Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten:
Rabatte, Vertrauen... und Insider-Witze

Ihr SaaS-Stack ist ein Regenbogen von Anwendungen auf Ihrem Armaturenbrett. Aber sind Ihre Anbieterbeziehungen gesund und munter, oder haben Sie das Gold am Ende des Regenbogens übersehen? 

Es ist leicht, Software als statisch hinter einem Firmenlogo zu betrachten. Aber jedes SaaS-Tool, das Ihr Unternehmen nutzt, wird von einem Team aus echten Menschen gepflegt. Hinter der SaaS stehen Menschen. Und Menschen gedeihen durch gepflegte Beziehungen. 

Wenn die Beziehungen zu den Anbietern gepflegt werden, sind die Vorteile für Ihr Unternehmen zuverlässig und langfristig. Anpassungsmöglichkeiten, die richtige Dimensionierung von Funktionen, Verhandlungen und Kosteneinsparungen - all das hängt davon ab, dass Ihr Unternehmen eine Beziehung zu seinen Lieferanten aufbaut. 

Wenn Sie bei einer Vertragsverlängerung mit erheblichen Kostensteigerungen, langwierigen Kundendienstzeiten und mangelnder Flexibilität bei zusätzlichen Funktionen konfrontiert sind, haben Sie sich möglicherweise mit einem standardmäßigen, transaktionalen Anbietervertrag zufrieden gegeben. 

Aber spart Einfachheit nicht Zeit? Langfristig nicht, nein. Wenn Sie an diesen Ansatz gewöhnt sind, fällt es Ihnen vielleicht schwer, die Möglichkeiten für Unternehmenswachstum und Kostenoptimierung zu erkennen, die Sie dabei opfern. 

Um eine genauere Vorstellung zu bekommen, sollten wir uns ansehen, was SaaS Vendor Relationship Management ist. 

Was ist Vendor Relationship Management?

Das Management von Lieferantenbeziehungen (Vendor Relationship Management, VRM) ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie. Unternehmen sind auf rund hundert SaaS-Anwendungen angewiesen, um Zeitpläne zu verwalten, Ziele zu erreichen und Ideen zu entwickeln.

Manche definieren Vendor Relationship Management als "Überwachung der Prozesse mit Drittanbietern". Aber, nur Beaufsichtigung ein Prozess reicht nicht aus, um den Ertrag Ihres Lieferantenmanagements zu maximieren. 

Gartner stellt fest, dass Vendor Relationship Management ein "Disziplin, die es Organisationen ermöglicht Kontrollkosten, Laufwerk Servicequalitätund Risiken abmildern um von ihren Anbietern während des gesamten Geschäftslebenszyklus einen höheren Wert zu erhalten". Dies sind zwar drei wesentliche Facetten des VRM, aber um in diesem Bereich zu glänzen, bedarf es noch mehr. 

Vendor Relationship Management ist der Aufbau und die kontinuierliche Pflege von Partnerschaften zum gegenseitigen Nutzen, die den Erfolg Ihres Unternehmens fördern, unterstützen und schützen. 

Erfolg ist keine Übertreibung. Sie können sich auf mehrere bedeutende Vorteile freuen, wenn Sie Ihre Strategie für Lieferantenbeziehungen optimieren. 

Warum ist es wichtig, gesunde Lieferantenbeziehungen zu pflegen?

Sie streben ein zuverlässiges, positives Unternehmenswachstum an, und zwar Jahr für Jahr. Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre Lieferanten mit von der Partie sind. Starke Partnerschaften sorgen für einen profitablen Fortschritt. Aber es gibt viel mehr zu gewinnen als nur Kostenreduzierung.

Vertrauen

Stellen Sie sich einen Anbieter vor, der effizient auf Ihre Supportanfragen antwortet und Ihr Feedback nutzt, um seinen Service zu verbessern. Stellen Sie sich nun ein Unternehmen vor, das pünktliche Zahlungen leistet und proaktiv kommuniziert. Das ist eine zuverlässige, wertvolle Beziehung. 

Der Aufbau von Vertrauen auf beiden Seiten eröffnet Möglichkeiten für Wachstum, exklusive Vergünstigungen, vorteilhafte Vertragsverlängerungsbedingungen und günstige Preise. Eine vertrauensvolle Lieferantenbeziehung ist das Geschenk, das Ihrem Unternehmen immer wieder zugute kommt. 

Kosteneinsparungen

Wenn Sie eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Lieferanten aufgebaut haben, verlaufen die Verhandlungen reibungsloser, und Angebote und Rabatte sind leichter zugänglich. Optimieren Sie Ihren Ansatz, um die gesamte Beschaffungsvisibilität ist ein schneller Weg, um Abfall zu vermeiden und die Gesamtbetriebskosten zu senken. 

Risikomanagement 

Um hohe Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten, ist es unerlässlich, dass Sie über die Einhaltung der Vorschriften durch Ihren Lieferanten während dessen gesamter Lebensdauer in Ihrem Unternehmen Bescheid wissen. Wenn Sie eine ehrliche Kommunikation aufgebaut haben, können Sie etwaige Probleme frühzeitig und gemeinsam angehen. 

Effiziente Leistung

Straffere Beziehungen zu den Anbietern bedeuten, dass die Arbeitsabläufe effizienter sind. Wenn z. B. das Onboarding effektiv und mit guter Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten durchgeführt wird, wird die Software im Unternehmen gut angenommen und die Produktivität profitiert. 

Qualität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Bei regelmäßigem Kontakt sind die Anbieter motiviert, einen hochwertigen Service zu bieten. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie auf eine "Mauer" stoßen, wenn Sie App-Funktionen anpassen müssen, und sie werden eher bereit sein, sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen. 

Verbessertes Ansehen

Positive Bewertungen von Anbietern erhöhen Ihr Ansehen in der Branche und bieten Ihnen mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Ihr Marketingteam wird Ihnen für Ihre guten Beziehungen zu den Anbietern dankbar sein, denn sie eröffnen Ihnen die Möglichkeit, Werbematerial zu koordinieren und so Ihre PR zu verbessern.

Innovation

Mit Einblicken in neue Technologien und Funktionen ist es einfacher, der Konkurrenz voraus zu sein. Die Anbieter bevorzugen ihre vertrauenswürdigsten Partner bei der Erprobung neuer Funktionen, und ein gesundes Beziehungsmanagement ist der Schlüssel zum Erreichen dieser Boni. 

Es gibt viel zu gewinnen, aber wie sieht es in der Praxis aus? Wie optimieren Sie Ihr Vendor Relationship Management?

Best Practices für erfolgreiches Lieferantenmanagement

Die Aufrechterhaltung positiver Lieferantenbeziehungen hängt nicht nur von einer einzigen Aktion ab, wie z. B. dem Versenden einer Flasche an den Geburtstag Ihres Lieferanten (auch wenn dies hilfreich sein kann). Wenn Sie in die folgenden sechs Bereiche investieren, können Sie Ihr Lieferantenmanagement verbessern und ganzheitliche Geschäftsvorteile erzielen. 

1. Wählen Sie den richtigen Anbieter

Eine gute Partnerschaft beginnt mit einer guten Abstimmung zwischen Anbieter und Kunde. Ihr Lieferantenmanagement ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt, wenn Ihr Lieferant nicht mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. 

Nehmen Sie zum Beispiel ein Unternehmen für luxuriöses Home-Styling. Deren Designer benötigen eine App mit anpassbaren Vorlagen, um ihre Produkte schön zu präsentieren. Sie fragen jeden Anbieter, der in die engere Wahl kommt, welche Anpassungsmöglichkeiten er bietet, und das Feedback ermöglicht es ihnen, eine fundierte Wahl zu treffen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Die Mitarbeiter sind zufrieden, die Produktivität steigt und die Kundenverkäufe nehmen zu. 

Weitere Faktoren, die zu berücksichtigen sind, sind der Ruf des Anbieters, die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsprotokollen sowie Bewertungen des Kundendienstes.

Zögern Sie nicht, Ihre derzeitigen Anbieter um Empfehlungen zu bitten, da sie Ihre Kompatibilitätsanforderungen bereits kennen. Vielleicht haben sie sogar eigene Lösungen für Ihre Probleme, so dass Sie bei einem bekannten Anbieter bleiben und Ihre langfristige Beziehung weiter ausbauen können. 

2. Definieren Sie klare SLAs

Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihr Vorgesetzter einen Streit über Ihre Leistung in einem Bereich ansprechen würde, der nicht zu Ihrer Aufgabenbeschreibung gehört? 

Wie würden Sie sich fühlen, wenn ein Bereich Ihrer Arbeit unterdurchschnittlich abschneiden würde, Sie aber wissen, dass er mit einem bestimmten Instrument erfolgreicher gewesen wäre? 

Beides sind frustrierende Szenarien.  

Gesunde Lieferantenbeziehungen vermeiden diese Verwirrung durch klare, formale Klauseln, die von beiden Parteien vereinbart werden. Diese Service Level Agreements werden besprochen und zusammen mit dem Vertrag unterzeichnet. Dann kennen alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten und Erwartungen. 

SLAs könnten den Umfang der Dienstleistungen, Zahlungen, Ausstiegsverfahren und Leistungsstandards umfassen. Die Bedingungen sollten spezifisch und unzweideutig sein. Beispielsweise ist eine Garantie für eine schnelle Reaktion des Kundendienstes weniger beruhigend als ein Versprechen, dass der Kundendienst innerhalb von 12-24 Stunden reagiert.

Klar definierte SLAs geben Ihnen nicht nur bei potenziellen Streitigkeiten mit Anbietern einen Vorteil, sondern auch dann, wenn Sie die Leistung Ihrer Anwendung analysieren und über ihre Zukunft in Ihrem Unternehmen nachdenken. 

3. Ein Beschaffungsinstrument verwenden

Wenn Sie nur wenige Anbieter zu verwalten haben, können manuelle Prozesse durchaus funktionieren. Bei einer großen Anzahl von SaaS in Ihrem Unternehmen ist jedoch eine helfende Hand bei der Anbieterverwaltung erforderlich. 

• Zentralisierung. Eine cloudbasierte Plattform ist eine organisierte und effiziente Möglichkeit, Ihre Lieferantenliste zu zentralisieren. Sie stellt Ihre Tabellenkalkulationen in den Schatten, denn sie bietet einfachen Zugriff, vollständige Transparenz und schnellen Informationsabruf. Die Spitze Beschaffungsinstrumente für SMBs bieten eine einzige Anlaufstelle für die Beschaffung, ein wachsames Auge auf die Risiken und gestraffte Prozesse zur weiteren Steigerung der Produktivität.
• Automatisierung. Wenn Sie sich fragen, woher Sie mehr Zeit für die Pflege Ihrer Lieferantenbeziehungen nehmen sollen, ist Automatisierung die Antwort. Stellen Sie sich vor, Sie könnten das Onboarding-Verfahren für Ihren Lieferanten von zwei Wochen auf nur drei Tage verkürzen. Beschaffungstools nutzen automatisierte Dateneingabe, Dokumentationsmanagement und Workflows für Genehmigungen, Onboarding und Erneuerungen. 
• Verfolgung von Metriken. Wenn Ihnen bei der nächsten Vertragsverlängerung die Frage gestellt wird: "Brauchen Sie mehr Sitzplätze?" oder "Ist die Drop-and-Drag-Funktion für Sie von Vorteil? Würden Sie die Antwort kennen? Die Kenntnis dieser kleinen Details macht den Unterschied zwischen gutem und hervorragendem Lieferantenmanagement aus. Anbietermanagement-Tools liefern regelmäßig ausführliche Berichte über Ihre SaaS-Nutzung. 

4. Regelmäßig kommunizieren 

Wenn Sie an Software denken, ist das erste Wort, das Ihnen in den Sinn kommt, wahrscheinlich nicht "Einfühlungsvermögen". Eine großartige Partnerschaft beruht jedoch auf sorgfältigen Überlegungen auf beiden Seiten. Die Anbieter sind von Ihrem Geschäft betroffen, und Sie sind von dem Ihren betroffen. Es liegt in Ihrem beider Interesse, während des gesamten Lebenszyklus der Software eine offene, ehrliche Kommunikation zu pflegen. 

Planen Sie regelmäßige Kontaktpunkte mit Ihrem Anbieter, um die KPIs zu reflektieren. So könnten Sie beispielsweise jedes Quartal den ROI, die Nutzung und bestimmte Funktionen sowie eventuelle Anpassungen Ihres Abonnements besprechen. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass diese häufigen Kontakte Ihnen die Möglichkeit eröffnen, Rabatte zu erhalten und Funktionen zu testen. 

Wenn Sie ein verlässlicher Gesprächspartner sind, werden die Verkäufer eher bereit sein, auftretende Streitigkeiten rasch zu lösen. Ihre gesunde Beziehung bedeutet, dass Streitigkeiten professionell und reibungslos ablaufen.

5. Durchsetzungsfähig und fair verhandeln

Wenn ein Kunde zu Ihnen käme und einen 70%-Rabatt, einen 24/7-Kundendienst und jede Woche ein kostenloses Produkt verlangte, würden Sie höflichst "Nein" sagen.

Eine erfolgreiche Lieferantenbeziehung geht über die Sicherung des besten Preises hinaus. Sie konzentriert sich auf den Wert und langfristige Partnerschaften. 

So können Sie beispielsweise einen erheblichen Preisnachlass erzielen, erhalten aber eine herabgestufte Version einer gewinnbringenden Softwarefunktion, was bedeutet, dass Sie Ihrem Team erklären müssen, warum seine Arbeit doppelt so lange dauert und das Ergebnis nur halb so gut ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen durch die Nutzung Ihrer SaaS-Analyse den besten Wert erhält, und streben Sie ein Win-Win-Szenario an. Ein Anbieter, der sich respektiert fühlt, ist ein Anbieter, der mehr Zeit in Ihr Unternehmen investieren wird. 

6. Mit Humor Bindungen aufbauen

Ein wenig Humor kann in einer Verkäuferbeziehung viel bewirken. Wenn Sie eine Beziehung aufgebaut haben, können Insider-Witze und unbeschwertes Geplänkel Routine-Interaktionen in etwas viel Unterhaltsameres verwandeln. Ein gemeinsames Lachen mit Ihrem Lieferantenkontakt - vielleicht über eine seltsame Funktion in seiner App oder eine "Notfall"-Anfrage, die sich als überraschend einfach herausstellte - bricht das Eis und fördert die Kameradschaft.

Diese gemeinsamen Momente schaffen ein Gefühl der Vertrautheit und des Vertrauens. Wenn Anbieter sich bei Ihnen wohlfühlen, sind sie eher bereit, die Extrameile zu gehen, ehrliche Einblicke zu gewähren und Ihren Wünschen Priorität einzuräumen. Humor hebt nicht nur die Stimmung, er stärkt auch Ihre berufliche Beziehung und macht Ihre Lieferanten von bloßen Kontakten zu echten Verbündeten.

Wie jeder Aspekt eines erfolgreichen Unternehmens erfordert auch das Management von Lieferantenbeziehungen ständige Bemühungen. Wenn Sie über sich hinauswachsen wollen, müssen Sie einige häufige Fallstricke beachten und vermeiden. 

Häufige Fehler beim Management von Lieferantenbeziehungen

Unternehmen, die sich mit dem Management ihrer Lieferantenbeziehungen schwer tun, begehen in der Regel mindestens einen der folgenden Fehler.

• Kostenvermeidung. Wenn Sie nur an die Gegenwart denken, ohne das Gesamtbild im Auge zu behalten, können Sie sich zu sehr auf die Kosten konzentrieren. Machen Sie sich stattdessen Gedanken über die langfristigen Vorteile und den Wert, den Anbieter bieten können. 

• Eilige Vereinbarungen. Versteckte Kosten, minderwertige Dienstleistungen und ein hohes Risiko von Datenschutzverletzungen sind nur einige der Gefahren, die von übereilten Vertragsvereinbarungen ausgehen. Nehmen Sie sich die Zeit, über jede einzelne Klausel nachzudenken - ist sie spezifisch, auf Ihre Ziele ausgerichtet und messbar? 

• Schlechte Kommunikation. Wenn Sie nicht ansprechbar oder offen sind, kann sich dies auf Ihren Lieferanten übertragen, und es wird schwieriger, bei Bedarf Kontakt aufzunehmen. Führen Sie regelmäßige, strategische Gespräche, um die Beziehungen positiv und konstruktiv zu halten.  

• Unzureichende Risikobewertung. Im Geschäftsleben wird es immer einige kleine akzeptable Risiken geben. Der Schlüssel liegt darin, diese zu kennen und sie regelmäßig zu überwachen. 

• Vernachlässigung. Selbst die besten Lieferanten müssen verwaltet werden. Die regelmäßige Überwachung Ihrer strategisch wichtigen Lieferanten sollte oberste Priorität haben, da Probleme mit diesen Anbietern zu erheblichen Verlusten führen können.

Sie können Zeit zurückgewinnen und die Wahrscheinlichkeit dieser Fehler verringern, indem Sie eine Lieferantenmanagementsystem das die Arbeitsabläufe automatisiert und die Daten Ihrer Lieferanten zentralisiert. 

Jetzt können Sie sich vorstellen, wie dies in der Praxis in Ihrem Unternehmen aussieht. Wie sieht also VRM aus, wenn es exzellent gemacht ist?

Modell für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen

Das optimale Management von Lieferantenbeziehungen ist eine Win-Win-Partnerschaft zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. Es ist ein gesundes Gleichgewicht von Geben und Nehmen. Rentable SaaS-Funktionen und kostensparende Maßnahmen für Sie; erreichte Ziele und Umsätze für die Anbieter. 

Ihr automatisiertes Beschaffungssoftware nimmt Ihnen einen Großteil der harten Arbeit ab: Es zentralisiert die Anbieter in einer einzigen Dashboard-Ansicht, rationalisiert wichtige Arbeitsabläufe durch Automatisierung und bietet detaillierte Einblicke in die Leistung von Anbietern und SaaS. Die besten Beschaffungstools können Ihnen sogar Verhandlungsexperten zur Seite stellen, die Sie bei strategischen Preisverhandlungen unterstützen. 

Vom Beginn bis zum Ende der Lebensdauer Ihrer Software in Ihrem Unternehmen profitieren Sie von einer Abstimmung der Ziele und Herausforderungen, wobei eine offene und ehrliche Kommunikation im Mittelpunkt steht. 

Weil Sie zuverlässig und kommunikativ sind, bieten Ihnen die Anbieter Einblicke und Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Wachstum, um Ihr Geschäft weiter anzukurbeln. 

Das Sahnehäubchen auf dem Kuchen? Zugang zu erhebliche Rabatte wie z. B. 60% von Ihren Cloud-Rechnungen und 80% von Ihren Lieblingsanwendungen. 

Mit einem effektiven Lieferantenbeziehungsmanagement können Sie Ihre Prognosen, Kosteneinsparungen und Budgetierung verbessern und Ihr Unternehmen für die Zukunft fit machen.