Cómo la IA transforma los equipos de contratación modernos

La IA está en todas partes, y la contratación no se queda atrás. En la actualidad, casi 96% de empresas utilizan IA generativa en sus adquisiciones a cierta escala. La mayoría afirma que la IA les ha permitido automatizar muchas tareas rutinarias, tomar mejores decisiones basadas en la información proporcionada y, en general, mejorar la productividad del equipo.

¿Qué herramientas de inteligencia artificial son las mejores? ¿Quién la ha utilizado ya y qué ha resultado de ello? Aquí hablaremos de todo eso y mucho más, así que quédate y empecemos.

La IA en la contratación pública: ¿qué es y por qué utilizarla?

La inteligencia artificial (IA) en la contratación suele referirse al software que utiliza el aprendizaje automático (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP), la automatización robótica de procesos (RPA) y la IA generativa para ayudar a racionalizar y automatizar los procesos de contratación. Lo que hacen es ayudar a analizar los procesos actuales, proporcionar información que puede ayudar a reducir costes y, en general, a tomar mejores decisiones.

Ventajas de la IA en la contratación pública

Hay muchas empresas que ya han adoptado la IA en sus procesos de contratación. Se espera que la IA en la contratación crezca casi un $22.600 millones en 2033. Con un crecimiento tan rápido, es obvio que tiene muchas ventajas para los equipos. Aquí tienes algunas que te pueden interesar.

• Reducción de costes. La IA identifica oportunidades de ahorro mediante el análisis de gastos y la optimización de proveedores.
• Mejora de la eficacia. Automatiza las tareas repetitivas (por ejemplo, el procesamiento de facturas y la gestión de pedidos). Así, consigues liberar tiempo para actividades estratégicas.
• Mejor proceso de toma de decisiones. La IA proporciona información en tiempo real y análisis predictivos para mejorar la previsión y la planificación.
• Mitigación de riesgos. Supervisa el rendimiento de los proveedores y las condiciones del mercado para gestionar los riesgos de forma proactiva.
• Mejora del cumplimiento. Ayuda a mantener el cumplimiento de las políticas de contratación y los requisitos normativos.

Buenas prácticas de uso de la inteligencia artificial en la contratación pública

La IA es un término que la gente utiliza la mayoría de las veces, aunque se trata de algo bastante general. La IA incluye muchas cosas, como el aprendizaje automático, la IA genérica, el análisis predictivo y muchas más. Entonces, ¿cómo se utilizan exactamente todas estas tecnologías y muchas más en la contratación y qué ventajas aportan? He aquí una pequeña tabla que explica las mejores prácticas de todo esto.

¿Dónde utilizar la IA en la contratación pública?

Hay muchas formas de utilizar la IA en la contratación. Por ejemplo, algunos la utilizan para realizar análisis de gastos, otros para mejorar las relaciones con los proveedores. Para darle una explicación más amplia sobre cómo puede utilizar la IA en la contratación, eche un vistazo a los siguientes ejemplos.

Análisis y clasificación del gasto

Las herramientas de análisis de gastos basadas en IA automatizan la limpieza y clasificación de datos, lo que significa que puede obtener información en tiempo real sobre sus patrones de gasto mediante algoritmos avanzados de IA. Esta información es muy útil si quieres averiguar dónde puedes reducir costes, encontrar licencias infrautilizadas y, en general, mejorar el cumplimiento en todas las herramientas.

Algunas de las herramientas que pueden ayudarle a conseguirlo son:

• Spendbase. Proporciona información en tiempo real sobre los gastos en SaaS y en la nube, lo que ayuda a las organizaciones a optimizar el gasto en software.
• GEP SMART es un sistema de contratación líder que aprovecha la IA para mejorar la eficiencia.. Esta herramienta ofrece un análisis del gasto basado en IA que crea una visibilidad granular a nivel de artículo, lo que abre vías para ahorrar en las herramientas existentes.
• Coupa. Aquí obtendrá un análisis exhaustivo de los gastos con perspectivas basadas en IA. Esta información ayuda a las organizaciones de compras a optimizar los procesos de compra y mejorar la visibilidad del gasto mediante la implementación de IA.

Gestión y selección de proveedores

La IA también mejora la gestión de proveedores. Analiza grandes conjuntos de datos en cuestión de minutos y ofrece información sobre el rendimiento de los proveedores y los riesgos potenciales. También puede ayudarle a encontrar los proveedores más fiables.

He aquí un puñado de herramientas especializadas en la gestión y selección de proveedores:

• Ivalua. Esta herramienta tiene capacidades de IA para la gestión de proveedores, que incluyen el seguimiento del rendimiento y la evaluación de riesgos.
• SAP Ariba. Aquí puede analizar las bases de datos de proveedores y las tendencias del mercado mediante IA.
• Certa. Utiliza el análisis predictivo de datos para prever el rendimiento de los proveedores y las necesidades de aprovisionamiento.

Gestión y análisis de contratos

La IA también le ayuda a simplificar su trabajo con la gestión de contratos. Automatiza la creación de contratos, la supervisión del cumplimiento y el análisis del rendimiento de los contratos. De este modo puede liberar los esfuerzos del equipo, reducir los riesgos asociados a la gestión de contratos y centrarse en tareas más importantes.

Para ayudarle con la gestión de contratos, puede utilizar las siguientes herramientas:

• Spendbase. Aquí dispondrá de funciones para gestionar las renovaciones de contratos y hacer un seguimiento de su ejecución.
• Gestión de contratos de IBM. Los algoritmos de IA se utilizan para analizar contratos, extraer información clave y detectar posibles riesgos y problemas de incumplimiento.
• Agiloft. Ofrece soluciones de gestión de contratos basadas en IA que mejoran la visibilidad y el cumplimiento de los contratos.

Automatización de procesos y flujos de trabajo

La IA automatiza las tareas repetitivas de aprovisionamiento (por ejemplo, la tramitación de pedidos de compra y la gestión de facturas). De este modo, se consigue todo más rápido y con menos errores en el camino. También permite a su equipo de compras centrarse en actividades estratégicas.

Entre las herramientas que ayudan a automatizar la contratación figuran:

• Spendbase. Utiliza la IA para automatizar tareas de aprovisionamiento que incluyen la clasificación de ofertas de proveedores y la predicción de tendencias de precios.
• Coupa. Utiliza la automatización de procesos impulsada por IA que agiliza los flujos de trabajo de aprovisionamiento y mejora la eficiencia operativa.
• SAP Ariba. Utiliza la IA para automatizar los procesos de adquisición, lo que, a su vez, mejora el flujo de trabajo y reduce la duración de los ciclos.

Análisis de adquisiciones

El análisis de compras con IA proporciona información sobre los patrones de gasto, la actividad de los proveedores y la gestión de licencias, revolucionando el futuro de las compras. Para ello, se analizan los datos de aprovisionamiento, se identifican las tendencias y se prevén las necesidades futuras. Este enfoque sienta las bases para la futura toma de decisiones estratégicas y la mejora continua.

Estas son algunas herramientas que pueden ayudarle con el análisis de las adquisiciones:

• Sievo. Utiliza la IA para potenciar el análisis de las compras. Procesamiento de datos en tiempo real y cuadros de mando interactivos.
• Spendbase. Ofrece análisis de compras basados en IA que permiten obtener información detallada sobre todo el proceso de compras.
• BPA SMART. Integra datos de múltiples fuentes para crear un análisis completo de las adquisiciones.

Ejemplos reales de casos de uso de la IA en la contratación pública

Son muchas las empresas que actualmente implementan la IA en sus procesos. La contratación es una de las áreas clave en las que la implementación de la IA puede impulsar mejoras significativas. ¿Quiere saber qué empresas utilizan adquisiciones basadas en IA y qué resultados les ha aportado? A continuación se muestran algunos casos de uso de líderes de aprovisionamiento que utilizan la IA en sus operaciones de compra y cadena de suministro.

Amazon

Amazon utiliza la IA sobre todo para optimizar sus procesos de adquisición y cadena de suministro. Para ser más específicos, utilizan herramientas de adquisición basadas en IA para analizar las tendencias de precios y el rendimiento de los proveedores, lo que a su vez ayuda en las negociaciones de contratos. Además, Amazon ha implementado el "Proyecto Groenlandia", una plataforma de orquestación de GPU centralizada, para asignar recursos computacionales a proyectos de IA en toda la organización.

Resultados:

• Mejoró el uso de la GPU, lo que significó que los proyectos críticos de IA recibieron la potencia de cálculo necesaria.
• Mejora de las operaciones de adquisición con análisis basados en IA.
• Racionalización de la gestión de la cadena de suministro, lo que a su vez permitió agilizar los plazos de entrega y reducir costes.

Pfizer

Pfizer utiliza la IA en varias operaciones, incluida su función de compras, para mejorar la eficiencia.y una de ellas es la contratación. La empresa creó el Equipo de Colaboración Pfizer-Amazon (PACT), que les ayudó a utilizar IA generativa y aprendizaje automático en sus proyectos y mejorar así el flujo de trabajo. Al parecer, estos esfuerzos han ahorrado a los científicos hasta 16.000 horas anuales y han reducido los costes de infraestructura en 55%.

Resultados:

• Procesos acelerados de desarrollo de fármacos.
• Importante ahorro de costes en investigación y desarrollo.
• Mayor precisión en los ensayos clínicos gracias al análisis de datos impulsado por IA.

IBM

IBM utiliza su sistema de IA, Watsonpara mejorar los procesos de compra. Watson puede analizar datos históricos de compras y proporcionar información que a menudo ayuda en la selección de proveedores y la gestión de riesgos. Además, IBM ha colaborado con Dun & Bradstreet para desarrollar un asistente de IA generativa que sintetiza vastos conjuntos de datos. Esta IA ofrece recomendaciones inteligentes a los equipos de compras.

Resultados:

• Mejora de los procesos de evaluación y selección de riesgos de los proveedores.
• Agilización del proceso de toma de decisiones con la ayuda de la inteligencia artificial.
• Mayor eficiencia en las operaciones de compra.

Oracle

Oracle ha integrado funciones de IA generativa en su software de compras, lo que ha mejorado sus tareas, como la generación de informes y el resumen de datos. Además, los agentes de IA de Oracle ayudan a automatizar flujos de trabajo complejos, lo que optimiza aún más los procesos de adquisición.

Resultados:

• Reducción del tiempo dedicado a tareas manuales de aprovisionamiento.
• Mayor precisión en el análisis de datos y la elaboración de informes.
• Automatización mejorada del flujo de trabajo.

Zara

Zara utiliza la IA para revolucionar su cadena de suministro y la gestión de inventarios. ¿En qué les ayuda? Zara utiliza los conocimientos de la IA para mejorar su capacidad de predecir las tendencias de la moda, optimizar los niveles de inventario y racionalizar su función de aprovisionamiento. Con este enfoque complejo, Zara puede adaptarse rápidamente a las demandas del mercado y seguir siendo competitiva en el sector de la moda.

Resultados:

• Reducción de los tiempos del ciclo de desarrollo de productos.
• Gestión optimizada del inventario.
• Mejora de la satisfacción del cliente gracias a la disponibilidad puntual de los productos.

Cómo aplicar la IA generativa en la contratación pública

Si está pensando en implantar la IA en su empresa, debe saber cómo hacerlo correctamente. Es un proceso complejo que requiere unos cuantos pasos para asegurarse de que ha hecho un buen trabajo con la integración y puede medir correctamente los resultados.

Evaluación y planificación

Lo primero es empezar con la planificación. Empiece por evaluar su empresa y dónde exactamente la función de compras puede beneficiarse de las aplicaciones de IA. La IA puede ayudar. A continuación, establezca objetivos claros que desee alcanzar mediante la implantación de la IA (por ejemplo, reducir los tiempos de los ciclos de aprovisionamiento o mejorar la selección de proveedores).

También debe disponer de datos de calidad, ya que los sistemas de IA requieren datos precisos y completos para funcionar con eficacia. Por último, involucre a las principales partes interesadas de los departamentos de compras, TI y finanzas para alinear los objetivos y obtener su apoyo.

Construir el caso de negocio

En este caso, hay que calcular el ahorro potencial y el aumento de la eficiencia derivados de la adopción de la IA para justificar la inversión. Por ejemplo, empiece con proyectos piloto a pequeña escala en áreas como el procesamiento de facturas o el análisis de gastos para ver cómo cambia el valor. Asegúrese de elegir soluciones de IA que se ajusten a las necesidades de su organización y puedan integrarse fácilmente con los sistemas existentes.

Formación de los equipos de contratación

En esta fase, ustedes, como responsables de compras, tienen que impartir formación sobre las herramientas y tecnologías de IA para que su equipo de compras utilice los nuevos sistemas de compras de forma eficaz. Si hay resistencia por parte de los empleados, trabaje con ellos comunicándoles las ventajas de esta decisión. También puede implicarlos en el proceso de implantación.

Medir el éxito

Para medir el éxito de la implantación de la IA, puede establecer métricas para evaluar su impacto. Algunas de ellas son:

• Ahorro de costes. ¿Ha contribuido a reducir costes?
• Eficacia de los procesos. ¿Ayudó a acortar los tiempos de ciclo de las actividades de aprovisionamiento?
• Índices de cumplimiento. ¿En qué medida cumplen las herramientas las políticas de contratación?

Siempre debe supervisar el rendimiento con respecto a los KPI y ajustar las estrategias de adquisición según sea necesario. Además, trabaja con las opiniones y recoge las aportaciones de los usuarios para encontrar áreas de mejora.

Preocupaciones comunes sobre el uso de la IA en la contratación y el aprovisionamiento

La integración de la IA aporta muchas ventajas, pero también muchas preocupaciones que deben abordarse de antemano para evitar problemas en el futuro. A continuación, vamos a hablar de estos problemas y de lo que puedes hacer para evitarlos.

¿Puede la IA sustituir a los profesionales de la contratación?

Aunque la IA puede automatizar las tareas rutinarias de contratación, no está preparada para sustituir por completo a los profesionales de la contratación. En cambio, la IA sirve como herramienta para mejorar las capacidades de los equipos de compras.

La IA puede encargarse de tareas repetitivas como la generación de órdenes de compra y el procesamiento de facturas, lo que permite a los profesionales centrarse en actividades estratégicas. Permite a los profesionales centrarse en actividades estratégicas. La IA también proporciona información basada en datos que ayuda a tomar mejores decisiones, pero sigue requiriendo el juicio humano y la comprensión contextual.

Seguridad de los datos y privacidad

El uso de la IA en la contratación significa que debe tener cuidado con la seguridad y la privacidad de los datos para proteger la información sensible y cumplir la normativa. Utilice medidas de seguridad sólidas para proteger los datos (p. ej., cifrado, controles de acceso y auditorías periódicas). Compruebe siempre si cumple las leyes y normativas sobre privacidad de datos (p. ej., GDPR).

Gestión de la relación entre el ser humano y la inteligencia artificial

Integrar con éxito la IA en la contratación también significa que hay que gestionar la relación entre los profesionales humanos y los sistemas de IA. En este caso, se pueden ofrecer programas de formación para mejorar las competencias de los equipos de contratación, lo que más tarde les ayudará a trabajar eficazmente junto con las herramientas de IA. Además, hay que establecer directrices éticas para el uso de la IA, lo que establecerá la transparencia, la responsabilidad y la equidad en las decisiones impulsadas por la IA.

Para llevar

Cuando implementa la IA en sus procesos de adquisición, puede transformar la forma en que su organización obtiene, gestiona y optimiza sus esfuerzos de gasto. A medida que las adquisiciones siguen cambiando y añadiendo IA, las empresas que implantan antes los modelos de IA ya tienen la ventaja de contar con un equipo de profesionales que hacen el trabajo de forma más rápida y eficiente.

1. Las herramientas de contratación con IA pueden analizar patrones de gasto en millones de transacciones e identificar oportunidades de ahorro que serían imposibles de detectar manualmente.
2. La gestión de proveedores se vuelve más proactiva gracias a la capacidad de la IA para supervisar continuamente el rendimiento, predecir interrupciones e identificar proveedores alternativos antes de que surjan problemas.
3. El análisis de contratos que antes llevaba semanas puede completarse en horas; ahora, con la IA puede identificar riesgos, oportunidades e incumplimientos en toda su cartera de contratos.
4. Los procesos rutinarios de adquisición que consumen un valioso tiempo del personal pueden automatizarse con el uso de aplicaciones de IA, lo que permite a su equipo centrarse en las relaciones estratégicas y la innovación.
5. Empresas líderes como Amazon y Zara demuestran que las compras impulsadas por la IA realmente ofrecen un retorno de la inversión medible.

En definitiva, la IA en la contratación representa un cambio en la forma en que las organizaciones enfocan su estrategia de gasto. Si se empieza a trabajar con estas tecnologías, se puede lograr una mayor transparencia, eficiencia y valor estratégico en las compras.