Die 12 besten SaaS-Ausgabenmanagementprogramme zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung

Stellen Sie sich vor, Sie müssten jedes Software-Abonnement, jede Verlängerung und jede Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen verfolgen - klingt das nicht überwältigend? SaaS-Ausgabenmanagement-Tools können das ändern.

Da immer mehr Unternehmen auf SaaS-Anwendungen zurückgreifen, ist die Verwaltung aller Abonnementkosten, der Nutzung und der Verlängerungsfristen zu einer ernsthaften Herausforderung geworden. 

Ohne ein solides System können die Kosten in die Höhe schießen und die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften unerwartet zunehmen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie SaaS-Ausgabenmanagement-Tools die Verfolgung und Transparenz von Softwareausgaben vereinfachen. Diese Tools automatisieren Verlängerungen, optimieren Lizenzen und helfen Finanz-, IT- und Beschaffungsteams dabei, selbst die komplexesten SaaS-Portfolios in den Griff zu bekommen.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tools vor, heben die wichtigsten Vorteile hervor, erörtern einige Herausforderungen und erläutern, was Sie bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen beachten sollten. 

Ganz gleich, ob Sie Kosten senken, die Einhaltung von Vorschriften verbessern oder einfach nur den Überblick über alle verwendeten Anwendungen behalten möchten - ein SaaS-Ausgabenmanagement-Tool könnte genau das Richtige für Sie sein.

Was ist SaaS-Software für die Ausgabenverwaltung?

Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle Abonnements, Verlängerungen und Software-Nutzungsmuster in Ihrem gesamten Unternehmen verfolgen. 

Fühlt sich überwältigend an, oder? 

Ein SaaS-Tool für das Ausgabenmanagement löst diese Probleme für Sie. 

Sie sind so konzipiert, dass sie die schwere Arbeit der Überwachung, Verwaltung und Rationalisierung all Ihrer SaaS-Ausgaben übernehmen. 

Betrachten Sie es als Kontrollzentrum für alle SaaS-Aktivitäten: Softwarekosten, Benutzerbindung und Vertragsverlängerungen sind unter einem Dach vereint. 

Sie verwandeln das Chaos in Klarheit und machen das Verfolgen und Optimieren der Ausgaben einfach. 

Wenn Sie ein SaaS-Ausgabenmanagement-Tool integrieren, können Sie das:

• Abfall beseitigen. Abbau von ungenutzten Lizenzen.
• Verlängerungen automatisieren. Unerwartete Kosten gehören der Vergangenheit an.
• Sicherstellung der Einhaltung. Vereinfachung der Verwaltung von Verträgen und Benutzerzugängen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Spesenverfolgung. Behalten Sie die Kosten für jedes Abonnement genau im Auge und finden Sie nicht ausgelastete Lizenzen.
• Lizenzverwaltung. Vereinfachen Sie Verlängerungen und Kündigungen mit Leichtigkeit.
• Gebrauchsanalytik. Erkennen Sie Muster, um Redundanzen zu vermeiden und die einzelnen Tools optimal zu nutzen.
• Konformitäts- und Sicherheitskontrollen. Stärkung der Datenintegrität durch klare Zugangskontrollen und Verringerung der Risiken.

Vorteile und Herausforderungen von SaaS-Ausgabenmanagement-Tools

Die Investition in ein SaaS-Ausgabenmanagement-Tool kann große Vorteile bringen, ist aber nicht ohne einige Hürden.

Hier ein kurzer Überblick über die Vor- und Nachteile, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob es die richtige Wahl ist.

Vorteile der SaaS-Plattform für Ausgabenmanagement

Mit einem guten SaaS-Ausgabenmanagement-Tool können Sie die Verwaltung von Software in Ihrem Unternehmen rationalisieren. Einige der Vorteile sind:

• Sichtbarkeit in Echtzeit. Sie erhalten einen Live-Überblick über jedes aktive Abonnement. Sie wissen genau, was verbraucht wird und wohin die Kosten fließen.
• Kostenkontrolle und -optimierung. Sparen Sie, indem Sie ungenutzte Tools oder überflüssige Lizenzen aufspüren. Das ist Budgetierung, intelligenter gemacht.
• Identifizieren Sie ungenutzte Abonnements. Diese Tools kennzeichnen inaktive oder überflüssige Software automatisch und geben das Budget für die wirklich wichtigen Dinge frei.
• Rationalisierte Verlängerungen und Käufe. Erleichtern Sie sich die Arbeit bei Verlängerungen. Automatisieren Sie Genehmigungen, damit nichts unbemerkt bleibt.
• Genaue Kostenverfolgung. Behalten Sie alle SaaS-Ausgaben an einem Ort. Keine überraschenden Kosten mehr, die in Ihrem Budget auftauchen.
• Compliance und Sicherheit. Bleiben Sie den Vorschriften voraus. Verfolgen Sie Lizenzen und Zugriffskontrollen, um die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften mühelos zu gewährleisten.

Herausforderungen der SaaS-Plattform für Ausgabenmanagement

Natürlich ist kein Werkzeug perfekt. Hier sind einige der Herausforderungen, denen Sie begegnen könnten:

• Komplexität der Umsetzung. Die Einrichtung kann schwierig sein, vor allem, wenn Ihr Unternehmen bereits über zahlreiche Tools verfügt.
• Hohe Kosten.  Die Vorabinvestitionen können sehr hoch sein, insbesondere für erweiterte Funktionen.
• Lernkurve. Es gibt eine Eingewöhnungsphase. Möglicherweise ist eine Schulung erforderlich, um den vollen Nutzen zu erzielen.
• Laufende Aktualisierungen und Audits. Regelmäßige Überprüfungen und Datenaktualisierungen sind unabdingbar, damit alles korrekt und relevant bleibt.

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl einer SaaS-Lösung für das Ausgabenmanagement

Die Wahl des richtigen SaaS-Ausgabenmanagement-Tools ist eine wichtige Entscheidung. Sie wollen ein Tool, das Ihnen die nötige Klarheit und Kontrolle gibt, um die Kosten zu optimieren und jedes Abonnement im Griff zu behalten.

Hier ist, worauf Sie achten sollten.

Primäre Überlegungen

• Sichtbarkeit, Kontrolle und Kosteneffizienz. Suchen Sie sich ein Tool, das einen vollständigen Überblick über alle in Ihrem Unternehmen genutzten SaaS-Anwendungen bietet. So können Sie die Kosten überwachen, zu wenig genutzte Lizenzen aufspüren und Redundanzen beseitigen. 

• Risiko und Einhaltung der Vorschriften. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen sicher und konform ist. Ein solides Tool kennzeichnet nicht autorisierte Anwendungen, stellt sicher, dass die Lizenzierung stets aktuell ist, und unterstützt alle gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Branche.

Die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten

• Automatisierte Entdeckung. Lassen Sie keine App durch die Maschen schlüpfen. Wählen Sie ein Tool, das automatisch alle SaaS-Anwendungen erkennt, die Ihr Team verwendet.

• Nutzungsverfolgung und -analyse. Einblicke sind der Schlüssel. Mit den richtigen Analysen sehen Sie genau, wie jede App in den verschiedenen Teams genutzt wird. So vermeiden Sie Redundanzen und holen das Beste aus jedem Abonnement heraus.

• Vertrags- und Verlängerungsmanagement. Stoppen Sie überraschende Vertragsverlängerungen im Keim! Achten Sie auf Tools mit einer leistungsfähigen Vertragsverwaltung, die Verlängerungsdaten verfolgen, Sie bei der Aushandlung von Bedingungen unterstützen und unerwünschte automatische Verlängerungen vermeiden.

Benutzerfreundlichkeit und Unterstützung

• Benutzerfreundliche Schnittstelle. Ein übersichtliches, intuitives Dashboard erleichtert die Navigation erheblich. Wählen Sie ein Tool, bei dem die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht und das schnell einsatzbereit ist.

• Kundenbetreuung und Schulung. Vernachlässigen Sie nicht den Support. Suchen Sie ein Tool mit einem reaktionsschnellen Kundendienst und zugänglichen Schulungsressourcen.

12 beste SaaS-Software für Ausgabenmanagement

1. Spendbase

Spendbase ist eine leistungsstarke, von Google unterstützte All-in-One-Plattform für SaaS-Management. Sie wurde entwickelt, um Ihnen die Kontrolle über Ihre Software-Ausgaben zu geben und den Finanz- und IT-Teams Einblicke in Echtzeit zu bieten, damit sie intelligentere Entscheidungen treffen können.

Einzigartige Merkmale:

• Automatisierte Beschaffungsworkflows zur Rationalisierung von Kaufgenehmigungen
• Erkennung von Schatten-IT für verbesserte Sicherheit und Kontrolle über den App-Stack
• Ersparnis-Rechner zur sofortigen Anzeige wie viel Sie sparen können zu SaaS und Cloud

Ideal für: Wenn Sie zu einer mittelgroßen Organisation gehören, die eine umfassende Lösung für Optimierung der SaaS-Kostenist Spendbase die erste Wahl. Es ist besonders nützlich für Teams, die Automatisierung und von Experten unterstützte Lieferantenverhandlungen wünschen, um die Kosten niedrig zu halten und die Abläufe zu optimieren.

2. Mesh-Zahlungen

Mesh Payments ist ein leistungsstarkes SaaS-Tool für das Ausgabenmanagement. Es wurde entwickelt, um B2B-Zahlungen zu vereinfachen und Ihnen eine detaillierte Ausgabenverfolgung zu ermöglichen. Wenn Sie nach Flexibilität bei der Verwaltung von Ausgaben suchen, ist dieses Tool genau das Richtige für Sie.

Einzigartige Merkmale:

• Automatisierte Zahlungen
• Virtuelle Karten
• Analyse der Ausgaben in Echtzeit

Ideal für: Mesh Payments eignet sich am besten für Unternehmen, die ein hohes Volumen an B2B-Transaktionen haben. Wenn Sie ein flexibles All-in-One-Tool zur Verfolgung und Optimierung Ihrer Ausgaben benötigen, ist dies eine gute Wahl.

3. Cledara

Cledara ist eine SaaS-Verwaltungsplattform, die für Finanzteams entwickelt wurde. Sie verschafft Ihnen einen Überblick über Ihren gesamten Software-Stack und hilft Ihnen, überflüssige Ausgaben zu reduzieren und lästige Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren.

Einzigartige Merkmale:

• Sichtbarkeit im SaaS-Stack
• Datengesteuerte Erkenntnisse
• Automatisierte Verwaltung

Ideal für: Cledara ist ideal, wenn Sie zu einem Finanzteam gehören oder ein kleines bis mittleres Unternehmen sind, das eine benutzerfreundliche Möglichkeit sucht, seine SaaS-Ausgaben zu zentralisieren und zu optimieren.

4. Torii

Torii ist ein SaaS-Management-Tool, das Ihnen Echtzeit-Transparenz und Kontrolle über jede Anwendung bietet. Verfolgen, analysieren und optimieren Sie Ihre Software-Nutzung mit Leichtigkeit.

Einzigartige Merkmale:

• SaaS-Verfolgung in Echtzeit
• Starke analytische Werkzeuge
• Umfassende Integrationen mit SSO-, Finanz- und HR-Systemen

Ideal für: Perfekt für Unternehmen, die datengestützte Einblicke und einen umfassenden Überblick über ihr SaaS-Ökosystem benötigen.

5. Vertikale

Vertice ist eine leistungsstarke Plattform zur Ausgabenoptimierung, die für Führungskräfte aus dem Finanz- und Technologiebereich entwickelt wurde. Sie hilft Ihnen, die Kontrolle über SaaS- und Cloud-Kosten mit fortschrittlichen Prognosen und Automatisierung zu übernehmen.

Einzigartige Merkmale:

• Detaillierte Transparenz der Ausgaben
• Optimierer für reservierte Instanzen, der die Rechenkosten um bis zu 60% senken kann
• Anpassbare Arbeitsabläufe und Verhandlungstools zur Vereinfachung des Kostenmanagements

Ideal für: Entwickelt für Unternehmen jeder Größe, die einen einheitlichen, automatisierten Ansatz für die Verwaltung von SaaS- und Cloud-Ausgaben wünschen.

6. Spendflo

Spendflo ist eine SaaS-Plattform zur Ausgabenoptimierung, die den Einkauf und die Verwaltung vereinfacht. Sie ist ideal für wachstumsstarke Unternehmen und hilft Ihnen, Ihre SaaS-Ausgaben mühelos zu verwalten.

Einzigartige Merkmale:

• KI-gesteuerte Empfehlungen
• Workflow-Optimierung für Genehmigungen
• Zentralisierte Vertragsverwaltung

Ideal für: Spendflo ist Ihr Ansprechpartner, wenn Sie Teil eines schnell wachsenden Unternehmens sind, das seine SaaS-Kosten senken und seine Effizienz mit fortschrittlicher KI und Automatisierung steigern möchte.

7. Wendekreis

Tropic ist eine SaaS-Verwaltungsplattform, die Beschaffung und Erneuerung mühelos macht. Wenn Sie einen reibungsloseren, effizienteren SaaS-Einkauf wünschen, ist dieses Tool genau das Richtige für Sie.

Einzigartige Merkmale:

• Schritt-für-Schritt-Beschaffungsworkflows
• Automatisiertes Erneuerungsmanagement
• Integration mit Finanz- und HR-Systemen

Ideal für: Tropic eignet sich am besten für Unternehmen, die den SaaS-Einkauf rationalisieren und Erneuerungsprozesse effizient gestalten möchten, wobei der Schwerpunkt auf dem Beschaffungsmanagement liegt.

8. Zluri

Zluri ist eine SaaS-Management-Plattform, die Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihr SaaS-Ökosystem gibt. Sie wurde entwickelt, um die Erkennung, Optimierung und Einhaltung von Vorschriften für IT-Teams zu einem Kinderspiel zu machen.

Einzigartige Merkmale:

• Automatisierte SaaS-Ermittlung
• Lizenzmanagement und Kostenkontrolle
• Compliance- und Sicherheitsmanagement

Ideal für: Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Transparenz zu gewinnen, Kosten zu optimieren und die Compliance in Ihrem SaaS-Stack zu gewährleisten, ist Zluri die ideale Lösung.

9. Zylo

Zylo ist ein leistungsstarkes SaaS-Management-Tool, das Ihnen tiefe Einblicke in die Nutzung Ihrer Unternehmenssoftware gewährt. Bei Zylo dreht sich alles um Transparenz und Analysen für die Verwaltung von Software-Investitionen.

Einzigartige Merkmale:

• Eingehende Nutzungsanalyse
• Umfassende SaaS-Erkundungstools
• Lizenzoptimierung zur Reduzierung von Abfall

Ideal für: Zylo ist ideal für große Unternehmen, die einen starken Überblick über einen komplexen Software-Stack benötigen, um Kosten zu verwalten und den ROI zu steigern.

10. Spendhound

Spendhound ist eine 100% kostenlose Plattform zur Verwaltung von Vertragsverlängerungen, die Ihnen hilft, den Überblick über die Vertragsverlängerung zu behalten. Sie ist einfach, effektiv und spart sowohl Zeit als auch Geld.

Einzigartige Merkmale:

• Kostenlose Verwaltung der Softwareerneuerung
• Lieferantenverfolgung mit Verlängerungswarnungen
• Leicht zu navigierende Schnittstelle

Ideal für: Spendhound eignet sich am besten für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine kostengünstige Lösung für die Verwaltung von Erneuerungen ohne zusätzliche Komplexität suchen.

11. Vendr

Vendr ist eine SaaS-Einkaufsplattform, die den Softwareeinkauf neu definiert. Die Software enthält eine Mischung aus datengestützten Erkenntnissen und fachkundigen Verhandlungen, die Ihnen helfen, bei SaaS-Ausgaben mehr zu sparen.

Einzigartige Merkmale:

• Intelligente Einblicke ins Sparen
• Unterstützung bei Neuverhandlungen
• Intuitive, benutzerfreundliche Schnittstelle

Ideal für: Vendr ist ideal, wenn Sie zu einem schnell wachsenden Unternehmen gehören, das eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit zur Abwicklung der SaaS-Beschaffung benötigt.

12. Volopay

Volopay ist eine All-in-One-Plattform für das Finanzmanagement, die Unternehmenskarten, automatische Spesenverfolgung und einfache Buchhaltungsintegration kombiniert.

Einzigartige Merkmale:

• Unternehmenskarten für vereinfachte Ausgaben
• Automatisierte Kostenverfolgung und Berichterstattung
• Direkte Integrationen in die Buchhaltung

Ideal für: Volopay eignet sich perfekt für kleine und mittelständische Unternehmen, die einen rationalisierten Ansatz für die Verwaltung von Ausgaben und Lieferantenzahlungen wünschen.