Kostenvermeidung vs. Einsparungen: Was ist das Beste für die finanzielle Gesundheit?

Wie würde Ihr Unternehmen einem finanziellen Sturm begegnen? Jetzt die Kosten senken oder zukünftige Ausgaben vermeiden? Diese Fakten müssen Sie zuerst berücksichtigen. 

In jedem Unternehmen gibt es Momente, in denen der Gürtel enger geschnallt werden muss, und die Beteiligten müssen zwischen sofortigen Einsparungen und langfristiger Belastbarkeit abwägen. 

Dies wird als Kostenvermeidung und Kosteneinsparung bezeichnet. 

Beide können dazu beitragen, die Finanzen auf Kurs zu halten, gehen aber unterschiedliche Wege zur Stabilität. 

In diesem Artikel werden wir uns mit diesen beiden Strategien befassen. 

Wir werden untersuchen, was sie sind, uns einige Beispiele ansehen, sehen, wie sie sich unterscheiden, und die Vor- und Nachteile jedes einzelnen abwägen. 

Am Ende haben Sie ein besseres Verständnis von beidem und einen klareren Weg vorwärts. 

Lassen Sie uns den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen finden. 

Harte Kosten vs. weiche Kosten

Bei der Beschaffung werden Sie sowohl mit harten als auch mit weichen Kosten konfrontiert. 

Beide spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Ihre Ausgaben zu verstehen.

Aber was sind sie genau? 

Harte Kosten

Harte Kosten sind direkte und greifbare Ausgaben. 

Sie sind typisch:

• Physische Vermögenswerte oder Ressourcen 
• Leicht zu quantifizieren
• In Ihren Jahresabschlüssen deutlich sichtbar werden

Es handelt sich um Kosten, die Sie direkt bestimmen können. Der Kaufpreis von Ausrüstung, Rohstoffen, Lagerbeständen oder Vermögenswerten sind beispielsweise harte Kosten. 

Auch die harten Kosten passen gut zu den Sparstrategien. 

Da sie messbar sind, können Sie sie direkt reduzieren, indem Sie bessere Lieferantenpreise aushandeln, in großen Mengen einkaufen oder Ihre Prozesse optimieren. 

Weiche Kosten

Weiche Kosten hingegen sind indirekte und immaterielle Ausgaben. 

Normalerweise:

• In den Jahresabschlüssen nicht so deutlich erscheinen
• sind oft an Dienstleistungen oder nicht-physische Aspekte eines Kaufs gebunden

Typische weiche Kosten sind Rechtskosten, laufende Wartung, Mitarbeiterschulung oder Beratung. Sie sind von entscheidender Bedeutung, aber viel schwieriger zu verfolgen.

Sie werden oft durch Kostenvermeidung bewältigt. 

Indem Sie in vorbeugende Wartung investieren, langfristige Serviceverträge abschließen oder Ihre Mitarbeiter schulen, vermeiden Sie höhere zukünftige Kosten.

Was ist Kostenvermeidung?

Kostenvermeidung ist eine proaktive Strategie, die Ihnen hilft, zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Sie minimieren mögliche Erhöhungen, indem Sie sich vorarbeiten. 

Das Kernelement ist das Ergreifen präventiver Maßnahmen, wie z. B. Investitionen in die Instandhaltung, das Aushandeln von Festpreisen für Lieferanten oder der Aufbau eines qualifizierten Mitarbeiterstamms. So können Sie später größere Ausgaben vermeiden. 

Da es bei der Kostenvermeidung um künftige Kosten geht, taucht sie in den Jahresabschlüssen nicht immer auf. Sie spielt jedoch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Finanzen auf lange Sicht stabil und vorhersehbar zu halten. Ein wesentlicher Aspekt der Kostenvermeidung ist die Aufrechterhaltung BeschaffungsvisibilitätDadurch können Sie potenzielle Ausgaben überwachen und verwalten, bevor sie zu tatsächlichen Kosten werden.

Beispiele für Kostenvermeidung

• Vorbeugende Wartung. Eine regelmäßige Wartung der Geräte hilft Ihnen, kostspielige Ausfälle oder Ersatzbeschaffungen zu vermeiden. Wird die Wartung jetzt vernachlässigt, kann dies später viel höhere Kosten verursachen.

• Preisbindung der Lieferanten. Sichern Sie sich die aktuellen Preise bei Ihren Lieferanten, um unerwartete Preiserhöhungen zu vermeiden. Feste Preise geben Ihnen Kostenstabilität und Vorhersehbarkeit.

• Schulung der Mitarbeiter. Investieren Sie jetzt in die Ausbildung, um später kostspielige Fehler zu vermeiden. Ein gut geschultes Team macht seltener Fehler, die zu teurer Nacharbeit führen.

• Aufrüstung der Technologie. Neue Technologien können Ihnen dabei helfen, Ineffizienzen zu vermeiden, so dass Sie in Zukunft vor kostspieligen Überholungen oder Engpässen verschont bleiben. Einführung von Beschaffungssoftware kann Ihre Einkaufsprozesse rationalisieren, manuelle Fehler reduzieren und unnötige Kosten in Zukunft vermeiden helfen.

Was sind Kosteneinsparungen?

Beim Sparen hingegen geht es darum, die laufenden Ausgaben jetzt zu senken.

Sie senken die Ausgaben im Rahmen Ihres bestehenden Budgets und zielen auf messbare finanzielle Vorteile ab.

Sie werden sehen, dass sich dies direkt in Ihren Finanzberichten widerspiegelt, den Cashflow steigert und die Gewinnmargen erhöht.

Beispiele für Kosteneinsparungen

• Aushandeln von Lieferantenverträgen. Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um Rabatte und niedrigere Preise zu erhalten. In der Regel können Sie über Verträge verhandeln, um die Kosten zu senken.

• Großeinkauf. Großeinkäufe sind eine todsichere Methode, um die Kosten pro Einheit zu senken. Das ist besonders nützlich für ein Produkt, das Sie häufig verwenden. 

• Prozessoptimierung. Die Straffung Ihrer Arbeitsabläufe hilft, unnötigen Ressourcenverbrauch zu vermeiden. 

Indem Sie Ihre Prozesse verfeinern, sparen Sie Zeit und Material. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Einsatz von spezialisierten Beschaffungsinstrumente für SMBs kann die Effizienz deutlich steigern und zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Was ist der Unterschied zwischen Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung?

Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung sind zwei Seiten derselben Medaille, wenn es um die Finanzstrategie geht. 

Beide haben das Ziel, die Ausgaben zu senken, aber sie gehen sehr unterschiedliche Wege, um dieses Ziel zu erreichen. 

Wenn Sie wissen, wann Sie sie einsetzen sollten, können Sie im Bereich Finanzen und Beschaffung bessere und strategischere Entscheidungen treffen.

Wesentliche Unterschiede erklärt

Ansatz (proaktiv vs. reaktiv)

Bei der Kostenvermeidung geht es darum, proaktiv zu sein. Sie schauen voraus, planen und ergreifen jetzt Maßnahmen, um Kosten zu vermeiden, die Ihnen später zum Verhängnis werden könnten. 

Betrachten Sie dies als eine Art "Zukunftssicherung" für Ihr Budget.

Und was ist mit Kosteneinsparungen? Das ist reaktiv. 

Es geht darum, genau hier und jetzt Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Ausgaben zu senken. Sie senken die Kosten in Echtzeit und verbessern Ihr Endergebnis sofort.

Finanzielle Auswirkungen und Berichterstattung

Kosteneinsparungen haben unmittelbare Auswirkungen. Sie werden es direkt in Ihren Finanzberichten sehen und den Cashflow und die Gewinnspannen erhöhen. Es ist greifbar, sichtbar und leicht zu verfolgen.

Die Kostenvermeidung ist jedoch etwas anders. Sie taucht nicht direkt in den Jahresabschlüssen auf. 

Sie werden keinen Einzelposten für "vermiedene Ausgaben" sehen. Aber die Stärke des Systems liegt darin, dass es die Dinge langfristig stabil hält und Sie vor Kosten schützt, die sonst Ihre zukünftigen Budgets durcheinander bringen könnten.

Art der angesprochenen Kosten (direkt vs. indirekt)

Die Kosteneinsparungen beziehen sich auf die direkten, harten Kosten, die Sie messen können. Konkrete, unmittelbare Einsparungen sind die Senkung der Materialkosten und die Aushandlung besserer Angebote.

Bei der Kostenvermeidung geht es um indirekte oder "weiche" Kosten, wie Wartung oder Risikomanagement. Diese Maßnahmen wirken vielleicht nicht so unmittelbar, aber sie verhindern größere Kosten auf lange Sicht. Sehen wir uns eine kurze Vergleichstabelle an:

Strategische Überlegungen: Wann wird was eingesetzt?

Wann sollten Kosteneinsparungen genutzt werden?

Kosteneinsparungen sind die beste Voraussetzung für schnelle finanzielle Gewinne. 

Wenn Sie jetzt eine Entlastung des Cashflows benötigen oder Ihre Gewinnspannen erhöhen wollen, sollten Sie sich auf diesen Bereich konzentrieren. 

Die Neuverhandlung von Lieferantenpreisen, die Verringerung von Verschwendung und die Rationalisierung von Prozessen - diese Maßnahmen zeigen sofortige Wirkung.

Wann wird die Kostenvermeidung eingesetzt?

Kostenvermeidung ist Ihr langfristiges Ziel. Nutzen Sie es, wenn Sie sich auf künftige Risiken vorbereiten oder gegen unvorhersehbare Kosten schützen wollen. 

Sichern Sie sich die Preise der Lieferanten, investieren Sie in vorbeugende Wartung und treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen. Sie bauen Widerstandsfähigkeit auf und sorgen für reibungslose Abläufe in der Zukunft.

Beides für eine ausgewogene Strategie nutzen

Wenn Sie Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung gemeinsam nutzen, schaffen Sie einen soliden, ausgewogenen Ansatz. 

Kosteneinsparungen geben Ihnen einen sofortigen Aufschwung, während Kostenvermeidung Ihr finanzielles Fundament im Laufe der Zeit stärkt. 

Gemeinsam helfen sie Ihnen, jetzt schlank zu bleiben und sich für die Zukunft abzusichern, damit Sie langfristig erfolgreich sind.

Was sind die Vorteile der Kostenvermeidung?

Pro 1: Erhöht Ihren Gewinn 

Bei der Kostenvermeidung geht es um vorbeugende Maßnahmen. Sie vermeiden zukünftige Ausgaben, indem Sie jetzt handeln. 

Statt zu reagieren, handeln Sie proaktiv. So müssen Sie später nicht um zusätzliches Geld zittern, um einen Fehler zu beheben. 

Sie geben jetzt weniger aus, als wenn Sie es lassen würden. 

Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind ein Softwareunternehmen und stellen fest, dass ein Teil Ihrer Serverinfrastruktur nahezu ausgelastet ist. Anstatt auf einen Ausfall zu warten, handeln Sie jetzt und investieren in die Aufrüstung der Infrastruktur. Sie verbessern heute, um spätere Probleme zu vermeiden, und sparen zukünftige Kosten. 

Pro 2: Rationalisierung Ihrer Abläufe

Die Kostenvermeidung hilft Ihnen, künftige Ressourcen freizusetzen, indem sie Ausgaben vermeidet, die erst später anfallen würden. Sie ermöglicht es Ihnen, sich auf Aufgaben mit höherer Priorität zu konzentrieren, und verhindert, dass Sie in reaktive Problemlösungen hineingezogen werden.

Dadurch werden Ihre Abläufe gestrafft, indem unnötige Prozesse, Werkzeuge oder Aufgaben eliminiert werden. So wird die Komplexität reduziert, und Sie und Ihr Team können sich auf das konzentrieren, was zu tun ist. 

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie stellen in Ihrem Unternehmen fest, dass Ihr Team einige veraltete Tools verwendet. Sie werden kaum genutzt und fressen Ihr Budget auf. Anstatt sich mit ihnen zu begnügen, haben Sie beschlossen, sie durch eine einzige Plattform zu ersetzen, die die gleiche Arbeit wie alle anderen leistet. So kann sich Ihr Team auf eine Plattform konzentrieren, anstatt mit ihr zu jonglieren. Das verbessert die Effizienz und den Fokus. 

Pro 3: Risikominderung 

Es ist besser, ein kleines Feuer jetzt zu löschen, als später einen großen Brand zu bekommen. Genau das ist es, was Risikominderung ausmacht. Sie erkennen potenzielle Probleme jetzt und beheben sie, um später größere und unerwartete Probleme zu vermeiden. Dies bewahrt auch vor zukünftigen Betriebsunterbrechungen und kostspieligen Reparaturen. 

Beispiel: Angenommen, in Ihrem Unternehmen stellen Sie fest, dass die Laptops, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt haben, langsam in die Jahre kommen. Sie haben ein paar Beschwerden über die langsame Leistung gehört. Anstatt zu warten, bis sie kaputt gehen, investieren Sie jetzt in neue Geräte. Auf diese Weise steigern Sie die Produktivität und verhindern künftige Störungen, die die Arbeit ganz zum Erliegen bringen könnten. 

Was sind die Nachteile der Kostenvermeidung? 

Nachteil 1: Schwierig zu messen

Kostenvermeidung spart Geld in der Zukunft, aber es ist schwer zu verfolgen. Das eingesparte Geld taucht in den Jahresabschlüssen nicht so auf wie die "weichen Einsparungen". 

Die Einsparungen sind zwar real, aber es kann schwierig sein, die genauen Auswirkungen nachzuweisen, die sie haben. Es ist fast so, als hätte man einen unsichtbaren Gewinn: Er ist real und wertvoll, nur schwer zu erkennen. 

Beispiel: Angenommen, Sie sind ein Unternehmen, das regelmäßig in Software-Updates investiert. Dies hilft, zukünftige Ausfälle zu vermeiden, aber die unmittelbaren Einsparungen sind nicht offensichtlich. Es ist klar, dass es sich um eine kluge Investition handelt, aber der Nachweis des finanziellen Nutzens kann schwierig sein. 

Nachteil 2: Erhöhung der kurzfristigen Kosten

Bei der Kostenvermeidung kann es vorkommen, dass zunächst höhere Vorlaufkosten anfallen. Präventive Maßnahmen wirken sich in der Regel auf die kurzfristigen Budgets aus. 

Es kann ein Kompromiss sein, aber wenn man jetzt ausgibt, vermeidet man später größere Kosten. Das ist die proaktive Wahl für längerfristige Einsparungen. 

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Technologieunternehmen und beschließen, Ihre Sicherheitssoftware präventiv zu aktualisieren. Diese Entscheidung belastet das Budget für das laufende Quartal und führt zu einem kurzfristigen Kostenanstieg.

Nachteil 3: Verzögerte Auswirkungen

Bei der Kostenvermeidung geht es vor allem um den langfristigen Nutzen. Das ist gut für das zukünftige "Du", aber für das "Du" im Hier und Jetzt kann es manchmal frustrierend sein. 

Wenn man es mit Interessengruppen zu tun hat, kann es schwierig sein, mit ihnen umzugehen. Sie wollen schnelle Ergebnisse, aber Sie müssen ihnen erklären, dass dies langfristig besser ist. 

Dies steht in direktem Gegensatz zum direkten Sparen, bei dem der Nachweis sofort erbracht werden kann.   

Beispiel: Sie sind ein Technologieunternehmen und haben beschlossen, in automatisierte Testwerkzeuge für die Softwareentwicklung zu investieren. Die Anschaffungskosten sind hoch, aber Sie wissen, dass damit später kostspielige Fehler vermieden werden können. Im Rahmen des Genehmigungsverfahrens stellen sich die Beteiligten die Frage, ob sich diese Kosten wirklich lohnen. 

Was sind die Vorteile von Kosteneinsparungen? 

Pro 1: Unmittelbare finanzielle Auswirkungen

Durch Kosteneinsparungen erhalten Sie einen schnellen finanziellen Impuls, der Ihr Endergebnis direkt verbessert. Da Sie mit Kosteneinsparungen sofort Kosten senken, erhöht sich Ihr Cashflow sofort. 

Dadurch wird Ihr Geld frei, das Sie in andere nützliche Projekte wie Wachstum oder dringende Bedürfnisse investieren können. Im Wesentlichen wird dadurch Ihre finanzielle Stabilität vom ersten Tag an gestärkt. 

Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind ein technisches Startup mit hohen Cloud-Kosten. Um diese Kosten zu senken, sprechen Sie mit dem Anbieter und handeln niedrigere Tarife aus. Dadurch wird sofort zusätzliches Geld frei, das in andere Bereiche des Unternehmens fließen kann. 

Pro 2: Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt

Kosteneinsparungen reduzieren Ihre Betriebskosten, indem sie die laufenden Betriebskosten, wie z. B. Softwarelizenzen, senken. Da die Betriebskosten im Unternehmen nun niedriger sind, kann das Unternehmen das Produkt oder die Dienstleistung bei gleichbleibend hoher Qualität billiger anbieten. 

Dies wiederum kann neue Kunden anziehen, Ihre derzeitigen Kunden binden und Ihren Marktanteil erhöhen. 

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Technologieunternehmen, das seine Softwarelizenzierung auf eine kostengünstigere umstellt. Die Einsparungen, die Sie erzielen, können Sie an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie Preiserhöhungen vermeiden. Auf diese Weise können Sie denselben wertvollen Service anbieten und Ihre Kunden zufrieden stellen, ohne die Qualität Ihrer Leistungen zu beeinträchtigen. 

Pro 3: Investitionsmöglichkeiten

Durch Kosteneinsparungen kann zusätzliches Geld freigesetzt werden, das für Reinvestitionen in das Unternehmen verwendet werden kann. Wenn Sie reinvestieren, investieren Sie mehr, um mehr herauszuholen. Sie könnten die zusätzlichen Mittel zum Beispiel für Wachstumsinitiativen, technische Upgrades oder die Weiterentwicklung des Teams verwenden. 

Dies trägt zur Stärkung der Position Ihres Unternehmens bei und fördert die Innovation. 

Beispiel: Sie sind ein Softwareunternehmen und beschließen, die von Ihrem Team verwendeten Tools zu kombinieren, um Ihre Lizenzgebühren zu senken. Mit dem gesparten Geld stellen Sie einen Entwickler ein. Dieser Entwickler trägt dazu bei, die Produktfunktionen zu erweitern, und ermöglicht Ihnen den Eintritt in neue Märkte. Diese Reinvestition kurbelt Ihr Wachstum an und hält Ihre Angebote wettbewerbsfähig. 

Was sind die Nachteile der Kosteneinsparungen? 

Einwand 1: Mögliche Auswirkungen auf die Qualität

Einer der größten Nachteile von Kosteneinsparungen besteht darin, dass man zu aggressiv kürzt. Auf diese Weise setzen Sie die Qualität Ihrer Leistungen aufs Spiel. 

Und wenn die Qualität auffällig wird, kann dies zu unzufriedenen Kunden führen und sowohl dem Umsatz als auch Ihrem Ruf schaden. 

Beispiel: Sie sind ein Softwareunternehmen, das beschlossen hat, seinen Kundensupport zu reduzieren. Das führt zu langsameren Antworten und schlechter Kommunikation. Kunden, die Ihre Hilfe benötigen, werden frustriert sein und Ihren Service nicht mehr in Anspruch nehmen. Möglicherweise hinterlassen sie auch schlechte Bewertungen. 

Nachteil 2: Negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral

Als Teil Ihrer Kosteneinsparungsstrategie könnten Sie beschließen, Personal abzubauen. Ja, das kann Geld sparen, aber haben Sie auch die Auswirkungen auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter bedacht? 

Menschen werden entlassen, was eine negative Atmosphäre schafft. Auch die Ressourcen werden überstrapaziert und die Mitarbeiter fühlen sich unterbewertet. 

Die Motivation erreicht einen Tiefpunkt, die Produktivität sinkt und die Personalfluktuation steigt. 

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen kürzt sein Budget und beschließt infolgedessen, das Personal in seiner Marketingabteilung zu reduzieren. Es gibt nur noch einen Manager und einen Mitarbeiter. Diese fühlen sich überlastet und unterbewertet, weil sie versuchen, die Arbeit eines ganzen Teams zu erledigen. Schließlich kündigen sie, und Sie müssen das Personal ersetzen. 

Nachteil 3: Geringere Innovation

Wenn Sie zu sehr auf Kosteneinsparungen setzen, kann dies als Innovationshemmnis wirken und die Kreativität ersticken. 

Wenn die Ressourcen erschöpft sind, bleibt weniger Raum für neue Ideen, die sich entwickeln können. Die Fähigkeit Ihres Teams, innovativ zu sein und wettbewerbsfähig zu bleiben, wird eingeschränkt, und Sie merken, dass Sie gegenüber Ihren Konkurrenten ins Hintertreffen geraten. 

Beispiel:  Ihr Softwareunternehmen beschließt, seine Forschung und Entwicklung einzuschränken, um Kosten zu sparen. Infolgedessen ist Ihr Team nicht mehr in der Lage, mit neuen Funktionen zu experimentieren, z. B. mit KI-gestützten Tools. Schließlich sehen Ihre Produkte veraltet aus, brauchen länger für die Entwicklung und fallen hinter Ihre Konkurrenten zurück.