Wie können Sie Ihren Softwarebeschaffungsprozess reibungslos gestalten?

Geschäftsbedarf? Es gibt über 30.000 SaaS-Anwendungen... Zeit zum Einkaufen! Aber bei einer ineffektiven Beschaffung könnte eine weitere App mehr Kostenüberraschung als Kostenoptimierung sein. 

Der Einkauf von Software hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Früher kaufte die IT-Abteilung oder ein Einkaufsleiter eine unbefristete Werkzeuglizenz und verwaltete sie für das gesamte Unternehmen. 

Heute wird die meiste Software auf Abonnementbasis verkauft. Dies ermöglicht den schnellen Erwerb neuer, interessanter Tools, kann aber auch dazu führen, dass die Beschaffung unüberschaubar wird. 

Mit zunehmender SaaS-Nutzung berichtet die Hackett Group von einem 10.6% Anstieg des Beschaffungsbedarfs der Unternehmen weltweit. Der Bericht hebt auch die Besorgnis über einen Mangel an Beschaffungsexperten hervor, der zu Ineffizienz und Geldverschwendung führt. 

Aber Ihr Beschaffungsprozess kann durch klügere Schritte und klares Denken verfeinert werden, so dass der Weg für einen reibungslosen Ablauf von Anfang bis Ende geebnet wird. 

Was ist ein Software-Beschaffungsprozess?

Es ist leicht, sich in der Terminologie zu verzetteln, aber im Wesentlichen ist ein Software-Beschaffungsprozess ein Schritt-für-Schritt-Methode zur Beschaffung von Werkzeugen, die Ihr Unternehmen benötigt. 

Wie bei allen Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen sorgt ein standardisierter Prozess für einen reibungsloseren Ablauf, eine bessere Sichtbarkeit und eine geringere Anfälligkeit für Risiken.

Beschaffung ist jedoch mehr als nur Einkauf. Was sind die Unterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung? 

Einkaufen

Der Einkauf umfasst die Schritte, die mit dem Kauf von Software verbunden sind, z. B. die Bewertung von Anfragen, die Erstellung von Bestellungen, den Erhalt von Produkten und deren Bezahlung. Es handelt sich um eine kurzfristige Maßnahme im Rahmen des Beschaffungsprozesses. 

Beschaffung 

Die Beschaffung ist ein langfristiger, strategischer Prozess, der von der Ermittlung des Softwarebedarfs bis zur Pflege guter Lieferantenbeziehungen reicht. Wenn Sie es richtig anpacken, kann Ihr Unternehmen von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen im Arbeitsablauf profitieren, die mehr Raum für Wachstum und Innovation schaffen. 

Das Verständnis der grundlegenden Prinzipien der Beschaffung ist der nächste Schritt auf dem Weg zu einer unternehmensweiten Optimierung. 

Grundsätze der Auftragsvergabe

Drei Schlüsselelemente bilden die Grundlage für eine optimale Beschaffungspraxis: Menschen, Prozesse und Papierkram.

Menschen

Vorbei sind die Zeiten, in denen IT-Mitarbeiter den Kauf von Software allein abwickeln konnten. Effektive Beschaffung erfordert heute abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und strategisches Denken, das von einer zentralen Quelle der Wahrheit ausgeht. 

Zu den wichtigsten Mitarbeitern können gehören:

• Abteilungsleiter
• HR
• Einkaufsleiter
• IT
• Finanzen
• Rechtliches

Je höher die Softwarekosten sind, desto mehr Personen sind an der Beschaffung beteiligt. Je mehr Personen an der Softwarebeschaffung beteiligt sind, desto geringer sind die Risiken, und die Entscheidungsfindung ist finanziell vorteilhaft.  

Es müssen jedoch auch die Zeitpläne mehrerer Beteiligter berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise ein Genehmiger zwei Wochen lang im Urlaub ist, muss der Prozess möglicherweise früher gestartet werden, um seine rechtzeitige Genehmigung zu gewährleisten. 

Es sind nicht nur Genehmigungsentscheidungen, für die Menschen verantwortlich sind. Auch andere Tätigkeiten wie die Bewertung von Lieferanten, die Verhandlung von Verträgen und das Vertragsmanagement sind für eine erfolgreiche Beschaffung unerlässlich. Auf diese Tätigkeiten wird weiter unten noch näher eingegangen. 

Prozess

Ein gut eingeführtes Beschaffungsprozess macht die unternehmensweite Einführung einfach und lässt wenig Raum für Fehler. Konsistenz, Transparenz und Effizienz können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. 

Papierkram

Physischer Papierkram gehört der Vergangenheit an, aber Dokumentation und Aufzeichnungen untermauern nach wie vor jeden Prozessschritt. Bestellunterlagen, Rechnungen und Prüfpfade müssen genau sein, um die Einhaltung von Gesetzen, die Finanzverwaltung und eine effiziente Organisation zu unterstützen.

Wie arbeiten diese drei Bereiche in der Praxis zusammen? Um die Realität der Beschaffung zu veranschaulichen, ist ein Flussdiagramm ein wertvolles Instrument. 

Ablauf des Beschaffungsprozesses

Prozessablaufdiagramme vermitteln ein klares und einfaches Bild von jedem neuen Beschaffungsvorgang.  

Eine grafische Darstellung der Schritte, die die Mitarbeiter im Beschaffungsprozess durchführen müssen, erleichtert die Einhaltung der Vorschriften und verringert das Risiko von Unstimmigkeiten. Jeder weiß, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.

Solche Diagramme umfassen:

• Eingänge: Dies kann Eingaben in Form von Anfragen oder Dateneingaben umfassen. Diese treten in der Regel zu Beginn des Prozesses auf.
• Entscheidungspunkte: Meistens Ja- oder Nein-Antworten; an diesen Stellen wird sichergestellt, dass alles berücksichtigt wird, bevor man zum nächsten Schritt übergeht. Sie gewährleisten die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und externer Vorschriften. 
• Handlungen: Diese Aktivitäten zeigen die das benannte Personal erledigen muss, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann, z. B. Recherchen oder Genehmigungen.
• Ausgänge: Das Ergebnis von Aktionen, wie z. B. genehmigte Bestellungen oder bearbeitete Zahlungen. 

In jedem Unternehmen gibt es geringfügige Abweichungen im Prozess, doch sollte der Prozessablauf gemäß den bewährten Verfahren für die Beschaffung skizziert und dem Team mitgeteilt werden.

Schritte des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zum Kauf besteht aus vielen Schritten, von denen die meisten automatisiert werden können. Vom Eingang bis zur Beschaffung, Beschaffung bis zur BezahlungDie Software für die Zahlungseingangsbearbeitung (Intake-to-Pay) bietet Unternehmen die dringend benötigte Unterstützung in den verschiedenen Beschaffungsphasen, um Zeit zu sparen und Kostensenkungsmöglichkeiten zu optimieren. 

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Schritte des Beschaffungsprozesses. 

1. Bedürfnisse ermitteln

Regelmäßige Audits der App-Nutzung und -Leistung können Entwicklungsmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens aufzeigen. 

Wenn Ihre derzeitige Projektmanagement-Software beispielsweise einer bestimmten Abteilung keinen nennenswerten Zugang zu Ressourcen gewährt, wird sie möglicherweise nicht genutzt. Dies führt zu weniger effizienten Arbeitsabläufen und Kostenverschwendung. 

Das Erkennen eines Software-Bedarfs ist die erste Stufe der Beschaffung und kann leicht mit einem Management-Plattform das bei der Analyse der Nutzung und der Erfassung von Anfragen der Mitarbeiter hilft. 

Bevor man zum nächsten Schritt übergeht, muss man sicherstellen, dass der Bedarf mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmt und nicht nur einen "Wunsch" oder eine Vorliebe erfüllt. 

2. Erstellen Sie eine Bestellanforderung

Um das formale Verfahren einzuleiten, muss ein Antrag für die Software gestellt werden. Der Antrag sollte Informationen wie die Abteilung, die das Tool anfordert, den voraussichtlichen Preis, das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung oder anderes enthalten. 

Die einzureichenden Informationen werden in der Regel vom Beschaffungsspezialisten in einem Vordruck oder einem Formular vorgegeben, um die Anträge zu standardisieren. Die Informationen können je nach Unternehmen variieren, sollten aber genügend Details enthalten, damit die Genehmiger über den Antrag entscheiden können.

3. Recherche und Auswahl eines Lieferanten

Die Auswahl des richtigen Lieferanten für die Bedürfnisse des Unternehmens ist ein entscheidender Schritt. Wenn er gut gemacht ist, kann er zu langfristigen Beschaffungsbeziehungen mit gesunden Verhandlungen und zuverlässigen künftigen Kosteneinsparungsmöglichkeiten führen. 

Potenzielle Lieferanten werden vom Beschaffungsteam recherchiert und bewertet, wobei unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Reputation und Bewertungen
• Kosten
• Schnelligkeit der Dienstleistung
• Kundenbetreuung
• Qualität des Produkts
• Angleichung der Werte, z. B. Nachhaltigkeit
• Sicherheit 
• Einhaltung der Vorschriften

Sie können auch ein VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) von Ihren potenziellen Anbietern anfordern. Darin wird dargelegt, inwieweit das Produkt den Zugänglichkeitsstandards entspricht, und es hilft Ihnen bei der Planung ebenso wirksamer Zugänglichkeitsmaßnahmen, die möglicherweise eingeführt werden müssen. 

Es hat sich bewährt, in dieser Phase mindestens drei Angebote von geeigneten Anbietern einzuholen. Entscheiden Sie unter Berücksichtigung nicht nur des Preises, sondern aller wichtigen Bewertungsbereiche, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Unternehmen bietet. 

4. Anforderungsprüfung

Dies dient als Check-in-Punkt. Ist die Anforderung korrekt, entspricht sie den Vorschriften und ist das Budget verfügbar? 

Wenn ja, wird die Anfrage genehmigt und in eine Bestellung umgewandelt. Abgelehnte Anfragen werden mit einem Grund für die Ablehnung an den Anforderer zurückgeschickt. 

5. Den Vertrag aushandeln

Auch wenn Sie sich für den günstigsten Anbieter entschieden haben, können Sie in dieser Phase noch Kosten sparen. 

Durch Verhandlungen über Speicherplatz, Lizenzen und Abonnementbedingungen wird sichergestellt, dass die Software die richtige Größe für Ihr Unternehmen hat und nicht zu unnötigem SaaS-Abfall führt. 

Fachkundige Verkäufervermittler können Ihnen diese Aufgabe abnehmen und Lieferantenrabatte für 45-50% gewinnen. 

6. Verwalten der Bestellung

Sobald Sie sich auf den Preis und die Details geeinigt haben und der Vertrag unterzeichnet ist, wird dem Anbieter ein Auftrag erteilt. Sie legen auch die Lieferfristen für die Software und die Einführungsmodalitäten fest, damit Sie keine Überraschungen erleben. 

7. Bearbeiten Sie die Rechnung und zahlen Sie

Anschließend legt der Anbieter eine Rechnung vor. Diese enthält Einzelheiten über die Dienstleistung, eine Aufschlüsselung der Kosten und eine Zahlungsfrist. Das ist Ihre letzte Chance zu prüfen, ob alles funktioniert und ob die Preise stimmen. Die Finanzabteilung muss innerhalb der Frist zahlen.

8. Aktenführung 

Sparen Sie viel Zeit, indem Sie umfassende Aufzeichnungen über Beschaffungsaktivitäten führen. Auf diese Weise muss nicht bei jeder neuen Beschaffung wieder bei Null angefangen werden, und Vorlagen können angepasst werden, um den Prozess zu beschleunigen. 

Die Verwendung einer zentralen Plattform für maximale Transparenz ist entscheidend für den anhaltenden Erfolg im Beschaffungswesen. Top Beschaffungsplattformen bieten eine einzige Quelle der Wahrheit und automatisierte Aktionen, die wertvolle Stunden einsparen und einen ansonsten langwierigen Prozess rationalisieren Verfahren. 

Zyklus des Beschaffungsprozesses

Erfolgreiche Unternehmen erkennen, dass die Beschaffung nicht linear, sondern zyklisch verläuft. 

Jede gekaufte SaaS-Anwendung wird in den Software-Stack Ihres Unternehmens aufgenommen und muss überprüft, erneuert und manchmal auch eingestellt werden. All dies richtet sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, die sich genau wie ein wachsendes Ökosystem weiterentwickeln sollten.

Der Schlüssel dass die Beschaffung nicht mit einer Zahlung endet. Sie erfordert eine kontinuierliche Pflege der Beziehungen zu den Anbietern, um Support und Zugang zu den besten Angeboten zu gewährleisten. Außerdem ist eine regelmäßige und strenge SaaS-Prüfung erforderlich, um etwaige Aktualisierungen der Unternehmensanforderungen im Zuge des Wachstums zu ermitteln. 

Die unendliche Natur der Beschaffung in all ihrer Pracht zu sehen, kann überwältigend sein. Wenn Sie sich in mehreren Phasen Ihres Prozesses immer noch auf manuelle Aktionen verlassen, kann sich das unüberschaubar anfühlen. 

Aber die Herausforderungen bei der Beschaffung können mit der beste Tools zur Beschaffungsoptimierung. 

Automatisierter Beschaffungsworkflow

Angesichts der Kosteneinsparungsmöglichkeiten bei fast jedem Schritt ist es leicht zu verstehen, warum 83% der CPOs (Chief Product Officers) erwägen, ihren Beschaffungsprozess zu digitalisieren. 

Manuelle Praktiken bringen kritische Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel:

• Komplexe Genehmigungsabläufe
• Eilige Lieferantenauswahl
• Mangelndes Lieferantenmanagement
• Verpasste Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
• Ungenaue Führung der Aufzeichnungen
• Compliance-Risiken
• Unkonventionelle Ausgaben
• Geringere Anpassungsfähigkeit: Marktveränderungen
• Fragen der Integration und unternehmensweiten Einführung 

Um solche Bedrohungen zu vermeiden, lohnt sich die Investition in ein hochwertiges Beschaffungsplattform.

Spendbase hat sich beispielsweise auf den Prozess vom Eingang bis zur Beschaffung spezialisiert und unterstützt Unternehmen, deren Beschaffungsabteilung nicht groß genug für ihren wachsenden Bedarf ist. 

Die automatisierten Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen beschleunigen die Genehmigungsprozesse und bieten einen Überblick über jede Kaufanfrage. 

Noch besser: Mit einer zentralisierten Plattform können Sie Ihre Anwendungen schnell und dennoch gründlich prüfen, was einen reibungslosen Übergang durch den Beschaffungslebenszyklus ermöglicht. 

Fühlen Sie sich in der Kontrolle mit bemerkenswerten Funktionen wie: 

• Lineare und bedingte Genehmigungsworkflows. Jedes Ersuchen verläuft von der Einreichung bis zur Erledigung so reibungslos wie möglich.
• Automatische Benachrichtigungen. Echtzeit-Updates für Genehmigende und Anfragende helfen dabei, den Prozess innerhalb des Zeitplans zu halten und sicherzustellen, dass die endgültigen Entscheidungen bis zum Fälligkeitsdatum getroffen werden. 
• Integration mit Slack. Die Mitarbeiter können Anfragen einreichen, verfolgen und genehmigen, ohne ihr Hauptkommunikationstool verlassen zu müssen. Ein Gewinner für die unternehmensweite Einführung. 
• Kosteneinsparungen mit Rabatten: Rabatte auf Software und Cloud-Dienste, die Sie normalerweise nicht zu Gesicht bekommen würden. Dank der Unterstützung von Spendbase bei Verhandlungen mit Anbietern können Sie 39% bei Ihrer Software sparen. 

Mitbringsel

Machen wir die Softwarebeschaffung zu einer Stärke und nicht zu einem Problem. Hier ist, was wir behandelt haben:

1. Beschaffung ist nicht nur Einkauf-Es ist ein strategischer Prozess, der Geld spart und die Beziehungen zu den Lieferanten stärkt.
2. Abstimmung der Beschaffung auf die Ziele Ihres Unternehmens um Ausgabenverschwendung zu vermeiden und die Leistung aller Abteilungen zu optimieren.
3. Lieferantenforschung ist entscheidend-Langfristige Beziehungen zu den richtigen Anbietern ermöglichen bessere Geschäfte und reibungslosere Abläufe.
4. Automatisierung kann Sie retten-Manuelle Prozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und lassen Möglichkeiten zur Kosteneinsparung ungenutzt.
5. Erfolgreiche Beschaffung ist zyklisch-Verträge zu verwalten, Software zu prüfen und die Beziehungen zu den Anbietern zu pflegen, ist eine ständige Aufgabe.
6. Zentralisieren und digitalisieren für mehr Effizienz-Eine einzige Plattform schafft eine "Quelle der Wahrheit" und sorgt für Compliance, Transparenz und Kontrolle.

Wenn die Beschaffung optimiert wird, verwandelt sie sich von einem lästigen Prozess in eine wichtige Funktion, die Ihr Unternehmen voranbringt. Investieren Sie jetzt die Zeit und die Ressourcen, um in den kommenden Jahren von den Vorteilen zu profitieren.