7 wichtige Schritte zur Reduzierung
Ihre SaaS-Kosten und Optimierung der Ausgaben

SaaS-Kosten können schnell aus dem Ruder laufen. In der einen Minute melden Sie sich für eine Handvoll Tools zur Produktivitätssteigerung an - in der nächsten ertrinken Sie in überflüssigen Anwendungen. 

Die Realität ist, dass bei den meisten Unternehmen Geld durch die Risse in ihrem SaaS-Stack entweicht. Aber das muss nicht so sein. Mit dem richtigen Ansatz können Sie diese ausufernden Kosten eindämmen, Ihre Tools optimieren und Ihre SaaS-Umgebung in eine gut geölte Maschine verwandeln.

In diesem Leitfaden geben wir Ihnen umsetzbare Schritte zur Senkung Ihrer SaaS-Kosten an die Hand. Von der Aufdeckung versteckter Abonnements bis zur Nutzung von Benchmarking bei Verhandlungen erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle über Ihre SaaS-Ausgaben übernehmen können.

Schritt 1. Finden Sie Strategien zur Senkung der SaaS-Kosten

Wussten Sie, dass ein durchschnittliches Unternehmen mit 4,3 verwaiste Anwendungen und 7,6 doppelte Anwendungen? Das sind eine Menge verschwendeter Ausgaben. Sie müssen sich einen Überblick über Ihre SaaS-Landschaft verschaffen, um diese Kosten zu senken. Hier erfahren Sie, wie Sie einen vollständigen Überblick erhalten.

Interne Ressourcen durchforsten

• Abteilung Finanzen. Überprüfen Sie Abteilungsbudgets und Spesenabrechnungen, um wiederkehrende SaaS-Zahlungen aufzuspüren.
• IT-Abteilung. Prüfen Sie, ob zentral verwaltete Lizenzen und Abonnements in einer Tabelle oder einem SaaS-Verwaltungstool.
• Marketing und Vertrieb. Diese Abteilungen verwenden häufig spezielle Instrumente wie Marketing und SEO-Automatisierung und CRM - übersehen Sie sie nicht.

Überprüfung der Posteingänge der Mitarbeiter

Prüfen Sie Kontoauszüge auf wiederkehrende Kosten. Vergessen Sie auch nicht, die Karten der einzelnen Mitarbeiter zu überprüfen, wenn sie Abonnements abrechnen - dort könnten sich unsaubere Gebühren verstecken.

Transaktionen überprüfen

Achten Sie auf Ihren Kontoauszügen auf wiederkehrende Gebühren im Zusammenhang mit Cloud-Diensten. Vergessen Sie nicht, die individuellen Mitarbeiterkarten zu überprüfen, wenn das Unternehmen Spesenerstattungen zulässt - dort könnten sich versteckte Abonnements verbergen.

Sprechen Sie mit Ihrem Team

Mit den Ausgaben der Unternehmen $2.623 pro Mitarbeiter jährlich bei SaaSist es wichtig, Insider-Informationen zu erhalten. Veranstalten Sie Meetings oder führen Sie Umfragen durch, um herauszufinden, welche Tools Ihr Team tatsächlich nutzt. 

Achten Sie auf "kostenlose" Testversionen und Freemium-Pläne - sie werden oft zu kostenpflichtigen Abonnements, bevor Sie es merken. Die Anbieter lieben diese Modelle, weil Freemium-Tools konvertieren 25% mehr Kunden als kostenlose Testversionen.

Über das Offensichtliche hinausgehen

Die Schatten-IT - also die von Mitarbeitern genutzten nicht autorisierten Tools - macht 30% bis 40% der IT-Ausgaben aus, laut Gartner. Bieten Sie Alternativen an oder richten Sie einen vom Unternehmen genehmigten App-Store ein, um die Schatten-IT in Schach zu halten.

Und achten Sie auf Integrationen zwischen SaaS-Tools. Diese können unerwartete Gebühren verursachen. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die vollen Kosten der verbundenen Dienste kennen.

Schritt 2. Priorisierung der Anträge nach Kosten

Nicht alle SaaS-Anwendungen sind gleich. Einige hinterlassen eine größere Delle in Ihrem Budget als andere. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Software-Ausgaben zu senken und wählen Sie die Abonnements aus, die Ihren Geldbeutel am stärksten belasten.

Erfassen Sie die Daten

Beginnen Sie mit der Erfassung der jährlichen oder monatlichen Kosten für jedes SaaS-Tool. Vergessen Sie nicht, die versteckten Gebühren pro Benutzer, Datenüberschreitung und Ähnliches zu berücksichtigen. Erfassen Sie nach Möglichkeit auch Nutzungsdaten - aktive Benutzer, erstellte Projekte, verbrauchter Speicherplatz. Je mehr Daten, desto besser.

Berechnen Sie die jährlichen Gesamtkosten (TAC)

Nehmen Sie die monatliche Abonnementgebühr und multiplizieren Sie sie mit 12. Wenn Sie eine Jahresgebühr haben, sind Sie schon fertig. So erhalten Sie die jährlichen Gesamtkosten (TAC) für jede Anwendung.

Prioritäten auf Basis der Kosten setzen

Ordnen Sie nun Ihre Anwendungen von der höchsten TAC zur niedrigsten. Dieser einfache Schritt offenbart sofort die größten Budgetfresser in Ihrem Angebot.

Analysieren Sie Nutzungsdaten

Fügen Sie für die Top-Ausgeber Nutzungsdaten hinzu. Wo fallen Ihre Anwendungen in den Quadranten TAC vs. Nutzung?

Haben Sie eine App mit hoher TAC und minimaler Nutzung gefunden? Das ist ein Warnsignal - es könnte an der Zeit sein, ein Downgrade vorzunehmen oder zu kündigen. 

Schritt 3. Eliminieren Sie Abonnement-Verschwendung

Die Verschwendung von Abonnements, d. h. die nicht ausreichend oder gar nicht genutzten SaaS-Tools, kann Ihr Budget in aller Stille aufzehren. Hier erfahren Sie, wie Sie das Fett abschneiden und Ihre SaaS-Kosten zu reduzieren:

Durchführen einer Nutzungsprüfung

Beginnen Sie mit den Analysen, die viele SaaS-Plattformen anbieten. Diese Berichte können Ihnen zeigen, welche Anwendungen bei minimaler Anmeldung oder Nutzung verstauben. Aber das ist noch nicht alles: Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die diese Tools nutzen. Fragen Sie sie, wie oft sie die App verwenden, welchen Nutzen sie daraus ziehen und ob es sich wirklich lohnt, sie zu behalten.

Kostenlose Testversionen und Freemium-Tarife ansprechen

Kostenlose Testversionen verwandeln sich oft heimtückisch in kostenpflichtige Abonnements, an die sich niemand mehr erinnert. Richten Sie Kalendererinnerungen ein, um diese Testversionen zu überprüfen und zu kündigen, bevor sie umgewandelt werden. Freemium-Pläne sind zwar verlockend, aber oft mit Einschränkungen verbunden, die Ihren Arbeitsablauf stören können. 

Prüfen Sie, ob diese Einschränkungen Sie behindern, und wenn ja, könnten Sie durch ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan langfristig Geld sparen.

Umwandlung von Abfall in Ausgabenoptimierung

Wenn Sie die Verschwendung von Abonnements vermeiden, sparen Sie nicht nur Geld, sondern setzen auch Ressourcen frei, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden können. Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben klug verwalten, können Sie die zurückgewonnenen Mittel folgendermaßen einsetzen:

• Aktualisieren Sie wichtige Werkzeuge. Investieren Sie in zusätzliche Funktionen oder höhere Tiers für die Anwendungen, die für Ihre Arbeitsabläufe wirklich wichtig sind.
• Erforschung neuer Technologien. Nutzen Sie die Einsparungen, um neue SaaS-Tools zu testen und zu implementieren, die Ihren Betrieb verbessern könnten.
• Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Leiten Sie die Mittel in Schulungsprogramme oder zusätzliche Benutzerlizenzen für Tools um, die Ihr Team unterstützen.

Schritt 4. Festlegung von Strategien für künftige Käufe

Bei der Eindämmung der Abonnementverschwendung geht es nicht nur darum, die Vergangenheit zu bereinigen, sondern auch darum, die Ausgaben zu kontrollieren und in Zukunft klügere Entscheidungen zu treffen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich für zukünftige SaaS-Käufe erfolgreich aufstellen können:

Vor dem Einkaufen den Bedarf definieren

Bevor Sie sich überhaupt mit Tools befassen, sollten Sie die spezifischen Geschäftsziele oder Herausforderungen, die eine neue SaaS-Lösung bewältigen muss, genau festlegen. Beziehen Sie die wichtigsten Stakeholder aus den Abteilungen, die das Tool tatsächlich nutzen werden, mit ein - holen Sie sich deren Meinung zu den benötigten Funktionen, Merkmalen und Integrationen ein.

Und nehmen Sie nicht einfach die erstbeste Option, die sich Ihnen bietet. Nehmen Sie sich die Zeit, Alternativen zu recherchieren, die möglicherweise bessere Funktionen, flexiblere Preise oder eine nahtlose Kompatibilität mit Ihrem bestehenden technischen System bieten.

Nutzen Sie kostenlose Testversionen für ein intelligenteres Ausgabenmanagement

Kostenlose Testversionen bieten Ihnen die Möglichkeit, das Tool zu testen, bevor Sie sich festlegen. Ermutigen Sie potenzielle Nutzer, die Funktionen des Tools zu erkunden und sicherzustellen, dass es ihren Anforderungen entspricht. Nutzen Sie diesen Zeitraum, um zu testen, wie gut sich das Tool in Ihre bestehende Software integrieren lässt - ein reibungsloser Datenfluss zwischen den Anwendungen kann die Effizienz erheblich steigern.

Achten Sie während der Testphase genau auf die Nutzungsdaten, die viele Plattformen bereitstellen. Diese Daten sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die Nutzerakzeptanz zu verstehen und festzustellen, ob ein kostenpflichtiges Abonnement die Kosten wert ist.

Einrichtung eines zentralisierten Genehmigungsverfahrens

Mit 65% aller SaaS-Anwendungen sind nicht zugelassen-gekauft und genutzt werden, ohne dass die IT-Abteilung zugestimmt hat - brauchen Sie einen standardisierten Prozess für alle SaaS-Käufe. Dies gewährleistet eine ordnungsgemäße Prüfung, erhöht die Sicherheit und verhindert unüberlegte, unnötige Abonnements.

Legen Sie klare Kriterien für die Genehmigung neuer SaaS-Tools fest. Zu diesen Kriterien sollten die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen, Budgetbeschränkungen und die Integration des Tools in Ihre bestehenden Systeme gehören.

Schritt 5. Überschneidungen beseitigen bis die SaaS-Kosten zu senken

Wie viele Tools in Ihrem Portfolio sind wirklich notwendig? Analysieren Sie Ihre Masterliste, um festzustellen, wo sich die Funktionen eines Tools mit denen eines anderen überschneiden. Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die für Ihre Arbeitsabläufe und Benutzeranforderungen entscheidend sind, und markieren Sie die weniger wichtigen als potenzielle Konsolidierungsbereiche.

Durchführen einer Bestandsaufnahme der Merkmale

Stellen Sie zunächst eine umfassende Liste aller Funktionen zusammen, die von jedem Ihrer SaaS-Abonnements angeboten werden. Nehmen Sie alles auf - von den Kernfunktionen bis hin zu weniger bekannten oder wenig genutzten Funktionen. Ordnen Sie diese Funktionen nach ihren primären Anwendungsfällen, wie Projektmanagement, Kommunikation oder Kundenbeziehungsmanagement.

Konsolidierungsmöglichkeiten ausloten

Es ist üblich, dass verschiedene Abteilungen ähnliche Tools verwenden, die dem gleichen Zweck dienen. Um die Abläufe zu rationalisieren, sollten Sie diese in einer einzigen Plattform konsolidieren, die die Anforderungen aller erfüllt. ClickUp ist ein großartiges Beispiel für eine App, für die sich Unternehmen häufig entscheiden, wenn sie ihren Software-Stack vereinfachen wollen.

Auf der anderen Seite übernehmen Mitarbeiter manchmal funktionsreiche SaaS-Lösungen, nutzen aber am Ende nur einige der Funktionen. Wenn Ihr Team ClickUp nur für eine Aufgabe verwendet, könnte es zu viel sein. In diesem Fall könnte ein Wechsel zu einem spezielleren Tool die bessere Lösung sein.

Herabstufung von Abonnementplänen in Betracht ziehen

Viele SaaS-Tools werden mit abgestuften Preisplänen angeboten, die unterschiedliche Funktionen umfassen. Ziehen Sie in Erwägung, die Tarife für Tools mit sich überschneidenden Funktionen herabzustufen und die überflüssigen Funktionen, die Sie nicht benötigen, zu streichen. 

Es ist erwähnenswert, dass der Pay-per-Use-Trend ist auf dem Vormarsch, denn 74% der SaaS-Unternehmen werden voraussichtlich nutzungsabhängige Preise als Teil ihres Modells anbieten.

Sie können sich auch nach alternativen SaaS-Optionen umsehen, die die Funktionen bündeln, die Sie derzeit von mehreren Abonnements erhalten. Die Konsolidierung auf einer einzigen Plattform kann Arbeitsabläufe rationalisieren und erheblich Ihre SaaS-Kosten zu reduzieren.

Schritt 6. Nutzen Sie das Benchmarking für Verhandlungen

Bei der Verhandlung von SaaS-Kosten geht es nicht um schöne Worte, sondern um kalte, harte Daten. Benchmarking ist Ihre Geheimwaffe. Hier erfahren Sie, wie Sie es nutzen können:

Sammeln von Marktinformationen

Informieren Sie sich über Branchenberichte und SaaS-Preistrends. Diese Einblicke geben Ihnen die Grundlage, die Sie brauchen, um mit Zuversicht zu verhandeln.

Sprechen Sie mit Gleichgesinnten in Ihrer Branche. Finden Sie heraus, was sie für ähnliche Tools bezahlen - Wissen ist Macht, und wenn Sie den Markt kennen, sind Sie im Vorteil.

Verzichten Sie nicht auf Online-Bewertungsplattformen. Sie sind voll mit von Nutzern übermittelten Preisinformationen, die Aufschluss darüber geben können, was andere wirklich zahlen.

Analysieren Sie Ihre Nutzungsdaten

Bevor Sie sich an den Verhandlungstisch setzen, sollten Sie Ihre Zahlen kennen. Wenn Sie das Potenzial eines Instruments nicht voll ausschöpfen, ist das Ihr Stichwort, um auf eine Herabstufung oder einen Rabatt zu drängen.

Weisen Sie nach, welchen Wert das Tool für Ihr Unternehmen hat, z. B. Produktivitätssteigerungen, höhere Kundenzufriedenheit oder Kosteneinsparungen. Es geht nicht nur darum, die Kosten zu senken, sondern auch darum, zu zeigen, wofür Sie bereit sind zu zahlen.

Und schließlich sollten Sie an das große Ganze denken. Verhandeln Sie Mengenrabatte für mehrere Lizenzen oder sichern Sie sich einen besseren Preis, indem Sie sich auf einen mehrjährigen Vertrag festlegen. Nutzen Sie jeden Winkel der richtigen Verwaltung von SaaS-Anbietern um das bestmögliche Angebot zu erhalten.

Schritt 7. Einführung eines Systems zur Aufzeichnung

Die Verwaltung einer wachsenden Anzahl von SaaS-Abonnements kann schnell außer Kontrolle geraten. Ein System of Record (SoR) ist Ihre Antwort, um die Kontrolle zurückzugewinnen, Prozesse zu rationalisieren und SaaS-Ausgaben zu optimieren. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert:

Definieren Sie Ihren Bedarf

Beginnen Sie damit, die kritischen Datenpunkte zu identifizieren, die Sie für jedes SaaS-Tool verfolgen müssen: Details zum Abonnement, Benutzerlizenzen, Verlängerungsdaten, Nutzungskennzahlen und Kosten. Überlegen Sie, wer auf diese Daten zugreifen muss und wie er sie nutzen wird. Ihr SoR sollte benutzerfreundlich und für alle, die es benötigen, leicht zugänglich sein.

Wählen Sie die richtige Lösung für die SaaS-Kosten zu senken

Für komplexe SaaS-Umgebungen sollten Sie sich für SoR-Software mit fortschrittlichen Funktionen wie automatischer Datenerfassung, robusten Berichterstattungswerkzeugen und Integrationsfunktionen entscheiden. Achten Sie darauf, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren lässt. Das Ziel? Datensilos zu vermeiden und eine einheitliche Finanzsicht zu erhalten.

Befüllen und pflegen Sie Ihr SoR

Aktualisieren Sie Ihren SoR regelmäßig, um Genauigkeit zu gewährleisten und Kosteneinsparungen zu maximieren. Planen Sie regelmäßige Audits, um die Lizenznutzung mit den Abonnementplänen abzugleichen - hier finden Sie Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung.