Effiziente SaaS-Beschaffung:
Schlüsselstrategien für Finanz- und IT-Teams

Steigen Ihre SaaS-Ausgaben schneller als erwartet? Dann ist es vielleicht an der Zeit, Ihren Beschaffungsprozess zu überdenken. 

Ohne eine strukturierte Strategie kann die Verwaltung von Softwarekäufen chaotisch werden und zu Budgetüberschreitungen, doppelten Abonnements und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen.

SaaS-Beschaffung ist mehr als nur der Kauf von Software. Es geht darum, strategische Entscheidungen zu treffen, die mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen. Ohne einen klaren Prozess laufen Sie Gefahr, zu viel Geld für Tools auszugeben, die keinen Mehrwert bringen, oder Verträge nicht effizient zu verwalten.

Im Folgenden erfahren Sie, warum die SaaS-Beschaffung für Ihr Budget und Ihren ROI so wichtig ist und wie Sie sie für bessere Ergebnisse optimieren können.

Was ist SaaS-Beschaffung?

SaaS-Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Erwerbs und der Verwaltung von abonnementbasierter Cloud-Software (Software-as-a-Service) für ein Unternehmen. 

Im Gegensatz zur Softwarebeschaffung der alten Schule, bei der Sie eine einmalige Lizenz erwerben, beinhaltet SaaS laufende Verträge und Abonnements. Zu den wichtigsten Aufgaben bei der SaaS-Beschaffung gehören die Auswahl der richtigen Software, die Verwaltung von Verträgen und die Überwachung von Verlängerungen.

In vielen Definitionen wird die SaaS-Beschaffung als ein kostensparendes und produktivitätssteigerndes Instrument hervorgehoben. Um jedoch eine umfassendere Definition einzuführen, müssen wir uns auf ihren strategischen Wert konzentrieren. 

Die SaaS-Beschaffung zentralisiert den Softwareerwerb, verhindert Redundanzen und gewährleistet abteilungsübergreifende Compliance. Dies steht im Gegensatz zu dezentralen Modellen, bei denen verschiedene Teams unabhängig voneinander Software erwerben, was zu doppelten Abonnements und Sicherheitsrisiken führt.

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens mit mehr als 100 Mitarbeitern. Ohne einen strukturierten Beschaffungsprozess kaufen in einem solchen Unternehmen verschiedene Abteilungen oft die gleichen Tools. Dies führt zu einer Verschwendung von Mitteln für Mehrfachabonnements sowie zu erhöhten Cybersicherheitsrisiken aufgrund eines nicht verwalteten Softwarezugriffs.

Durch die Einführung eines SaaS-Beschaffungsprozesses werden diese Probleme entschärft. Einmal eingeführt, erhalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Softwarenutzung, rationalisieren das Vertragsmanagement und treffen fundierte Entscheidungen darüber, welche Tools dem Unternehmen wirklich nützen.

Wie sich die SaaS-Beschaffung unterscheidet

Die SaaS-Beschaffung bietet im Vergleich zu herkömmlichen Beschaffungsmodellen einzigartige Herausforderungen und Vorteile. Im Gegensatz zu Branchen, in denen sich die Beschaffung um physische Güter oder einmalige Softwarekäufe dreht, funktioniert SaaS auf der Grundlage eines Abonnementmodells, das laufende Lieferantenbeziehungen erfordert. 

Vor allem kleine Unternehmen müssen sich mit diesen Unterschieden sorgfältig auseinandersetzen.

Bei der herkömmlichen Beschaffung haben Unternehmen oft mit Großeinkäufen oder festen Verträgen zu tun, die über Jahre laufen. Mit SaaS verwalten Sie mehrere kurzfristige Verträge, oft mit unterschiedlichen Verlängerungsdaten.

Außerdem bieten SaaS-Anbieter flexible Preismodelle an. Dies erfordert ein aktiveres Vertragsmanagement. Kleine Unternehmen müssen regelmäßig prüfen, ob sie noch einen Nutzen aus ihren Abonnements ziehen oder ob es an der Zeit ist, sie zu erweitern oder zu reduzieren.

Die Integration in bestehende Systeme ist ein weiterer entscheidender Faktor. Viele kleine Unternehmen sind auf Buchhaltungs- oder ERP-Systeme angewiesen, und SaaS-Beschaffungslösungen müssen in diese Architektur passen.

Wenn SaaS-Beschaffungstools nicht gut integriert sind, verursachen sie zusätzliche Arbeit für Finanz- und IT-Teams und machen die Verfolgung von Kosten und Nutzung komplexer.

Da mehrere SaaS-Tools im Einsatz sind, müssen Unternehmen ihr Datenmanagement zentralisieren, um Informationssilos zu vermeiden. Andernfalls sind Ineffizienzen und Schwierigkeiten beim Treffen strategischer Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten vorprogrammiert.

Kurz gesagt, die SaaS-Beschaffung erfordert eine kontinuierliche Überwachung, Flexibilität und ein effizientes Lieferantenmanagement. Durch die Adressierung Herausforderungen bei der Beschaffungkönnen kleine Unternehmen unnötige Kosten vermeiden und die Anpassung der Softwaretools an ihr Wachstum gewährleisten.

Häufige Fehler bei der SaaS-Beschaffung

Die SaaS-Beschaffung ist ein dynamischer Prozess, und viele Unternehmen machen immer wieder Fehler, die zu unnötigen Kosten und Ineffizienzen führen. Hier sind einige der häufigsten Probleme:

• Mangelnde Sichtbarkeit. Unternehmen zahlen oft zu viel für ungenutzte oder nicht ausgelastete Abonnements, wenn sie ihre Softwarenutzung nicht kontrollieren. Es ist wichtig, den Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende zu verfolgen und zu prüfen, ob jeder Kauf mit den tatsächlichen Geschäftsanforderungen übereinstimmt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie diese Herausforderung meistern können, lesen Sie unseren Leitfaden über Beschaffungsvisibilität.
• Unkontrollierte Ausbreitung von Software. Wenn Unternehmen wachsen, sammeln sie mehrere SaaS-Tools an, von denen viele ähnliche Zwecke erfüllen. Dies führt zu doppelten Abonnements und höheren Kosten. Regelmäßige Audits können helfen SaaS-Wildwuchs stoppen.
• Versäumnisse bei der Verwaltung von Verlängerungen. Automatische Vertragsverlängerungen können kostspielig sein, wenn Unternehmen vergessen zu prüfen, ob sie die Software noch benötigen. Unternehmen müssen ihre Verträge aktiv verwalten und Warnmeldungen für anstehende Verlängerungen einstellen ihre Softwarebedürfnisse neu zu bewerten, bevor sie sich für einen weiteren Abonnementzyklus entscheiden.
• Schlechtes Vertragsmanagement. Viele Unternehmen achten nicht auf die Bedeutung der Vertragsverhandlung und Verwaltung. Werden Mengenrabatte verpasst oder die Vertragsbedingungen nicht neu ausgehandelt, kann dies dazu führen, dass man mehr als nötig für die Dienstleistungen bezahlt.

Vorteile der SaaS-Beschaffung richtig gemacht

Eine effektive SaaS-Beschaffung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich erheblich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken. 

Ein wesentlicher Vorteil ist die Kostenkontrolle. Im Durchschnitt, 30% der Ausgaben für SaaS-Software in einem Unternehmen ungenutzt oder vergeudet ist. Dies muss jedoch nicht der Fall sein.

Software für das SaaS-Ausgabenmanagement ist einer der Ansätze, die Unternehmen verfolgen, um die Kosten ihres SaaS-Portfolios zu kontrollieren und den Wert von SaaS-Anwendungen durch effektive Kostenoptimierungstaktiken zu maximieren. Eine ordnungsgemäße Verwaltung hilft Unternehmen, solche Verschwendung zu vermeiden und garantiert, dass jedes Tool seinen Zweck erfüllt.

Ein weiterer großer Vorteil ist iVerbesserte Sichtbarkeit. Wenn Unternehmen ihre SaaS-Beschaffung organisieren, zentralisieren sie die Verwaltung und vermeiden Software-Silos. 

SaaS-Beschaffungsinstrumente helfen Unternehmen dabei, zu analysieren, wie viel sie ihre Abonnements im Vergleich zu ihren Kosten nutzen. Sie können erkennen, wo sie für Dinge bezahlen, die sie nicht wirklich brauchen, und so ihre Ressourcen besser nutzen.

Auch das Lieferantenmanagement wird einfacher. Mit einem klaren Beschaffungsprozess können Unternehmen bessere Bedingungen mit Anbietern aushandeln. Dazu können Rabatte für langfristige Verträge oder die Anpassung von Abonnementstufen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung gehören.

Die Datensicherheit verbessert sich, wenn Beschaffungsteams die gesamte Software verfolgen und verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Tools den Compliance-Standards entsprechen, wie z. B. der GDPR, die für den Schutz sensibler Daten unerlässlich ist. Die Verfolgung der Softwarenutzung hilft auch, Sicherheitsrisiken zu vermeiden, die mit nicht verwalteten Apps verbunden sind.

Schließlich fördert eine effektive SaaS-Beschaffung die Innovation. Wenn die Tools gut integriert und strategisch ausgewählt sind, können Unternehmen neue Software ausprobieren, ohne sich um Budget- oder Sicherheitsprobleme sorgen zu müssen. Diese Flexibilität unterstützt das Wachstum und hilft den Teams, Tools einzuführen, die den langfristigen Erfolg fördern.

Wie man einen intelligenten SaaS-Beschaffungsprozess einrichtet

Ein SaaS-Beschaffungsprozess umfasst alles, was zur Beschaffung eines neuen SaaS-Produkts gehört. Um Ihre Software effizient zu verwalten, ist es entscheidend, diesen Prozess richtig einzurichten. 

Sich auf Tabellenkalkulationen zu verlassen, um Softwarekäufe, -erneuerungen und -nutzung zu verfolgen, ist nicht mehr sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen wächst. Dies gilt vor allem für kleine Unternehmen, die schnell expandieren.

Um volle Transparenz und Kontrolle über Ihren SaaS-Stack zu erlangen, benötigen Sie spezielle Beschaffungstools, die die wichtigsten Schritte in diesem Prozess automatisieren.

Diese Tools automatisieren die Bearbeitung von Anfragen, Genehmigungen und Verlängerungen und zentralisieren alle Beschaffungsdaten, so dass Sie einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben erhalten.

Was ist SaaS-Beschaffungssoftware?

SaaS-Beschaffungssoftware soll den Erwerb und die Verwaltung von Cloud-basierten Software-Abonnements automatisieren und rationalisieren. Sie sollten Lösungen in Betracht ziehen wie Beschaffung-zu-Beschaffung (I2P) und Beschaffung-zu-Zahlung (P2P), die verschiedene Phasen der Beschaffung abdecken. 

Während sich I2P-Lösungen auf die Rationalisierung der Genehmigungsprozesse für Beschaffungsanträge konzentrieren, decken P2P-Lösungen die Einkaufsphase ab.

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was diese Werkzeuge leisten und wie viel sie kosten, sehen Sie sich die Liste der besten Beschaffungsinstrumente für SMBs.

Die Investition in das richtige Beschaffungstool kann erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen mit sich bringen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die effizient skalieren wollen.