Bewährte Verfahren für die SaaS-Erneuerung:
Tabellenkalkulationen über Bord werfen und Einsparungen erzielen

Da der SaaS-Markt von Jahr zu Jahr wächst, profitieren Unternehmen von mehr zeitsparenden und budgetfreundlichen Tools als je zuvor. Das ist wunderbar, aber nicht immer eine Win-Win-Situation. 

Das durchschnittliche Unternehmen verschwendet 51% der Lizenzen und $18 Millionen jährlich bei nicht überprüfter Software. Wie kann das passieren?

• Jede neue Anwendung ist mit einem Abonnementplan verbunden, den es zu verwalten gilt. Für die meisten mittelgroßen Unternehmen sind das mindestens 50 verschiedene Termine und Verlängerungsverfahren, die sie im Auge behalten müssen. 
• Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Tabellen, um Informationen über App-Abonnements zu sammeln. Solche Verfahren sind anfällig für menschliche Fehler und Verwirrung. Sie können auch keine Verlängerungserinnerungen einstellen, was zu Panik in letzter Minute Tage vor der Verlängerung oder sogar zu verpassten Fristen führt. 
• Das Fehlen einer angemessenen internen SaaS-Prüfung bedeutet, dass die Geldverschwendung für ineffiziente Anwendungen unbemerkt bleibt. 
• Automatische Antragsverlängerungen sind eine perfekte Tarnung, da sie den Anschein erwecken, dass sie bei langwierigen Verlängerungsprozessen "Zeit sparen". In Wirklichkeit gehen durch die automatische Verlängerung Angebote, Rabatte und Einsparungen verloren. 

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie hier genau richtig. 

Ein effektiver SaaS-Erneuerungsprozess sorgt dafür, dass Ihre finanzielle Leistung nicht leidet. Viele Unternehmen erzielen jeden Tag erhebliche Einsparungen. 

Ein mittelgroßes Unternehmen mit mehr als 650 Mitarbeitern hat zum Beispiel Software-Einsparungen von über $128.000 unter Anwendung der besten Erneuerungspraktiken. 

Ein kleines Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern hat 45-50% Rabatte für vier SaaS-Anwendungen mit Hilfe von Best Practices für die Erneuerung. Sie feierten auch die Zeit, die sie in diesem Prozess gewonnen hatten. 

Mit den folgenden Best Practices für die SaaS-Erneuerung lassen sich Einsparungen und Geschäftserfolge erzielen. 

Es gibt sechs Schlüsselelemente für eine reibungslose Abonnementserneuerung. 

1. Eine zentralisierte SaaS-Verwaltungsplattform

Werfen Sie diese Tabellenkalkulationen in den Papierkorb und verabschieden Sie sich von einem ungesicherten, wenig hilfreichen und verwirrenden System. 

Wir können das IT-Team bereits aufatmen hören...

Aber was verwenden Sie anstelle von Tabellenkalkulationen, um Ihre SaaS-Abonnements zu verfolgen? 

A SaaS-Verwaltungsplattform ermöglicht Ihnen den Überblick über alle Ihre Anwendungen an einem Ort. Durch die Konsolidierung Ihrer Softwaredaten ist es einfacher, alle benötigten Vertragsdaten zu finden und abzurufen, wenn es Zeit für eine Erneuerung oder Prüfung ist. 

Funktionen wie eine Übersicht über Verlängerungen und Abonnementfristen bieten eine dringend benötigte Übersicht über das Gesamtbild. 

In manchen Unternehmen fühlen sich die IT-Teams isoliert, da sie mehrere Anwendungen mit wenig Mitarbeitereingaben überwachen. Eine zentralisierte Plattform beseitigt die Kluft zwischen IT und anderen Abteilungen. Die Erneuerung von Abonnements wird zu einer gemeinsamen Aufgabe von App-Benutzern, IT-Team und Finanzabteilung, anstatt dass eine Abteilung nach bestem Wissen und Gewissen entscheidet, ob ein Abonnement erneuert werden soll oder nicht. 

Eine zentralisierte Verwaltungsplattform eliminiert auch das Risiko, dass sich Mitarbeiter ohne Genehmigung für Apps anmelden. Diese lästige Praxis, die als Schatten-IT bekannt ist, kann für etwa 11% von Cyber-Vorfällen in Ihrem Unternehmen und nehmen Sie 30-40% der Ausgaben eines Unternehmens. 

Versteckte Anwendungen belasten das Budget, aber eine effektive SaaS-Verwaltungsplattform bringt alle Abonnements ins Rampenlicht. 

Es ist ordentlich, effizient und spart viel Geld. 

Nachdem Sie mit einer zentralisierten SaaS-Verwaltungsplattform den ersten Schritt zu einem erfolgreichen SaaS-Erneuerungssystem getan haben, müssen Sie überlegen, wer für die einzelnen Anwendungen verantwortlich ist. 

2. Definiertes Eigentum

Haben Sie sich jemals Ihre Liste der Unternehmens-Apps angesehen und gedacht: Wer hat das gekauft? Wer benutzt diese App eigentlich? Da sind Sie nicht allein. 

Für IT-Teams ist es mühsam und ineffizient, manuell nach Eigentümern und Nutzern zu suchen, wenn es an der Zeit ist, die Nutzung und Erneuerung von SaaS-Tools zu überprüfen. 

Ein entscheidender Punkt ist, dass mangelnde Klarheit über die Eigentumsverhältnisse und die Nutzung zu unklaren Berichten über den ROI von Apps führt. Diese Verwirrung birgt ein erhebliches Risiko, dass Geld für Apps verschwendet wird, die nicht mehr die besten Ergebnisse für das Unternehmen erzielen. 

Eine wirksame SaaS-Verwaltungstool können Sie sicherstellen, dass die Lizenzen den Mitarbeitern zugewiesen und zielgerichtet eingesetzt werden. Mit genauen Daten über die App-Nutzung können Sie die Software in den Teams umverteilen und so die Effizienz optimieren. 

Bei der Erneuerung von SaaS ist die Rechenschaftspflicht entscheidend. Durch die Zuweisung eines Ansprechpartners für jedes Abonnement können genaue Nutzungs- und App-Analysen verwendet werden, um Verlängerungsentscheidungen zu treffen und den Wert des Tools für das Unternehmen zu bewerten. 

Nach der Ersteinrichtung des SaaS-Verwaltungstools und dem Besitz von Apps wird Ihr Unternehmen bald eine Effizienzsteigerung feststellen. Ihr nächster Schritt wird Ihnen noch mehr Zeit verschaffen. 

3. Ein 90-Tage-Verlängerungsplan

Ein Überraschungsgeschenk? Prima! Eine Überraschungsrechnung für eine Anwendung, die fast das ganze Jahr über ungenutzt auf Ihrem System lag? Weit weniger willkommen. 

Es ist wichtig, eine interne Richtlinie zu erstellen, die vorsieht, dass der Prozess der Abonnementserneuerung mindestens drei Monate vor Ablauf des Vertrags beginnt. Ein klarer 90-Tage-Plan für die SaaS-Verlängerung ist für fundierte finanzielle Entscheidungen in jeder Phase sehr hilfreich.

Ein 90-Tage-Verlängerungsplan gibt Ihnen genügend Zeit, um eine eingehende Analyse der Nutzung und des ROI durchzuführen und gegebenenfalls Fragebögen zum Mitarbeiterfeedback zu erstellen. Anhand des Feedbacks und der Analyse können Sie feststellen, ob Sie Änderungen an Ihrem Abonnement vornehmen müssen. Sie können die Anzahl der benötigten Lizenzen und Abonnementstufen neu bewerten und sogar prüfen, ob die App selbst noch zweckmäßig ist. 

Wenn Sie die Zeit auf Ihrer Seite haben, können Sie noch mehr erreichen. Bei Verhandlungen mit SaaS-Anbietern haben Sie das Gefühl, die Kontrolle zu haben, und haben mehr Einfluss, um ein besseres Angebot zu erhalten, zu einem besseren Plan zu wechseln oder alternative Lösungen zu prüfen. 

Die Planung stellt sicher, dass Sie auf den SaaS-Erneuerungsprozess gut vorbereitet sind und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen können. Jede Entscheidung trägt zu Einsparungen für das Unternehmen und letztlich zum Erfolg bei. 

Ein erfolgreiches Unternehmen ist oft ein geschäftiges Unternehmen. Leider kann eine hohe Arbeitsbelastung auch die besten Pläne zunichte machen. Der nächste Faktor für die SaaS-Erneuerung beseitigt den Druck, sich noch eine Sache merken zu müssen. 

4. Kalendererinnerungen

Es hat keinen Sinn, einen Plan zu haben, wenn der Plan... vergessen wird. 

Ein vergessener Plan könnte zu einer automatischen Erneuerung führen. Ein weiterer Teil des Budgets Ihres Unternehmens mag für die SaaS-Anwendung ein Gewinn sein, für Ihr Unternehmen ist es jedoch eine große verpasste Chance. Automatische Verlängerungen sind eine der Hauptursachen für Ausgabeneskalationen in Unternehmen, die SaaS-Anwendungen nutzen. 

Deshalb sind Erinnerungshilfen und Kalender so wichtig. 

Sie können sogar generieren kostenlose QR-Codes für wichtige Termine und Fristen. Das Scannen dieser QR-Codes auf den Geräten der Mitarbeiter kann es allen erleichtern, den Überblick über anstehende Erneuerungen zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Erinnerungen verpasst werden

Richten Sie einen Verlängerungskalender ein, um Ihre wichtigsten Termine auf einen Blick zu sehen, und fügen Sie beim Kauf Erinnerungen hinzu, um sicherzustellen, dass Sie Ihre SaaS-Verlängerungsziele einhalten. 

Eine frühzeitige Erinnerung hilft Ihrem Team, Gespräche mit anderen Teams zu beginnen und fordert zum Handeln auf. Wenn Erinnerungen ignoriert werden, können sie an leitende Mitarbeiter weitergegeben werden, um die Dringlichkeit zu erhöhen, wenn die Frist für die Erneuerung des Abonnements näher rückt. 

Ersparen Sie sich die manuelle Arbeit, einen Erneuerungskalender zu erstellen, indem Sie ein SaaS-Verwaltungsplattform das die Verlängerungsdaten, den Nutzungsstatus und die Abonnementkosten an einem zentralen Ort anzeigt. 

Noch besser: Tools mit einer visuellen monatlichen Aufschlüsselung Ihrer Erneuerungen helfen Ihnen bei der Vorbereitung und Budgetierung. 

In diesem Stadium haben Sie einen hervorragenden visuellen Überblick über Ihren SaaS-Stack, und Sie haben bereits viel mehr Kontrolle über Ihre Abonnements gewonnen. Der nächste Schritt ist jedoch ein entscheidender Faktor bei strategischen Entscheidungen zur Kostenoptimierung. 

5. Analyse der SaaS-Abonnements

Sie haben Ihre zentralisierte Plattform, die Zuweisung des Eigentums an den Abonnements und einen 90-Tage-Plan. Was tun Sie, wenn Sie die erste Erinnerung erhalten, dass ein Abonnement erneuert werden muss? 

Wenn ein SaaS-Abonnement zur Erneuerung ansteht, muss die Anwendung einer gründlichen Wirkungsanalyse unterzogen werden. Die Prüfung erfordert einen umfassenden Ansatz, der sicherstellt, dass Zeit, Geld und Effizienz berücksichtigt werden. 

Sie könnten jede App besuchen und die einzelnen Nutzungsdaten untersuchen, aber die manuelle Überprüfung der App-Nutzung ist unglaublich zeitaufwändig. 

Mit einer effektiven SaaS-Verwaltungsplattform können Sie sehen, welche Mitarbeiter die einzelnen Anwendungen nutzen und wie oft sie sie nutzen. 

Einige Plattformen zur Abonnementverwaltung bieten eine SaaS-Audit um Ihr digitales Ökosystem zu optimieren. Ein qualitativ hochwertiges Audit verbindet Ihren Identitätsanbieter mit der Verwaltungsplattform und schaltet eine Liste aller SaaS-Tools frei, auf die Mitarbeiter über ihre Unternehmens-E-Mail zugreifen. 

Eine Prüfung kann Aufschluss geben: 

• Welche SaaS-Tools sind im Einsatz?
• Wer benutzt das Tool?
• Die Nutzungshäufigkeit
• Letzte Anmeldedaten 

Diese Echtzeit-Lizenzverfolgung zeigt den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens auf und vermittelt ein Bild vom Gesamtwert der Anwendung. 

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das drei Produktivitäts-Tools verwendet. Stellen Sie sich nun vor, dass eine dieser Anwendungen nur von einer Handvoll Mitarbeiter einmal alle paar Monate genutzt wird. Währenddessen nutzen 75% der Mitarbeiter die beiden anderen täglich, und die letzte Anmeldung war heute. Es ist klar, welche Anwendung nicht notwendig ist und eher eine finanzielle Belastung darstellt. 

Mit dieser gründlichen Analyse sind Sie gut gerüstet für die letzte Phase des SaaS-Erneuerungsprozesses - eine kopfschmerzfreie Verhandlung.

6. Eine Gelegenheit zur Kostenoptimierung 

Bei den Verhandlungen sollte es sich nicht um schnelle Vereinbarungen wenige Tage vor Ablauf der Verlängerungsfrist handeln, bei denen der Verkäufer die Diskussion auf seine eigenen Verkaufsziele ausrichtet. 

Verhandlungen sind eine Gelegenheit zur Kostenoptimierung. 

Nach der Planung und Analyse der Nutzung und des ROI Ihrer App-Abonnements gehen Sie mit einem strategischen Überblick in Ihre Erneuerungsverhandlungen. Jetzt können Sie das Gespräch auf das lenken, von dem Sie wissen, dass es für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten ist. 

Eine Möglichkeit ist, nach Rabatten oder Sonderkonditionen zu fragen. Sie könnten zum Beispiel nach einem maßgeschneiderten Paket für Ihr Unternehmen fragen, das explizit auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen, bieten einige SaaS-Abonnementverwaltungsplattformen Preiseinblicke die die Vor- und Nachteile von Anwendungen aufzeigen. Diese Quellen sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Informationen über die von Ihnen gewählte Software zu sammeln und sicherzustellen, dass Sie später keine finanziellen Überraschungen erleben, wie z. B. plötzliche Kostensteigerungen. 

Es ist auch hilfreich, die Anbieter daran zu erinnern, dass Sie ein treuer, langfristiger und vertrauenswürdiger Kunde sind und ihre Dienste weiterhin in Anspruch nehmen möchten. 

Oder Sie müssen die schwierige Entscheidung treffen, Ihr SaaS-Abonnement ganz zu kündigen. Aber ist das wirklich eine schwierige Entscheidung? Jetzt, da Sie genau wissen, wie Ihre SaaS-Tools den Wert für Ihr Unternehmen maximieren, wird die Kündigung leistungsschwacher Anwendungen zu einer einfachen und klugen Entscheidung. 

In der Realität kann es jedoch vorkommen, dass Ihr Verhandlungsgespräch mit einem gewissen Druck seitens des Verkäufers verbunden ist, den Vertrag zu verlängern. Schließlich hat er einen Auftrag zu erfüllen. 

Glücklicherweise können Sie diese Verlängerungsgespräche ganz vermeiden. Die am besten bewerteten SaaS-Plattformen für das Verlängerungsmanagement verwenden erfahrene Verkäufervermittler die jede Möglichkeit erkennen, bei Software zu sparen und Ihrem Unternehmen finanzielle Vorteile zu verschaffen. Erfahrene Verhandlungsführer nutzen folgende Vorteile exklusive Rabatte und kann Ihrem Unternehmen erhebliche Einsparungen bringen.