Software-Lizenzmanagement-Tools: 12 Tipps für intelligente Unternehmen im Jahr 2024

Man hat Ihnen gesagt: "Wenn Ihr Unternehmen wächst, brauchen Sie eine Softwareverwaltung". Sie hatten Recht. Aber welche Lizenzmanagement-App bietet die intelligenteste Lösung?

Lizenzverwaltungssoftware stand bisher vielleicht nicht ganz oben auf Ihrer Must-have-Liste. Von Projektmanagement-Tools bis hin zu Buchhaltungssoftware... Ihr Wachstum hat Ihren SaaS-Stack explodieren lassen. Plötzlich müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre Tools zu harmonisieren. 

Software-Lizenzmanagement bietet eine effektive Möglichkeit zur Organisation und optimieren Sie die App-Abonnements Ihres Unternehmens. Die besten Tools werden durch eine starke Kostenoptimierungsstrategie unterstützt und geben Ihnen die beste Chance, sich auf einem wettbewerbsintensiven Markt zu behaupten. 

Wenn Sie immer noch darüber debattieren, ob Sie Ihre verstaubten Tabellen beibehalten sollen oder nicht, ist es an der Zeit, die roten Fahnen zu erkennen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Lizenzmanagement-Software?

Unternehmen florieren mit effizienterer Software. Software, die die Produktivität und die Work-Life-Balance verbessert, schafft unternehmensweit positive Stimmung. Kein Wunder also, dass eine rosarote SaaS-Brille dazu führen kann, dass ein rigoroses Lizenzmanagement aufgeschoben wird. Für das finanzielle Wachstum Ihres Unternehmens ist es jedoch entscheidend, dass Sie Ihre Lizenzen unter Kontrolle haben. 

Dies sind einige Schlüsselindikatoren dafür, dass Ihre Lizenzen ein ganzheitlicheres Management benötigen. 

• Chaotische Ausgaben. Die Designabteilung hat mit der Beschaffung einer neuen App begonnen, und Sie fragen sich, warum. Sie gehört nicht zu den Unternehmenszielen für dieses Quartal und passt nicht zur Ausrichtung Ihrer Marke. Diese Art von emotionsgesteuerten Entscheidungen sind das Ergebnis eines fehlenden zentralen Ansatzes und manueller Genehmigungsverfahren in letzter Minute. 

• Falsch zugewiesene Haushaltsmittel. Wenn Sie seit der Gründung Ihres Unternehmens für jede Abteilung ein ähnliches Budget zur Verfügung haben, verpassen Sie wahrscheinlich Entwicklungsmöglichkeiten. Ohne eine gründliche Analyse der App-Performance und -Nutzung ist es jedoch schwierig zu erkennen, wo Chancen liegen. Wenn Sie z. B. nicht erkennen können, dass ein App-Plan aufgrund der hohen Nutzung aufgestockt werden muss, werden Sie möglicherweise zu wenig Mittel für dessen Erneuerung bereitstellen. Später kann es sein, dass eine Abteilung kostspieligen zusätzlichen Speicherplatz oder zusätzliche Arbeitsplätze kaufen muss.

• Ungenutzte oder doppelte Lizenzen. KMU können im Durchschnitt einen Verlust von $2 Millionen jährlich für ungenutzte Lizenzen. Vielleicht wurden 150 Lizenzen gekauft, obwohl nur 50 Mitarbeiter auf die Software zugreifen mussten. Noch schlimmer ist der Moment, in dem Sie feststellen, dass verschiedene Abteilungen dieselbe Software gekauft haben, wodurch sich Ihre Kosten verdoppeln. 

• Nicht identifiziertes Lieferantenrisiko. Unverwaltete Lizenzen können anfällig für Risiken sein, z. B. betriebliche Ineffizienz, Reputationsprobleme und Bedrohungen der Cybersicherheit. Eine regelmäßige Bewertung der Anbieter ist Teil eines effektiven SaaS-Managements.

• Interne Zugangsbedrohungen. Nicht alle Mitarbeiter müssen auf jede Software zugreifen können. Wenn die Lizenzen jedoch nicht verwaltet werden, können die Mitarbeiter möglicherweise sensible Daten preisgeben, was die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften gefährdet. 

• Nicht-konforme Software. Die besten Lizenzmanagement-Tools bieten einen strukturierten und zuverlässigen Beschaffungsprozess. Wenn Sie SaaS mit einem willkürlichen Ansatz kaufen, könnten Sie Ihr Unternehmen dem Risiko einer Datenverletzung aussetzen oder die Einhaltung von Gesetzen wie der GDPR beeinträchtigen. 

Diese Bedenken lassen sich leicht mit einer automatisierter Ansatz für die SaaS-Verwaltung. Glücklicherweise gibt es viele Tools, die sich um Ihre Lizenzverwaltungsanforderungen kümmern können... aber zu viele Optionen führen zu einer Lähmung der Analyse. 

Woher wissen Sie, dass ein Softwarelizenzmanagement-Tool von hoher Qualität ist?

Die wichtigsten Merkmale eines effektiven SaaS-Lizenzmanagement-Tools

Natürlich geht es bei der SaaS-Verwaltung um mehr als nur um sauber kategorisierte Software. Hier sind einige der Must-Haves für Ihr neues Lizenzmanagement-Tool.

• Zentralisierung. Wenn Sie Ihren SaaS-Stack auf einer einzigen Plattform ins Licht rücken, ist das ein entscheidender Fortschritt. Sie können sofort Duplikate oder unautorisierte Schatten-IT und entfernen. Klare Sichtbarkeit für alle Mitarbeiter bedeutet gemeinsame Verantwortung für SaaS und ein geringeres Risiko künftiger Ineffizienzen. Stellen Sie sich die Kosten vor, die durch nur wenige unnötige Kündigungen von App-Abonnements wiedergewonnen werden können. 

• SaaS-Analyse. Sie brauchen nicht länger eine Reihe von Formeln und eine langsame, manuelle Überprüfung einer Tabelle, um SaaS-Feedback zu sammeln. Lizenzmanagement-Software kann eine detaillierte Analyse der SaaS-Nutzung, der Leistung und des ROI in Ihrem Unternehmen liefern. Zusammen mit dem qualitativen Feedback der Mitarbeiter können Sie auf diese Weise einen fundierten Ansatz für die Festlegung von Geschäftszielen entwickeln.

• Verwaltung des Haushalts. Mit einem klaren Verständnis der Leistung Ihres Tech-Stacks, SaaS-Abfall gehört der Vergangenheit an. Jetzt wird Ihr Budget auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt. Sie können Software mit sich überschneidenden Funktionen richtig dimensionieren und unzureichend funktionierende Software oder inaktive Lizenzen eliminieren. Auf diese Weise wird mehr Budget für Innovationen freigesetzt. 

• Risiko- und Sicherheitsmanagement. Unerwünschte Anwendungen, die SaaS-Wildwuchs und potenzielle Datenverstöße können ausgemerzt werden. Eine Verwaltungsplattform macht Sicherheitsinformationen und Aktualisierungen für die Mitarbeiter, die sie benötigen, leicht sichtbar. Für diejenigen, die sie nicht benötigen, kann der Zugriff mit Hilfe von Berechtigungssätzen eingeschränkt werden. 

• Verfahren der Auftragsvergabe. Ein komplexer Prozess wie die Beschaffung erfordert Zeit und engagierte Mitarbeiter, aber die besten Softwarelizenzierungstools bieten auch in diesem Bereich Unterstützung. Sie nutzen Bewährte Praktiken für VerlängerungenDazu gehören Erinnerungen an den Zeitplan, automatisierte Arbeitsabläufe und On-/Offboarding-Verfahren. Sie können viel Zeit und Kosten sparen, wenn Sie sich nicht mehr mit automatisch erneuerten SaaS oder überhöhten Ausgaben für unnötige App-Funktionen herumschlagen müssen. Investieren Sie diese Zeit in den Aufbau einer für beide Seiten profitablen Anbieterbeziehungen, um sich noch mehr Angebote und Rabatte für künftige SaaS zu sichern. 

In einem Hochwertiges SaaS-Lizenzmanagement-ToolAlle wichtigen Funktionen arbeiten zusammen, um die Kosteneffizienz und den ROI zu maximieren. 

Leider verfügt kein Unternehmen über ein unbegrenztes Budget. Sie möchten sicherstellen, dass Sie das beste Ergebnis aus Ihrem Lizenzierungsinstrument herausholen. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, die das Wachstum Ihres Unternehmens fördert, müssen die Details der einzelnen Tools verglichen werden. 

Die 12 besten Software-Lizenzmanagement-Tools

Es besteht kein Zweifel, dass die Kosten für moderne Unternehmen bei der Auswahl eines neuen Lizenzmanagement-Tools eine wichtige Rolle spielen. Aber auch die Sicherheit ist wichtig, mit 70% der Unternehmen, die diesem Faktor derzeit Priorität einräumen. 

Hier finden Sie eine Übersicht über die besten Softwarelizenzmanagement-Tools.

Mit einem klaren Überblick über Preis, potenzielle Einsparungen und Sicherheitsstandards sind Sie der Wahl Ihrer Lizenzverwaltungssoftware näher gekommen. Lassen Sie uns nun die spezifischen Vorteile der einzelnen Tools untersuchen, um Ihre perfekte Wahl zu treffen. 

1. Spendbase

Am besten geeignet für: Umfassendes, kostenoptimiertes SaaS-Management

Mit einer unbegrenzten Anzahl von Beschaffungsaufträgen, Anwendungen, Integrationen und Lizenzen, die Sie verwalten können, Spendbase bietet einen Mehrwert bei jedem Schritt. Einblicke in Preisbenchmarks und exklusive Anbieterrabatte zeichnen Spendbase im Bereich des Lizenzmanagements aus. 

Vorteile

• Identifizieren Sie Schatten-IT auf Ihrer zentralisierten Plattform, um sofort Kosten zu sparen und die Sicherheit Ihres Unternehmens zu schützen.
• Aufdecken von Bereichen mit finanzieller Verschwendung, wie z. B. ungenutzte und unzureichend genutzte Lizenzen, durch automatisierte SaaS-Ausgabenanalysen und ausführliche Berichte.
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre SaaS-Erneuerungen mit Echtzeit-Updates und Erinnerungen.
• Optimieren Sie Ihre Beschaffung mit automatisierten Workflows und Slack-Integration.
• Gewinnen Sie SaaS-Rabatte und -Angebote mit Hilfe der erfahrenen Verhandlungsführer von Spendbase.

Sicherheit

ISO 27001 , SOC 2, AWS Cloud verschlüsselte Datenspeicherung, Keine Verfolgung von persönlichen Mitarbeiterkonten

2. Cloudeagle

Am besten geeignet für: Rationalisierte Prozesse

Cloudeagles Bestreben, Ihnen zu helfen, bei jedem App-Kauf weniger auszugeben, wird durch reibungslose SaaS-Governance- und Beschaffungsprozesse erreicht. Das Tool von Cloudeagle bietet 100%-Transparenz über Ihren Stack, d. h. keine bösen Kostenüberraschungen mehr.

Vorteile

• Aufdeckung und Beseitigung von Schatten-IT
• Einblicke in Ausgaben, App-Nutzung und Lizenzen
• Automatisiertes On- und Offboarding
• Slack-Freigabe-Workflows für schnelle Kommunikation
• KI-gestützte Verlängerungskalender zur Vermeidung verpasster Fristen

Sicherheit, ISO 27001, SOC 2, Keine Vorratsdatenspeicherung und keine gemeinsame Nutzung von Daten

3. LicenceOne

Am besten geeignet für: Verhindern von SaaS-Verschwendung

LicenceOne hat einen einfachen, aber effektiven Ansatz für das SaaS-Management. Die Hauptpfeiler Erkennung, Prävention und Zugriffsmanagement helfen Ihnen, die Kontrolle über Ihre Software-Abonnements wiederzuerlangen. 

Vorteile

• Schnelle Erstanalyse zur Aufdeckung von SaaS-Verschwendung
• Aktuelle Informationsberichte über alle Anträge
• Sichtbarkeit der Ausgaben und des Zugangs, Zuweisung von Zuständigkeiten nach Teams und Vorwegnahme von Verlängerungen 
• Menschliche Kundenbetreuung

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Strenge Zugangskontrollen zu Daten

4. Zluri

Am besten geeignet für: Zeitersparnis durch Automatisierung

Zluri bietet eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihren SaaS-Stack. Ihr Erkennungsprozess für Schatten-KI und Schatten-IT verfügt über neun einzigartige Methoden für eine gewissenhafte SaaS-Prüfung. 

Vorteile

• Rationalisierung und Redundanz von Anwendungen
• Tiefgreifende Verfolgung der Nutzung von Anwendungen
• Lizenzen automatisch zurückfordern
• Zero-Touch-SaaS-Onboarding

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Nahezu Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

5. Spendflo

Am besten geeignet für: Rationalisierte Beschaffung

Spendflo hat die Beschaffung in den Mittelpunkt seiner SaaS-Management-Agenda gestellt. Ihr Beschaffungsprozess bietet eine Ausgabenkontrolle mit nahtlosem Eingangs- und Lieferantenmanagement und liefert so einen Mehrwert.

Vorteile

• Eine kohärente Plattform zur Rationalisierung Ihres SaaS
• Identifizierung von Überschneidungen und Schatten-IT
• Reichhaltige SaaS-Insights-Daten
• Automatisierte, regelmäßige Umfragen, um die Meinung der Mitarbeiter zu SaaS zu erfahren

6. Torii

Am besten geeignet für: Schnelle SaaS-Entdeckung

Torii hilft Ihnen nicht nur, 100% Ihrer Apps zu entdecken, sondern erleichtert auch Kosteneinsparungen durch KI-gestütztes SaaS-Ops-Management. 

Vorteile

• Reduzierte SaaS-Ausgaben durch Optimierung
• Zentralisierte Verträge und Verlängerungen
• Anpassbare Benutzeranwendung und kostensparende Arbeitsabläufe

Sicherheit

SOC 2, AWS Cloud-verschlüsselte Datenspeicherung, Vertraulichkeitsvereinbarungen

7.Vertikale

Am besten geeignet für: Transparenter SaaS-Einkauf

Vertice priorisiert drei Schlüsselbereiche zur Optimierung Ihres SaaS-Stacks: Transparenz, Vorhersagbarkeit und Kosteneffizienz. 

Vorteile

• Bereiche zur Kostenoptimierung ausfindig machen
• Intelligente Genehmigungs-Workflows
• Vertrauenswürdige SaaS-Experten

Sicherheit

Nicht angegeben.

8.Cledara

Am besten geeignet für: Automatisierung alltäglicher Aufgaben

Cledara hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Software-, Cloud- und Werbeausgaben an einem Ort zu bündeln. Sie helfen Ihnen, verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, um Ihre SaaS-Kosten zu senken. 

Vorteile

• Echtzeit-Verzeichnis von Software und Hosting
• Automatisierte alltägliche Zugangsanträge, Budgetänderungen, Verträge, Rechnungen und manuelle Buchhaltungsaufgaben
• Zahlungen für Software

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Tokenisierte virtuelle Karten

9. Zylo

Am besten geeignet für: Effiziente Arbeitsabläufe

Zylo hat sich zum Ziel gesetzt, den Anwendern Antworten auf ihre Fragen zum SaaS-Management zu geben und bietet Workflows zur sicheren Verwaltung von Software.

Vorteile 

• Nutzung von Lizenzstufen und Right-Sizing
• App-zu-App-Vergleiche
• SaaS-Verlängerungsmanagement

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Verwaltung durch Dritte

10.bessereWolke

Am besten geeignet für: Verfolgung und Sicherung von SaaS

BetterCloud bietet eine vollständige und erkenntnisgestützte Plattform für das End-to-End-SaaS-Management für die IT. 

Vorteile 

• Überschneidungen bei Abonnements verhindern
• Optimierung von Lizenzen im Vergleich zu Branchen-Benchmarks
• Workflow-Erstellung per Drag & Drop 

Sicherheit

ISO 27001 , SOC 2, OAuth 2.0 offene Standardautorisierung

11.die ManageEngine Asset Explorer

Am besten geeignet für: Flexible Asset-Kategorisierung

Asset Explorer bietet das Wesentliche für das IT-Asset-Management im Unternehmen, mit Kontrolle vom Kauf bis zum Ablauf Ihrer SaaS. 

Vorteile 

• Benutzerdefinierte Workflows zur Automatisierung von Lebenszyklen
• Einkauf und Lieferantenmanagement
• CMDB zur Visualisierung der digitalen Infrastruktur

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Verschlüsselungsmechanismus

12. FlexNet Manager von Flexera

Am besten geeignet für: Detaillierte Datenberichte

FlexNet Manager hilft Ihnen, Ausgaben und Compliance-Risiken durch Lizenzoptimierung zu reduzieren. 

Vorteile 

• Forensische Einblicke in die Lizenzleistung und -nutzung
• Richtige Dimensionierung und Verwaltung von Vermögenswerten
• Berechtigungsbibliothek zur Automatisierung von effektiven Lizenzpositionen

Sicherheit

ISO 27001, SOC 2, Einrichtung der Transport Layer Security