15 Metriken zur Beschaffungsleistung
um Ihr Unternehmen in Schwung zu bringen

Sie haben sich jahrelang auf dasselbe Beschaffungsverfahren verlassen und eine Menge Daten gesammelt. Aber wissen Sie, welche Prozesse gut laufen und welche nicht?

Wenn Sie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen das Beschaffungswesen verwaltet, seit einiger Zeit nicht mehr aktualisiert haben, könnte Ihr Unternehmen auf einem Plateau verharren - kein bemerkenswerter Rückgang, aber auch kein Wachstum. 

Oder, noch schlimmer, Ihre manuelle Beschaffungspolitik könnte Kosten verursachen und die Augen vor wertorientierten Möglichkeiten verschließen.

Wie können Sie die Beschaffung optimieren, um Ihr Unternehmen wieder in Schwung zu bringen?

Der Schlüssel liegt in den Metriken. Ein klarer, detaillierter Überblick über die Beschaffungsdaten hilft Ihnen, die besten Entscheidungen für Unternehmensverbesserungen und Innovationen zu treffen. 

Bevor wir uns mit den Einzelheiten befassen, sollten wir uns ein besseres Bild davon machen, was Sie verwenden können und wie Sie die Leistung Ihres Beschaffungsverfahrens bewerten können. 

Wie Sie die Effizienz Ihres Beschaffungsprozesses messen können

Es ist verlockend, ein paar Kosteneinsparungen und Preisnachlässe als erfolgreiches Beschaffungsergebnis zu betrachten. Natürlich ist das Einsparen von Budgets eine wichtige Priorität für Unternehmen, aber es ist nicht der einzige Maßstab für eine effiziente Beschaffung. 

Beschaffungs-KPIs (Key Performance Indicators) sind geschäftsspezifische Daten und Feedback-Marker. KPIs verhindern, dass Sie in Daten ertrinken und wichtige Gelegenheiten zur Wertschöpfung verpassen. 

KPIs verfolgen spezifische Beschaffungselemente und liefern nützliches Feedback zu Kosten, Qualität, Zeit und Risiko. So wird deutlich, wo Ihre Beschaffungsstrategie hervorragend ist und wo sie weiterentwickelt werden muss. 

Ihre KPIs sollten Ihre Unternehmensziele widerspiegeln und Sie zu Wachstum und Innovation anspornen. Es gibt jedoch eine riesige Menge an Daten, die gesammelt werden können. Welche Indikatoren sind die wichtigsten?

Manche Unternehmen sammeln so viel wie möglich. Dies kann zu einer Lähmung der Analyse führen und dazu, dass keine Zeit für Entscheidungen und Maßnahmen bleibt. 

Manche konzentrieren sich nur auf die Kosten und verpassen das Potenzial in anderen Bereichen.

Ganzheitlicher Wert für Ihr Unternehmen durch effiziente Beschaffung wird durch die Analyse einer Vielzahl von KPIs erreicht. Technologien wie QR-Codes kann dazu beitragen, die Verfolgung von Beständen und Lieferanten zu rationalisieren und Echtzeitdaten bereitzustellen, die die betriebliche Effizienz neben der Kostenverfolgung, dem Feedback der Mitarbeiter und betrieblichen Bewertungen verbessern. Sie können sogar einen kostenlosen QR-Code generieren zur einfachen Verfolgung von Produkten und Lieferanten, wodurch der Prozess schneller und reibungsloser wird.

Lassen Sie uns herausfinden, was Ihr Unternehmen von einem datenzentrierten Ansatz profitiert.

Warum sind KPI-Metriken wichtig?

Stellen Sie sich die Szene vor. Ihr Unternehmen hat gerade eine neue Software angeschafft und führt die Mitarbeiter ein. Es war ein langwieriger Prozess und mehrere Projekte haben sich dadurch verzögert. Sie fragen sich: Warum hat das so lange gedauert?

Sie könnten weiterziehen, froh sein, dass Sie endlich an Bord sind, und die Daumen drücken, dass es beim nächsten Mal schneller geht. 

Oder Sie könnten Folgendes verwenden KPI-Metriken um das Problem zu erkennen und eine Wiederholung zu vermeiden. Ein kurzer Blick auf die durchschnittliche Durchlaufzeit der Bestellungen im letzten Quartal könnte beispielsweise eine Antwort liefern.

Wie in jedem anderen Unternehmensbereich bringt die Verfolgung von KPIs in Ihrem Beschaffungsverfahren einige Vorteile mit sich:

• Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
• Risikomanagement 
• Verbesserungen der Effizienz
• Produktivitätssteigerung
• Kunden-/Auftraggeberzufriedenheit

Aber um in all diesen Bereichen zu profitieren, brauchen Sie vollständige Beschaffungsvisibilität. Echtzeitdaten und -feedback sind der Schlüssel zur genauen Bewertung Ihrer Leistung im Vergleich zu Ihren Zielen und Branchenbenchmarks. Das Ergebnis? Kluge Entscheidungen. 

Ihre Analyse könnte zum Beispiel langsame Verhandlungen aufdecken, die keine hohen Rabatte bringen. Vielleicht verursachen einige interne Prozesse Ineffizienzen im Beschaffungszyklus, oder die Beziehungen zu den Lieferanten sind schlecht, was zu weniger Möglichkeiten für Innovationen führt. Was auch immer das Problem ist, ohne KPIs werden Sie es nicht finden.

KPIs verwandeln Rohdaten in umsetzbare Verbesserungen. Aber es gibt keine allgemein gültige Liste. Jedes Unternehmen ist in einem anderen Sektor tätig und hat seine eigenen Ziele zu erfüllen. 

Hier haben wir die wichtigsten KPIs für die moderne SaaS-Beschaffung zusammengestellt, die zu einer ganzheitlichen Wertsteigerung für Ihr Unternehmen führen. 

15 KPIs für die Beschaffung, die Sie heute verfolgen sollten

Detaillierte Einblicke in betriebliche, personelle, kostensparende und lieferantenspezifische Kennzahlen zeigen auf, wo Ihr Unternehmen wächst und wo es fällt. 

Kostensparende KPIs

Wenn Sie Ihr Beschaffungsbudget regelmäßig überschreiten, zeigen Ihnen die folgenden KPIs, wo die Kosten nicht unter Kontrolle sind. Ermitteln Sie zuerst und planen Sie dann Verbesserungen, um die Kontrolle über Ihr Budget zurückzugewinnen. 

Verwaltete Ausgaben (SUM)

Der Prozentsatz der Beschaffung, die mit Genehmigung des Beschaffungsteams und nach dem korrekten Protokoll erfolgt. 

Maßnahme: Berechnen Sie einen Prozentsatz anhand der Gesamtausgaben (einschließlich nicht genehmigter Käufe) und der genehmigten Gesamtausgaben.

Ein hoher Prozentsatz steht für eine solide Strategie zur Kostenoptimierung. Die von Ihnen erworbene SaaS-Lösung entspricht Ihren Geschäftszielen, und die Beziehungen zu den Anbietern sind wahrscheinlich gut.

Bei weniger als 85% sind weitere Untersuchungen erforderlich. Die beste Beschaffungsinstrumente für KMUs können regelmäßige Audits durchführen, um unangemessene Ausgaben und Schatten-IT zu ermitteln und zu beseitigen.

Einkaufspreisabweichung (PPV)

Die Differenz zwischen dem, was ein Unternehmen für eine App zu zahlen erwartet, und dem tatsächlichen Preis. 

Maßnahme: Ziehen Sie den tatsächlichen Preis vom Schätzwert ab. 

Ein konstant niedriger PPV deutet darauf hin, dass Ihr Beschaffungsteam oder Ihre Verhandlungsführer keine signifikanten Preisnachlässe erzielen. Vielleicht haben sie nicht genug Einfluss, um die benötigten Dienstleistungen richtig zu dimensionieren, was zu Kostenverschwendung führt. 

Positive PPV-Ergebnisse sollten gefeiert werden. Sie zeugen von effektiven Verhandlungen und gewinnbringenden Vereinbarungen. Und wenn Sie keinen Meisterverhandler im Haus haben, Beauftragung externer Experten ist eine lohnende Sache.

Kostenvermeidung 

Die strategischen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Ausgabenniveaus.

Maßnahme:  Schätzen Sie die potenziellen Kosten, die ohne strategisches Management anfallen, und ziehen Sie den Preis für eine Lösung ab (z. B. die Investition in Beschaffungsmanagement-Software).

Zu den potenziellen Kosten gehören Geldstrafen für Datenschutzverletzungen, Risikobedrohungen, Softwareausfälle und -reparaturen sowie verschwendeter Speicherplatz oder Funktionen. 

Bei der Umsetzung von Best Practices für das Beschaffungsmanagement, einschließlich der Pflege von Lieferantenbeziehungen, wird es wahrscheinlich eine große Lücke geben. 

Rentabilität der Beschaffung (ROI)

Die Gesamtrentabilität und Kosteneinsparungen Ihres Beschaffungsprozesses. 

Maßnahme: Berechnen Sie das Verhältnis zwischen Ihren jährlichen Kosteneinsparungen und Ihren internen jährlichen Beschaffungskosten. 

Dieser Wert verdeutlicht, ob Ihr Prozess Kosten spart, ausgleicht oder Ihr Budget aufzehrt. Dies ist ein allgemeiner Überblick darüber, ob die Beschaffung funktioniert, aber Sie müssen auch weiche Kosteneinsparungen, wie z. B. Kostenvermeidung, berücksichtigen, um besser zu verstehen, wo genau die Probleme liegen. 

Lieferanten-KPIs

Da es sich bei den Anbietern um externe Parteien handelt, sollten Sie die folgenden Kennzahlen genau im Auge behalten, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. 

Vorlaufzeit der Lieferanten

Wie lange es dauert, bis ein Lieferant eine Bestellung liefert, nachdem er sie erhalten hat. 

Maßnahme: Ermitteln Sie die Differenz zwischen dem Datum der Bestellungsannahme und dem Einführungsdatum. 

Wenn Sie mehr als zwei Monate mit der Einführung einer wichtigen neuen Software warten, ist Ihr Lieferant nicht proaktiv. Tritt dieses Muster in Ihrem gesamten Lieferantenbestand auf? Dann ist es an der Zeit, neue Anbieter zu suchen und zu finden. 

Lieferfehlerquote

Die Anzahl der minderwertigen Funktionen in den Anwendungen.

Maßnahme: Teilen Sie die Gesamtzahl der fehlerhaften Funktionen durch die Gesamtzahl der in Ihrem Abonnement enthaltenen Funktionen. 

Wenn die Fehlerquote hoch ist, ist das Risikomanagement unwirksam. Die Anbieter wurden nicht ausreichend geprüft, bevor sie gekauft wurden. Denken Sie über die folgenden Fragen nach: Werden Kundenrezensionen als Teil unseres Beschaffungsprozesses genutzt? Recherchieren wir ausreichend über den Ruf der Anbieter?

Erfüllungsquote

Wie gut die Lieferanten die Anforderungen und SLAs (Service Level Agreements) erfüllen.

Maßnahme: Berechnen Sie die Differenz zwischen erfüllten und nicht erfüllten Vereinbarungen. 

Dieser KPI gibt Aufschluss darüber, wie gut sich Ihre SaaS-Anbieter an die vertraglich vereinbarten Bedingungen wie Preise, Reaktionszeiten, Funktionen und Updates halten. Wenn dies nicht der Fall ist, haben die Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, dass die Software nicht ihren Anforderungen entspricht, was zu unüberlegten Ausgaben führt. Durch die frühzeitige Identifizierung wird riskante Schatten-IT in Ihrem SaaS-Stack vermieden. 

Verfügbarkeit des Anbieters

Wie gut erfüllen die Anbieter die Anforderungen Ihres Unternehmens?

Maßnahme: Ermitteln Sie das Verhältnis zwischen der Anzahl der Fälle, in denen die Anbieter schnell verfügbar waren, und der Gesamtzahl der Anfragen. 

Die Anforderungen Ihres Unternehmens werden sich mit dem Wachstum ändern, und es ist wichtig, schnell auf wirtschaftliche und branchenspezifische Entwicklungen zu reagieren. Eine niedrige Quote deutet auf zuverlässige Anbieter hin, die es verdienen, dass Sie wiederkommen. 

Bestell- und Rechnungsgenauigkeit

ob die Anbieter die richtigen Dienstleistungen zur richtigen Zeit erbringen. 

Maßnahme: Berechnen Sie den Prozentsatz der erfüllten Bestellungen im Verhältnis zur Gesamtzahl der Bestellungen. 

Sie müssen Merkmale, Preise, Mengen und Liefertermine in Ihre Bewertung der Bestellungserfüllung einbeziehen. Es hat sich bewährt, diesen KPI über einen bestimmten Zeitraum zu bewerten.

Ein niedriger Prozentsatz kann zu Kostenverschwendung und einem Anstieg der zusätzlichen Betriebskosten führen.  

Bewertung der Lieferantenqualität

Leistung und Zuverlässigkeit des Dienstes und der Lieferantenbeziehungen.

Maßnahme: Sammeln Sie das Feedback aus jedem der oben genannten Schlüsselbereiche, fügen Sie das Feedback der Mitarbeiter zum Kundenservice hinzu und bewerten Sie die Lieferanten mit 10 Punkten. 

Diese Gesamtbewertung bietet einen schnellen Überblick beim Vergleich von Anbietern und erleichtert es, zu erkennen, welche Beziehungen gepflegt oder abgebaut werden müssen. 

Operative KPIs

70% der Unternehmen geben an, dass Effizienzsteigerungen der Hauptgrund für die Einführung von Beschaffungssoftwarelösungen sind. Effiziente Abläufe bringen den größten Nutzen aus Ihrem SaaS-Stack. 

PO-Zykluszeit

Die Zeit, die benötigt wird, um eine Bestellung zu erfüllen. 

Maßnahme: Berechnen Sie die Gesamtzeit, die für einen Auftrag von der Erstellung bis zur Bezahlung aufgewendet wurde. 

Dieser Wert gibt Aufschluss über Ihre zuverlässigen Lieferanten und zeigt lange Genehmigungszyklen auf. Wenn Ihre Zykluszeit mehr als eine Woche beträgt, muss sie im Allgemeinen verbessert werden. Bleiben die Genehmigungen irgendwo stecken?

Rate der Notkäufe

Wie oft muss Ihr Unternehmen einen dringenden Kauf tätigen. 

Maßnahme: Ermitteln Sie das Verhältnis der Notkäufe zur Gesamtzahl der Käufe in einem bestimmten Zeitraum. 

Ein hoher Anteil von Notkäufen ist ein Warnsignal. Ihre Beschaffungspläne und -prozesse funktionieren nicht effektiv, wenn die Abteilungen viele Softwarebestellungen im Schnellverfahren durchführen müssen. Überstürzte Käufe führen zu verpassten Rabatten, eingeschränkten Möglichkeiten der richtigen Dimensionierung und hohen Kosten. 

Anzahl der zugelassenen Lieferanten

Eine Anbieterinventur ist Ihre erste Anlaufstelle, wenn Sie einen neuen Softwarebedarf untersuchen. 

Wenn Sie nur wenige langjährige Lieferanten haben, die nur langsam mit den modernen Entwicklungen Schritt halten, ist eine Stagnation des Geschäfts unausweichlich. Andererseits verringern zu viele Lieferanten die Möglichkeit, Rabatte für gebündelte Dienstleistungen zu erhalten, und erschweren das Beziehungsmanagement. Sorgen Sie für das richtige Gleichgewicht zur Kostenoptimierung. 

Personal-KPIs

Anzahl der verwalteten Verträge pro Mitarbeiter

Mit einer Beschaffungssoftware können Sie die Verantwortung für Einkäufe bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Auch wenn dies ein Gewinn für die Verantwortlichkeit und das Management ist, ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht mit zu vielen Aufträgen zu überlasten. Die Mitarbeiter sollen produktiv sein und gefordert werden, nicht ausgebrannt. 

Anzahl der Schulungsstunden pro Mitarbeiter

Auch bei der Schulung ist Ausgewogenheit wichtig. Software, die lange Einarbeitungszeiten oder Onboarding-Sequenzen erfordert, kann wichtige Aufgaben unterbrechen und Fristen sprengen. Diese Kennzahl zeigt auch, ob die Ausbildung in die richtigen Abteilungen investiert wird oder ob sie sich negativ auf einen unnötigen Bereich auswirkt. 

Wenn Sie sich der Nachhaltigkeit und der sozialen Verantwortung von Unternehmen verschrieben haben, können Sie auch Metriken wie die Umweltauswirkungen Ihrer Lieferanten berücksichtigen. Darüber hinaus können Kennzahlen zur Vielfalt, z. B. Unternehmen im Besitz von Minderheiten, aufschlussreich sein, um Ihren Horizont zu erweitern und verschiedene Perspektiven für geschäftliche Innovationen zu berücksichtigen. 

Nachdem Sie nun Ihre wichtigsten Beschaffungs-KPIs notiert haben, bleibt die große Frage nach dem "Wie?". Wie können Sie so viele Metriken analysieren und dabei Zeit und Energie sparen?