kleine Unternehmen die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, sorgfältig zugewiesene Haushaltsmittel sicher und effizient auszugeben. 

Stellen Sie sich einen reibungslosen SaaS-Einkauf vor, bei dem automatisierte Genehmigungen vorliegen und ein Mitarbeiter das zugewiesene Budget nutzen kann, um problemlos einen Einkauf auf der Visitenkarte zu tätigen. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit durch den Abbau des Zahlungsengpasses eingespart werden könnte. 

Mehrere SaaS-Vertragsverlängerungen in der gleichen Woche? Mit höheren Ausgabenlimits auf Ihrer Geschäftskreditkarte kein Problem. Auch Ihre Lieferantenbeziehungen profitieren von pünktlichen Abonnementzahlungen. 

Detaillierte Berichterstattung und Kostenverfolgung

Man könnte meinen, dass der Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf die Firmenkarte zu unregelmäßigen Ausgaben führt. Mit Firmenkreditkarten wird die Ausgabenverfolgung jedoch rationalisiert. Es ist alles an einem Ort sichtbar. 

Noch besser ist, dass viele Kartenaussteller nicht nur eine detaillierte monatliche Abrechnung ausstellen, sondern den KMU auch Online-Tools zur Verfügung stellen, die Funktionen für die Berichterstattung und die Nachverfolgung von Ausgaben enthalten. 

Diese Plattformen ermöglichen es den Unternehmen, Transaktionen, fällige Zahlungen und etwaige Zinskosten oder Gebühren einzusehen. Die besten Versionen dieser Tools erstellen regelmäßige Berichte über die Kartenaktivitäten und Analysen der Ausgabenarten, die in andere von Ihrem Unternehmen verwendete Buchhaltungssoftware für ein ganzheitliches Kostenmanagement integriert werden können. 

Unternehmensspezifische Belohnungen

Ihre persönliche Karte könnte Folgendes bieten Sie einige verlockende Belohnungen, aber Firmenkreditkarten belohnen Ihr Unternehmen selbst. 

Diese Prämien sind eher auf geschäftliche Ausgaben ausgerichtet und fördern das Unternehmenswachstum. Sie können zum Beispiel Cashback für berechtigte Einkäufe oder Prämienprogramme für gängige Einkäufe wie Kraftstoff, Bürobedarf und Reisen nutzen. 

Bei einigen der am besten bewerteten Business-Kreditkarten können Sie Ihre Prämien an Ihre geschäftlichen Bedürfnisse anpassen, indem Sie Ihre eigenen Bonuskategorien auswählen. Das Beste daran ist, dass diese Prämien nicht steuerpflichtig sind und als Rabatte für Artikel gelten, die Sie mit Ihrer Geschäftskreditkarte gekauft haben. 

Was sind die rechtlichen Aspekte?

Alle Unternehmen, auch Kapitalgesellschaften und GmbHs, kommen für Geschäftskreditkarten in Frage. Was sind also die wichtigsten rechtlichen Überlegungen, wenn Sie Ihre Wahl treffen?

Rechtsschutz

Der CARD Act aus dem Jahr 2009 ist ein wirksames Verbraucherschutzgesetz, das Karteninhabern zusichert, dass der Emittent den effektiven Jahreszins nicht ohne Grund oder angemessene Vorwarnung erhöhen kann. Dieses Gesetz gilt zwar nicht für die meisten Geschäftskreditkarten, aber viele bieten inzwischen einen ähnlichen Verbraucherschutz wie die Karten der Konkurrenz. Informieren Sie sich, um sicherzustellen, dass Sie beim Kauf so gut wie möglich geschützt sind.

Niemand denkt gerne an den schlimmsten Fall, aber wenn Ihr Unternehmen in Konkurs geht, sind Ihre persönlichen Finanzen besser geschützt, wenn die Ausgaben des Unternehmens hauptsächlich über Ihre Geschäftskreditkarte abgewickelt werden. 

Persönliche Haftung

Geschäftskarten bieten mehr Schutz für Ihr persönliches Vermögen, aber viele Aussteller verlangen eine persönliche Garantie, bevor Ihre Kreditkarte genehmigt wird. 

Eine persönliche Garantie ist eine rechtsverbindliche Verpflichtung, mit der Sie sich bereit erklären, die Verantwortung für die Zahlung der Kreditkarte zu übernehmen, wenn das Unternehmen diese nicht leisten kann. Dies schützt den Kartenanbieter vor dem Risiko der Nichtrückzahlung. Wenn Ihr Unternehmen mit den Rückzahlungen in Verzug gerät, haften Sie persönlich für die Schulden, was sich auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken kann.

Firmenkarten, die an Unternehmen mit beträchtlichen Vermögenswerten und einer langen Kredithistorie vergeben werden, erfordern normalerweise keine persönliche Garantie. 

Steuer

Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben ist ein Alptraum, wenn es um die Steuererklärung geht. Mit einer Geschäftskreditkarte bleiben die Einkäufe getrennt und übersichtlich, was die Kontoführung auf lange Sicht sehr viel einfacher macht. 

Die Einkäufe der Mitarbeiter können leicht identifiziert werden, so dass weniger Fehler in Ihren Steuerformularen auftreten. So vermeiden Sie kostspielige Geldstrafen und erstellen eine genaue Steuererklärung. Das Finanzamt erhebt strenge Geldstrafen für ungenaue Angaben, und die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung steigt für Unternehmen mit schlechten Aufzeichnungspraktiken. 

Durch die Verwendung einer speziellen Unternehmenskarte wird deutlich, wo Steuerabzüge in Anspruch genommen werden können. Dies verbessert Ihre Kostenvermeidungskennzahlen und setzt mehr Budget frei. Es ist auch erwähnenswert, dass die Zinsen, die Sie für eine Geschäftskreditkarte zahlen, steuerlich absetzbar sind, wenn sie ausschließlich für geschäftliche Einkäufe verwendet werden, was Ihrem Unternehmen hilft, Kosten für das Wachstum zurückzugewinnen.