Transparenz im Beschaffungswesen ist der Schlüssel zu Ihrer Budgetkontrolle

Es ist schwierig, die Ausgaben Ihres Unternehmens unter Kontrolle zu halten. Transparenz in der Beschaffung ändert das. Ohne sie entgleiten Ihnen die Kosten. Mit Transparenz gewinnen Sie die Kontrolle und sparen bares Geld. 

Wenn Sie jeden Schritt des Beschaffungsprozesses verfolgen können, erkennen Sie Verschwendung, bevor sie entsteht, straffen die Prozesse und halten das Budget ein - jedes Mal. 

Was bedeutet Sichtbarkeit der Beschaffung?

Die Transparenz der Beschaffung bezieht sich auf die vollständige Transparenz der internen Abläufe, Ausgaben und Einkaufsprozesse innerhalb des Unternehmens. Sie ermöglicht es Teams, Einkäufe, Lieferanten und Kosten in jeder Phase des Beschaffungszyklus zu verfolgen. 

Anhand von Echtzeitdaten können Entscheidungsträger erkennen, wohin das Geld fließt, Ineffizienzen aufdecken und Beschaffungsstrategien optimieren, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. 

Das Ergebnis ist, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden und die Entscheidungsträger Zugang zu Echtzeitdaten erhalten. Außerdem hilft es ihnen, die Ausgaben effektiver zu kontrollieren und bessere Lieferantenbeziehungen zu pflegen.

Wie die Transparenz der Beschaffung zur Transparenz der Ausgaben führt

In vielen Unternehmen beginnen die Leiter der Beschaffungskategorien und die Chief Procurement Officers ihren Beschaffungsprozess mit der Analyse der Ausgaben des Unternehmens in der Vergangenheit. Sie versuchen zu verstehen, wer ihre Lieferanten sind, wie viel das Unternehmen für jeden von ihnen ausgibt und in welchem Land, in welcher Region und an welchem Ort die Rechnungen ausgestellt wurden. 

Leider ist dieser Prozess nicht so einfach, wie es scheint, wenn das Unternehmen beginnt, seine Aktivitäten zu skalieren und alle Ausgabendaten an einem Ort sammeln möchte.  

Komplexe Beschaffungsprozesse, die auf Unternehmensebene entwickelt wurden, scheitern oft, wenn sie auf mehrere Einheiten ausgeweitet werden. Der Grund dafür ist einfach: Jede Einheit arbeitet anders, und ein einheitlicher Ansatz führt zu uneinheitlicher Transparenz und Compliance. 

Ein praktischerer Ansatz besteht daher darin, mit der Transparenz der Beschaffung auf der grundlegendsten Ebene zu beginnen: den ursprünglichen Rechnungsdaten. Die Nachverfolgung von Rechnungen bietet unmittelbare Einblicke in die Ausgabenentwicklung im gesamten Unternehmen.

Jede Rechnung wird zu einem wertvollen Datenpunkt und ermöglicht es den Beschaffungsteams, Lücken im Prozess zu erkennen und die Ausgabenpolitik entsprechend anzupassen. Mit zunehmender Transparenz der Rechnungen können sich die Beschaffungsteams auf die Konsolidierung von Lieferanten, die Festlegung von Einsparungszielen und die schrittweise Rationalisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen konzentrieren. 

Eine solche Strategie hilft Unternehmen, realistische Beschaffungsziele zu erreichen und die Fallstricke kostspieliger, groß angelegter Systeme zu vermeiden, die nicht mit dem Tagesgeschäft in Einklang stehen. Auf diese Weise führt die Transparenz der Beschaffung zu einer Transparenz der Ausgaben vom ersten Tag an. 

Vorteile der Transparenz des Beschaffungsprozesses

Wenn Unternehmen einen klaren Überblick über ihre Beschaffungsaktivitäten haben, können sie Prozesse rationalisieren, Ausgaben optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Hier sind die wichtigsten Vorteile einer transparenten Beschaffung:

• Ein klarer Überblick über die Ausgaben führt zu proaktiven Anpassungen der Budgets, wodurch die Finanzen des Unternehmens mit den strategischen Zielen in Einklang gebracht werden.
• Beschaffungsteams bauen engere Beziehungen auf und verwalten Lieferanten effektiver. Diese Transparenz ermöglicht es den Teams, die Leistung zu überwachen, die Einhaltung von Vorschriften zu bewerten und bessere Bedingungen für zukünftige Verträge auszuhandeln.
• Alle Einkäufe im Unternehmen erfolgen nach internen Richtlinien und externen Vorschriften, so dass die Beschaffungsprozesse transparent sind und den Vorschriften entsprechen.
• Die Transparenz von Ausgabenmustern und Lieferantenbeziehungen führt zu einer intelligenteren Entscheidungsfindung und einer effizienteren Nutzung von Ressourcen im gesamten Unternehmen.

Herausforderungen bei der Erreichung von Transparenz in der Beschaffung

Vollständige Transparenz im Beschaffungswesen zu erreichen, ist keine leichte Aufgabe. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, ihre Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, da eine Kombination aus betrieblichen Ineffizienzen und Widerstand gegen Veränderungen besteht. Im Folgenden finden Sie einige der größten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

1. Mangel an standardisierten Prozessen für Intake-to-Procure

Ohne einen klaren, standardisierten Beschaffungsprozess haben Unternehmen Schwierigkeiten, den Überblick über alle Einkaufsaktivitäten zu behalten. 

Dies kann zu fehlenden oder verspäteten Bestellungen, fragmentierten Lieferantenbeziehungen und verstreuten Ausgabendaten führen. Wenn jede Abteilung unterschiedliche Beschaffungsmethoden anwendet, wird die Zentralisierung dieser Daten zu einer großen Herausforderung.

Diese Inkonsistenz wirkt sich direkt darauf aus, wie effizient Unternehmen ihre Ausgaben und Lieferantenbeziehungen verwalten können, und führt zu blinden Flecken in der Beschaffungsübersicht.

2. Unzureichendes Verständnis der Arbeitsweise der Lieferanten

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, in Echtzeit Einblicke in die Leistung, den finanziellen Zustand oder die Umweltpraktiken ihrer Lieferanten zu erhalten.

Laut der KPMG-StudieViele Unternehmen haben keinen Überblick über die Leistung ihrer Hauptlieferanten, einschließlich Aspekten wie finanzielle Stabilität und Produktionskapazität.

Dieser Mangel an Transparenz birgt Risiken in der Lieferkette, die zu Ineffizienz, Lieferverzögerungen und Nichteinhaltung von Vorschriften führen können.

3. Die Mitarbeiter halten sich nicht an bestehende Prozesse und widersetzen sich Veränderungen

Selbst wenn Prozesse vorhanden sind, werden sie von den Mitarbeitern oft umgangen, weil sie zu komplex oder zeitaufwändig sind. So überspringen sie beispielsweise formale Genehmigungsschritte oder verwenden nicht bevorzugte Lieferanten, was die Beschaffungsvorgänge weiter erschwert. 

Es gibt zahlreiche andere Gründe, warum Mitarbeiter nicht bereit sind, neue Systeme zu übernehmen:

• Die Mitarbeiter könnten befürchten, dass ihre Rolle durch neue Beschaffungssysteme weniger wichtig wird, und fürchten, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren.
• Ohne konkrete Beweise dafür, dass neue Instrumente klare Vorteile bringen, zögern die Mitarbeiter möglicherweise, sie zu nutzen. Die Einstellung "Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren" kann vorherrschen.
• Die Mitarbeiter gewöhnen sich oft an Altsysteme oder bestimmte Lieferanten.
• Einige Mitarbeiter befürchten, dass neue Beschaffungsprozesse Ineffizienzen, Nichteinhaltung von Vorschriften oder unethische Praktiken innerhalb des Unternehmens aufdecken werden.

Wege zu mehr Sichtbarkeit in der Beschaffung 

Transparenz im Beschaffungswesen geschieht nicht automatisch. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Unternehmen spezifische Maßnahmen ergreifen, um in jeder Phase des Beschaffungsprozesses für Transparenz zu sorgen.

Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die dabei helfen können:

• Standardisierung des Beschaffungsprozesses. Schaffen Sie einen strukturierten Prozess vom Eingang bis zur Beschaffung, dem jede Abteilung folgt. Das Ergebnis ist, dass Beschaffungsanfragen einem einheitlichen Weg folgen, der den Unternehmen hilft, jede Transaktion effizienter zu erfassen und zu verfolgen. 
• Automatisierung von Genehmigungsabläufen. Einführung automatisierter Systeme, die manuelle Eingriffe reduzieren, den Beschaffungsprozess beschleunigen und das Risiko menschlicher Fehler verringern. Kontrollieren Sie, dass jeder Schritt des Beschaffungszyklus in Echtzeit durchgeführt wird, damit die Beschaffungsmanager sofortigen Zugriff auf die Daten haben. 
• Mitarbeiterübernahme. Integrieren Sie Beschaffungsinstrumente in Plattformen, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen. Zum Beispiel, Spendbase Beschaffungsmanagement-Software ist mit Slack integriert, um die Beschaffung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mitarbeiter können Anfragen stellen, Genehmigungen verfolgen und Aktualisierungen erhalten - alles in Slack. 

Wie man in jeder Phase des Beschaffungszyklus Transparenz erreicht 

Wie Beschaffungsinstrumente die Transparenz verbessern

Um im Beschaffungswesen Transparenz zu erreichen, müssen Unternehmen eine strategische Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen und finanzielle Überraschungen vermeiden. Beschaffungstools bieten eine umfassende Lösung zur Rationalisierung von Prozessen, Zentralisierung von Daten und Gewährleistung eines effektiven Managements von Beschaffungszyklen. 

Hauptmerkmale von Beschaffungsinstrumenten zur Erzielung von Transparenz

• Zentralisierte Datenverwaltung. Ein wichtiger Aspekt der Transparenz ist, dass alle beschaffungsrelevanten Daten an einem Ort verfügbar sind. Beschaffungstools zentralisieren Daten aus Bestellungen, Lieferantendetails, Rechnungen und Zahlungen. So erhalten die Entscheidungsträger Einblicke in Echtzeit und können fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen.
• Automatisierte Genehmigungsabläufe. Die Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe, die zu Fehlern und Verzögerungen führen können. Mit automatisierten Arbeitsabläufen werden Beschaffungsanfragen, Genehmigungen und die Einbindung von Lieferanten effizient abgewickelt. Infolgedessen werden die Daten ständig aktualisiert und stehen für Analysen bereit.
• Verfolgung und Ausgabenanalyse in Echtzeit. Beschaffungstools ermöglichen die Echtzeitverfolgung von Ausgaben, Genehmigungen und Lieferanteninteraktionen. Darüber hinaus helfen Funktionen zur Ausgabenanalyse den Beschaffungsteams, Ineffizienzen wie doppelte Ausgaben, verpasste Verhandlungsmöglichkeiten oder übermäßige Kosten in bestimmten Kategorien zu erkennen.
• Integrationsfähigkeit. Die meisten Beschaffungstools lassen sich in die Technologie Ihres Unternehmens integrieren. Die nahtlose Integration mit Projektmanagement-Tools, ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Kommunikationsplattformen hilft den Nutzern, auf Beschaffungsfunktionen zuzugreifen, ohne zwischen mehreren Systemen wechseln zu müssen.
• Flexibles Workflow-Management. Dank flexibler Workflows können Beschaffungsmanager die Genehmigungsprozesse an verschiedene Teams, Abteilungen oder Szenarien anpassen und alle Aspekte des Beschaffungsprozesses abdecken.

Spendbase für die Transparenz der Beschaffung in KMUs

Die Beschaffungsfunktionen von Spendbase sind auf die zentralen Herausforderungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet und helfen dabei, die Ausgaben zu kontrollieren, die Effizienz zu verbessern und die Transparenz des Beschaffungsprozesses zu gewährleisten:

• Flexible Arbeitsabläufe Erstellen Sie eine klare Hierarchie für die Genehmigung von Kaufanträgen. Jede Anfrage wird zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet, wodurch Verstöße gegen die Genehmigungshierarchie verhindert werden.
• Jede Anfrage wird von Anfang bis Ende nachverfolgt. Diese Transparenz hilft den Beschaffungsteams und Finanzmanagern, ihre Haushaltsziele zu erreichen.
• Benutzer können Anfragen direkt von Slack aus stellen und genehmigenDadurch wird die unternehmensweite Einführung erleichtert und die allgemeine Sichtbarkeit verbessert.
• Spendbase bietet Zugang zu Lieferantenrabatten und hilft Ihnen, erhebliche Einsparungen zu erzielen. 
• Die Plattform hilft bei der Verfolgung der Ausgaben und proaktiv gegen Budgetüberschreitungen vorgehen und Beschaffungsstrategien optimieren.