Die Strategie zur Senkung der Beschaffungskosten
das Ihr Budget entlastet

Die Budgets platzen. Kostenspirale. Die besten Unternehmen haben alles unter Kontrolle. Was ist ihr Geheimnis? Sie können darauf wetten, dass es eine wirksame Strategie zur Senkung der Beschaffungskosten ist.  

'Aber wir achten immer darauf, dass wir den besten Preis wählen, wenn wir neue SaaS kaufen,', werden Sie vielleicht denken. 

Das ist ein guter Ausgangspunkt. Aber wenn Sie Ihre potenziellen weichen Einsparungen durch Kostenvermeidung nicht berücksichtigen, entgehen Ihnen erhebliche Möglichkeiten. Möglichkeiten wie die Entlastung des Budgets von ungenutzten Anwendungen, zum Beispiel.

Unternehmen ohne einen Plan zur Kostensenkung im Beschaffungswesen riskieren nicht nur zu hohe Ausgaben, sondern auch, hinter ihre Konkurrenten zurückzufallen. Während andere Platz für Innovationen schaffen, schränkt Ihr veraltetes, langwieriges Beschaffungsverfahren Ihr Wachstum ein. 

Die gute Nachricht ist, dass die Beschaffungskosten auch für KMUs gesenkt werden können. 

Eine solide Strategie mit kurz- und langfristigen Techniken kann das Kostenmanagement in Ihrem gesamten Beschaffungsprozess optimieren. Wenn Sie sich auf eine ganzheitliche Strategie konzentrieren und sich von der einseitigen Sparmentalität verabschieden, werden Sie das Budget zurückgewinnen und die Konkurrenz herausfordern. 

Lassen Sie uns zunächst klarstellen, was die Senkung der Beschaffungskosten bedeutet und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig ist. 

Wie kann die Beschaffung zur Kostensenkung beitragen? 

Bei der Senkung der Beschaffungskosten geht es um Ausgewogenheit. Als Unternehmen müssen Sie einen strategischen Ansatz verfolgen, um die Ausgaben zu minimieren und gleichzeitig hochwertige Instrumente zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele zu gewährleisten. 

Das Problem ist, dass es eine Reihe von weniger offensichtlichen Bereichen der Haushaltsverschwendung gibt. Gemeinsam greifen sie still und leise die Finanzen an. Zu diesen indirekten Beschaffungsbereichen gehören beispielsweise Verwaltungs- und Bearbeitungsgebühren, Bußgelder für Zahlungsverzug, Eilzuschläge und schlechte Verhandlungsergebnisse.

Positiv betrachtet bedeuten mehrere Problembereiche jedoch auch mehrere interessante Möglichkeiten innerhalb des Beschaffungslebenszyklus, um versteckte Werte zu entdecken. 

Und es ist spannend, mehr Budget zu finden. Die wiedergewonnenen Ausgaben können direkt in Innovation und Wachstum investiert werden, damit Sie in der Branche wettbewerbsfähig bleiben.

Die Hackett-Gruppe stellt fest, dass Kostensenkungen für Unternehmen nach wie vor oberste Priorität haben, und betont weiter, dass sowohl Kosteneinsparungen als auch Kostenvermeidung von hoher Bedeutung sind. Doch welches sind die wichtigsten Bereiche, um eine umfassende Kostensenkung zu erreichen? 

Zu den bewährten Verfahren gehört der Einsatz kurzfristiger Techniken zur schnellen Behebung von Versäumnissen, bevor langfristige Methoden eingeführt werden, die eine zuverlässige Kostenreduzierung in der Zukunft ermöglichen. 

Hier sind Ihre wichtigsten kurzfristigen Erfolge bei der Senkung der Beschaffungskosten.

Kurzfristige Techniken zur Kostensenkung bei der Beschaffung

Wenn Sie mit der Kostenreduzierung im Beschaffungswesen noch nicht vertraut sind, ist dies der richtige Ort für den Anfang. Beginnen Sie mit einigen einfachen, kurzfristigen Techniken, die Ihnen sofortige Geschäftsgewinne bringen, und legen Sie den Grundstein, um später etwas tiefer zu graben.

Beseitigung der Schatten-IT 

Wissen Sie, was sich in Ihrem SaaS-Stack verbirgt und Ihr Budget leise verschlingt? Mit einem Durchschnitt von 41% von Mitarbeitern, die sich nicht genehmigte Technologien aneignen, haben Sie möglicherweise mehr nicht genehmigte Anwendungen, als Ihnen bewusst ist. 

Abgesehen von den anfänglichen, nicht genehmigten Abonnementkosten droht die Schatten-IT zu einem wiederholten Alptraum zu werden. Wenn die Verlängerungsdaten anstehen und die Pläne auf automatische Verlängerung eingestellt sind, beginnt der Zahlungszyklus von neuem, ohne dass es zu Verhandlungen kommt. Ihre Zahlung ist wahrscheinlich gestiegen und wird bei jeder Erneuerung weiter steigen. 

Man kann einen unsichtbaren Feind nicht vernichten. Software für das Beschaffungsmanagement ist Ihr wichtigster Verbündeter in diesem Kampf. Führen Sie damit ein umfassendes Audit Ihrer SaaS durch, identifizieren Sie schnell Schatten-IT und beenden Sie kostspielige Verträge. Noch besser: Richten Sie Berechtigungen und Genehmigungsworkflows ein, um sicherzustellen, dass das Problem in Zukunft nicht wieder auftaucht. 

Überprüfen Sie die Preiskonditionen des Vertrags

Stellen Sie sich das Szenario vor: Ein Projektmanagement-Tool ist seit fast fünf Jahren ein ständiger Begleiter in Ihrem Unternehmen. Die automatische Erneuerung der App ist eine enorme Zeitersparnis. Aber warum schießen die Projektmanagement-Budgets jedes Quartal über das Ziel hinaus? 

Jeder Vertrag, der lange Zeit ungeprüft bleibt, hat eine nicht wettbewerbsfähige Preisgestaltung und einen geringen ROI. Es ist wichtig, solche Verträge anzufechten. Besprechen Sie Änderungen mit Ihrem Lieferanten und verhandeln Sie die Preisbedingungen neu - vielleicht können Sie beispielsweise einen Mengenrabatt oder ein Angebot für Ihre Treue erhalten.

Um Sie zu unterstützen, bietet die Beschaffungssoftware einen vollständigen Überblick über die Fristen von SaaS-Verträgen. Mit rechtzeitigen Verlängerungswarnungen lässt sich ein erneutes Auftreten leicht verhindern. Das Beste Beschaffungsinstrumente für SMBs bieten auch Einblicke in die Preisgestaltung, damit Sie die kosteneffizienteste SaaS-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen können. 

Ressourcen richtig dimensionieren

Genau wie die Preiskonditionen müssen auch die SaaS-Funktionen genau geprüft werden. 

Vielleicht hat Ihr gesamtes Unternehmen Zugang zu Microsoft 365 E5, obwohl nur 70% des Unternehmens diese Spezifikationen benötigen. Oder vielleicht hat die Abonnementstufe, die Sie ursprünglich für Hootsuite gewählt haben, jetzt mehrere überflüssige Funktionen. Aber Sie zahlen immer noch dafür. 

Die Analyse der Nutzungsdaten durch Ihr Beschaffungstool zeigt, welche Anwendungen mit ungenutzten Funktionen überladen sind. Nutzen Sie Ihre Metriken als Druckmittel in Gesprächen mit Ihrem Lieferanten. Die dadurch frei werdenden Kosten können in relevantere Funktionen investiert werden, die die Unternehmensentwicklung fördern. 

Ausschaltung nicht wettbewerbsfähiger Lieferanten

Nachdem Sie Ihre Vertragspreise und die Ressourcengröße überprüft haben, können Sie sich ein Bild davon machen, welche Anbieter Ihrem Unternehmen finanziell zugute kommen und welche nur Ihr Budget belasten. Einige wichtige Warnsignale für Lieferanten sind:

• Während der Verhandlung wurde kein Angebot oder Rabatt angenommen.
• Erhöhte Preise bei jeder Erneuerung.
• Geringe Flexibilität bei der Anpassung der Abonnementgröße an Ihre Bedürfnisse.
• Kein Verständnis für Ihre Vision von Innovation.
• Schlechte Unterstützung und verschwendete Zeit der Verwaltungsmitarbeiter.

Wenn ein Anbieter keinen Mehrwert für seinen Service bieten kann, ist es an der Zeit, eine andere SaaS-Lösung zu suchen. 

Die Beschaffungssoftware führt ein Inventar früherer Lieferanten und Ihrer Einkaufshistorie, was Ihre Suche in Zukunft beschleunigen wird.

Reduzierung der Ausgaben für Notfälle 

Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist noch eine Woche bis zu Ihrem großen Start. Sie gehen den Tag im Kopf durch, und plötzlich dreht sich Ihnen der Magen um. Der Plan war, die organischen Reaktionen auf das neue Produkt mit kurzen Videos und Audioaufnahmen zu erfassen, aber die Software wurde noch nicht genehmigt. 

In aller Eile wickeln Sie den Kauf ab. Die Krise ist abgewendet - oder doch nicht?

Die Wahrheit ist, dass Sie keine Zeit hatten, sich die Service Level Agreements anzusehen oder kosteneffiziente und hochwertige Bedingungen auszuhandeln, so dass die Kosten viel höher waren als erwartet. 

Mit der richtigen Beschaffungsplanung können Sie überhöhte Notfallkosten reduzieren. Mithilfe von Managementsoftware können Sie die Beschaffungsfristen kontrollieren, und Genehmigungswarnungen auf Ihrem Dashboard halten Sie auf Kurs. Tools wie SpendbaseMit der Slack-Integration können Sie beispielsweise Arbeitsabläufe noch reibungsloser gestalten, so dass Mitarbeiter ihre Aufgaben problemlos erledigen und Verzögerungen vermeiden können.

Schnelle Lösungen fühlen sich gut an. Aber kurzfristige Ziele allein werden Ihre Kostenreduzierung nicht maximieren. Wie bei jeder Geschäftsstrategie sind langfristige Techniken der Schlüssel zu stetigen und verlässlichen finanziellen Vorteilen. 

Langfristige Beschaffungskostenreduzierungstechniken

Eine erfolgreiche Kostensenkungsstrategie wird durch einen gut geführten Beschaffungsprozess untermauert. Ein Prozess, in dem viele langfristige Techniken konsequent im Hintergrund arbeiten, um die Kosten unter Kontrolle zu halten. Aber wie erreicht man diese Zuverlässigkeit? 

Beschaffungssoftware gibt Ihnen diese Gewissheit. Während die Software bewährte Verfahren optimiert, sind Sie in der Lage, auf einen sich ständig verändernden Markt zu reagieren und Ihre Anforderungen an das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen. Und das alles bei gleichzeitigem Gewinn an Einsparungen von bis zu 60% bei Ihren Cloud-Rechnungen. 

Hier sind die fünf wichtigsten Maßnahmen zur langfristigen Kostenreduzierung, die durch Beschaffungssoftware erleichtert werden.

Informationen zentralisieren

Es ist schön und gut, dass die Schatten-IT abgeschafft wurde, aber sie könnte mit ein paar unbedeutenden Ausgaben zurückkehren. 

Manche Mitarbeiter geben ihren Vorlieben Vorrang vor dem unternehmensweiten Nutzen, und manuelle Prozesse führen dazu, dass diese Einkäufe durch das Netz fallen. Das Ergebnis? SaaS-Duplizierung und Verschwendung durchdringen Ihre Unternehmensfinanzen von neuem. 

Um die Kontrolle zu behalten und den Kreislauf zu stoppen, sollten Ihre SaaS-Informationen auf einer einzigen Plattform zentralisiert werden, die Ihnen auf Knopfdruck Einblicke gewährt. Softwaresysteme bieten sofortige Beschaffungsvisibilität von Bestellungen, Lieferantenangaben, Rechnungen und Zahlungen. 

Sie werden frühzeitig auf mögliche unberechtigte Ausgaben aufmerksam, bevor es zu spät ist, und Echtzeit-Updates auf der zentralen Plattform helfen Ihnen, schnell auf Änderungen bei Zahlungen oder Rechnungsfehler zu reagieren. 

Sie brauchen nicht mehr mehrere Tabellen zu öffnen, Posten zu vergleichen und sich selbst Kopfschmerzen zu bereiten. Ihre Softwareplattform stellt die Ausgaben klar der Nutzung Ihrer Anwendungen gegenüber, so dass Sie sehen können, wo Einsparungen möglich sind.

Nutzung von Dateneinblicken

Zuverlässige Kostensenkungen sind ohne Datenkenntnisse nicht möglich. Und es gibt viele Beschaffungs-KPIs, die Sie nutzen können, um sich ein Bild von Ihrem SaaS-Wert zu machen. Die Gesamtnutzungsmuster zeigen zum Beispiel, ob bei den Lizenzen Einsparungen möglich sind. Oder Sie können untersuchen, welche Funktionen innerhalb von Anwendungen überflüssig sind, um Ihre Abonnementpakete zu optimieren. Die Beschaffungssoftware gibt Ihnen den detaillierten Einblick, den Sie brauchen, um fundierte und profitable Entscheidungen zu treffen. 

Eine wichtige Kennzahl für die Kostensenkung sind die Gesamtbetriebskosten. Diese Kennzahl ist wichtig, weil sie alle Kosten im Lebenszyklus einer Software berücksichtigt, einschließlich indirekter Kosten wie Supportkosten, Risikomanagement und Disaster Recovery. Verwenden Sie diese Kennzahl, um zu vermeiden, dass Sie in einen Kreislauf aus anfänglichen Kosteneinsparungen und hohen unerwarteten Kosten im weiteren Verlauf geraten. 

Ein einfacher und zuverlässiger Zugang zu präzisen Daten ermöglicht eine genauere Budgetprognose. Sie werden von weniger überhöhten Ausgaben und gezielteren Investitionen in Wachstumsbereiche profitieren. 

Ihre Daten können nicht nur für interne Belohnungen, sondern auch für externe Verhandlungen mit Anbietern genutzt werden. Sie können Funktionen der Beschaffungssoftware nutzen, wie z. B. Preis-Benchmarking um Ihre Angebote an die Anbieter zu quantifizieren. Wenn Sie sich über die Details und die akzeptablen Bedingungen im Klaren sind, werden Sie Ihr Budget nicht für unnötige Funktionen oder Speicherplatz verschwenden.

Automatisierung nutzen

Hier ist ein unangenehmes Bild. Ein frustrierter Mitarbeiter, der vor Wochen einen Genehmigungsantrag für eine SaaS-Lösung gestellt hat. Der Antrag wurde noch immer nicht genehmigt, und er weiß, dass noch einige Hürden zu überwinden sind, bevor er einen Kaufauftrag erhält. Sie müssen den Stakeholdern mitteilen, dass sich das Projekt verzögern wird (und damit den Ruf des Unternehmens riskieren) oder einen Fehlkauf tätigen.

Die Beschaffung sollte reibungslos und nicht frustrierend sein. Die Software kann langwierige manuelle Aufgaben automatisieren und die Genehmigungsprozesse durch optimierte Arbeitsabläufe beschleunigen. Wenn dieser Mitarbeiter von dynamischen Genehmigern und Echtzeit-Benachrichtigungen profitiert hätte, wäre er auf dem richtigen Weg, ohne Stress und unüberlegte Ausgaben. 

Das ist aber noch nicht alles, was die Automatisierung leisten kann. Neben Genehmigungsbenachrichtigungen zeigt Ihr Dashboard auch an, wenn Vertragsverlängerungen anstehen, damit Sie keine Gelegenheit verpassen, die besten Preise für Ihr SaaS auszuhandeln.

Die Spitze Beschaffungsmanagement-Tools für SMBs bieten maßgeschneiderte Workflows, die Genehmigungen zu Ihren Bedingungen festlegen, d. h. maximale Kosteneffizienz für Ihre persönlichen Anforderungen. 

Strategisches Management von Anbietern

Jeder Beschaffungszyklus beginnt mit einem Bedarf und der Suche nach einer Lösung. Anbieter bieten diese Lösungen an, aber nicht alle Anbieter sind gleich konzipiert. 

Sie haben sich die Zeit genommen, Ihre nicht wettbewerbsfähigen Lieferanten auszusortieren. Behalten Sie dies nun langfristig bei, indem Sie nur neue, für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften eingehen. 

Um festzustellen, ob ein Anbieter die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist, sind Nachforschungen unerlässlich, und Sie sollten Preise, Risiken, Kundenbetreuung und Ruf berücksichtigen, um unerwünschte zukünftige Kosten zu vermeiden. 

Beschaffungssoftware kann Details zu vertrauenswürdigen Anbietern abrufen, um Ihre Recherche zu beschleunigen und Ihnen mehr Möglichkeiten zu geben, die perfekte Wahl zu treffen. 

Langfristige Kostensenkungen in diesem Bereich gehen jedoch über die reine Beschaffung von Anbietern hinaus. Die Pflege einer gesunden, kontinuierlichen Beziehung ist der Schlüssel zu langfristigen Vorteilen. Ihre Beschaffungssoftware kann Ihre Lieferantenbeziehung mit Erkenntnissen wie diesen unterstützen:

• Wo Einkäufe mit weniger Lieferanten konsolidiert werden können.
• Wachstumschancen für Unternehmen, die mit Lieferanten geteilt werden können, was zu wettbewerbsfähigen Preisen führt.
• Gebündelte Serviceoptionen.
• Wo langfristige Verträge genutzt werden können, um günstige Preise zu erzielen.
• Bewertung der Dienstleistungen der Anbieter und des ROI.

Verhandlungen auslagern

Ist es fair, dass Ihr Unternehmen einige schwer fassbare Angebote oder Rabatte nicht einmal zu Gesicht bekommt? Beschaffungslösungen, wie zum Beispiel SpendbaseDas glaube ich nicht. Die besten Beschaffungsmanagement-Tools sagen: "Überlassen Sie das uns.

Diese Plattformen haben die Größenvorteile und das Volumen, um Ihnen erhebliche Einsparungen bei SaaS zu ermöglichen, und mit Zugang zu über 200 vertrauenswürdigen Anbietern müssen Sie sich nicht mit dem Zweitbesten zufrieden geben. 

Sie profitieren auch von Branchenkenntnissen und aktuellen Preisinformationen, was bedeutet, dass Sie Zugang zu Rabatten von bis zu 80% auf Ihre Lieblingsanwendungen erhalten. 

Dies ist eine Technik mit hohem ROI für eine zuverlässige Senkung der Beschaffungskosten. Überlassen Sie die Verhandlungen mit Lieferanten den Experten und genießen Sie eine höhere Produktivität und mehr Budget für die Geschäftsentwicklung.