Überwinden Sie den SaaS-Wildwuchs:
Herausforderungen und Methoden zu ihrer Bewältigung

30% der SaaS-Ausgaben werden verschwendet für ungenutzte Abonnements, überflüssige Tools, oder doppelte Lizenzen. Sie könnten genauso gut Ihr Geld verbrennen - es ist das Gleiche.

Sie sind Ressourcen verbrauchen und Arbeitsabläufe durcheinander bringen, und Ihre mangelnde Sichtbarkeit führt dazu, dass Sie und Ihr Team nicht weiterkommen.

Was können Sie tun?

In diesem Artikel erfahren Sie genau was SaaS-Sprawl istdie Schlüsselfaktoren für diese Entwicklungund die die größten Herausforderungen, die sie mit sich bringt.

Aber keine Sorge - Sie werden auch lernen bewährte Strategien zur Überwindung des SaaS-Wildwuchses und stellen Sie sicher, dass Ihr Geld und Ihre Ressourcen nie wieder verschwendet werden.

Was ist SaaS-Sprawl?

Unternehmen haben die Anzahl der von ihnen verwendeten SaaS-Anwendungen um 4% gegenüber dem Vorjahr auf 93so ein Bericht von Okta.

Das Problem ist die Reifung - aber was ist das genau?

SaaS-Wildwuchs ist, wenn ein unkontrollierte Anzahl von Anwendungen innerhalb einer Organisation verwendet werden. Typischerweise gibt es wenig Aufsicht durch IT oder Management und das bringt eine ganze Reihe von Problemen mit sich. 

Dazu gehört auch die Verschwendung von Geld und Ressourcen. 

Fast halb der SaaS-Lizenzen werden nicht genutzt, und 69% der Arbeitnehmer verschwenden jeden Tag eine Stunde mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.

Was sind die Ursachen für die Ausbreitung von SaaS?

Die meisten Unternehmen arbeiten in einem perfekten Umfeld, in dem die Zersiedelung gedeihen kann.

• Neue SaaS-Anwendungen sind leicht zugänglich. Es war noch nie so einfach, eine App für Ihr Problem zu finden. Das Angebot boomt nicht nur, sondern der Kauf ist auch mühelos. Ein paar einfache Klicks, ein schneller Gesichtsscan, und innerhalb weniger Minuten können Arbeitnehmer die neueste SaaS-Anwendung nutzen. Dies führt zu einer Flut von schlecht verwalteter Software. 
• Keine klare Politik. Ohne klare Richtlinien entsteht schnell ein Chaos. Es gibt keine Grenzen oder Leitlinien, an die sich die Mitarbeiter halten können, und so tun sie, was sie für das Beste halten. Die Mitarbeiter haben nicht die Absicht, Zersiedelung zu verursachen, aber sie sind sich des Problems nicht bewusst und haben keine ausdrücklichen Richtlinien erhalten. Das Ergebnis? Ein Wirrwarr von Anwendungen, die über das ganze Unternehmen verteilt sind. 
• Die Beschaffung von Apps ist dezentralisiert. Die dezentrale Beschaffung gibt Freiheit, ist aber eine der Hauptursachen für die Zersiedelung der Landschaft. Dies führt zu Unübersichtlichkeit. Mit der Aufsicht kommen Ineffizienz, unkontrollierte Ausgaben und Sicherheitsrisiken.

Was sind die Herausforderungen der SaaS-Ausbreitung? 

Es ist von entscheidender Bedeutung, SaaS-Sprawl zu behandeln und zu verhindern, weil es ernste Auswirkungen. 

Übermäßige Ausgaben für SaaS

Wenn so viele Apps verwendet werden, können die Ausgaben außer Kontrolle geraten. 

Da es keine klaren Richtlinien gibt und der Beschaffungsprozess dezentralisiert ist, können die Mitarbeiter selbst entscheiden, was sie wann kaufen, ohne darüber nachzudenken oder eine Genehmigung einzuholen. 

Dies führt zu Ineffizienzen. 

Es ist wahrscheinlich, dass eine SaaS-Lizenz vorhanden ist, mit der die vom Mitarbeiter gewünschte Aufgabe erledigt werden kann, ohne dass ein zusätzliches Tool gekauft werden muss. 

Das ist Geldverschwendung. Wie der Kauf von Lebensmitteln, wenn der Kühlschrank bereits voll ist. 

Wie kann Ihre Organisation ihre Finanzen verwalten, wenn Geldsäcke chaotisch ausgegeben werden? 

Wie kann Ihr Unternehmen die Kosten senken, wenn die Ausgaben gekürzt werden müssen? 

Es ist es ist wichtig, einen Überblick zu haben von jeder verwendeten Software.

Schatten-IT 

30-40% der IT-Ausgaben in großen Unternehmen sind laut Gartner-Studien Schatten-IT. 

Schatten-IT bedeutet, dass der Kauf von SaaS-Software nicht von der IT-Abteilung genehmigt wird.. Dies ist eine Folge der Ausbreitung von SaaS. 

Dies stellt ein Risiko für die Unternehmen dar.

Wenn die IT-Abteilung eines Unternehmens keine Kenntnis von den verwendeten Anwendungen hat, können diese nicht überwacht werden. Dies gefährdet das Unternehmen und birgt das Risiko, von Hackern und anderen Sicherheitsproblemen ausgenutzt zu werden. 

Sicherheits- und Compliance-Risiken

Schatten-IT kann, wie oben erläutert, zu Risiken führen. 

Ihre Daten können gespeichert werden in unsichere Anwendungen und die Weitergabe an ungeprüfte Personen. 

Cloud-basierte Angriffe sind weit verbreitet. 

So viele wie 51% der großen Unternehmen hatten einen Ransomware-Angriff mit dem Ziel, Daten zu stehlen, wobei 52% erfolgreich waren.

SharePoint Online erlebte eine angreifen durch einen kompromittierten Microsoft Global SaaS-Administrator-Konto. Die Hacker verschafften sich Zugang zu vertraulichen Daten und verlangten eine Zahlung, um die Weitergabe der Informationen zu verhindern.

Und es geht nicht nur um Sicherheit, sondern auch um die Einhaltung von Vorschriften. 

Wenn eine Organisation über sensible Daten wie PHI (geschützte Gesundheitsinformationen) oder PII (persönlich identifizierbare Informationen) verfügt, muss sie sich an strenge Protokolle halten. Die Einhaltung dieser Regeln wird schwierig, wenn Schatten-IT weit verbreitet ist, da nicht überprüft werden kann, welche Anwendungen den Vorschriften entsprechen. 

Wie man die Ausbreitung von SaaS verhindert und verwaltet

Es ist von größter Bedeutung, dass die Ausbreitung von SaaS erkannt, rückgängig gemacht und verhindert wird. Die Risiken sind zu groß, um sie zu ignorieren. 

Aber wie? 

Erstellen Sie eine SaaS-Governance-Richtlinie und skizzieren Sie bewährte Verfahren

A Die Governance-Politik wird klare Leitlinien für die Arbeitnehmer festlegen. Es sollte ein einziges Dokument sein, auf das alle Arbeitnehmer zugreifen können.

Überprüfen Sie die Politik jährlich und passen Sie sie auf der Grundlage von Rückmeldungen und Erfahrungen entsprechend an.
Sie sollte Themen wie z.B..

• SaaS-Nutzung. Ein Überblick darüber, wie SaaS-Tools verwendet werden. 
• Anforderungen an den Einkauf. Die Schritte und das Genehmigungsverfahren für den Erwerb von SaaS-Tools.

• Sicherheit und Konformität. Das zu befolgende Verfahren und der Überprüfungsprozess, um sicherzustellen, dass die Anwendungen die Sicherheitsanforderungen erfüllen und konform sind. 

• Zugriffskontrolle und Benutzerberechtigungen. Darin wird erläutert, wer Zugang zur Software hat, wie hoch die Zugriffsrechte sind und wie man eine zusätzliche Mitgliedschaft beantragen kann. 

• Integrationsprotokolle. Wie die Anwendungen in bestehende Systeme und Tools integriert werden sollen. 

• Erneuerung und Offboarding. Schritte zur Verlängerung oder Beendigung einer Mitgliedschaft. 

Um eine solche zu erstellen, sollten Sie diesen vierstufigen Prozess befolgen. 

• Beginnen Sie. Zu Beginn sollten Sie alle notwendigen Informationen von verschiedenen Abteilungsleitern, wie z. B. der Rechtsabteilung und den Nutzern des breiten technischen Spektrums, einholen. Prüfen Sie, welche SaaS-Verträge derzeit bestehen, und fragen Sie die Nutzer, was ihnen an den derzeitigen Diensten gefällt oder nicht gefällt. Sortieren Sie die Anwendungen aus, die nicht mehr verwendet werden, und setzen Sie die Lizenzen aus. 
• Skizzieren Sie Ihre Struktur und bewährte Verfahren. Nehmen Sie die oben genannten Themen auf. Je nach Unternehmen und Branche können Sie weitere Inhalte hinzufügen. Wichtig ist, dass sie für Ihr Unternehmen relevant und nützlich sind. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn es zu Beginn nicht perfekt ist. Dies ist das Ausgangsdokument, das Sie regelmäßig überarbeiten und aktualisieren sollten. 
• Schreiben Sie es auf. Achten Sie darauf, dass die Sprache klar und einfach ist und kein Jargon verwendet wird. Sie möchten, dass die Mitarbeiter in der gesamten Organisation sie lesen und verstehen können.
• Genehmigung finden. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Zustimmung der leitenden Angestellten erhalten und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. 

Schulung des Personals bei der Beantragung neuer Software

Mangelndes Wissen ist das, was den Kreislauf der SaaS-Wildwuchses aufrechterhält. 

Sobald Sie Ihre SaaS-Governance-Richtlinie erstellt haben, ist es einfach, eine E-Mail mit der Richtlinie im Anhang zu verschicken, aber es ist besser, eine Schulung anzubieten. 

Ordnungsgemäße Einführung der neuen PolitikLassen Sie die Mitarbeiter Fragen stellen und bringen Sie ihnen insbesondere bei, wie sie neue Software anfordern können. 

Folgen Sie diesen Schritten:

• Klares Antragsverfahren. Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Antragsverfahren skizzieren. Stellen Sie ein einfach zu befolgendes Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Verfügung. 
• Genehmigungsverfahren. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wer den Antrag genehmigt und welche Kriterien für die Annahme eines Antrags gelten.
• Risiken der Schatten-IT. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Risiken der SaaS-Ausbreitung und der Schatten-IT. Stellen Sie Beispiele und Fallstudien zur Verfügung, um Ihre Punkte effektiv zu illustrieren.
• Rechenschaftspflicht. Legen Sie fest, wie und über welche Kanäle Anträge gestellt werden sollen, um mögliche Doppelarbeit zu vermeiden und das Verfahren einzuhalten.
• Auffrischungsschulungen anbieten. Regelmäßige Aufklärung des Personals über die Bedeutung der Verhinderung von SaaS-Ausuferungen, wobei sicherzustellen ist, dass auch neue Mitarbeiter damit vertraut sind.

Bessere Sichtbarkeit und gemeinsame Nutzung von SaaS-Anwendungen im gesamten Unternehmen

Wenn die gesamte Organisation weiß, welche Instrumente zur Verfügung stehen, dann steigert die Produktivität, vermeidet Doppelanfragen und bricht Silos auf.

Folgen Sie diesem Prozess, um die Freigabe Ihrer SaaS-Anwendungen zu optimieren.

• Zentralisierte Sichtbarkeit. Erstellen Sie ein gemeinsames Repository für die gesamte Software. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Sie können eine Tabelle auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk oder eine Liste auf Notion verwenden. Es ist jedoch besser, ein SaaS-Verwaltungstool zu verwenden, wie Spendbaseund die gesamte darin enthaltene Software.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle SaaS-Tools erhalten, die in der gesamten Organisation von jeder Abteilung verwendet werden. Bitten Sie sie, mitzuteilen, wofür sie sie verwenden und welche Vorteile sie bringen. So können andere Mitarbeiter bei der Weitergabe an das Unternehmen erkennen, welche Tools für sie hilfreich sein könnten. 

• Suche vor Anfragen. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter das Tool-Repository durchsuchen, bevor sie eine neue Software anfordern. Dadurch wird die Zahl der eingegangenen Anfragen verringert und eine gute Praxis gefördert.

• Neue Software ankündigen. Informieren Sie die Mitarbeiter, wenn ein neues Tool angenommen wurde. Auf diese Weise bleiben sie über die neuesten verfügbaren Anwendungen auf dem Laufenden und werden in den Prozess eingebunden.

Regelmäßige Prüfung und Optimierung Ihres SaaS-Stacks

Audits sind entscheidend, um SaaS-Wildwuchs zu vermeiden. Sie helfen bei der Optimierung der aktuellen Softwarenutzung und sorgen dafür, dass die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften kontrolliert werden. So können Sie beurteilen und überprüfen, welche Software verwendet wird und ob sie noch notwendig ist.

Ein Audit kann auch doppelte Tools und redundante Anwendungen vermeiden, die Ihren SaaS-Stack überlasten.

Hier ist ein kurzer Leitfaden für die Durchführung eines Audits:

Verwendung eines SaaS-Verwaltungstools 

Sie können 39% speichern auf Software, wenn man die richtige SaaS-Verwaltungstool. 

Sie werden enorme Kosteneinsparungen erzielen, wenn Sie überflüssige Anwendungen identifizieren und Verträge aushandeln. 

Sie vermeiden überhöhte Kosten für nicht genutzte Tools und erhalten 100% Transparenz und Kontrolle über Ihren gesamten SaaS-Stack. 

Sie können auch Geld für die Werkzeuge sparen, die Sie weiterhin verwenden möchten. 86% von Menschen die Spendbase nutzen, verhandeln erfolgreich mit SaaS-Anbietern über bessere Konditionen.

Ihre Prüfungen können eine überwältigende und drohende Aufgabe sein, so als ob Sie auf die Spitze eines Berges blicken, während Sie ganz unten sitzen.

Spendbase ist so, als würde man sich ein Jetpack auf den Rücken schnallen. Sie richten App-Anfragen und Genehmigungs-Workflows ein, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen werden. Und Sie erhalten eine transparente und aktuelle Liste aller Apps in Ihrem Unternehmen an einem Ort.

Stellen Sie sich ein Leben vor, in dem sich der SaaS-Wildwuchs wie eine Geschichte aus einem anderen Leben anfühlt. Es gibt keine Schatten-IT mehr, die Ausgaben sind unter Kontrolle, und Transparenz ist jederzeit gegeben. 

Es ist an der Zeit, die Zersiedelung in den Griff zu bekommen.