Effektives SaaS-Budgetmanagement beginnt mit der Investition in die richtigen Tools

Ist Ihr SaaS-Budget außer Kontrolle geraten? Wenn Ihr Unternehmen klein ist und schnell wächst, wird ein proaktives SaaS-Budgetmanagement zum Lebensretter. 

Die Zunahme von App-Abonnements, ungeprüften Verlängerungen und nicht optimierten Lizenzen kann die Ressourcen schnell erschöpfen. 

Lassen Sie uns einen Blick auf praktische Erkenntnisse und bewährte Strategien zur SaaS-Budgetplanung werfen, die Ihnen helfen werden, die Einführung von SaaS-Tools zu optimieren und Ihr IT-Budget strategisch zu überdenken. 

Verfolgung der SaaS-Nutzung und Messung des ROI: warum das wichtig ist

Was ist SaaS-Budgetierung?

Die SaaS-Budgetierung ist der Prozess der Planung, Zuweisung und Verwaltung von Finanzmitteln speziell für SaaS-Abonnements innerhalb eines Unternehmens.

Dazu gehören die Vorhersage von Ausgaben, die Bewertung der App-Nutzung und die Verfolgung von Erneuerungszyklen, um zu gewährleisten, dass jedes Tool mit den Geschäftsanforderungen und Budgetbeschränkungen übereinstimmt. Sobald Unternehmen anfangen, SaaS-Budgets proaktiv zu verwalten, können sie Kosten kontrollieren, Verschwendung vermeiden und den Wert ihrer Software-Investitionen maximieren.

Verwaltung des SaaS-Budgets als Betriebsausgabe (OpEx)

In den letzten Jahren hat sich die Zahl der SaaS-Anwendungen rasant vervielfacht: Einige Unternehmen fügen jeden Monat bis zu 10 neue Tools hinzu, und große Unternehmen haben über 600 verschiedene Anwendungen in ihrem Portfolio (Spendesk, Custify, 2024). Es wird erwartet, dass SaaS wird bis 2025 85% aller Geschäftsanwendungen betreiben, verglichen mit 70% im Jahr 2023 (BetterCloud, 2020).

Dieses Wachstum hat dazu geführt, dass sich die Software von den Investitionsausgaben (CapEx) zu den Betriebsausgaben (OpEx) verlagert hat, wobei die SaaS-Tools jetzt etwa 77% der IT-Budgets. Diese hohen Ausgaben erfordern eine sorgfältige Überwachung, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass nur die wertvollsten Instrumente im Einsatz bleiben.

Um die Nutzungsmuster und den ROI effektiv verfolgen zu können, müssen Sie wissen, welche Tools aktiv sind, und bewerten, wie jedes Tool zur Gesamtproduktivität und Innovation beiträgt.

Zum Beispiel, Daten von Flexera zeigen dass fast 30% der SaaS-Ausgaben häufig auf nicht genutzte oder redundante Software entfallen, was das Potenzial für erhebliche Kosteneinsparungen offenbart.

Diese Trends erfordern eine strenge Budgetkontrolle und die Überwachung der Nutzungsmetriken von Anwendungen in Echtzeit. Eine der besten Möglichkeiten, diesen Prozess zu automatisieren, ist die Nutzung der Saas-Management-Plattform, um zu ermitteln, welche Tools wirklich einen Mehrwert bieten und welche entfernt werden könnten.

Priorisierung von unternehmenskritischen Tools gegenüber Nice-to-Have-Tools

Bei der Budgetierung von SaaS ist die Unterscheidung zwischen "unternehmenskritischen" und "Nice-to-have"-Tools von entscheidender Bedeutung. 

Unternehmenskritische Tools sind solche, die direkt zu wesentlichen Geschäftsfunktionen beitragen oder einen hohen ROI bieten, wie z. B. eine CRM-Software (Customer Relationship Management) für ein Vertriebsteam. Auf der anderen Seite bieten "Nice-to-have"-Tools zusätzliche Vorteile, sind aber für den täglichen Betrieb nicht unerlässlich, wie z. B. eine sekundäre Projektmanagement-App, die von einer einzelnen Abteilung genutzt wird.

Strategien für die Priorisierung von SaaS-Tools

• Kosten-Nutzen-Analyse. Beginnen Sie damit, den ROI jedes Werkzeugs zu bewerten. Berechnen Sie, wie viel jedes Tool im Vergleich zum Wert, den es dem Unternehmen bringt, kostet. Konzentrieren Sie sich auf Tools mit messbarem Nutzen, wie z. B. erhöhte Produktivität oder reduzierte Betriebskosten.
• Abteilungsspezifische Bedürfnisse. Arbeiten Sie mit den Abteilungsleitern zusammen, um herauszufinden, welche Tools für ihre Arbeitsabläufe unerlässlich sind. Während das Marketing beispielsweise Analysesoftware Priorität einräumt, könnte die Technik Entwicklungswerkzeuge als entscheidend betrachten.
• Nutzungsmetriken und Engagement. Tools, die häufig abteilungsübergreifend genutzt werden, sind wichtiger, während Tools, die nur wenig genutzt werden, als "Nice-to-have" eingestuft werden können. Die Überwachung der App-Nutzung ermöglicht es Unternehmen, nur die wichtigsten Tools zu behalten und Redundanzen zu beseitigen.

Sobald die SaaS-Tools nach Prioritäten geordnet sind, können Unternehmen ihre SaaS-Budgets besser zuordnen, indem sie Mittel für wichtige Anwendungen reservieren und gleichzeitig prüfen, ob sie "Nice-to-have"-Tools beibehalten oder ersetzen sollten. Dieser disziplinierte Ansatz garantiert, dass der Software-Stack fokussiert, relevant und kosteneffektiv bleibt.

Vorhersage von Nutzerwachstum und Lizenzbedarf

Ein effektives SaaS-Budgetmanagement hängt von der genauen Vorhersage des Nutzerwachstums und des Lizenzbedarfs ab. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Nachfrage nach Tools. Daher ist es wichtig, die aktuelle Nutzung mit den zukünftigen Anforderungen in Einklang zu bringen.

Eine Fehleinschätzung des Lizenzbedarfs kann dazu führen, dass zu viel Geld für ungenutzte Lizenzen ausgegeben wird oder dass bei einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage eine Aufstockung erforderlich wird.

Bei der Planung des Nutzerwachstums ist es hilfreich, historische Trends bei der Nutzerakzeptanz, der Abteilungserweiterung und den spezifischen Projektzeitplänen zu bewerten. 

Wenn das Unternehmen zum Beispiel plant, neue Teams für ein bestimmtes Projekt einzustellen, ist es von Vorteil, deren Softwareanforderungen im Voraus zu bewerten.

Dies beginnt mit einer historischen Analyse vergangener Nutzertrends und Software-Nutzungsmuster. Die Prüfung von Daten über die Nutzung von Lizenzen in der Vergangenheit bietet eine zuverlässige Grundlage für die Schätzung des künftigen Bedarfs und die Optimierung des Budgets.

Im nächsten Schritt können Unternehmen durch den Abgleich historischer Lizenzkäufe mit dem projektbezogenen Bedarf sowohl die finanzielle Belastung durch Last-Minute-Lizenz-Upgrades als auch das Risiko vermeiden, für mehr Lizenzen zu bezahlen als genutzt werden. 

Der nächste Schritt besteht darin, flexible Lizenzvereinbarungen zu unterzeichnen, die einen Puffer für unvorhergesehene Änderungen bieten können. Viele SaaS-Anbieter bieten anpassungsfähige Pläne, die mit dem Nutzerwachstum mitwachsen können. Diese Flexibilität hilft, unnötige Verlängerungen zu vermeiden, und garantiert, dass die Budgetzuweisungen nur aktive und notwendige Lizenzen widerspiegeln.

Schließlich sorgen zukunftssichere Verträge dafür, dass die Lizenzierung auf das langfristige Unternehmenswachstum abgestimmt bleibt. Die Aushandlung von Verträgen mit Optionen zur Änderung oder Erweiterung der Nutzung hilft, unnötige Verlängerungen und übermäßige Ausgaben für ungenutzte Lizenzen zu vermeiden.

Zusammen unterstützen diese Strategien einen proaktiven, skalierbaren Ansatz für die Verwaltung von SaaS-Budgets, der den aktuellen Bedarf mit künftigem Wachstum in Einklang bringt. 

Maßgeschneiderte Zugriffsebenen und Genehmigungsabläufe für eine effektive SaaS-Budgetkontrolle

Eine gut organisierte Zugangs- und Genehmigungsstruktur vereinfacht die SaaS-Budgetierung, indem sie sicherstellt, dass die wichtigsten Nutzer Zugang haben, was besonders für budgetbewusste Unternehmen wichtig ist. SaaS-Tools können schnell zu einer Belastung für das Budget werden, wenn der Zugang nicht sorgfältig verwaltet wird.

Implementierung eines abgestuften Zugangs auf der Grundlage der Benutzeranforderungen

Die abgestufte Zugriffskontrolle bezieht sich auf die Zuweisung verschiedener Zugriffsebenen für SaaS-Tools in Abhängigkeit von den Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer. Ziel dieser Methode ist es, zu gewährleisten, dass nur bestimmte Personen je nach ihrer Funktion Zugang zu bestimmten kostspieligen oder sensiblen Anwendungen haben. 

Zum Beispiel, ein RBAC-Modell (rollenbasierte Zugriffskontrolle) können Berechtigungen auf hoher Ebene auf bestimmte Abteilungen wie Finanzen oder IT beschränken und anderen nur begrenzte Berechtigungen zuweisen. Dieser Ansatz reduziert nicht nur die potenziellen Kosten, die mit einer übermäßigen Bereitstellung verbunden sind, sondern erhöht auch die Sicherheit und Compliance innerhalb des SaaS-Ökosystems.

Einrichtung eines klaren SaaS-Genehmigungsworkflows für Budgetierung und Planung

Ein Genehmigungsworkflow ist das Rückgrat eines effizienten SaaS-Verwaltungsprozesses. Dieser Workflow legt Kontrollpunkte fest, bevor neue Softwarekäufe, Upgrades oder Verlängerungen bearbeitet werden, und stellt sicher, dass jede Anfrage auf ihre Budget- und Nutzbarkeit hin geprüft wird.

Ziel ist es, die Genehmigungsabläufe zu optimieren, indem Anfragen je nach Bedarf oder Dringlichkeit des Unternehmens mit Hilfe bedingter Logik weitergeleitet werden. 

Betrachten wir im Folgenden ein Beispiel für einen klaren SaaS-Genehmigungsworkflow.

In der Regel unterstützen SaaS-Workflow-Tools für Genehmigungen parallele Genehmigungen, d. h. mehrere Beteiligte können Anfragen gleichzeitig genehmigen oder prüfen und so den Prozess beschleunigen.

Sobald Sie diese beiden Strukturen - abgestufter Zugriff und Genehmigungsworkflows - integriert haben, kann Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über die SaaS-Ausgaben erlangen, die Nutzung von SaaS-Tools an den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen ausrichten und die Kosten im Zusammenhang mit redundanten oder nicht ausgelasteten Anwendungen minimieren.

Strategien zur Nutzung von Rabatten auf SaaS-Tools

Ein proaktiver Ansatz für das SaaS-Budgetmanagement umfasst Strategien zur Sicherung von Rabatten und zur Aushandlung günstiger Konditionen. 

Wirksame Rabattstrategien können die SaaS-Kosten erheblich senken und einen langfristigen Wert schaffen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenztem Budget. 

Schauen wir uns einige beliebte Strategien auf dem Markt an.

Großeinkäufe und langfristige Verpflichtungen

Zum Beispiel bieten Jahres- oder Mehrjahrespläne oft Rabatte im Vergleich zu monatlichen Preisen. 

Nach Angaben von Openviewpartners Berichtkönnen Unternehmen bis zu 20-30% sparen, wenn sie eine längere Vertragslaufzeit verlangen. Darüber hinaus erhöhen die Anbieter in der Regel den Preisnachlass um 5% für jedes weitere Jahr in einem Mehrjahresvertrag. Diese Verträge senken die Kosten und vereinfachen die Finanzplanung, da die Preise über mehrere Jahre festgeschrieben werden, was Preiserhöhungen in der Mitte der Vertragslaufzeit abschwächt.

Verhandlungen über Verlängerungen und den Zeitpunkt der Erneuerung

Verlängerungszeiträume bieten eine einmalige Gelegenheit, bessere Bedingungen auszuhandeln. 

Spendbase's saas-verwaltungsplattformhilft beispielsweise dabei, die Termine für Vertragsverlängerungen zu verfolgen, so dass die Finanzteams Lizenzen neu verhandeln oder Alternativen prüfen können, bevor die Verträge automatisch verlängert werden. 

Bei der Planung können Unternehmen auf der Grundlage von Nutzungsdaten günstige Konditionen aushandeln und ihr Engagement unter Beweis stellen, was die Anbieter zu schätzen wissen, wenn sie Rabatte anbieten. Die Daten von Spendbase zeigen, dass Kunden während des Erneuerungsprozesses bis zu 39% sparen können, wenn sie die Bedingungen im Voraus neu aushandeln.

Nutzung von Partnerschaften und Allianzen

Einige SaaS-Anbieter bieten Partnerprogramme oder Allianzen an, die mit exklusiven Angeboten verbunden sind. Unternehmen, die bestimmten professionellen Netzwerken wie der Cloud Native Computing Foundation angehören, können beispielsweise Partnerrabatte auf ausgewählte SaaS-Tools erhalten. Dieser Schritt kann zu wertvollen Einsparungen führen, die für den breiten Markt nicht ohne Weiteres verfügbar sind.

Verwendung von Tools und Plattformen zur Rabattverfolgung

SaaS-Verwaltungsplattformen bieten häufig Tools zur Verfolgung verfügbarer Rabatte, zur Analyse von Ausgabentrends und zur Verwaltung von Lieferantenverhandlungen. Diese Plattformen bieten auch Zugang zu Branchen-Benchmarks, die die Verhandlungsbemühungen unterstützen können.

Verwaltung von Preisänderungen und Vertragsverlängerungen

Die Navigation durch die Preisschwankungen und automatischen Verlängerungsfunktionen für SaaS-Verträge kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn die Kosten steigen und weitere Tools auf den Markt kommen. SaaS-Anbieter passen die Preise häufig aufgrund von Marktbedingungen, Funktionserweiterungen und Serviceanpassungen an.

Das Problem ist, dass im SaaS-Ökosystem unerwartete Preiserhöhungen und automatische Verlängerungsklauseln das Budget belasten können, wenn es nicht aktiv verwaltet wird. Regelmäßige Überprüfungen der bestehenden Verträge und die fortlaufende Verfolgung der Preisänderungen bei SaaS-Abonnements helfen dabei, unkontrollierbare Budgetzuwächse im Laufe der Zeit zu bewältigen. 

Grundsätzlich setzt ein effektives Vertragsmanagement voraus, dass jedes Abonnement oder jede Lizenz von Anfang bis Ende aktiv überwacht wird, um unerwartete Verlängerungen und Kostenüberschreitungen zu minimieren.

Die Verwaltung von Verträgen ist ein komplexer und ressourcenintensiver Prozess, der oft ein eigenes Team erfordert, das sich um alle Phasen kümmert - vom Entwurf der Verträge bis zur Überwachung der Leistung und der Kontrolle von Verlängerungen. 

In größeren Unternehmen kann dies bedeuten, dass sich eine ganze Abteilung auf die Einhaltung der Vorschriften, die Verfolgung wichtiger Termine und die Aushandlung günstiger Bedingungen konzentriert. Kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen jedoch häufig die Ressourcen für eine solche engagierte Überwachung.

An dieser Stelle werden SaaS-Verwaltungsplattformen unschätzbar wertvoll. Sie automatisieren viele Phasen der Vertragsverwaltung und helfen kleineren Teams, die Kontrolle über ihre Software-Investitionen zu erlangen, ohne zusätzliche Ausgaben für spezielles Personal. 

Plattformen wie Spendbase helfen zum Beispiel dabei Analysieren Sie Ihre Saas-Ausgabenunterstützen automatische Verlängerungswarnungen, die Verfolgung der Nutzung und ermöglichen Unternehmen eine effektive Vertragsverwaltung ohne umfangreiche manuelle Eingriffe. Mit automatisierten Verlängerungsprozessen können kleine Unternehmen außerdem unvorhergesehene Ausgaben vermeiden und die Beziehungen zu ihren Lieferanten vereinfachen - und das alles über eine einzige Schnittstelle.

Einrichtung eines Verlängerungskalenders für ein nahtloses Vertragsmanagement

Zusätzlich zur Vertragsverwaltung können Unternehmen Preisänderungen verfolgen und proaktiv entscheiden, welche Abonnements beibehalten, neu verhandelt oder über den automatischen Verlängerungskalender gekündigt werden sollen. 

Dieser Kalender zentralisiert die Verlängerungsdaten, warnt vor auslaufenden Verträgen und ermöglicht es den Finanzteams, die anstehenden Verlängerungen im Voraus zu budgetieren. Spendbase b2b saas abonnementverwaltung macht diesen Prozess noch reibungsloser, indem es Verlängerungsdaten, Abonnementkosten und Nutzungsdaten auf einen Blick zusammenfasst.

Mit Spendbase Software-Erneuerungsmanagementkönnen Teams alle Verlängerungsdaten, Abonnementkosten und Nutzungsraten an einem Ort einsehen. Ein Indikator für die "letzte Verlängerung" hilft, unnötige Abonnements vor der automatischen Verlängerung zu kündigen.

Durch die Integration mit Plattformen wie QuickBooks werden Daten über vergangene Ausgaben direkt in den Erneuerungskalender übernommen, was die Budgetprognose vereinfacht und den Unternehmen hilft, ihre Ressourcen effizient zuzuweisen. 

Automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Unternehmen rechtzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen benachrichtigt werden. Benachrichtigungen für monatliche, vierteljährliche und auslaufende Verträge helfen dabei, die Bedingungen bei Bedarf zu überprüfen oder neu zu verhandeln.

Schließlich bietet das Erneuerungs-Widget eine klare monatliche Aufschlüsselung der anstehenden SaaS-Ausgaben, so dass die Finanzteams die Mittel effektiv zuweisen und das ganze Jahr über organisiert bleiben können.