SaaS-Abfälle sind kein Berufsrisiko:
lernen, wie man sie vermeiden kann

Unnötig. Ineffizient. So sollten Sie Ihre Dienstleistung nicht beschreiben. Aber mit dem Wachstum von SaaS durch 20% Jahr für Jahr wird Abfall zu einem dringenden Problem. 

Mittelständische Unternehmen verschwenden jährlich $1-$2 Millionen für einen überfüllten SaaS-Stack. 

Verschwendung entsteht, wenn das SaaS-Management ineffektiv ist. Fehlendes Management öffnet die Tür zu unnötigen Ausgaben für Apps und gekaufter Software, die nicht ihr volles Potenzial ausschöpft.

Hauptprobleme, die durch SaaS-Verschwendung verursacht werden:

• Unnötige Ausgaben
• Geringere Produktivität
• Schatten-IT
• Geringerer ROI für Technologie
• Weniger Budget für Innovation
• Rückstand gegenüber der Konkurrenz
• Fehlallokation von IT-Ressourcen
• Compliance- und Sicherheitsrisiken

Sie denken vielleicht: Wir haben Tabellenkalkulationen, um Abonnements und App-Nutzung zu verfolgen. Ist das genug, um SaaS-Verschwendung zu vermeiden? 

Die Antwort ist ein schallendes Nein. 

Tabellenkalkulationen vereiteln häufig kostensparende Maßnahmen und sind unwirksam, wenn es darum geht, die Verschwendungsbereiche aufzuzeigen. Hinzu kommt, dass die manuelle Überwachung von Informationen Zeit kostet und möglicherweise zu Eingabefehlern führen kann. 

Stattdessen profitieren erfolgreiche Unternehmen von automatisierten Verwaltungsplattformen für ihren SaaS-Stack. Sie helfen bei der schnellen und effizienten Überwachung und Analyse von Daten. 

SaaS im Jahr 2024 blüht wie ein gepflegter Garten im Hochsommer. Doch das heutige Wirtschaftsklima erfordert einen gründlichen Landschaftsplan. Die Branche muss der Kapitalerhaltung und der langfristigen Nachhaltigkeit den Vorrang vor dem "Wachstum um jeden Preis" geben. 

Jetzt, da die Gefahren der SaaS-Verschwendung klar sind, ist es an der Zeit, zu beleuchten, wo in Ihrem Unternehmen Verschwendung auftreten könnte. Und wie SaaS-Verwaltungsplattformen die Transparenz bieten können, die Ihr Unternehmen braucht, um Verschwendung auszusortieren, Einsparungen zu erzielen und zu wachsen.

Eine SaaS-Verwaltungsplattform kann dabei helfen, Verschwendung in vier kritischen Bereichen zu erkennen: nicht ausgelastete Abonnementpläne, ungenutzte Lizenzen, überflüssige Anwendungen und Geisterkonten. 

Nicht ausgelastete Pläne

Stellen Sie sich einen engagierten, fleißigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vor. Nun stellen Sie sich vor, dass er seine Produktivität steigern möchte. Großartig! 

Sie recherchieren und melden sich für einen Test von drei Produktivitätsplattformen an. Nach der Testphase kaufen sie einen Geschäftsplan, der monatlich $25 für die von ihnen gewählte Anwendung kostet. Ihre Produktivität steigt - aber zu welchen versteckten Kosten?

Hochwertige Abonnementpläne enthalten oft attraktive Funktionen, die den Bedürfnissen des Käufers entsprechen. Doch zusätzliche Funktionen, die im Paket enthalten sind und den wahrgenommenen Wert erhöhen, erweisen sich oft als übertrieben und bleiben ungenutzt.

Die Menschen neigen dazu, ihren Bedarf zu überschätzen. Ohne klare Sicht auf die Budgets und das Gesamtbild ist es leicht, eine falsche Entscheidung zu treffen und zu viel zu bezahlen.

Nun stellen Sie sich vor, dass 1 von 6 Ihrer Mitarbeiter die gleiche Fehlentscheidung treffen. Und dann werden die nicht ausgelasteten Abonnements Jahr für Jahr erneuert, ohne dass sie neu überdacht werden. 

Was wie ein gutes Geschäft aussah, entpuppte sich aufgrund von SaaS-Verschwendung schnell als minderwertig.

Wie können Sie Ihre SaaS-Abonnementkosten am besten optimieren?

Die Verschwendung von Abonnements ist in einem vollgepackten SaaS-Stack eines Unternehmens oft schwer zu erkennen. 

Es sei denn, Sie haben ein Werkzeug, das die Sichtbarkeit erhöht. 

Um die Abonnements effektiv zu überwachen, muss eine zentralisierte Verwaltungsplattform die zeitraubenden Tabellenkalkulationen ersetzen. 

Sie erhalten einen vollständigen Überblick über Ihre SaaS-Abonnements und können IT-Genehmigungsworkflows für neue Abonnementanfragen einrichten. 

Sie können verhindern, dass sich die Verschwendung wieder einschleicht, indem Sie Ihre Abonnements regelmäßig automatisch überprüfen.

Als Nächstes kommt das Right-Sizing. 

Mit maximaler Sichtbarkeit, Experten für Kostenoptimierung kann Ihnen bei der Analyse der aktuellen App-Nutzung helfen und Sie darauf hinweisen, wo Sie Abonnements ohne Produktivitätsverlust herunterstufen können. 

Eine Prüfung der App-Nutzung kann zum Beispiel zeigen, dass Anwendungen besser für eine andere Abteilung geeignet sind und neu zugewiesen werden können. Oder vielleicht können Verträge zu organisationsweiten Abonnements konsolidiert werden, um die SaaS-Kosten zu optimieren. 

Bei der Ausarbeitung von Verträgen legen die Manager der Anbieter Wert auf Skalierbarkeit, Flexibilität und günstige Preise, um sicherzustellen, dass die Kosten überschaubar bleiben und sich auch bei Wachstum lohnen. 

Rabatte geben den letzten Schliff. 

Die meisten Unternehmen zahlen zu viel für SaaS, aber mit IT-LieferantenmanagementDas müssen Sie nicht. Vendor Management Services haben langfristige positive Beziehungen zu Anbietern und Zugang zu hohen Einsparungen bei Ihren SaaS-Ausgaben.

Die Optimierung Ihrer Abonnementkosten zur Vermeidung von Verschwendung beinhaltet die Verwendung einer zentralen Verwaltungsplattform, um Verschwendung zu erkennen und die Ressourcen richtig zu dimensionieren und zu erhalten Preisnachlässe von bis zu 75%. Das Geld, das Sie sparen, fließt direkt in Innovation und Wachstum für Ihr Unternehmen. 

Nachdem wir die App-Abonnements unter Kontrolle haben, wollen wir einen weiteren blinden Fleck untersuchen, der für Verschwendung anfällig ist. 

Ungenutzte Lizenzen

Nach den von den SaaS-Verwaltungsdiensten erhobenen Statistiken nutzen Unternehmen nur 49% ihrer bereitgestellten Lizenzen. Mehr als die Hälfte wird vergeudet, was erhebliche finanzielle Auswirkungen hat. 

Nehmen wir als Beispiel den Kauf von 700 Lizenzen für Google Workspace zu $13 pro Monat und Lizenz. Wenn Sie jedoch nur 500 Mitarbeiter haben, die die Lizenz im Jahr nutzen, ist das eine enorme Verschwendung von $31.200.

Ohne einen vollständigen Überblick über die Software- und Lizenzdaten Ihres Unternehmens werden Gelegenheiten zur Erkennung von Überkapazitäten verpasst und die Ressourcen werden nicht auf den tatsächlichen Bedarf der einzelnen Abteilungen abgestimmt. Was folgt daraus? Ein Kreislauf von Verlusten, die aus ungenauen Budgetprognosen resultieren. 

Die Lösung? Kontrolle mit einer zentralisierten Verwaltungsplattform. 

Wie kann eine Verwaltungsplattform die Lizenzverschwendung reduzieren? 

Die Überwachung Ihres gesamten SaaS-Stacks auf einer einzigen Plattform ist ein garantierter Gewinn für die Kostenoptimierung.

Effiziente zentralisierte Verwaltungssysteme bieten einen Überblick über die Lizenzen. Sie können sehen, wie viele Lizenzen den Mitarbeitern zugewiesen sind und wie viele noch zugewiesen werden müssen. 

Es kann auch sein, dass Lizenzen zugewiesen sind, aber noch nicht genutzt werden. Da 33% der Softwarelizenzen in einem Unternehmen aufgrund unzureichender Schulung nicht ausreichend genutzt werden, lohnt es sich, eine Audit-Analyse mit dem Feedback der Mitarbeiter zu verbinden, um die Ursache für die Verschwendung zu ermitteln. 

Sobald Sie sich ein klares Bild von der Effizienz und Notwendigkeit Ihrer Lizenzen gemacht haben, können diese an Abteilungen weitergeleitet werden, die die Ressource benötigen, oder sie können abgeschafft werden, wenn die Zeit für eine Erneuerung gekommen ist. 

Genau wie Vertriebsleiter können bei Preisnachlässen behilflich sein, und sie können auch bei Verhandlungen über Verlängerungen helfen.

Bei diesen Verhandlungen werden Ihre genauen Lizenzanforderungen berücksichtigt, so dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten, um Ihren ROI zu maximieren. Die Manager der Anbieter sorgen dafür, dass von Anfang an kein Abfall entsteht. 

Nachdem Sie ungenutzte Lizenzen neu zugewiesen oder gelöscht haben und die Lizenzkäufe auf Ihre genauen Bedürfnisse abgestimmt haben, müssen Sie einen strategischen Ansatz für die App-Verwaltung selbst anwenden. 

Redundante Anwendungen

Niemand bezweifelt, dass ein voll aufgeladener SaaS-Stack eine entscheidende Rolle spielen kann. 

Deloitte hat kürzlich festgestellt, dass 50% der Unternehmen geben an, dass die Umstellung auf Cloud-basierte Anwendungen die Unternehmensentwicklung am meisten beeinträchtigt. 

Die spannenden Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe können jedoch zu unliebsamen Kostenüberraschungen in einem Unternehmen führen. 

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen Vertrag für eine Collaboration-App abgeschlossen hat, aber neue Mitarbeiter dieses Tool nicht kennen, finden sie vielleicht ihre eigene Lösung. Dann gibt es doppelte Anwendungen im System - doppelte Kosten für das gleiche Ergebnis. 

Die durchschnittliches Unternehmen hat 15 doppelte Online-Schulungsanwendungen, 11 Projektmanagement-Toolsund 10 Apps für die Zusammenarbeit im Team. Unabhängig davon, ob diese in Unkenntnis der vorhandenen Unternehmensressourcen oder von eigenwilligen Mitarbeitern mit starken Vorlieben gekauft wurden, entzieht diese Schatten-IT wichtige Mittel, die genutzt werden könnten, um den Marktentwicklungen voraus zu sein. 

Erschwerend kommt hinzu, dass Sie bei automatischen Abonnementverlängerungen möglicherweise unvorhergesehene Verlängerungskosten für unnötige Anwendungen erhalten (vor allem, wenn es sich um nicht autorisierte Käufe handelt). 

Auf monatlicher Basis mag die Verschwendung minimal erscheinen, aber sie summiert sich. Ein Beispiel: Eine unnötige automatische Neuinstallation von Adobe Photoshop für 20 Mitarbeiter entspricht $8.800 an Verschwendung. 

Für eine kosteneffiziente Vermögensverwaltung ist ein Automatisierungswerkzeug unabdingbar. 

Wie können automatisierte Plattformen das Ausgabenmanagement optimieren?

Die Unternehmen machen bereits langsame und stetige Fortschritte in diesem Bereich. Das durchschnittliche Unternehmen nutzte im Jahr 2023 269 Apps, verglichen mit 291 im Jahr 2022 und 323 im Jahr 2021, was darauf hindeutet, dass unnötige Apps abgebaut werden. 

Wie viele der oben erwähnten Verschwendungsgefahren bietet die automatisierte Zentralisierung die nötige Transparenz, um die Ausgaben für Apps zu optimieren und Verschwendung zu reduzieren. 

Verwaltungsplattformen wie Spendbase ermöglichen es Ihnen, alle genehmigten und nicht genehmigten App-Käufe einzusehen. Kostenoptimierungsexperten können Ihr App-Portfolio analysieren und aufzeigen, wo Abonnements herabgestuft oder Apps eliminiert werden können, ohne die Produktivität oder den Wert zu beeinträchtigen. 

Die regelmäßige Rationalisierung von Tools durch Audits der Verwaltungsplattform kann Ihnen Daten über Nutzung, Effizienz und Integrationsmöglichkeiten liefern. Mit diesen detaillierten Einblicken können Sie finanziell fundierte Entscheidungen treffen, bevor die Abonnements erneuert werden müssen.

Darüber hinaus können Sie übereifrige Mitarbeiter mit Hilfe eines strukturierten Arbeitsablaufs für den SaaS-Einkauf mit den finanziellen Prioritäten in Einklang bringen. 

Die Arbeitsabläufe können über ein zentrales Managementsystem eingerichtet werden und beinhalten die Übermittlung von Kaufanträgen an die Genehmigungsbehörden - in der Regel Abteilungsleiter, IT und Finanzabteilung. 

Ein wichtiges Element dieses Arbeitsablaufs ist die Zuweisung eines App-Eigentümers beim Kauf. Diese Person übernimmt die Verantwortung für die korrekte Nutzung der App, überwacht den Lizenzbedarf und hält sich über neue Funktionen auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass das Potenzial der App voll ausgeschöpft wird. 

Zwei weitere Punkte, die zu berücksichtigen sind, sind die hohe Arbeitsbelastung und die schnelllebigen Arbeitsumgebungen, die häufig dazu führen, dass die Vorbereitungsphase vor SaaS-Erneuerungen übersehen wird - niemand wird rechtzeitig darauf aufmerksam gemacht, um Optimierungsmöglichkeiten zu bewerten.

Zentralisierte Verwaltungsplattformen beseitigen die Schreckensmomente, wenn Sie feststellen, dass nicht benötigte Abonnements automatisch verlängert wurden. 

Die Plattform bietet rechtzeitige Warnungen und Countdowns für Vertragsverlängerungen. Sie ist organisiert, vorbereitet und versetzt Sie in die beste Position, um Einsparungen bei Vertragsverlängerungsverhandlungen zu erzielen. 

Zweifellos sollte die Beseitigung von Kostenverschwendung mit einer SaaS-Verwaltungsplattform ganz oben auf Ihrer Agenda stehen. Aber was wäre, wenn Sie noch mehr Budget einsparen könnten? und ein paar Geister von Ihrem Dachboden vertreiben?

Geisterkonten

Im Laufe der Jahre in Ihrem Unternehmen wird jeder Mitarbeiter wahrscheinlich Zugang zu mehreren Anwendungen erhalten haben. 

Projekte enden, Prioritäten ändern sich, und Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Aber der Zugang zu den SaaS Ihres Unternehmens kann noch offen sein. 

Konten mit Zugang zu Geschäftslizenzen und Abonnements, die nicht mehr genutzt werden, werden als "Geisterkonten" bezeichnet. Sie setzen Ihr Unternehmen einem der größten finanziellen Risiken aus.

Warum also stellen sie eine so große Kostengefahr dar? 

Erstens könnten sich hinter jedem Konto Hunderte von verschwendeten Lizenzzahlungen verbergen, die massenhaft im Unternehmen verteilt wurden. 

Noch schlimmer ist jedoch, dass jeder Geisterbenutzer in Ihrem Netzwerk die Wahrscheinlichkeit eines Sicherheitsverstoßes im Netzwerk erhöht. 

1. Die überschüssigen Zugriffsrechte, über die das Geisterkonto verfügt, können die Angriffsfläche für böswillige Akteure vergrößern und den Diebstahl sensibler Daten oder Netzwerkvorfälle ermöglichen. 
2. Mitarbeiter, die das Unternehmen unter umstrittenen Umständen verlassen, könnten ihren Zugang ausnutzen, um Ihre Systeme zu beschädigen oder wichtige Daten zu stehlen. 
3. Wenn Einzelpersonen Zugang zu sensiblen Daten haben, kann dies sogar zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen. 

Bei der Abmeldung von Nutzern von Lizenzen und Abonnements kann es zu menschlichen Fehlern kommen, und Geisterkonten könnten über lange Zeiträume unbemerkt zugänglich bleiben. 

Im Jahr 2024 betragen die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung für ein Unternehmen weltweit $4,88 Millionen. Sie können jedoch die unangenehmen Nebenwirkungen von Geisterkonten vermeiden.

Was sind die besten Methoden für den Umgang mit Geisterkonten?

Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass eine zentralisierte Verwaltungsplattform die Lösung ist. 

Eine Verwaltungsplattform wie Spendbase ermöglicht es Ihnen, die Aktivitäten jedes Mitarbeiters zu sehen. Das System hebt Konten hervor, die keine Apps verwenden, was darauf hindeutet, dass sie möglicherweise nicht mehr für das Unternehmen arbeiten. 

Sie können dann Maßnahmen ergreifen, z. B. die ungenutzten Lizenzen neu zuweisen oder sie ganz stornieren. Das Konto kann dann geschlossen werden, in der Gewissheit, dass die Verschwendung erkannt und beseitigt wurde. 

Es ist eine gute Praxis, einen strukturierten Arbeitsablauf für das Offboarding von Mitarbeitern zu schaffen, der auch die Überprüfung ihrer Kontoaktivitäten in Ihrer SaaS-Verwaltungsplattform umfasst.