Beschaffung vs. Einkauf:
Das Wissen um den Unterschied kann alles verändern

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf? Es ist mehr, als Sie denken - und das Wissen darum kann Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Kopfschmerzen ersparen.

Beschaffung und Einkauf mögen auf den ersten Blick ähnlich aussehen, sind es aber nicht.

Die Beschaffung ist strategisch, während der Einkauf taktisch ist. 

Aber sie sind beide unerlässlich.

Wenn Sie verstehen, wie sie funktionieren, werden Sie neue Wege finden, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und Ihre Prozesse reibungsloser zu gestalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie es dazu kommt. Sie werden es lernen:

• Was Beschaffung und Einkauf wirklich bedeuten.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess.
• Wie sie sich unterscheiden und warum das wichtig ist.
• Wie sie im Zyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung zusammenarbeiten.

Fangen wir an!

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist ein Prozess, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen die richtigen Waren oder Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis erhält. Dabei werden auch dauerhafte Beziehungen zu den Lieferanten aufgebaut. 

Eine gute Beschaffungsstrategie gewährleistet, dass Ihr Unternehmen die richtigen Waren und Dienstleistungen erhält.

Ist Beschaffung und Einkauf dasselbe? Nicht ganz. Im Gegensatz zum Einkauf, der sich auf Transaktionen konzentriert, umfasst die Beschaffung Schritte, die darauf abzielen, die Ausgaben mit Ihren übergeordneten Zielen in Einklang zu bringen.

• Zunächst muss festgestellt werden, was Ihr Unternehmen braucht.
• Dazu gehört auch die Recherche und Prüfung potenzieller Lieferanten.
• Das Aushandeln von Verträgen ist ein wichtiger Teil des Prozesses.
• Schließlich sorgt die Beschaffung dafür, dass alles pünktlich geliefert wird und den vereinbarten Standards entspricht.

Dabei geht es nicht nur darum, Geld zu sparen. Es geht darum, einen langfristigen Wert zu schaffen, Risiken zu verringern und die Qualität dessen zu verbessern, worauf sich Ihr Unternehmen verlässt.

Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein IT-Direktor, der sich mit der Beschaffung von SaaS beschäftigt und nach der perfekten SaaS-Plattform für Ihr Unternehmen sucht. 

Sie entscheiden sich nicht einfach für das billigste Angebot, sondern bewerten den Bedarf Ihres Unternehmens, recherchieren Lieferanten, verhandeln die Konditionen und schließen einen Vertrag ab, der jetzt funktioniert und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. 

Das ist Beschaffung in Aktion.

Sie ist strategisch, beziehungsorientiert und entscheidend dafür, dass Ihr Unternehmen auf Kurs bleibt.

Schritte im Beschaffungsprozess

Im Beschaffungsprozess geht es nicht nur darum, die erstbeste Option zu wählen, die gut aussieht. Es handelt sich um einen detaillierten und strategischen Prozess, der sicherstellen soll, dass Sie den besten Wert erhalten und gleichzeitig die Risiken reduzieren. 

Im Folgenden wird erläutert, wie alles zusammenkommt, damit jeder Schritt für Effizienz und Sicherheit optimiert ist. Beschaffungsvisibilität:

Schritt 1: Ermittlung des Bedarfs

Jede gute Beschaffungsreise beginnt hier. Was braucht Ihr Unternehmen wirklich? In diesem Schritt geht es darum, die Ziele Ihres Unternehmens mit der richtigen Lösung in Einklang zu bringen.

Beispiel: Sie wissen, dass Ihr Team Probleme mit der Projektverfolgung hat und ein SaaS-Tool für die Zusammenarbeit benötigt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Tipp: Beziehen Sie alle ein. Raten Sie nicht, was Ihr Unternehmen braucht - fragen Sie! Eine kurze Umfrage oder ein Brainstorming mit Ihrem Team kann Erkenntnisse zutage fördern, die Sie allein vielleicht übersehen hätten. 

Schritt 2: Marktforschung und Lieferantenbeschaffung

Zeit, auf den Markt zu gehen. Hier recherchieren Sie bei den Anbietern, um das beste Angebot zu finden.

Denken Sie an Qualität, Kosten, Zuverlässigkeit und Liefergeschwindigkeit. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben jetzt machen, vermeiden Sie später Kopfschmerzen.

Beispiel: Sie finden drei SaaS-Anbieter und vergleichen deren Preise, Kundenrezensionen und Zusatzfunktionen.

Tipp: Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Nutzen Sie Online-Plattformen wie G2, um Bewertungen von Anbietern zu lesen. Das geht schneller, als bei Null anzufangen, und Sie erhalten einen klaren Überblick darüber, welche Anbieter Ihre speziellen Anforderungen erfüllen. 

Schritt 3: Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) oder zur Abgabe von Angeboten (RFQ)

Jetzt werden Sie formell. Ein RFP oder RFQ hilft Ihnen zu verstehen, was die Lieferanten anbieten.

Dieser Schritt schafft Klarheit und bietet Ihnen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Optionen.

Beispiel: Sie senden eine Ausschreibung, in der Sie die Anbieter bitten, darzulegen, wie ihre Software mit mehr als 200 Benutzern umgehen kann und individuelle Integrationen bietet.

Tipp: Stellen Sie die schwierigen Fragen. Ihre Ausschreibung ist nicht nur eine Formalität, sondern Ihre Chance, die Anbieter zu testen. Stellen Sie Fragen, die auf die Fähigkeit des Anbieters abzielen, Ihre besonderen Herausforderungen zu bewältigen, z. B. eine schnelle Skalierung oder die Einhaltung von Vorschriften.

Schritt 4: Bewertung und Auswahl von Anbietern

Nicht alle Anbieter sind gleich. Hier müssen Sie die Angebote analysieren, um die beste Mischung aus Kosten, Nutzen und Zuverlässigkeit zu finden.

Beispiel: Nach Prüfung der Angebote entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit skalierbarer Preisgestaltung und hervorragendem Kundensupport.

Tipp: Bewerten Sie sie. Wenn Sie mit mehreren Optionen konfrontiert werden, erstellen Sie einen Bewertungsbogen. Bewerten Sie die Anbieter nach Kosten, Qualität, Kundensupport und allen anderen Faktoren, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Schritt 5: Verhandlung und Vertragsabschluss

Zeit, das Geschäft abzuschließen. Sie verhandeln über Preise, Supportbedingungen und Liefertermine.

Ein solider Vertrag sichert den Wert und sorgt dafür, dass sich beide Parteien über ihre Erwartungen im Klaren sind.

Beispiel: Sie sichern sich einen Preisnachlass, wenn Sie sich für einen Zweijahresvertrag entscheiden, und stellen sicher, dass er Schulungen für Ihr Team beinhaltet.

Tipp: Seien Sie vorbereitet. Wissen Sie, was verhandelbar ist und was nicht. Informieren Sie sich über die Standardvertragsklauseln in Ihrer Branche und gehen Sie mit drei nicht verhandelbaren Prioritäten in die Verhandlungen. 

Schritt 6: Auftragserteilung und Durchführung

Hier beginnen sich die Räder zu drehen. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, erteilen Sie den Auftrag und beginnen mit der Einführung der Lösung.

Beispiel: Der SaaS-Anbieter richtet Ihr Team ein, konfiguriert das System und bietet Onboarding-Sitzungen an.

Tipp: Geben Sie frühzeitig den Ton an. Sobald Sie den Auftrag erteilt haben, sollten Sie ein Kick-off-Meeting anberaumen. Es muss nicht formell sein, aber es sollte die Erwartungen festlegen, die Rollen klären und den Zeitplan abstimmen.

Schritt 7: Überwachung und Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Der Prozess hört nicht auf, sobald das Produkt geliefert ist. Sie müssen die Leistung verfolgen, Probleme lösen und eine gute Beziehung pflegen.

Beispiel: Sie überprüfen regelmäßig die Systemleistung und nehmen an vierteljährlichen Besprechungen mit Ihrem Anbieter teil.

Tipp: Seien Sie nicht still. Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Lieferanten, ob vierteljährlich oder monatlich, halten die Beziehung aufrecht. Nutzen Sie diese Sitzungen, um Leistungskennzahlen zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erörtern. 

Was bedeutet Einkauf?

Der Einkauf ist der Ort des Geschehens. Es ist der Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen gerade benötigt. Einkauf und Beschaffung sind eng miteinander verbunden, aber unterschiedliche Prozesse.

Im Gegensatz zur Beschaffung, die sich auf Strategie und Beziehungen konzentriert, geht es beim Einkauf um die Ausführung. Es geht um Effizienz: die richtigen Artikel zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis zu bekommen.

• Sie ist transaktional. Der Einkauf kümmert sich um die täglichen Einkäufe. Dazu gehören das Auslösen von Bestellungen, die Genehmigung von Anträgen und die Sicherstellung rechtzeitiger Zahlungen.
• Es ist zielgerichtet. Das Ziel ist einfach: einen Bedarf schnell und kosteneffizient zu decken.

Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Ihr Marketingteam benötigt zusätzliche SaaS-Lizenzen, um neue Mitarbeiter einzustellen. Der Prozess beginnt mit einem Anforderungsformular. Sobald es intern genehmigt ist, wird eine Bestellung an den SaaS-Anbieter gesendet. Kurz darauf ist Ihr Team einsatzbereit und mit den Tools ausgestattet, die es für seinen Erfolg braucht. Das ist Einkauf, effizient und auf den Punkt gebracht.

H2: Schritte im Kaufprozess

Beim Einkauf geht es nicht nur darum, eine Bestellung aufzugeben, sondern sicherzustellen, dass jeder Schritt reibungslos, effizient und fehlerfrei verläuft. 

Dies geschieht folgendermaßen:

Schritt 1: Eingang der Bestellanforderung

Jemand in Ihrem Team stellt einen Bedarf fest und reicht eine Bestellanforderung zur Genehmigung ein. Das ist der erste Kontrollpunkt im Beschaffungsprozess.

Beispiel: Ihr IT-Team beantragt 10 neue SaaS-Lizenzen für das Onboarding von Mitarbeitern und erklärt, warum sie benötigt werden und wie sie verwendet werden sollen.

Tipp: Machen Sie es von Anfang an richtig. Achten Sie darauf, dass die Anforderungsformulare detailliert und klar sind, z. B. was benötigt wird, warum es benötigt wird und wann es benötigt wird. 

Schritt 2: Genehmigung des Anforderungsschreibens

Nicht jeder Antrag erhält sofort grünes Licht. Die Anforderung muss von den richtigen Personen geprüft und genehmigt werden, um sicherzustellen, dass sie mit den Budgets und Richtlinien vereinbar ist.

Beispiel: Das Finanzteam prüft den Antrag anhand des Budgets der Abteilung und bestätigt, dass die Ausgaben mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Tipp: Lassen Sie Genehmigungen nicht schleifen. Nutzen Sie automatisierte Workflows, um Anfragen direkt an die richtige Person zu senden und Verzögerungen zu vermeiden. 

Schritt 3: Einholung und Auswertung von Angeboten

Zeit, sich umzusehen. Wenn Sie Kostenvoranschläge einholen müssen, stellt dieser Schritt sicher, dass Sie das beste Angebot erhalten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Beispiel: Für die SaaS-Lizenzen bestätigt das Einkaufsteam die Preisgestaltung mit dem Anbieter und sondiert Rabatte für einen mehrjährigen Vertrag.

Tipp: Werfen Sie ein weites Netz aus. Holen Sie immer mindestens drei Angebote ein und nehmen Sie sich Zeit für einen Vergleich. Der Preis ist wichtig, aber auch die Lieferbedingungen, Garantien und versteckte Extras. 

Schritt 4: Erteilung der Bestellung (PO)

Dies ist der offizielle Startschuss. Die Bestellanforderung wird zu einer Bestellung, die als Vertrag zwischen Ihnen und dem Lieferanten gilt.

Beispiel: Die Bestellung wird an den SaaS-Anbieter geschickt und enthält Angaben zur Anzahl der Lizenzen, zum Preis und zum voraussichtlichen Liefertermin.

Tipp: Genauigkeit ist alles. Bevor Sie die Bestellung abschicken, überprüfen Sie jedes Detail wie Menge, Preis und Lieferfristen. 

Schritt 5: Erhalt von Waren oder Dienstleistungen

Jetzt geht es darum, sicherzustellen, dass man das bekommt, wofür man bezahlt hat. Waren werden geprüft, Dienstleistungen sind 

überprüft, und etwaige Unstimmigkeiten werden kenntlich gemacht.

Beispiel: Der SaaS-Anbieter aktiviert die Lizenzen, und Ihr IT-Team testet sie, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen.

Tipp: Gehen Sie nie davon aus, dass alles in Ordnung ist. Verwenden Sie eine Checkliste, um zu überprüfen, ob die Artikel wie bestellt sind oder die Dienstleistungen den Erwartungen entsprechen. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, sprechen Sie es sofort an. 

Schritt 6: Rechnungsbearbeitung und Zahlung

Schließlich schickt der Lieferant eine Rechnung, die mit der Bestellung abgeglichen wird, und eine Lieferbestätigung, bevor die Zahlung erfolgt.

Beispiel: Das Finanzteam prüft die Rechnung des SaaS-Anbieters, stellt sicher, dass sie den vereinbarten Bedingungen entspricht, und wickelt die Zahlung pünktlich ab.

Tipp: Prüfen, prüfen und nochmals prüfen. Gleichen Sie die Rechnung mit der Bestellung und der Quittung ab. Das ist ein schneller, aber wichtiger Schritt, um Fehler oder Überzahlungen zu vermeiden. 

Beschaffung vs. Einkauf: Die wichtigsten Unterschiede

Beschaffung und Einkauf klingen vielleicht wie dasselbe, sind es aber nicht. 

Bei der Beschaffung geht es um Strategie, langfristiges Denken, den Aufbau von Beziehungen und die Abstimmung der Ausgaben auf die Ziele Ihres Unternehmens. 

Der Einkauf hingegen konzentriert sich auf die Ausführung. Es ist die taktische Seite der Dinge, die sicherstellt, dass die Bestellungen aufgegeben, die Waren geliefert und die Zahlungen getätigt werden.

Wenn Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung verstehen, können Sie beide Prozesse optimieren.

Vergleich zwischen Beschaffung und Einkauf

Betrachten Sie Beschaffung und Einkauf als Teile desselben Prozesses. Zusammen bilden sie den Zyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung, der Strategie und Ausführung in einem nahtlosen Fluss verbindet. Und so funktioniert es:

Schritte zur Beschaffung

• Ermitteln Sie den Bedarf: Beginnen Sie damit, genau herauszufinden, was Ihr Unternehmen benötigt.
• Quellenlieferanten: Recherchieren und prüfen Sie potenzielle Anbieter. Vergewissern Sie sich, dass sie Ihren Qualitäts- und Kostenstandards entsprechen.
• Aushandeln und Abschließen von Verträgen: Schließen Sie Verträge ab, die einen Mehrwert bieten und das Risiko minimieren.

Schritte zur Beschaffung

• Bestellungen auslösen: Jetzt beginnt die Arbeit. Wandeln Sie Anfragen in offizielle Aufträge um, die alle Details enthalten.
• Erhalt von Waren oder Dienstleistungen: Überprüfen Sie alles, wenn es eintrifft. Entspricht es den vereinbarten Standards? Wenn nicht, kennzeichnen Sie es sofort.
• Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen: Stimmen Sie die Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein ab, und geben Sie die Zahlung frei. Keine Überraschungen, keine Verzögerungen.

Die Rolle der Technologie bei Beschaffung und Einkauf

Die Technologie verändert das Beschaffungswesen und den Einkauf und hilft Ihnen, schneller, intelligenter und effektiver zu arbeiten.

So geht's Beschaffungssoftware kann Ihren Prozess verändern:

• Automatisieren Sie die langweiligen Dinge. Anforderungsformulare, Genehmigungen und der Abgleich von Rechnungen sind sich wiederholende Aufgaben, die ewig dauern, wenn Sie sie manuell erledigen. E-Procurement-Plattformen erledigen das alles automatisch, was Ihnen Zeit spart und kostspielige Fehler vermeidet.

• Verwandeln Sie Daten in Entscheidungen. Moderne Beschaffungstools sammeln nicht nur Daten - sie geben Ihnen auch Einblicke in Echtzeit. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben, messen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten und erkennen Sie Möglichkeiten zur Kostensenkung. So können Sie schneller kluge Entscheidungen treffen.

• Bringen Sie alle auf dieselbe Seite. Cloud-basierte Systeme erleichtern die Teamarbeit. Mit gemeinsamen Dashboards können Beschaffungs-, Finanz- und Betriebsteams nahtlos zusammenarbeiten und so Verzögerungen und Verwirrung vermeiden.

• Vereinfachen Sie das SaaS-Chaos. Die Verwaltung von Softwarelizenzen kann ein Alptraum sein. Spezialisiert Beschaffungsinstrumente für SMBs Beschaffung verfolgen, was Sie verbrauchen, markieren ungenutzte Abonnements und verhindern, dass Sie zu viel bezahlen. Das ist ein Wendepunkt.

• Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter. Technologie beschleunigt nicht nur die Dinge, sondern gibt Ihnen auch die Kontrolle. Dank optimierter Arbeitsabläufe und besserer Übersicht verbringen Sie weniger Zeit mit Brandbekämpfung und haben mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.