P2P-Software und ihre Alternativen:
Automatisierung des Beschaffungslebenszyklus

Hat Ihr Unternehmen mit der manuellen Beschaffung zu kämpfen, die den Einkauf verlangsamt und Raum für Fehler lässt? Lassen Sie uns sehen, ob P2P-Tools Ihr Problem lösen können.

Wenn Unternehmen expandieren, kann die manuelle Verwaltung der Beschaffung zu Verzögerungen, Ineffizienz und Compliance-Risiken führen. 

P2P-Software (Procure-to-Pay), I2P-Tools (Intake-to-Pay) und I2P-Tools (Intake-to-Procure) helfen dabei, verschiedene Teile des Beschaffungsprozesses zu standardisieren und zu automatisieren, wodurch manuelle Aufgaben reduziert und die Transparenz verbessert werden.

P2P-Software automatisiert den gesamten Prozess - von der ersten Bestellanforderung bis zu den Zahlungen - und stellt sicher, dass kein Schritt übersehen wird. 

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Intake-to-Procure-Software auf die Annahme und Genehmigung von Kaufanträgen, deckt aber keine Zahlungen ab. 

Intake-to-Pay geht noch einen Schritt weiter und bietet eine Komplettlösung, indem es sowohl den Annahme- und Genehmigungsprozess als auch den Zahlungsprozess automatisiert und so einen vollständig integrierten Beschaffungsworkflow von der Anfrage bis zur Zahlung schafft.

In diesem Artikel gehen wir auf die Unterschiede zwischen diesen Lösungen ein. Wir heben die Probleme hervor, die jede dieser Lösungen löst, und erklären, wie Automatisierung die Beschaffungsabläufe verändern kann. 

Wir werden auch erörtern, wie Unternehmen ihren Beschaffungsprozess mithilfe von Tools wie Spendbase's SaaS-Verwaltungsplattform.

Beschaffungsprozess und seine Phasen

In jedem Unternehmen umfasst der Beschaffungsprozess eine Reihe von strukturierten Schritten, die sicherstellen, dass jeder Kauf mit den Bedürfnissen und finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. 

Ganz gleich, ob Sie ein neues SaaS-Tool beschaffen oder über die Verlängerung eines bestehenden Dienstes verhandeln, dieser Prozess muss rationalisiert und standardisiert werden. 

Im Folgenden werden die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses aufgezeigt, die für jeden IT-Direktor, Beschaffungsmanager oder CFO von entscheidender Bedeutung sind, um den Prozess effektiv zu gestalten.

Herausforderungen bei der Softwarebeschaffung

Die Beschaffung von Software, insbesondere in Unternehmen mit zunehmender SaaS-Nutzung, birgt mehrere Herausforderungen, die die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen können. Wenn Unternehmen ihren Beschaffungsprozess rationalisieren wollen, stoßen sie oft auf wichtige Probleme, die die Entscheidungsfindung verlangsamen.

1. Fehlende Standardisierung

Ohne einen standardisierten Beschaffungsprozess folgen verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter ihren eigenen Methoden zur Beschaffung von SaaS-Lösungen, was zu Inkonsistenzen und Ineffizienz führt. 

Dieser Mangel an Standardisierung kann zu Doppeleinkäufen, nicht verwalteten Lieferantenverträgen und Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen. Ein zentralisiertes und automatisiertes Beschaffungssystem gewährleistet einen einheitlichen Ansatz für die Beschaffung im gesamten Unternehmen.

2. Manuelle Genehmigungsverfahren

Einer der zeitaufwändigsten Aspekte der Beschaffung ist der manuelle Genehmigungsprozess. 

Die Teams müssen sich über E-Mails und Kalkulationstabellen abstimmen, was zu einer übermäßigen Hin- und Her-Kommunikation führt, die Einkäufe verzögert. Manuelle Prozesse erhöhen auch das Risiko von Fehlern bei der Erstellung von Bestellungen oder der Überprüfung von Lieferanten. 

Hier erweist sich p2p-Software als unverzichtbar, denn sie automatisiert die Genehmigungsabläufe, beschleunigt Entscheidungen und reduziert menschliche Fehler.

3. Komplexität der Lieferantenverwaltung

Die Verwaltung mehrerer Anbieter kann zu einer Herausforderung werden, da die verschiedenen Verträge unterschiedliche Laufzeiten, Verlängerungsdaten und Preisstrukturen haben. 

Ohne einen einheitlichen Beschaffungsprozess wird es schwierig, den Überblick über alle Lieferantenvereinbarungen zu behalten, was zu verpassten Verlängerungen oder unkontrollierten Kosten führt. 

Eine Procure-to-Pay-Lösung vereinfacht das Lieferantenmanagement, indem sie Echtzeiteinblicke in die Verträge der einzelnen Lieferanten bietet und so die Abwicklung von Vertragsverlängerungen und die Leistungsüberwachung erleichtert.

4. Mangelnde Sichtbarkeit

Eine weitere große Herausforderung ist die mangelnde Transparenz der Softwarekäufe und -nutzung im gesamten Unternehmen. Wenn die Beschaffung dezentralisiert ist, haben IT- und Finanzteams oft Schwierigkeiten, die Ausgaben zu verfolgen oder sicherzustellen, dass die Einkäufe den internen Richtlinien entsprechen. 

Auch Schatten-IT kann zu einem Problem werden, wenn Mitarbeiter nicht autorisierte SaaS-Tools erwerben. 

Sobald die Unternehmen das Procure-to-Pay-System umsetzen und die Abonnementverwaltung für SaaS-Toolskönnen sie die Transparenz verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, indem sie Einblick in jede Bestellanforderung, Bestellung und Rechnung erhalten.

Die Integration von P2P-Automatisierungstools in Ihren Beschaffungsworkflow hilft, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem mühsame Prozesse automatisiert, die Einhaltung von Vorschriften verbessert und die Echtzeit-Übersicht über Einkäufe erhöht werden. 

Durch die Standardisierung des Genehmigungsworkflows und die Automatisierung der Kommunikation mit den Lieferanten wird sichergestellt, dass der Beschaffungsprozess effizient, transparent und auf die Unternehmensziele abgestimmt bleibt.

Procure-to-pay-Software und ihre Rolle

Die P2P-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung und Rationalisierung des gesamten Beschaffungszyklus, von der ersten Anfrage für einen Kauf bis zur endgültigen Bezahlung einer Rechnung. 

P2P-Tools helfen Unternehmen, Zeit zu sparen, manuelle Fehler zu reduzieren und eine bessere Kontrolle über ihre finanziellen Aktivitäten zu erlangen. 

Im Folgenden wird näher erläutert, welche Teile des Beschaffungsprozesses P2P abdeckt, welche Vorteile es bietet und wie es sich von alternativen Lösungen wie Intake-to-Procure und Intake-to-Pay unterscheidet.

Welchen Teil des Beschaffungsprozesses deckt die P2P-Software ab?

P2P-Software automatisiert die nachgelagerten Aktivitäten der Beschaffung, die mehrere Schritte umfassen.

Welche Probleme löst die P2P-Software für IT-Teams?

P2P-Software hilft IT-Teams bei der Bewältigung zentraler Herausforderungen, darunter

Manuelle Prozesse. Herkömmliche Beschaffungsprozesse umfassen viele manuelle Schritte, wie das Versenden von Genehmigungen per E-Mail und das Erstellen von Bestellungen. Die P2P-Software automatisiert diese Schritte, reduziert Fehler und beschleunigt die Arbeitsabläufe.

Mangelnde Einhaltung und Sichtbarkeit. Ohne automatisierte Tools können unbefugte Einkäufe durchschlüpfen, und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien ist schwer durchzusetzen. P2P-Systeme bieten volle Transparenz und gewährleisten die Einhaltung der Richtlinien, indem sie jeden Schritt verfolgen.

Verspätete Zahlungen. Verzögerungen bei der Freigabe von Rechnungen können die Beziehungen zu den Lieferanten beeinträchtigen. P2P automatisiert diesen Prozess, gewährleistet pünktliche Zahlungen und verbessert die Zufriedenheit der Lieferanten.

Management von Lieferantenbeziehungen. Die Verwaltung von mehreren Anbietern und Verträgen kann ohne zentrale Nachverfolgung Kopfschmerzen bereiten. P2P-Systeme vereinfachen das Lieferantenmanagement und geben IT-Teams einen Echtzeit-Überblick über alle laufenden Verträge und Verlängerungen.

Beispiele für P2P-Softwarelösungen

Coupa (für Unternehmen). Coupa ist eine der robustesten Procure-to-Pay-Plattformen (P2P) für große Unternehmen. 

Coupa zeichnet sich durch seine umfassenden Automatisierungsfunktionen aus, die Unternehmen helfen, alles von der Beschaffung bis zur Rechnungsstellung mit Leichtigkeit zu verwalten. Mit Echtzeit-Transparenz im Ausgabenmanagement bietet Coupa eine einzige Plattform zur Verfolgung und Optimierung aller Beschaffungsaktivitäten.

• Optimierung der Ausgaben: Coupa bietet Echtzeit-Einblicke in die unternehmensweiten Ausgaben und hilft Unternehmen, Kosten zu senken und die Effizienz der Beschaffung zu verbessern. Die Funktion zur Ausgabenanalyse aggregiert Daten und bietet verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung von Einkaufsentscheidungen.
• Verwaltung der Lieferanten: Die Plattform umfasst Tools für die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die es Unternehmen ermöglichen, mit Anbietern in Kontakt zu treten, Bedingungen auszuhandeln und die Leistung von Lieferanten zu verwalten, was insbesondere für Unternehmen mit einer globalen Lieferantenbasis von großem Nutzen ist.
• Integrationen: Coupa lässt sich nahtlos in gängige ERP-Systeme wie SAP und Oracle integrieren und stellt so sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den allgemeinen Geschäftsabläufen übereinstimmen. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Datentransfer, der die betriebliche Effizienz insgesamt verbessert.
• Merkmale der Nachhaltigkeit: Coupas Funktion Sustainable Business Spend Management (BSM) ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben zu verfolgen und die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihrer Beschaffungsentscheidungen zu messen. Dies ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Unternehmen, die ESG-Initiativen (Environmental, Social, Governance) priorisieren.

Coupa eignet sich hervorragend für große Unternehmen, die eine Lösung benötigen, die in der Lage ist, große Mengen an Beschaffungsaktivitäten zu bewältigen und gleichzeitig fortschrittliche Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung zu liefern.

Warum sich Unternehmen für Coupa entscheiden:

• Fortschrittliche Tools für die Ausgabenverwaltung und Verfolgung in Echtzeit.
• Umfangreiche Funktionen für das Lieferantenmanagement.
• Starke Integration mit ERP-Systemen für nahtlose Abläufe.
• Fokus auf Nachhaltigkeit und verantwortungsvolle Beschaffung.

SAP Ariba (für Unternehmen). SAP Ariba ist eine weitere führende Beschaffungslösung, die auf die Anforderungen von Großunternehmen zugeschnitten ist. Sie ist weithin für ihre Fähigkeit bekannt, durchgängige Beschaffungsprozesse abzuwickeln und bietet starke Funktionen für das Lieferantenmanagement, das Management des Vertragslebenszyklus und die strategische Beschaffung.

• Zusammenarbeit und Management von Lieferanten. Die Funktionen von SAP Ariba für das Lieferantenmanagement ermöglichen es Unternehmen, Lieferanten auf globaler Ebene einzubinden, zu bewerten und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Die Plattform zentralisiert Lieferantendaten und erleichtert es Unternehmen, die Leistung zu verfolgen und Beziehungen zu verwalten.
• Vertragsmanagement. Mit SAP Ariba können Unternehmen die Arbeitsabläufe im Vertragsmanagement automatisieren und sicherstellen, dass alle Beschaffungsvereinbarungen ordnungsgemäß verhandelt, genehmigt und gespeichert werden. Mit dem Vertragsrepository können Benutzer alle vertraglichen Verpflichtungen verfolgen und verwalten.
• P2P-Automatisierung. SAP Ariba bietet eine vollständige Automatisierung von der Beschaffung bis zur Bezahlung, von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Es lässt sich mit ERP-Systemen wie SAP S/4HANA integrieren und sorgt dafür, dass die Beschaffungsaktivitäten eng mit dem allgemeinen Finanzmanagement abgestimmt sind.
• Compliance und Risikomanagement. Eine der Stärken von SAP Ariba ist der Schwerpunkt auf Compliance und Risikomanagement. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Risiken für Lieferanten durch laufende Überwachung und Bewertung zu minimieren.

Warum Unternehmen SAP Ariba wählen:

• Umfassendes Vertrags- und Lieferantenmanagement.
• End-to-End-Automatisierung der Beschaffung.
• ERP-Integration für reibungslosen Datenfluss.
• Starke Funktionen für Risikomanagement und Compliance.

Spendbase (für SMBs). Spendbase ist eine ideale Beschaffungsinstrument für kleine und mittlere Unternehmen (SMBs), die ihre Arbeitsabläufe bei der Erfassung und Genehmigung von Einkäufen automatisieren möchten. 

Die benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht den Beschaffungsprozess und ermöglicht es Unternehmen, Anfragen, Genehmigungen und Lieferantenbeziehungen effizient zu verwalten, ohne die Komplexität, die normalerweise in Unternehmenssystemen zu finden ist.

• SaaS-Beschaffungsautomatisierung. Spendbase automatisiert die SaaS-Beschaffung von der Antragsannahme bis zur Erneuerung und sorgt dafür, dass KMUs ihre Softwareausgaben effizienter verwalten können. Die Plattform bietet einen intuitiven Workflow, der manuelle Genehmigungen reduziert und den Beschaffungsprozess beschleunigt, was sie zu einem leistungsstarken Tool für kleinere Teams mit begrenzten Beschaffungsressourcen macht.
• SaaS-Preisspiegel. Mit Spendbase's SaaS-Preisspiegelkönnen Unternehmen Softwarelösungen auf der Grundlage von Kosten und Funktionen vergleichen. Diese Funktion ermöglicht es Beschaffungsmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, und hilft ihnen, die richtigen Tools für ihre Geschäftsanforderungen auszuwählen, ohne zu viel Geld auszugeben. Indem Spendbase Einblicke in die Preisgestaltung bietet, stellt es sicher, dass Unternehmen ihre Software-Einkaufsstrategie optimieren können.
• Verwaltung der Erneuerung. Ein entscheidender Vorteil von Spendbase für KMUs ist die Möglichkeit, Vertragsverlängerungen zu verfolgen. Die Plattform sendet Benachrichtigungen über anstehende Vertragsverlängerungen, so dass Unternehmen auf der Grundlage von Nutzungsdaten die Bedingungen neu verhandeln oder Abonnements kündigen können. Dies verhindert kostspielige automatische Verlängerungen und hilft Unternehmen, ihr SaaS-Budget besser zu verwalten.

Warum SMBs Spendbase wählen:

• Flexible lineare und bedingte Genehmigungsworkflows.
• Integration mit Slack für den Komfort der Mitarbeiter.
• Einfaches Erneuerungsmanagement zur Vermeidung unnötiger Ausgaben.
• Eine intuitive und einfach zu bedienende Plattform, die keine umfangreiche Schulung erfordert.

Precoro (für SMBs). ist eine weitere beliebte P2P-Lösung, die auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten ist. Sie vereinfacht das Bestellmanagement, die Budgetverfolgung und die Kommunikation mit Lieferanten und ist damit ein vielseitiges Tool für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse ohne komplexe Implementierungen rationalisieren möchten.

• Verwaltung von Bestellungen. Precoro automatisiert den gesamten Bestellprozess, von der Erstellung und Genehmigung von Kaufanträgen bis zum Wareneingang und Rechnungsabgleich. Dies hilft KMUs, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass ihre Beschaffungsvorgänge reibungslos ablaufen.
• Budgetverfolgung und Berichterstattung. Mit der integrierten Budgetverfolgung ermöglicht Precoro Unternehmen die Überwachung ihrer Ausgaben in Echtzeit. Diese Funktion hilft KMUs, ihr Budget einzuhalten und bietet Transparenz darüber, wo die Mittel eingesetzt werden, um die finanzielle Kontrolle zu gewährleisten.
• Kommunikation mit den Lieferanten. Precoro verbessert auch die Kommunikation mit Lieferanten, indem es eine zentrale Drehscheibe für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Bestellungen und Zahlungen bietet. Dies macht es für KMUs einfach, eine klare, organisierte Kommunikation mit ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten, wodurch Verzögerungen und Missverständnisse reduziert werden.

Warum SMBs Precoro wählen:

• Umfassende Bestellungsautomatisierung zur Verringerung der manuellen Arbeit.
• Budgetverfolgung in Echtzeit, um die Beschaffungskosten unter Kontrolle zu halten.
• Zentralisierte Lieferantenkommunikation zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle für KMUs mit begrenzten Beschaffungsressourcen.

Alternativen zur Procure-to-Pay-Software: Intake-to-Procure vs. Intake-to-Pay

Intake-to-Procure Software

Beschaffung (Intake-to-Procure, I2P) konzentriert sich auf die vorgelagerten Aktivitäten der Beschaffung - die Erfassung und Verwaltung von Beschaffungsanfragen von Mitarbeitern und die Einholung interner Genehmigungen, bevor Bestellungen erstellt werden. 

Es bietet eine zentrale Schnittstelle, über die alle Kaufanträge in Zusammenarbeit mit den Beschaffungs-, Finanz- und IT-Teams bearbeitet, validiert und genehmigt werden.

Welche Probleme werden damit gelöst?

• Reduziert unkontrollierte Ausgaben durch Erfassung aller Kaufanträge in einem System.
• Verbessert das Engagement der Mitarbeiter durch Vereinfachung des Antragsprozesses.
  Ein anderer Weg zu das Engagement der Mitarbeiter fördern ist durch die Verwendung von Software für Mitarbeiterbelohnungendie dazu beiträgt, Leistungen anzuerkennen und die Motivation durch ein nahtloses Belohnungsmanagement zu fördern.

  stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher, indem er die Mitarbeiter durch die erforderlichen Genehmigungen führt

Profis:

• Straffung des Genehmigungsverfahrens und Verringerung von Engpässen.
• Integration in bestehende Systeme, wie P2P- und ERP-Lösungen.
• Verbessert die Einhaltung der Vorschriften und die Transparenz der Beschaffungsaktivitäten.

Nachteile:

• Er übernimmt keine nachgelagerten Aktivitäten wie Zahlungsabwicklung oder Rechnungsabgleich.
• Begrenzter Spielraum bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.

Intake-to-Pay-Software

Eingang-zu-Zahlung (I2P) kombiniert sowohl vor- als auch nachgelagerte Aktivitäten in der Beschaffung. Es deckt den gesamten Zyklus ab, von der Erfassung von Beschaffungsanfragen bis zur Erstellung von Bestellungen, der Verwaltung von Rechnungen und der Abwicklung von Zahlungen.

Welche Probleme werden damit gelöst?

• Automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess, von der Anfrage bis zur Zahlung, und bietet eine einzige Plattform für alle Beschaffungsaktivitäten.
• Verbessert die Transparenz des gesamten Beschaffungslebenszyklus, reduziert die manuelle Arbeit und gewährleistet rechtzeitige Verlängerungen und Zahlungen.
• Unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit.

Profis:

• End-to-End-Automatisierung der Beschaffung.
• Bessere Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.
• Bessere Verwaltung der Lieferanten und Verfolgung der Erneuerung.

Nachteile:

• Die Implementierung kann komplex sein, insbesondere für größere Organisationen mit bestehenden Systemen.
• Erfordert umfangreichere Schulungen und Änderungsmanagement zur Integration in die aktuellen Arbeitsabläufe.