Herausforderungen im Beschaffungswesen beginnen mit einer Anfrage: Lösen Sie sie, bevor sie zum Problem werden

Eile schafft überall Chaos. Die Eile bei der Einführung von SaaS führt zu Chaos im Beschaffungswesen. Das Ergebnis? Unkontrollierte Einkäufe und verschwendete Ressourcen.

Die SaaS Beschaffungsfragen sind kompliziert und vielschichtig. Der Weg von der Bedarfsermittlung bis zum Kauf ist komplex, doch lassen Sie uns die erste Phase etwas näher beleuchten: von der Bedarfsermittlung bis zur Beschaffung.

Die Beschaffungsprozess beginnt mit dem Antrag eines Mitarbeiters. Und das Beschaffungswesen Diese Phase ist oft der am meisten vernachlässigte und chaotische Teil des gesamten Vorgangs. 

Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, können Sie sich hier mit den häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen befassen und die passenden Lösungen finden.

Unkontrollierter Kauf von SaaS

Eine der größten Herausforderungen bei der Beschaffung ist der unkontrollierte Kauf von SaaS, auch bekannt als "Schatten-IT". Dies geschieht, wenn Mitarbeiter den üblichen Beschaffungsprozess überspringen und Software auf eigene Faust kaufen - ohne die erforderlichen Genehmigungen einzuholen. 

Nach Angaben von Cisco, 80% der Endnutzer Verwendung von Software, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt wurde. Diese Anschaffungen mögen wie eine schnelle Lösung für geschäftliche Erfordernisse erscheinen, aber sie können sich langfristig negativ auf das Unternehmen auswirken.

Wenn Mitarbeiter Software außerhalb der offiziellen Kanäle erwerben, verlieren Unternehmen den Überblick darüber, welche Anwendungen verwendet werden. Dies kann zu einem Mix von Tools führen, die nicht gut zusammenarbeiten, was die Arbeitsabläufe komplizierter und weniger effizient macht. 

Außerdem kann die Verwendung nicht zugelassener Tools ein Sicherheitsrisiko darstellen. 

Die Mitarbeiter könnten sich für Software entscheiden, die nicht den Sicherheitsvorschriften des Unternehmens entspricht, wodurch sensible Informationen gefährdet werden können. Für die IT-Abteilungen kann es schwierig sein, alles sicher zu halten, wenn sie nicht wissen, welche Software verwendet wird. 

Ein Beispiel: Jemand abonniert eine Softwarelösung, um einen kurzfristigen Bedarf zu decken, aber wenn er keine ordnungsgemäße Genehmigung einholt, könnte er sich für einen Anbieter entscheiden, der die Sicherheitsstandards des Unternehmens nicht erfüllt, wodurch sensible Kundendaten gefährdet werden.

Spendbase bietet eine Beschaffungsplattform die einen zentralen Einblick in die SaaS-Nutzung ermöglicht, so dass Unternehmen ihre Einkäufe überwachen, die Übereinstimmung der Software mit den Geschäftsanforderungen bewerten und das Anbietermanagement optimieren können.

Verstoß gegen die Zulassungshierarchie

Das Überspringen der Genehmigungshierarchie ist eine der häufigsten Herausforderungen der Beschaffung. Es sollte klare Schritte für die Bewertung und Genehmigung von Softwarekäufen geben, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmenszielen und Budgets entsprechen. Wenn Mitarbeiter diese Prozesse jedoch überspringen, kann dies zu Geldverschwendung, Kopfschmerzen bei der Einhaltung von Vorschriften und einem unordentlichen Unternehmen führen.

Wenn Mitarbeiter zum Beispiel Einkäufe tätigen, ohne die entsprechende Genehmigung einzuholen, kann dies zu Budgetüberschreitungen führen. Wenn mehrere Abteilungen ähnliche Abonnements kaufen, ohne sich mit der Finanzabteilung abzustimmen, kann das Unternehmen am Ende viel mehr ausgeben, als es eigentlich müsste. Diese Diskrepanz kann zu Spannungen zwischen den Abteilungen führen und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens insgesamt beeinträchtigen.

Das Überspringen des Genehmigungsverfahrens kann auch zu minderwertiger Software führen, die den Anforderungen des Unternehmens nicht gerecht wird. Verschiedene Abteilungen können ihre Tools auswählen, was zu Unstimmigkeiten bei Qualität und Funktionalität führen kann. Dies erschwert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und die reibungslose Integration ihrer Tools.

Ohne eine angemessene Aufsicht könnten die Mitarbeiter auch Tools auswählen, die ihren Bedürfnissen nicht entsprechen oder denen wichtige Funktionen fehlen, was zu Frustration und Zeitverschwendung führt, wenn sie versuchen, diese Tools zum Laufen zu bringen.

Außerdem kann die Nichtbeachtung von Beschaffungsprozessen das Lieferantenmanagement durcheinander bringen. Unternehmen haben möglicherweise Schwierigkeiten, gute Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen oder bessere Angebote auszuhandeln, wodurch ihnen potenzielle Kosteneinsparungen und Unterstützung entgehen.

Als einer der Top 10 Beschaffungsinstrumente für KMUsSpendbase standardisiert die Genehmigungsabläufe und stellt sicher, dass alle Einkäufe von den zuständigen Stellen geprüft werden, wodurch das Risiko nicht genehmigter Ausgaben verringert wird.

Das Genehmigungsverfahren dauert zu lange

Die Dauer des Genehmigungsverfahrens kann zu Herausforderungen bei der Beschaffung die sich auf die Moral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter auswirken. 

Wenn Mitarbeiter lange auf die Genehmigung von Software warten müssen, kann dies zu Frustration führen. Die Teams könnten das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse nicht vorrangig behandelt werden, was zu Desengagement und geringerer Produktivität führen kann. 

Langwierige Genehmigungsverfahren können auch dazu führen, dass Chancen verpasst werden, da die Teams möglicherweise nicht schnell genug handeln können, um sich wichtige Werkzeuge zu sichern. 

So kann ein Marketingteam beispielsweise eine neue Softwarelösung entdecken, die seine Kampagnen verbessern könnte, aber wenn die Genehmigung zu lange dauert, kann sich der Start einer Kampagne verzögern. 

Spendbase hilft dabei, Engpässe zu reduzieren und den Entscheidungsprozess zu beschleunigen. Mit Funktionen, die schnelle Bewertungen und Genehmigungen ermöglichen, können Teams die benötigten Tools ohne unnötige Verzögerungen erhalten.

Doppelte Anfragen für dieselbe SaaS

Für IT-Teams kann es ein echtes Problem sein, den Überblick über doppelte SaaS-Anfragen zu behalten. 

Wenn Teammitglieder Anfragen über unterschiedliche Kanäle oder verschiedene Abteilungssysteme einreichen, kann es leicht passieren, dass jemand versehentlich die gleiche Software anfordert. Das schafft nicht nur Verwirrung, sondern verschwendet auch Zeit und Geld.

Wenn es kein zentrales System gibt, wissen die Mitarbeiter oft nicht, ob jemand anderes bereits eine Anfrage gestellt hat. So verbringt die IT-Abteilung zu viel Zeit damit, verschiedene Kanäle zu durchsuchen, um Anfragen zu finden und zu verwalten. Das verlangsamt den gesamten Beschaffungsprozess und nimmt Zeit für wichtigere Aufgaben weg.

Mit Spendbase können IT-Teams alle eingehenden Anfragen sehen und so Prioritäten besser verwalten und schneller auf Anforderungen reagieren. 

Indem alle Anfragen an einem Ort gesammelt werden, hilft Spendbase den Unternehmen, unnötige Ausgaben zu vermeiden und ihr Budget besser zu nutzen. Außerdem wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem IT-Team verbessert.

Unterhaltungen in verschiedenen Chats

Die SaaS-Beschaffung kann etwas chaotisch werden, wenn die Unterhaltungen überall hin verstreut sind. Teammitglieder können sich in E-Mail-Threads, Slack-Nachrichten oder sogar am Wasserspender über Softwareanforderungen unterhalten, sodass wichtige Informationen leicht untergehen können.

Und wenn die Teams nicht dieselbe Plattform verwenden, verpassen sie möglicherweise wichtige Aktualisierungen zu Softwareanforderungen. Zum Beispiel könnte eine Person, die für eine Genehmigung zuständig ist, Benachrichtigungen verpassen, was zu Verzögerungen führen würde.

Eine effektive Zusammenarbeit setzt voraus, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, doch wenn die Gespräche über verschiedene Stellen geführt werden, wird die Teamarbeit erschwert. Ohne einen zentralen Ort, an dem Softwareanforderungen besprochen werden können, ist es für Abteilungen schwierig, ihre Ziele abzustimmen und reibungslos zusammenzuarbeiten.

Um das ganze Hin- und Her-Chaos zu vermeiden, sollten Sie eine zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Anfragen nutzen. 

Regelmäßige Besprechungen zwischen den Teams können ebenfalls hilfreich sein. Wenn Sie zwanglose Treffen einberufen, um anstehende Softwareanforderungen zu besprechen, ist sichergestellt, dass alle auf derselben Seite stehen und die Prioritäten aufeinander abgestimmt sind. 

Außerdem kann ein Benachrichtigungssystem, das Teams benachrichtigt, wenn eine neue Anfrage eingeht, alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.

Mit Spendbase gibt es eine klare Möglichkeit für alle, Anträge zu stellen. 

Die Mitarbeiter können schnell ein Formular ausfüllen, das protokolliert und nachverfolgt wird, so dass es für alle Beteiligten einfach ist. Sie können das Problem der doppelten Anfragen lösen, Ihren Beschaffungsprozess vereinfachen und eine reibungslosere Erfahrung für alle schaffen.

Geldverschwendung für unnötige SaaS

Ohne zu wissen, welche Software bereits vorhanden ist, kaufen Unternehmen möglicherweise Tools, die das Gleiche leisten, oder sie verwenden sie gar nicht. Dies kann dazu führen, dass sie mehrere Abonnements für ähnliche Software kaufen, ohne zu wissen, dass sie bereits Zugang zu ähnlichen Tools haben. 

Gleichzeitig verkaufen Software-Anbieter oft zusätzliche Funktionen, die nicht unbedingt benötigt werden. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen für Funktionen zahlen, die sie nie nutzen, was die Kosten in die Höhe treibt.

Wenn Unternehmen schnell wachsen, kaufen sie möglicherweise Software, ohne zu prüfen, was sie tatsächlich brauchen. Wenn sich Teams verändern, können sich auch ihre Softwarebedürfnisse ändern. Wenn Unternehmen ihre Tools jedoch nicht regelmäßig überprüfen, zahlen sie möglicherweise weiterhin für Software, die sie nicht mehr benötigen.

Spendbase for Procurement vereinfacht die Verwaltung von Software-Abonnements in Unternehmen. Unternehmen können Genehmigungsprozesse mit linearen oder bedingten Workflows einrichten und so sicherstellen, dass jede Anfrage den reibungslosesten Weg von der Einreichung bis zur Fertigstellung nimmt.

Automatische Benachrichtigungen halten sowohl Genehmigende als auch Antragsteller in Echtzeit auf dem Laufenden. Es werden keine Schritte verpasst, Fristen werden eingehalten und alle bleiben auf dem Laufenden.

Wenn Unternehmen wachsen, hilft Spendbase ihnen, ihre Softwarebedürfnisse neu zu bewerten, damit sie nicht für Tools bezahlen müssen, die sie nicht mehr benötigen.

Spannungen zwischen Kollegen

Die Herausforderungen bei der Beschaffung Prozess kann manchmal zu Spannungen zwischen Kollegen führen, insbesondere wenn es an Transparenz und Kommunikation mangelt.

Verschiedene Abteilungen haben oft ihre eigenen Softwarebedürfnisse. So wünscht sich das Marketingteam vielleicht ein neues Analysetool, um seine Kampagnen zu optimieren, während das Vertriebsteam unbedingt ein neues CRM benötigt. Wenn diese Bedürfnisse kollidieren, kann es zu Spannungen kommen, da jedes Team auf das drängt, was es will, ohne das Gesamtbild zu berücksichtigen.

Fehlkommunikation ist ein weiteres häufiges Problem. Wenn ein Team davon ausgeht, dass ein anderes über seine Softwaretools und -bedürfnisse Bescheid weiß, kommunizieren sie möglicherweise nicht effektiv. Dies kann zu doppelten Anfragen führen oder den Eindruck erwecken, dass eine Abteilung die Ressourcen für sich beansprucht, was ziemlich frustrierend sein kann.

Knappe Budgets können ebenfalls Öl ins Feuer gießen. Wenn das Geld knapp ist, konkurrieren die Abteilungen oft um die Mittel. Wenn ein Team das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse zu Gunsten eines anderen übergangen werden, kann das zu Verstimmungen führen und die Zusammenarbeit erschweren.

Und vergessen wir nicht den Widerstand gegen Veränderungen. Wenn eine neue Software eingeführt wird, sind nicht immer alle an Bord. Wenn einige Teammitglieder von einem neuen Tool begeistert sind, während andere zögern, kann dies zu Meinungsverschiedenheiten führen und die Zusammenarbeit aller erschweren.

Wenn beispielsweise das Finanzteam beschließt, die Mittel für ein von mehreren Abteilungen genutztes Projektmanagement-Tool zu kürzen, um in ein neues ERP-System zu investieren, könnten sich die Teams, die auf das alte Tool angewiesen waren, übergangen fühlen. Dies kann zu Spannungen führen, die die Beziehungen zwischen den Abteilungen beeinträchtigen.

Spendbase ist eines der effizientesten Tools im Bereich der Procure-to-pay-Software und Alternativen. Es kann Ihrem Team helfen bei Beschaffungsprobleme und Lösungen. Die Plattform schafft Klarheit über die Beschaffungsprozesse und richtet Kommunikationskanäle ein.