SaaS-Ausgabenoptimierung meistern
und sparen Sie kräftig bei Software

Stellen Sie sich vor, Sie investieren Tausende von Dollar in Anwendungen, die Ihr Team kaum nutzt. Absurd? Für unzählige Unternehmen, die sich mit dem Management von SaaS-Apps herumschlagen, ist das die Realität. 

Die Wahrheit ist, dass die SaaS-Anwendungen unsere Arbeit verbessert haben, haben sie auch eine Schleuse für unnötige Ausgaben geöffnet. Was wäre, wenn Sie Ihre SaaS-Softwarekosten von einer Belastung Ihres Budgets in eine gut geölte Maschine der Effizienz und des Nutzens verwandeln könnten? 

In diesem Leitfaden geht es nicht nur um Kosteneinsparungen. Es geht darum, Ihr Unternehmen in die Lage zu versetzen, intelligentere und strategischere Entscheidungen zu treffen. Von Optimierung der SaaS-Ausgabensparen Sie nicht nur Geld, sondern ebnen auch den Weg für mehr Flexibilität, Innovation und Wachstum. Lassen Sie uns eintauchen.

Vorteile der SaaS-Ausgabenoptimierung

SaaS hat sich zu einem Eckpfeiler des modernen UnternehmenserfolgsDie breite Einführung bringt jedoch neue Herausforderungen mit sich, insbesondere in der Finanzverwaltung.

Bessere Kostentransparenz

Mit Dutzenden - oder sogar Hunderten - von SaaS-AbonnementsEs kann schwierig sein, die Ausgaben zu verfolgen und zu beurteilen, ob diese Ausgaben wirklich gerechtfertigt sind.

Beseitigung der Schatten-IT

Leider verwalten die IT-Abteilungen in einem durchschnittlichen Unternehmen kaum ein Drittel der Anwendungen und der gesamten Softwareausgaben. Mitarbeiter abonnieren regelmäßig SaaS-Plattformen ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung, was zu überflüssigen Saas-Software-Investitionen oder nicht genehmigten Ausgaben führt.

Identifizierung nicht oder zu wenig genutzter Lizenzen

Im Durchschnitt zeigen SaaS-Erhebungen, dass Unternehmen nur etwa die Hälfte ihrer SaaS-Lizenzen nutzen und den Rest unangetastet lassen - ein klarer Bereich, in dem verschwendete Ausgaben nach einem Optimierungsprozess verlangen, der keine irrelevante SaaS-Einführung hinterlässt. 

Abschwächung des Preisanstiegs

Nach Angaben der SaaStr Umfrage73% der SaaS-Unternehmen planen eine Preiserhöhung im Jahr 2024, daher ist es wichtig, diese Änderungen genau zu beobachten. Wenn sie unbemerkt bleiben, können diese Preiserhöhungen Ihr Budget unbemerkt aufblähen.

Optimierung der SaaS-Ausgaben bedeutet, diese Herausforderungen direkt anzugehen, Strategien zu implementieren, die Kosteneffizienz gewährleisten, und die Ausgaben mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.

Durchführung eines Audits zur Optimierung der SaaS-Ausgaben

Der erste Schritt zur Optimierung der SaaS-Ausgaben ist es, einen vollständigen Überblick über Ihre aktuelle SaaS-Nutzung und -Kosten zu erhalten. Dazu ist eine gründliche Prüfung aller SaaS-Anwendungen in Ihrem Unternehmen erforderlich. So geht's:

Saas System of Record erstellen

Beginnen Sie mit der Einrichtung eines SaaS-Systems zur Erfassung von alle Ihre Abonnements. Diese Bestandsaufnahme sollte sowohl unternehmensweite als auch abteilungs- oder teamspezifische Tools umfassen. Zu den wichtigsten zu erfassenden Details gehören:

• Name der Anwendung
• Anbieter
• Anzahl der Lizenzen
• Monatliche/jährliche Kosten
• Verlängerungsdaten
• Zugewiesene Benutzer/Teams
• Vertragsbedingungen

Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, um diese Informationen zu erfassen, aber es ist viel effizienter, wenn Sie SaaS-Verwaltungstoolswie z. B. Spendbase, zu verwenden. Achten Sie darauf, das Inventar regelmäßig zu aktualisieren, um etwaige Änderungen bei der Nutzung oder den Ausgaben für Saas zu berücksichtigen.

Identifizierung redundanter und ungenutzter Anwendungen

Sobald Ihr SaaS-Bestand ist, analysieren Sie sie, um redundante oder unnötige Saas-Anwendungen zu identifizieren. Redundante Tools sind solche, die ähnliche oder sich überschneidende Funktionen bieten, während ungenutzte Anwendungen solche sind, deren Lizenzen nicht vollständig genutzt werden.

Beachten Sie diese Schritte:

• Umfrage-Teams: Fragen Sie die Teams, wie sie die einzelnen Anwendungen nutzen, um festzustellen, ob das Tool unverzichtbar ist oder ob es eine bessere Alternative gibt.
• Überprüfen Sie die Verwendungsdaten: Viele SaaS-Plattformen bieten Nutzungsanalysen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Anwendungen zu identifizieren, die selten oder nie genutzt werden.
• Tools konsolidieren: Wenn möglich, konsolidieren Sie mehrere Tools in einer einzigen Anwendung, die ähnliche Funktionen bietet.

Bewertung des Anwendungswerts

Nicht alle SaaS-Tools sind gleich. Bewerten Sie den Wert jeder Anwendung auf der Grundlage ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Auswirkungen auf das Geschäft: Wie wichtig ist die Anwendung für Ihren täglichen Betrieb? Trägt sie direkt zur Umsatzgenerierung oder zu Kosteneinsparungen bei?
• Benutzerzufriedenheit: Sind die Mitarbeiter mit dem Tool zufrieden, oder finden sie es umständlich und ineffizient?
• Alternativen: Gibt es kostengünstigere Alternativen, die ähnliche Funktionen bieten?

Legen Sie auf der Grundlage dieser Bewertung fest, welche Anwendungen beibehalten, heruntergestuft oder eliminiert werden sollen.

Strategien zur Optimierung der Saas-Ausgaben

Sobald Sie ein klares Verständnis für Ihre SaaS-Bestand und ihre Kosten, ist der nächste logische Schritt die Aushandlung besserer Bedingungen mit Ihrem SaaS-Anbieter. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effektiv tun können:

Optimieren Sie Ihr SaaS durch Kaufkraft

Wenn Ihr Unternehmen ein langjähriger Kunde ist oder Sie mehrere Lizenzen bei einem Anbieter besitzen, sollten Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen. Anbieter schätzen Loyalität und Volumen - sie sind oft bereit, Rabatte anzubieten, um wertvolle Kunden zu binden. Scheuen Sie sich nicht, nach einem besseren Angebot zu fragen.

Sichern Sie sich Einsparungen mit mehrjährigen Verträgen

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass eine bestimmte SaaS-Werkzeug auf lange Sicht unverzichtbar sein wird, sollten Sie einen mehrjährigen Vertrag aushandeln. Anbieter bieten in der Regel Preisnachlässe für längere Vertragslaufzeiten an, so dass Sie niedrigere Preise festschreiben und im Laufe der Zeit sparen können. Das Aushandeln von SaaS-Verträgen ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihre Ausgaben effektiv zu gestalten, insbesondere bei bestehenden SaaS-Lösungen, die Sie bereits seit einiger Zeit nutzen.

Bündelung von Produkten für höhere Rabatte

Wenn ein Anbieter mehrere Produkte anbietet, die Ihr Unternehmen nutzt, sollten Sie prüfen, ob Sie diese in einem einzigen Vertrag bündeln können. Eine Bündelung führt oft zu niedrigeren Gesamtkosten als der Kauf jedes einzelnen Produkts. Außerdem vereinfacht es die Verwaltung des Anbieters. Saas-Einkaufsstrategien ermöglichen Ihnen den Erwerb umfassender SaaS-Software wie Hubspot für einen Rabatt.

Verhandlungszeitpunkt klug wählen

Das Timing ist entscheidend. Versuchen Sie, die Verträge am Ende des Geschäftsquartals oder -jahres des Anbieters auszuhandeln. In diesen Zeiträumen sind die Anbieter oft motivierter, Preisnachlässe anzubieten, da sie versuchen, ihre Verkaufsziele zu erreichen.

Untersuchen Sie Vertragsbedingungen

Bevor Sie einen neuen Vertrag verlängern oder unterschreiben, sollten Sie die Vertragsbedingungen genau prüfen. Achten Sie auf automatische Preiserhöhungen oder Klauseln, die nicht in Ihrem Interesse sind. Verhandeln Sie über Flexibilität - stellen Sie sicher, dass Sie die Anzahl der Lizenzen anpassen können, wenn sich Ihr Bedarf ändert.

Umsetzung von SaaS-Verwaltung Plattform

Verwaltung der SaaS-Ausgaben ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig - vor allem in größeren Unternehmen. SaaS-Software für die Ausgabenverwaltung können einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, was ihn einfacher und genauer macht. Hier erfahren Sie, wie diese Tools helfen können.

Zentralisierte Verwaltung

SaaS-Plattformen für die Ausgabenverwaltung bieten ein zentrales Dashboard, auf dem Sie alle Ihre SaaS-Abonnements, Kosten und Nutzungsdaten an einem Ort sehen können. Diese Transparenz macht es einfacher, schnell Bereiche zu erkennen, in denen Sie Ihre Ausgaben optimieren können.

Automatisiert Lizenzmanagement

Diese Tools verfolgen automatisch die Lizenznutzung und senden Warnmeldungen, wenn Lizenzen nicht ausgelastet sind oder kurz vor der Erneuerung stehen. Auf diese Weise können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um unnötige Kosten zu vermeiden, bevor sie sich summieren.

Kostenzuweisung und Berichterstattung

Viele SaaS-Tools für die Ausgabenverwaltung enthalten Funktionen für die Kostenzuweisung und Berichterstattung, mit denen Sie SaaS-Ausgaben bestimmten Abteilungen oder Projekten zuordnen können. Diese Funktion ist entscheidend für die Budgetplanung und die Gewährleistung der Verantwortlichkeit bei SaaS-Ausgaben.

Vertragsmanagement

Diese Plattformen speichern und verwalten auch SaaS-Verträge verwaltenSie werden auf anstehende Vertragsverlängerungen aufmerksam gemacht und daran erinnert, die Vertragsbedingungen zu überprüfen, bevor die automatischen Verlängerungen in Kraft treten. So können Sie unerwartete Kostensteigerungen vermeiden und haben Ihre Verträge immer im Griff.

Rightsizing von SaaS-Lizenzen

Die übermäßige Bereitstellung von SaaS-Lizenzen ist ein häufiges Problem, das schnell zu unnötigen Kosten führen kann. Rightsizing Ihrer SaaS-Lizenzen bedeutet, die Anzahl der Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung in Einklang zu bringen. Und so geht's:

Analysieren Sie Ausgaben und Nutzung Muster

Das durchschnittliche Unternehmen verschwendet $18 Millionen jährlich an ungenutzten Lizenzen - eine Zahl, die von Jahr zu Jahr um 7% gestiegen ist. Nutzen Sie die Daten aus Ihren SaaS-Audit- und -Verwaltungstools, um zu analysieren, wie die Lizenzen genutzt werden. Ermitteln Sie inaktive oder nicht ausreichend genutzte Lizenzen, und überlegen Sie, ob Sie diese reduzieren oder neu zuweisen sollten.

Implementierung einer benutzerbasierten Lizenzierung

Einige SaaS-Anbieter bieten benutzerbasierte Lizenzierungsmodelle an, bei denen Sie nur für aktive Benutzer zahlen müssen. Wenn diese Option verfügbar ist, sollten Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen, um die mit inaktiven Lizenzen verbundenen Kosten zu senken. Überwachen Sie die Saas-Nutzung zu jedem Zeitpunkt. 

Regelmäßige Lizenzüberprüfungen durchführen

Erstellen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Überprüfung von SaaS-Lizenzen - vierteljährlich oder halbjährlich. Verwaltung der Ausgaben von SaaS-Anbietern stellt sicher, dass die Lizenzzuteilung mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt und dass alle Änderungen bei Mitarbeitern oder Arbeitsabläufen berücksichtigt werden.

Förderung einer verantwortungsvollen SaaS-Governance

Mitarbeiter über Kosten aufklären

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die mit SaaS-Tools verbundenen Kosten verstehen und wissen, wie sich unnötige Ausgaben auf das Budget des Unternehmens auswirken. Wenn sich die Mitarbeiter der finanziellen Auswirkungen bewusst sind, werden sie SaaS-Tools eher verantwortungsbewusst nutzen.

SaaS-Ausgabenmanagement und Genehmigungsverfahren

Erstellen Sie einen klaren Beschaffungsprozess für neue SaaS-Käufe, an dem die IT-Abteilung, die Finanzabteilung und die zuständigen Abteilungsleiter beteiligt sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass neue Tools sowohl notwendig als auch kosteneffizient sind, bevor sie in Ihr technisches Paket aufgenommen werden.

Monitor für Schatten-IT

Schatten-IT - wenn Mitarbeiter SaaS-Tools ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung abonnieren - kann zu überflüssigen Ausgaben und Sicherheitsrisiken führen, insbesondere wenn Anwendungen außerhalb der üblichen Beschaffungsprotokolle erworben werden. Verwenden Sie Saas-Management-Index-Tools zum Aufspüren unautorisierter Software-Abonnements und sie in den formellen Genehmigungsprozess einbringen.

Förderung der Konsolidierung von Instrumenten

Ermutigung der Teams zur Konsolidierung SaaS-Werkzeuge wann immer möglich. Wenn beispielsweise mehrere Teams verschiedene Tools für ähnliche Zwecke verwenden, sollten Sie prüfen, ob ein einziges Tool die Anforderungen aller Teams erfüllen kann. Dieser Ansatz reduziert die Redundanz und hilft, die Kosten zu senken.

Planung für künftige SaaS-Anforderungen

Mit dem Wachstum und der Entwicklung Ihres Unternehmens steigen auch Ihre SaaS-Anforderungen. Vorausschauende Planung ist der Schlüssel zu optimierten Ausgaben. Hier erfahren Sie, wie Sie der Zeit immer einen Schritt voraus sind:

Vorhersage der SaaS-Nutzung

Arbeiten Sie mit den Abteilungsleitern zusammen, um den künftigen SaaS-Bedarf auf der Grundlage anstehender Projekte, des erwarteten Wachstums und von Änderungen der Arbeitsabläufe zu prognostizieren. Dieser proaktive Ansatz hilft Ihnen, Ihr SaaS-Budget genauer zu planen und unerwartete Ausgaben zu vermeiden.

Über Markttrends informiert bleiben

Behalten Sie die Trends auf dem SaaS-Markt im Auge, einschließlich neuer Produkte, Preisveränderungen und Anbieterkonsolidierungen. Wenn Sie diese Trends verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, in welche Tools Sie investieren und wann Sie neue Verträge aushandeln sollten.

Bauen Sie Flexibilität in Ihre Verträge ein

Verträge aushandeln die Flexibilität bieten, wenn sich Ihre Anforderungen ändern - sei es durch Auf- oder Abbau. So wird sichergestellt, dass Sie nicht für mehr Lizenzen bezahlen müssen, als Sie benötigen, oder dass Sie in Spitzenzeiten Lizenzen zu höheren Kosten hinzufügen müssen.

Maßnahme SaaS-Optimierung Erfolg

Um sicherzustellen, dass sich Ihre Bemühungen zur Optimierung der SaaS-Ausgaben auszahlen, ist es wichtig, den Erfolg zu messen. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten.

Kosteneinsparungen

Berechnen Sie die gesamten Kosteneinsparungen, die Sie durch Ihre Optimierungsbemühungen erzielt haben - sei es durch den Abbau redundanter Tools, die Anpassung von Lizenzen oder die Aushandlung besserer Vertragsbedingungen. Diese Zahl ist der Indikator für Ihren Erfolg.

Lizenznutzung

Überwachen Sie den Prozentsatz aktiver Lizenzen im Vergleich zu den Gesamtlizenzen. Höhere Nutzungsraten bedeuten, dass Ihre Lizenzen effizient genutzt werden, so dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Investitionen ziehen können.

ROI für SaaS-Investitionen

Bewerten Sie den ROI eines jeden SaaS-Werkzeug indem sie ihre Kosten mit den Vorteilen vergleicht, die sie bringt, wie z. B. eine höhere Produktivität, Umsatzwachstumoder Kosteneinsparungen. So können Sie feststellen, welche Werkzeuge die Investition wirklich wert sind.

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Messen Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den verwendeten SaaS-Tools. Ein hoher Zufriedenheitsgrad deutet darauf hin, dass die Tools ihre Anforderungen erfüllen und zur Produktivität beitragen - wichtige Faktoren, um weitere Investitionen zu rechtfertigen.

Optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben mit Best Practices

Die Optimierung der SaaS-Ausgaben ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der eine kontinuierliche Überwachung, Analyse und Anpassung erfordert. Durch die Umsetzung der Strategien in diesem Leitfaden können Sie den Wert Ihrer SaaS-Investitionen maximieren und gleichzeitig unnötige Ausgaben minimieren:

Regelmäßige Überprüfung Ihrer SaaS-Abonnements

Führen Sie regelmäßig Audits durch, um nicht ausgelastete oder redundante Dienste zu ermitteln. So können Sie fundierte Entscheidungen über die Konsolidierung oder Abschaffung unnötiger Software treffen, was die Gesamtkosten direkt senkt.

Festlegung klarer Richtlinien für die SaaS-Beschaffung und -Verwaltung

Erstellen Sie Richtlinien, die sicherstellen, dass alle Softwareanschaffungen gerechtfertigt sind und den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, und setzen Sie sie durch. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und Ihr SaaS-Portfolio auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Unternehmensziele.

Effektiv mit SaaS-Anbietern verhandeln

Führen Sie sinnvolle Gespräche mit Ihren SaaS-Anbietern über Preisstaffeln, Mengenrabatte und langfristige Verpflichtungen. Eine effektive Verhandlung kann zu erheblichen Einsparungen führen.

In SaaS-Verwaltungstools investieren

Erwägen Sie eine Investition in SaaS-Verwaltungsplattformen oder Kostenoptimierungstools, um einen besseren Überblick über Ihre Softwareausgaben zu erhalten. Mit diesen Tools können Sie die Nutzung verfolgen, Lizenzen verwalten und Bereiche für Kosteneinsparungen ermitteln.

Trainieren Sie Ihr Team, um den Wert von SaaS zu maximieren

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut geschult ist im Umgang mit SaaS-Anwendungen und ihre Funktionen vollständig versteht. Die Maximierung des Werts eines jeden Tools beginnt mit sachkundigen Benutzern.

Im Wesentlichen ist ein proaktiver Ansatz zur Optimierung der SaaS-Ausgaben verbessert nicht nur Ihr Finanzmanagement, sondern unterstützt auch die strategische Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz.