Nutzen Sie die Automatisierung von Beschaffungsprozessen, um Ihre Abläufe zu skalieren

Die Beschaffung kann eine Qual sein. Fehler, überfüllte E-Mail-Postfächer und zeitaufwändige manuelle Prozesse. Aber es gibt einen einfacheren Weg: Beschleunigen Sie Ihr Wachstum mit Automatisierung.

Kleine Fehler sind ein akzeptierter Teil des Tagesgeschäfts. Jeder ist ein Mensch, oder? Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, können sich ein oder zwei Fehler pro Mitarbeiter häufen und erhebliche Engpässe im Beschaffungsprozess verursachen, die zu Projektverzögerungen und enttäuschten Kunden führen. 

Haben Sie Sie haben in letzter Zeit mehr Probleme als Belohnungen bei Ihrer Beschaffung festgestellt? Hier sind einige Hauptindikatoren dafür, dass es an der Zeit ist, von der manuellen Beschaffung abzuweichen:

• Ein hohes Volumen an Schatten-IT und Maverick-Ausgaben
• Verzögerungen und Genehmigungsengpässe
• Ineffizienzen und Ungenauigkeiten bei AP
• Doppelte oder überbezahlte Rechnungen
• Aufgeblähte Budgets
• Rückwirkende Verfahren

Die Mitarbeiter treiben die Entwicklung Ihres Unternehmens voran und haben keine Zeit für langwierige SaaS-Akquisitionsverfahren. Doch gerade in Zeiten des Wachstums sind reibungslose Abläufe und schnelles Handeln am meisten gefragt.

Die Procure-to-pay-Technologie ist Ihr Ausweg aus diesem Zeitparadoxon. Wenn wir den Procure-to-Pay-Prozess untersuchen, können wir sehen, in wie vielen Bereichen die Technologie von Nutzen sein kann. 

Was ist der Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung?

Bisherige Beschaffungssoftware diente der Speicherung von Lieferanten- und Einkaufsinformationen, war aber nicht in der Lage, diese effizient zu verarbeiten. Wie unterscheidet sich also Procure-to-Pay?

Der p2p-Prozess ist kein singulärer Prozess, sondern umfasst den gesamten Zyklus der Aktivitäten, die mit der Beschaffung von SaaS verbunden sind. Von der Bedarfsermittlung über die Bestellung, den Rechnungsabgleich und die Vertragsverwaltung spielt die Automatisierung eine wichtige Rolle für ein reibungsloses Procure-to-Pay-System. 

P2p-Softwarelösungen sind das Mittel der Wahl für erfolgreiche, skalierende Unternehmen, die erkannt haben, dass sie ihre Zeit und ihren Aufwand besser für Innovationen als für Tabellenkalkulationen einsetzen können. 

Neben der Rationalisierung des Betriebs sparen p2p-Tools auch Budget in Bereichen, die für Kostenverschwendung anfällig sind. In der Tat sehen Unternehmen bis zu 60% Verbesserung der Ausgabentransparenz und des Ausgabenmanagements bei Verwendung einer P2P-Plattform. 

Der Grund dafür ist, dass die Beschaffungsautomatisierung sowohl taktische, alltägliche Maßnahmen als auch die strategische Planung übernehmen kann. Es wird nicht nur ein Element der Beschaffung abgehakt; es optimiert die kurz- und langfristigen Praktiken, um Ihre finanzielle Gesundheit zu bewahren. 

Aber woher wissen Sie bei so vielen kleinen Schritten im Beschaffungs-Zahlungs-Zyklus, welche Ihre p2p-Software automatisieren sollte? 

Sieben zu automatisierende Prozesse in Ihrem Beschaffungs- bis Zahlungszyklus 

Das Beste Beschaffungsinstrumente für SMBs Procure-to-Pay-Automatisierung nutzen und die folgenden Bereiche für maximale Kosteneffizienz, Produktivität und Unternehmenswachstum priorisieren.

1. Bestellanforderung (BANF)

Wie lautet die E-Mail-Titelreferenz für Kaufanträge? Und wen muss ich reinschreiben? 

Diese Fragen sind nur ein kurzer Einblick in die praktischen Hürden, die gleich zu Beginn des Beschaffungszyklus auftreten. Das Erstellen und Versenden von E-Mails mit den erforderlichen Informationen und Links ist umständlich und zeitaufwändig. 

Durch die Automatisierung der Öffentlichkeitsarbeit wird dieser Prozess gestrafft und die Mitarbeiter können ihre Anträge auf digitalem Wege einreichen. 

Procure-to-Pay-Software ermöglicht die schnelle Erstellung und Einreichung von Kaufanträgen mit standardisierten Vorlagen, um die Verfahren im gesamten Unternehmen einheitlich zu halten. 

PRs werden automatisch mit internen Richtlinien und Vorschriften abgeglichen, so dass es weniger Rückläufer gibt. 

Die Zeit, die Sie für das Schreiben, Prüfen und Wiederholen von Bestellanforderungen einsparen, können Sie wieder in gewinnbringende Projekte für Ihr Unternehmen investieren. Auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, dass Sie ihre Frustration beseitigt haben. 

2. Kaufgenehmigung

Genehmigungen können sich wie ein Springen durch Reifen in Zeitlupe anfühlen. Die Zeit, die für die Bearbeitung von Kaufanträgen aufgewendet werden muss, kann viel besser für die Erhaltung und Vergrößerung des Unternehmens genutzt werden.

Die Automatisierung gibt Ihnen diese Zeit zurück. Genehmigungen werden umgehend an die entsprechenden Genehmiger weitergeleitet, oft über eine nützliche Integration mit Ihrer Kommunikationssoftware, wie z. B. Slack. So bleiben die Dinge für alle sichtbar und erreichbar. 

Lineare Genehmigungs-Workflows befassen sich mit Standard-PRs, aber die Automatisierung hat mehr Potenzial. Gut bewertete Procure-to-Pay-Tools verfügen über dynamische und bedingte Genehmigungs-Workflows, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können und die Budget- und Finanzziele widerspiegeln. 

Ein dynamischer Workflow leitet beispielsweise eine Genehmigungsanfrage automatisch an einen höheren Manager weiter, wenn die Preisgestaltung vordefinierte Grenzen überschreitet. Ein bedingter Genehmigungs-Workflow kann automatisch zurückgegeben werden, wenn bestimmte Parameter nicht erfüllt sind. Alle PRs, die nicht den Unternehmenszielen entsprechen, werden schnell zurückgeschickt, bevor Kosten anfallen. 

3. Auswahl des Anbieters

Bei der Auswahl eines Anbieters kann man sich leicht verzetteln. Sie müssen bestimmte Softwarefunktionen recherchieren, Preispläne ausarbeiten, den Ruf des Unternehmens prüfen, Bewertungen lesen... Das kann Wochen dauern. Jetzt multiplizieren Sie das mit mindestens drei, denn Ihr Auswahlprozess beinhaltet klugerweise den Vergleich von mindestens mehreren Anbietern. Unmöglich!

Hier kommt die P2P-Software ins Spiel. Sie arbeitet von Anfang an mit Ihnen zusammen. Ihre Software beherbergt Ihre Lieferantendatenbank, um einen einfachen Abgleich mit der von Ihnen benötigten Lösung zu ermöglichen. Ihr perfekter Lieferant könnte bereits in Ihrem System sein, und Ihre Beschaffungsplattform macht ihn sichtbar.

Wenn Sie tiefer gehen und kleinere Details zwischen den Top-Lieferanten vergleichen möchten, können P2P-Tools granulare Metriken zu KPIs liefern, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen. Die Analyse von Kennzahlen wie Ausgaben nach Lieferanten, Einhaltungsquote und Rechnungsgenauigkeit gibt Ihnen Sicherheit bei Ihrer Wahl. 

Echtzeit-Kennzahlen geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, bei Verhandlungen mit Lieferanten die besten Preise zu erzielen, ohne dass Sie sich mit zeitraubenden Tabellenkalkulationen herumschlagen müssen. 

Möchten Sie noch mehr Zeit und Kosten sparen? Die hochwertigsten Procure-to-Pay-Tools bieten strategische Beschaffungspartner, die dank ihrer Geschäftsintelligenz in der Lage sind, Ihre Cloud-Rechnungen um bis zu 60% zu senken. 

4. Erstellung einer Bestellung (PO)

Zeit, ernst zu machen. Eine Bestellung muss genau sein. Niemand möchte, dass eine schlampige Bestellung, in der wichtige Informationen fehlen, bei einer Prüfung auffällt. Wie lassen sich also Unstimmigkeiten vermeiden?

Automatisierung garantiert eine organisierte und sorgfältige Vorgehensweise. Bestellungen können auf der Grundlage genehmigter Bestellanforderungen in Ihrer Procure-to-Pay-Software erstellt werden und enthalten aktuelle Informationen, die direkt aus Ihrem Lieferantenbestand stammen. 

Konsistente Bestellungen in Ihrem Unternehmen machen alle Einkäufe relevant und wertvoll. Ihre Procure-to-Pay-Software lässt sich auch in die Buchhaltungssoftware integrieren, um die Kosteneffizienz zu erhalten. Dies ist eine weitere wichtige Funktion, die Verschwendung sichtbarer macht und künftige kostspielige Überraschungen vermeidet.

Es können automatisierte Workflows eingerichtet werden, um Bestellungen auf der Grundlage interner Bedingungen, wie z. B. erfüllte Lieferantendaten und Genehmigungen, schnell zu bearbeiten. Wenn Bestellungen verschickt werden, behält die Software den Überblick, damit Sie es nicht tun müssen. Die Aktivität, das Datum, der Zeitstempel und die Details werden in einem Prüfpfad protokolliert, so dass Sie leicht darauf zugreifen können und die Übersicht behalten.

Die Alarmautomatik benachrichtigt die zuständigen Mitarbeiter, wenn die Lieferanten die Bestellung akzeptiert haben, und der reibungslose Prozess wird fortgesetzt, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

5. Genehmigung der Rechnung

SaaS-Rechnungen sind oft eine Naturgewalt. Ihre Rechnung kann seitenlang sein und kleine Details enthalten, die mit Querverweisen versehen werden müssen. Auch hier verlieren die Genehmiger Zeit und Energie für einen Prozess, der digitalisiert werden könnte. 

Die Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Bearbeitung von Rechnungen und setzt Personal frei, das sich auf strategischere Geschäftsziele konzentrieren kann. Procure-to-Pay-Systeme automatisieren die Datenextraktion, den Rechnungsabgleich und die Identifizierung von Diskrepanzen. 

Da alle Informationen zentralisiert sind und Ihre Software mit Ihrem Buchhaltungstool verknüpft ist, ist das Risiko von Überzahlungen und doppelten Rechnungen gebannt. Die leistungsfähigsten P2P-Anbieter verwenden einen Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen, der diese miteinander vergleicht:

1. Die Beschreibung, die Menge, die Kosten und die Bedingungen der Bestellung des Unternehmens
2. Beschreibung und Menge der Waren auf der Quittung
3. die Beschreibung, die Menge, die Kosten und die Bedingungen auf der Lieferantenrechnung

Optimierte Workflows automatisieren den Prozess der Rechnungsfreigabe nach dem Abgleich. Die Beteiligten erhalten sofortige Warnmeldungen und können korrekte Rechnungen schnell genehmigen. Keine Verzögerungen mehr!

6. Bezahlung der Lieferanten

Ihr Beschaffungsprozess verlief bisher so reibungslos, dass es schade wäre, wenn eine verspätete oder ungenaue Zahlung ihn zunichte machen würde. 

Die Procure-to-Pay-Software lässt sich in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren, so dass Sie sowohl den Einkauf im Vergleich zum Budget verfolgen als auch genaue Finanzunterlagen für ein langfristiges Kostenbewusstsein führen können. 

Nach dem ersten Kauf können Sie automatische Zahlungspläne einrichten und digitale Karten verwenden, um Ihre Zahlungen effizienter und genauer zu gestalten. Pünktliche Zahlungen sorgen für genaue Prognosen und zufriedene Lieferanten. 

P2p-Tools erleichtern auch die automatische Erneuerung von Abonnements. Es ist jedoch ratsam, auf Verlängerungserinnerungen in Ihrem Dashboard schnell zu reagieren. Sie wollen keine wichtigen Gelegenheiten verpassen, um Ihre SaaS-Preise neu zu verhandeln oder Verträge zu sichern. 

7. Vertragsmanagement

Jetzt, wo Ihr Vertrag in Kraft ist, könnten Sie versucht sein, ihn unangetastet zu lassen. Die Verwaltung von Verträgen, die Speicherung von Details und die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen kann sich wie eine riesige Aufgabe anfühlen, vor allem, wenn Sie Hunderte von Anwendungen innerhalb des Unternehmens zu bearbeiten haben. Aber ein vernachlässigter Vertrag kann im Laufe der Zeit ein ernsthaftes Kostenrisiko bergen. 

Die Automatisierung der Beschaffung bis zur Bezahlung kann Ihnen manuelle Arbeit abnehmen. Sie können regelmäßige Überprüfungserinnerungen für jede Software in Ihrem System einrichten, so dass Sie die Kontrolle über die Investitionsrentabilität behalten und unnötige Kostenverschwendung vermeiden. 

Wenn es Zeit für eine Überprüfung ist, woher wissen Sie, dass Ihr SaaS gut funktioniert? Auch hier hat Ihre P2P-Plattform den Durchblick. Wichtige Metriken wie Kostenvermeidung und Lieferantenverfügbarkeit oder -bewertung stellen sicher, dass Ihr SaaS durchgängig zum Nutzen Ihres Unternehmens funktioniert.

Die Automatisierung dieser sieben Schritte in Ihrem Beschaffungszyklus führt zu Kosteneinsparungen, verbesserten Lieferantenbeziehungen, erhöhter Compliance und kürzeren Bearbeitungszeiten. Lassen Sie uns herausfinden, welche spezifischen KPIs sich auszahlen. 

Wo werden Sie die Vorteile von Procure-to-Pay in Ihrem Unternehmen sehen?

Es ist inzwischen kein Geheimnis mehr, dass Beschaffungsvisibilität ist der Schlüssel zur Verwaltung von SaaS-Käufen. Wenn Sie es sehen können, können Sie es kontrollieren, und das wird durch Automatisierung noch einfacher. 

Ihre P2P-Automatisierung bietet einen genauen und zeitnahen Einblick in die Bereiche, in denen der Wert optimiert werden kann. Welche KPIs können Sie als Ergebnis Ihrer automatisierten Procure-to-Pay-Reise verbessern? 

Verwaltete Ausgaben

Jetzt, da langwierige Genehmigungsfristen abgeschafft wurden, verspüren die Mitarbeiter nicht mehr den Drang, Probleme aus einer Laune heraus zu lösen. Schatten-IT und unkonventionelle Ausgaben nehmen ab, und die Daten zu den verwalteten Ausgaben zeigen einen positiven Trend bei den genehmigten SaaS in Ihrem Stack. 

Ihr völlig transparentes Beschaffungssoftware behalten Sie die Kontrolle über Einkäufe und Anfragen.

Durchschnittliche Kosten pro Rechnung

Höhere Genauigkeit durch automatisierten Rechnungsabgleich und Integration mit Finanzierungssoftware bedeutet niedrigere Durchschnittskosten. Überzahlungen oder Doppelerfassungen können mit Hilfe der Technologie leicht vermieden werden. 

Die erzielten Einsparungen können den Budgets zugeführt werden, die in Ihrer Organisation am dringendsten benötigt werden, oder für innovative Entwicklungen verwendet werden. 

Einkaufspreisabweichung

Wenn Sie kein Wiederholungstäter bei Zahlungsverzug sind, sehen die Lieferanten Sie als Partner. Gesunde Beziehungen ebnen den Weg für den Zugang zu Angeboten und Rabatten und machen Preisverhandlungen einfacher. 

Je mehr SaaS-Einsparungen Sie sich sichern, desto größer wird Ihre Kaufpreisabweichung sein. Das Beste Procure-to-pay-Tools sparen Unternehmen über $100.000 durch intelligente Preisgestaltung und Mengenrabatte. 

Bestell- und Rechnungsgenauigkeit

Bei der P2P-Automatisierung werden Kontrollen und Prüfpfade eingesetzt, die das Risiko von Rechnungsbetrug verringern und die Sicherheit und Richtigkeit der Transaktionen gewährleisten. 

Dies spart nicht nur Zeit, die Sie besser für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele verwenden können, sondern vermeidet auch Geldstrafen und Kosten für die Fehlerbehebung. 

Erfüllungsquote

Ihr Unternehmen kann eine 92% oder eine höhere Rate der Einhaltung von Bestellungen durch die Automatisierung des Beschaffungswesens, was zu einer besseren Ausgabenkontrolle und allgemeinen Kosteneffizienz beiträgt. 

Mit P2P-Software müssen Sie Probleme nicht mehr manuell bekämpfen, wenn sie auftreten, sondern können potenzielle Probleme durch Automatisierung erkennen, bevor sie Zeit haben, zu keimen. 

Echtzeit-Überwachung und Prüfpfade sorgen dafür, dass Sie Ihre Ausgaben im Griff haben, verbessern die Einhaltung von Vorschriften und machen Ihre Finanzprognosen zuverlässiger.