Reibungslos und strategisch: Meistern Sie den Lebenszyklus des Lieferantenmanagements

Das Lieferantenmanagement erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus einer Software, von der ersten Beschaffung bis zum Vertragsende. Und Sie brauchen eine ganzheitliche Anbieterstrategie.

Ein wichtiges Ziel bei der Suche nach einem neuen SaaS-Anbieter ist der Nutzen. Aber die Recherche ist nur ein Teil des Anbietermanagements. 

Unabhängig davon, ob es sich um eine vor- oder nachvertragliche Phase handelt, verspricht jede Phase einen Mehrwert, und positive Lieferantenbeziehungen untermauern den Prozess. 

Unternehmen sind am erfolgreichsten, wenn die Lebenszyklen von Lieferanten frühzeitig, umfassend und regelmäßig verwaltet werden. Das Ergebnis? Eine solide Grundlage für Wachstum, Expansion und hohe Rentabilität. 

Es ist an der Zeit, über statische Anbieterlisten hinauszugehen und der dynamischen Verwaltung Priorität einzuräumen. Hier erfahren Sie, warum die Verwaltung Ihrer SaaS-Anbieter eine so wichtige Investition für einen langfristigen Gewinn ist. 

Die Bedeutung eines strategischen Vendor Lifecycle Management 

Es ist nur natürlich, dass die Zeitpläne für den Lebenszyklus Ihrer Lieferanten... völlig durcheinander sind. 

Sie müssen Evernote kündigen, Sie untersuchen vier verschiedene Buchhaltungstools, und Sie haben eine Verhandlungssitzung mit Slack... und das ist erst heute.

Die Zahl Ihrer Lieferanten wird mit Ihrem Wachstum wahrscheinlich zunehmen. Die Zeitpläne werden verstreut sein, aber Ihr Prozess kann das nicht. Ein verstreuter Prozess gefährdet Ihr Unternehmen.

Vielleicht haben Sie gerade damit zu tun:

• Langwierige manuelle Prozesse
• Fehlende Elemente in Ihrem Lieferantenprozess 
• Ineffiziente Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Unzureichende Buchführung
• Sporadische Überwachung

Ohne strukturiertes Anbietermanagement haben Sie bestenfalls einen Haufen Lizenzen, für die Sie bezahlen, die aber niemand nutzt. Schlimmstenfalls kann es zu Vorfällen im Bereich der Cybersicherheit kommen. 

Ein effektives Lieferantenmanagement schafft eine transparente, systematische Struktur mit strategischer Entscheidungsfindung für für beide Seiten vorteilhafte Lieferantenbeziehungen. 

Das Management des Lebenszyklus von Lieferanten ist ein Prozess, keine Übung zum Ankreuzen, und jede Phase des Prozesses kann dazu genutzt werden:

• Das Risiko verringern
• Effizienz maximieren
• Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften
• Wert schaffen
• Kosten sparen
• Pflege von Lieferantenbeziehungen

Welche Phasen gibt es bei der Verwaltung eines Lieferanten?

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Best Practices die Effizienz, die Sicherheit und die Kosten der Anbieter optimieren können.

1. Identifizieren und engagieren

Sie haben einen Software-Bedarf in Ihrem Unternehmen festgestellt. Es könnte sein, dass eine Abteilung schnell gewachsen ist und nun ein Kommunikationstool benötigt wird, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Wahrscheinlich wollen Sie einfach loslegen und verschiedene Anbieter untersuchen. 

Aber haben Sie sich vorher überlegt, welche Elemente Sie zum Vergleich der Anbieter nutzen wollen? 

Erstellen Sie zunächst eine kurze Begründung. Diese sollte enthalten:

• Warum Ihr Unternehmen die Software braucht.
• Betriebliche Anforderungen von "must have" zu "nice to have".
• Rangfolge der Wichtigkeit der Anforderungen. 
• Budgetgrenzen und geschätzte Umsetzungsziele.

Es ist wichtig, dass jede neue Software mit den Zielen und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt. Schließlich hoffen Sie auf eine lange und für beide Seiten gewinnbringende Beziehung zu Ihrem Anbieter.

Nun - welche Qualifikationen und Kosten sollte Ihr Anbieter haben? Überlegen Sie:

• Ihr Ansehen in der Branche.
• Anzahl der Jahre der Erfahrung.
• Zertifizierungen oder Lizenzen.
• Preisgestaltung.

Durch diese Klarheit wird die Suche zielgerichteter und führt zu weniger, aber qualifizierteren potenziellen Anbietern.

Frühzeitige Kommunikation und Beauftragung eines Vertreters aus den Bereichen Recht, Finanzen und Beschaffung, um einen ganzheitlichen und effizienten Prozess zu gewährleisten.

Sobald Sie genügend Informationen gesammelt haben, können Sie eine Anfrage (RFQ) an Anbieter stellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Nun können Sie mit einer genaueren Bewertung beginnen. 

2. Risikobewertung 

Anhand der eingegangenen Angebote können Sie zwei oder drei Anbieter in die engere Wahl nehmen und analysieren. 

Denken Sie daran, dass es bei der Auswahl eines Anbieters darum geht, den Gesamtwert für Ihr Unternehmen zu maximieren, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Produktivität. Die Verwendung quantitativer Daten und qualitativer Rückmeldungen ergibt ein detaillierteres Bild. Sie möchten zum Beispiel Informationen über die Anzahl der Integrationen, die jeder Anbieter anbietet, aber Sie möchten auch Referenzen und Bewertungen von tatsächlichen Kunden sehen. 

Ihr Beschaffungsteam sollte die Legitimität und Zuverlässigkeit von Anbietern sehr sorgfältig prüfen. 

Ein Anbieter, der Ihre Anforderungen erfüllt und viel billiger ist als seine Konkurrenten, könnte zum Beispiel finanziell unverantwortlich sein. 

Hier finden Sie einige wichtige Informationen, die Sie von den Anbietern verlangen sollten:

• Adresse des Hauptsitzes
• Juristischer Firmenname
• Geschäftslizenz
• Gründungsurkunde
• Steuer-ID
• Eigentümerstruktur und Anzahl der Beschäftigten
• Liste von Unterauftragnehmern
• Geschichte der Einhaltung
• Laufende Rechtsstreitigkeiten

Ein letzter, aber entscheidender Risikofaktor ist die Sicherheit. 61% der Unternehmen waren 2023 von einer Datenschutzverletzung durch Dritte oder Cybersecurity betroffen, die sich auf den Betrieb, die Finanzen und den Ruf des Unternehmens auswirkte. Wie anfällig ist der potenzielle Anbieter für eine Datenverletzung? Welche Verfahren gibt es, um dieses Risiko zu mindern und zu reagieren, wenn ein Vorfall eintritt? 

Jetzt können Sie einen Anbieter auswählen, mit dem Sie fortfahren möchten. Stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Kaufgenehmigung und krempeln Sie die Ärmel hoch für die größte Chance zur Kostenoptimierung des Prozesses.  

3. Verhandeln und einsteigen

Es gibt mehr als nur den Preis, den Sie mit den Anbietern aushandeln müssen. Dies sind einige der Punkte, auf die Sie eingehen müssen:

• Umfang der Arbeiten
• Zeitleiste
• Preisgestaltung
• Liefergegenstände
• Zahlungsbedingungen
• SLAs (Dienstgütevereinbarungen)

SLAs sind besonders wichtig für SaaS-Käufe, da sie helfen, die Servicequalität sicherzustellen und Risiken wie Serviceausfälle oder Leistungsprobleme zu bewältigen. 

Entschlossenes, aber faires Verhalten bei den Verhandlungen schafft eine Vertrauensbasis. Vereinbaren Sie Vertragsbedingungen, die für beide Seiten vorteilhaft sind, die Ihre Erwartungen klar formulieren und keinen Spielraum für überraschende Kosten lassen. Später im Lebenszyklus des Lieferantenmanagements können Sie diese Bedingungen anhand Ihrer sich ändernden Bedürfnisse überprüfen. 

Wenn es Ihnen an Zeit und Personal für Verhandlungen mangelt, ist eine effektive Lieferantenmanagement-Lösung ist Ihr Rettungsanker. Erfahrene Verhandlungsführer erkennen jede Möglichkeit zur Kostenoptimierung und erhalten Rabatte und Angebote. Sie können Ihnen durchschnittlich 39% für Ihre Software sparen.

Als Nächstes beginnen Sie mit dem Informationsaustausch beim Onboarding Ihres neuen Lieferanten. 

Wenn Sie in dieser Phase einen Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Aufgaben und Projektdetails sowie einen Verhaltenskodex für Lieferanten zur Verfügung stellen, ebnen Sie den Weg für zukünftige Personalisierung, Entwicklung und Innovation.

Sie sollten auch zusätzliche Informationen einholen, z. B. die Zertifizierung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Versicherungspolicen, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Richtlinien zur angemessenen Nutzung. 

Stellen Sie sicher, dass Informationen dokumentiert, Prozesse nachgewiesen und Verantwortungsbereiche für die beteiligten Abteilungen festgelegt werden. Auf diese Weise wird es einfacher, eventuelle Streitfragen zu klären und Modelle für bewährte Verfahren zu schaffen. 

Jetzt können Ihre Mitarbeiter ihr Onboarding-Training genießen und die Früchte eines effizienteren Tools ernten. 

4. Leistung überwachen

Die Verwaltung des Anbieters ist damit noch nicht abgeschlossen. Während der gesamten Lebensdauer einer Anwendung in Ihrem Unternehmen sollten regelmäßige Bewertungen der SaaS-Lösung geplant werden. 

Bei der Leistungsüberwachung sind zwei Aspekte zu berücksichtigen: Ihr Anbieter und die Anwendung selbst. Die Festlegung klarer Bewertungskriterien für beide ist der Schlüssel zur Aufdeckung und Lösung von Problemen. 

Beurteilen Sie Ihren Anbieter. Hält er die versprochene Qualität ein? Werden die SLAs eingehalten? Ist der Zahlungsprozess so reibungslos wie versprochen? Berücksichtigen Sie den Service, den Sie erhalten, die Fristen für die Lösung von Problemen und die Reaktionsfähigkeit auf Rückmeldungen. 

SaaS-Leistungsprüfungen liefern wichtige Erkenntnisse darüber, wie profitabel Ihre Software für Ihr Unternehmen ist. Sie zeigen Verhaltensmuster auf, anstatt sich auf einzelne Fälle zu konzentrieren, und geben einen fairen und genauen Überblick. Angesichts der vielen Messgrößen, die es zu erfassen gilt, darunter Geschwindigkeit, Nutzung und ROI, können Audits langwierig sein. Erfolgreiche Unternehmen nutzen automatisierte SaaS-Verwaltung Plattformen, um vollständige Transparenz und aufschlussreiche Berichte über die Leistung ihrer Software zu erhalten. Eine zeitraubende manuelle Aufgabe weniger.

Jetzt können Sie Ihre Leistungsnachweise als Druckmittel in Ihrer laufenden Lieferantenpartnerschaft einsetzen.

5. Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Es gibt einige entscheidende Punkte innerhalb des Lebenszyklus, um die Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Verhandlungen sind eine gute Gelegenheit, aber auch Zahlungsfristen, Verlängerungen und Streitigkeiten sind wichtig. 

Lieferanten danken Ihnen für pünktliche Zahlungen, indem sie Ihnen vor Vertragsverlängerungen Angebote und Rabatte unterbreiten, was Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschafft. Eine regelmäßige Kommunikation mit den Anbietern sorgt für reibungslosere und schnellere Vertragsverlängerungsverhandlungen ohne Überraschungen. 

Auch wenn Sie Unterstützung benötigen oder einen Streitfall ansprechen möchten, kann dies auf eine kooperative, effiziente Weise geschehen, die Sie schnell wieder auf den richtigen Weg bringt. 

Die Priorisierung von Beziehungen an diesen Schlüsselpunkten wird den Prozess wesentlich reibungsloser gestalten, aber eine Verkäuferbeziehung muss während des gesamten Prozesses gepflegt werden. Software-Produktlebenszyklus-Management. Feedback muss nicht immer negativ sein. Ein positives Feedback kann sogar zu einer innovativen Zusammenarbeit führen. 

Die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen ist eine fortlaufende Aufgabe, die bis zum Ende des Vertrages andauert. 

6. Offboard-Anbieter

Ein Ende ist ein natürlicher Teil eines jeden Lebenszyklus. Ein erfolgreiches Offboarding ist genauso wichtig wie der Beginn eines neuen Vertrags. 

In dieser letzten Phase gibt es einige wesentliche administrative Aufgaben, die mit professionellem Respekt erledigt werden sollten, um den Ruf Ihres Unternehmens zu wahren.

Hier finden Sie eine Liste der Pflichten, die Sie beim Offboarding von Lieferanten erfüllen müssen:

• Weitergabe von Informationen zur Vertragsbeendigung an alle beteiligten Mitarbeiter.
• Überprüfen Sie, ob Sie alle Anforderungen des Vertrags erhalten haben.
• Begleichung ausstehender Rechnungen.
• Setzen Sie alle weiteren Zahlungen aus. 
• Aufzeichnung der Einzelheiten des Kundendienstes. 
• Sicherstellen, dass die Kündigungsklauseln eingehalten werden.

Die Dokumentation dieses Prozesses ist unerlässlich. Achten Sie darauf, die Gründe für den Ausstieg, die Gesetze und Branchenstandards, die Sie eingehalten haben, sowie eine Bewertung des Anbieters und des Ausstiegsprozesses selbst festzuhalten. So haben Sie einen Bezugspunkt, von dem Sie lernen, den Sie optimieren und wiederverwenden können, wenn Ihr Unternehmen wächst. 

Schließlich können Sie den Anbieter aus Ihren internen Systemen entfernen, um sensible Daten oder geistiges Eigentum zu schützen.

Sie haben nun einen ganzheitlichen Ansatz für das Vendor Lifecycle Management gefunden! Die nächste Herausforderung besteht jedoch darin, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu diesem bewährten Verfahren haben und es nutzen können.

Prozessablauf im Lieferantenmanagement

Ein Workflow ist ein effektives visuelles Instrument, um die unternehmensweite Übernahme Ihres optimierten Lieferantenmanagementprozesses sicherzustellen. 

Ihr Workflow für die Verwaltung von SaaS-Anbietern stellt einen klaren, schrittweisen Prozess für die Mitarbeiter dar. Die Vorteile eines solchen transparenten Verfahrens sind: 

• Beseitigung von Fehlern. 
• Risikominderung. 
• Gewonnene Zeit. 
• Mehr Zeit und Möglichkeiten für die Pflege von Lieferantenbeziehungen.
• Mehr Chancen zur Wertoptimierung.
• Steigerung der Produktivität. 
• Leichtere Nachverfolgung und Aufzeichnung.

Das nachstehende Beispiel zeigt einen effektiven Arbeitsablauf für das Lieferantenmanagement, den Sie in Ihrem Unternehmen einführen können, um einen reibungsloseren Ablauf zu erreichen.

Wenn Sie einen klaren Weg vor Augen haben, können Sie unternehmensweit ein hervorragendes Lieferantenmanagement erreichen. Wenn Sie sich aber immer noch überfordert fühlen, ist die Automatisierung Ihres Prozesses ein intelligenter Weg, um Zeit, Energie und Kosten zu sparen. 

Wie kann Lieferantenmanagement-Software helfen? 

Software für das Lieferantenmanagement ist eine intelligente Option für wachsende Unternehmen. Diese dynamischen Tools nutzen die Automatisierung, die den Bedarf an langwierigen, manuellen Aufgaben in Schlüsselbereichen des Lieferantenlebenszyklus, wie Audits, Dokumentation und Erneuerungen, reduziert. 

Automatisierte Prozesse vermeiden Fehler, sparen Zeit und ermöglichen es Ihnen, Leistungskennzahlen und Budgetinformationen in Echtzeit zu verfolgen. Rechtzeitige Aktualisierungen und Benachrichtigungen bedeuten, dass sich die Mitarbeiter auf hochwertige, strategische Aufgaben konzentrieren können, die das Unternehmenswachstum priorisieren. 

Spendbase bietet ein ganzheitliches SaaS-Managementsystem, das ein hochwertiges Vendor Lifecycle Management für Ihr Unternehmen ermöglicht. 

Sofortige Gewinnung von Informationen mit Software-Preisleitfäden um Ihre SaaS-Kaufentscheidungen zu unterstützen. Mit den Erkenntnissen von Spendbase tappen Sie nicht mehr im Dunkeln. 

Durch die vollständige Transparenz Ihrer SaaS mit der Spendbase-Verwaltungsplattform haben Sie die Kontrolle und können Kostenoptimierungsmöglichkeiten lange vor der nächsten Anbieterverhandlung erkennen. 

Profitieren Sie von einem reibungslosen Prozess mit automatisierten Genehmigungs- und Verlängerungssystemen sowie Budgetaktualisierungen und -erinnerungen in Echtzeit. 

Die Erfahrung von Spendbase geht über das Lieferantenmanagement hinaus. Sie haben auch die Verhandlungen im Griff. Die Verhandlungsexperten von Spendbase haben eine Erfolgsquote von 86%, um die besten Angebote für Ihr Unternehmen auszuhandeln. Nutzen Sie die Vorteile der exklusiven SaaS-RabatteSie profitieren von einem intelligenteren Lieferantenmanagement und können die erzielten Einsparungen in das Unternehmenswachstum investieren.