¿Cansado de los retrasos? Transforma el flujo de trabajo de tu proceso de aprobación con la automatización

¿Atascado esperando aprobaciones? Un flujo de trabajo ineficiente en el proceso de aprobación no sólo es frustrante, sino que te cuesta tiempo y dinero. ¿Y si pudieras reducir los costosos retrasos?

Si tu proceso de aprobación parece un cuello de botella, no eres el único. 

Los flujos de trabajo manuales son propensos a errores, falta de comunicación y plazos incumplidos. Pero hay una forma de agilizar tus aprobaciones.

Automatizar tus flujos de trabajo de aprobación de compras y gastos garantiza decisiones más rápidas, menos errores y un seguimiento en tiempo real de cada paso. 

En este artículo, exploraremos cómo la automatización puede mejorar radicalmente tu proceso de aprobación, haciéndolo eficiente, transparente y sin complicaciones.

Exploraremos los escollos habituales de las aprobaciones manuales, los componentes clave de los flujos de trabajo automatizados y cómo un proceso de contratación eficiente puede ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué es un proceso de aprobación de compras o un flujo de trabajo de aprobación de gastos?

Un flujo de trabajo de aprobación de compras o gastos es una serie de tareas que deben completarse antes de que una empresa apruebe un gasto.

Estos flujos de trabajo garantizan que todos los gastos se ajustan a las políticas y presupuestos internos.

Ayudan a las empresas a gestionarlo todo, desde los pedidos de compra hasta los gastos de capital.

¿Por qué es importante? 

Un flujo de trabajo de aprobación de compras o gastos organiza el proceso, garantizando que las decisiones se tomen sistemáticamente. También evita los gastos no autorizados o las compras no aprobadas que podrían provocar el caos más adelante.

Un flujo de trabajo de aprobación se compone de varios elementos clave. Debes pensar en él como en una máquina bien engrasada. Cada pieza (o persona) desempeña un papel crucial para que el gasto se apruebe de forma controlada.

Por qué te importan los flujos de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo de aprobación son vitales para controlar el gasto y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa. 

Los beneficios incluyen:

• Evitar compras innecesarias.
• Garantizar que el gasto del flujo de trabajo se mantiene dentro del presupuesto.
• Reducir los riesgos de fraude, ya que todo se rastrea y verifica.
• Garantizar que las decisiones no se retrasen ni se basen en conjeturas.

Cuando los flujos de trabajo están bien estructurados, evitas costosos errores y fallos de comunicación. 

Flujos de trabajo para la automatización del proceso de aprobación

Aquí es donde las cosas se ponen emocionantes: la automatización.

Cada vez más empresas adoptan flujos de trabajo automatizados para eliminar las ineficiencias manuales. Flujo de trabajo del proceso de aprobación manual frente al automatizado para ver por qué ocurre.

Puedes decir adiós a los interminables correos electrónicos de ida y vuelta.

La automatización ayuda a dirigir las solicitudes a las personas adecuadas, envía recordatorios y garantiza que el flujo de trabajo siga avanzando.

Es más rápido, más inteligente y simplemente funciona mejor.

¿Cuáles son los retos habituales de los procesos de aprobación?

En retos de la contratación son intrincados y estratificados. Y suelen empezar justo con una nueva solicitud de contratación.

Retrasos en el proceso de aprobación del flujo de trabajo

Los retrasos son un gran problema. 

Probablemente lo hayas experimentado tú mismo, todo está listo para empezar, pero las aprobaciones se alargan.

Estás atascado en interminables correos electrónicos, haciendo múltiples llamadas telefónicas y persiguiendo esas esquivas firmas de aprobación.

Y cuando alguien no está disponible, ¡estás atrapado! 

La automatización acelera el proceso para que nunca más tengas que perseguir aprobaciones. Es una victoria para tus plazos y tu cordura. 

Falta de comunicación y errores en el proceso de aprobación

La falta de comunicación puede ser una gran pesadilla.

Envías un correo electrónico. No lo reciben. Ahora estás esperando.

Con los sistemas manuales, pueden perderse detalles cruciales en la confusión: información errónea y formularios incompletos.

Un sistema centralizado mantiene a todos en la misma página, reduciendo la probabilidad de errores. 

Falta de transparencia en los flujos de trabajo de aprobación

¿Dónde está la aprobación? ¿Quién lo revisa? 

La falta de transparencia en los flujos de trabajo puede dejar a todo el mundo haciendo conjeturas. Las solicitudes pueden desvanecerse y resulta imposible saber en qué fase se encuentran. 

Los flujos de trabajo automatizados ofrecen seguimiento en tiempo real, para que sepas exactamente dónde está tu solicitud y quién tiene que actuar a continuación. 

Criterios de aprobación incoherentes en los procesos de aprobación

A veces, solicitudes similares pueden recibir un trato diferente. Con criterios de aprobación incoherentes, pueden surgir rápidamente sentimientos de frustración y confusión. 

Tendrás algunos jefes estrictos. Otros, no tanto.

Con criterios estandarizados y automatizados, puedes asegurarte de que todos juegan con las mismas reglas. 

Problemas de escalabilidad en los procesos de aprobación

El crecimiento es emocionante, pero conlleva retos.

Más empleados. Más solicitudes. Más cuellos de botella.

Lo que funcionaba en una empresa de 50 personas no funciona igual cuando llegas a los 500 empleados. Las peticiones se acumulan, y todo se ralentiza.

Automatizar las aprobaciones garantiza que tu flujo de trabajo se amplíe a medida que crece tu empresa. Se acabó ahogarse en papeleo o correos electrónicos. Sólo procesos fluidos y escalables.

Cumplimiento y auditoría en los procesos de aprobación

Sin un seguimiento adecuado, el cumplimiento y la auditabilidad se convierten en un gran reto.

Si no puedes demostrar quién aprobó qué, podrías meterte en un buen lío durante una auditoría. Y eso no es divertido.

Con un sistema de aprobación automatizado, cada paso queda registrado. Esto crea una pista de auditoría clara. Siempre estarás preparado para cumplir la normativa.

Permisos y niveles de autoridad en la gestión de aprobaciones

No todo el mundo tiene la misma autoridad. En los procesos manuales, a menudo no está claro quién debe aprobar qué. 

Reina la confusión.

Un directivo subalterno aprueba una gran compra que debería haber pasado al equipo financiero. 

Los flujos de trabajo automatizados asignan las aprobaciones correctas a las personas adecuadas, asegurándose de que nadie se extralimita en sus funciones. 

¿Cuáles son los pasos del proceso de aprobación de gastos?

Un proceso estructurado de aprobación del gasto es esencial para mantener tu presupuesto bajo control. 

Te proporciona un sistema claro y repetible que garantiza que cada gasto está autorizado y reduce el riesgo de gastar más de la cuenta. 

Aquí tienes los 5 pasos del proceso de aprobación de gastos.

Paso 1: Presentación de la solicitud en el proceso de aprobación interno

Todo comienza con la presentación de una solicitud de gastos. 

Tendrás que indicar el motivo del gasto, el coste total y la información sobre el proveedor. También deberás incluir cualquier documento justificativo, como presupuestos o contratos.

Asegúrate de que la solicitud tiene todos los campos obligatorios cumplimentados. Te evitará retrasos frustrantes más adelante. 

Paso 2: Cadena de aprobación en el flujo de aprobación

A continuación, la solicitud pasa por la cadena de aprobación. 

Según el tamaño o el tipo de gasto, puede ser una aprobación rápida de una persona o de varios niveles de dirección (piensa en el director, el financiero, el director financiero).

Asegúrate de que tu cadena de aprobación es sólida como una roca, cada persona debe conocer su papel. A veces necesitarás aportaciones de varios departamentos.

Paso 3: Asignar niveles de permiso en la gestión de aprobaciones

No todo el mundo tiene la misma autoridad. Aquí es donde entran en juego los niveles de permiso: se aseguran de que las personas adecuadas aprueban las cosas adecuadas.

Asignarás niveles de permiso en función de la función del autorizador, el volumen de gastos y el departamento. 

Un jefe de departamento puede encargarse de las compras pequeñas. Los gastos mayores suelen necesitar la aprobación de un nivel superior.

Paso 4: Establecer plazos en el proceso de aprobación

Fija plazos firmes para cada fase de aprobación. Asegúrate de que nadie espera demasiado tiempo una solicitud. Si necesitas un recordatorio, las notificaciones automáticas son tus amigas.

La clave es el equilibrio. 

Algunas solicitudes son más complejas y necesitan más tiempo, mientras que otras pueden aprobarse en un santiamén.

Paso 5: Registros de auditoría y mantenimiento de registros en el proceso de aprobación

La transparencia y la responsabilidad son cruciales, y mantener registros precisos es primordial, ¡especialmente cuando los auditores llaman a la puerta!

Cada acción del proceso de aprobación debe quedar registrada. 

¿Quién lo aprobó? ¿Cuándo? ¿Hubo cambios? 

Debes asegurarte de que tu sistema de mantenimiento de registros es exhaustivo y seguro. 

Esto te pone en buena posición para auditorías, revisiones o cualquier otra cosa que se te presente.

¿Cómo crear un proceso de aprobación y un flujo de trabajo automatizados?

¿Por qué automatizar? 

No se trata sólo de velocidad. Tu objetivo es la eficacia, menos errores y el pleno cumplimiento.

Los beneficios incluyen: 

• Se acabaron los cuellos de botella manuales
• Menos errores
• Cada paso sigue la política de la empresa

Aquí tienes 7 pasos para crear un proceso automatizado de aprobación de gastos. 

Paso 1: Evaluar las normas actuales del flujo de trabajo y el proceso de aprobación

Antes de sumergirte en la automatización, da un paso atrás. Necesitas saber qué está pasando ahora mismo.

Evalúa tu flujo de trabajo manual actual. Identifica todos los tipos de compra, departamentos y umbrales en dólares que requieren aprobación. Reúne a las partes interesadas para identificar los cuellos de botella.

¿Dónde se atascan las cosas? Fíjate en las áreas que más te ralentizan. Ahí es donde la automatización tendrá el mayor impacto.

Comprenderás claramente en qué se está quedando corto tu proceso. Esto se convierte en la base para construir un sistema que funcione para todos.

Paso 2: Definir los pasos clave del proceso de aprobación

Ahora vamos a planificarlo. Necesitas saber quién aprueba qué y cuándo.

Define cada etapa del proceso de aprobación. Desde el momento en que se presenta una solicitud hasta la aprobación final. 

Utiliza un cuestionario para las partes interesadas: "¿Quién tiene que dar el visto bueno?" "¿Qué compras necesitan aprobaciones en varios pasos?"

Asegúrate de que tienes en cuenta las distintas necesidades. Algunas compras pueden tener una aprobación rápida. Otras pueden necesitar un par de ojos más.

Acabarás con un proceso de aprobación claro y sin ambigüedades.

Paso 3: Seleccionar el software de flujo de trabajo del proceso de aprobación

La herramienta adecuada es crucial. Te facilitará la vida o te dará quebraderos de cabeza.

Busca herramientas de automatización que se adapten a las necesidades de tu empresa. 

La herramienta debe: 

• Manejar reglas personalizadas 
• Gestiona flujos de trabajo de varios pasos
• Envía notificaciones y recordatorios

Deberás considerar si la herramienta se integra con tus sistemas actuales. ¿Es fácil de usar? No quieres algo demasiado complejo.

Al final identificarás una potente herramienta que encaja perfectamente en tu flujo de trabajo. Automatiza las aprobaciones sin añadir capas adicionales de complejidad. 

Paso 4: Personaliza las reglas del flujo de trabajo y los procesos de aprobación

Aquí es donde ocurre la magia. Configurarás reglas personalizadas que se ajusten a las necesidades de tu organización.

Querrás crear reglas basadas en criterios como departamentos, importes de gasto o incluso ubicaciones geográficas. 

Además, asegúrate de establecer niveles de permiso para los distintos aprobadores. ¿Quién puede aprobar qué? Diferentes departamentos pueden tener más control sobre determinados tipos de gasto, así que asegúrate de que tus normas lo reflejan.

Paso 5: Implementar notificaciones y recordatorios en el flujo de trabajo de aprobación

No subestimes las notificaciones. Son la salsa secreta para mantener tu proceso en marcha.

Querrás configurar notificaciones para alertar a los aprobadores cuando sea necesario actuar. Añade recordatorios para avisar a la gente si están retrasando las cosas.

La puntualidad es clave, pero no abrumes las bandejas de entrada.

Paso 6: Formar a las partes interesadas para que pidan la aprobación de forma eficaz

La mejor herramienta no funcionará si nadie sabe utilizarla. Aquí es donde entra en juego la formación.

Ofrece sesiones de formación para directivos, empleados y aprobadores. Asegúrate de que conocen su papel y cómo funciona el sistema.

Adapta la formación en función de las funciones. Algunos necesitan una inmersión profunda, otros sólo un repaso rápido.

Merece la pena la inversión. Tendrás un equipo bien formado que sabrá utilizar el sistema. Una adopción sin problemas significa procesos más fluidos.

Paso 7: Supervisar y optimizar el flujo de trabajo de aprobación automatizado

¿Arreglarlo y olvidarlo? No del todo. 

Tienes que vigilar que todo funcione como un reloj.

Controla tu flujo de trabajo en busca de cuellos de botella o ineficiencias. Si algo no funciona, no dudes en modificarlo.

Haz un seguimiento de métricas como tiempos de aprobación, rechazos y retrasos. Utiliza estos datos para mejorar continuamente.

Al final de estos pasos, tendrás un proceso optimizado y automatizado que funcionará como un motor suave y no como una vieja y cansada máquina torpe. 

¿Cómo funciona el software de flujo de trabajo del proceso de aprobación?

El software no sólo modifica la forma de gestionar las aprobaciones, sino que la transforma por completo. 

Al eliminar las ineficiencias manuales, reducir los retrasos y minimizar los errores humanos, el software elimina las conjeturas de las aprobaciones. Y con el seguimiento en tiempo real y la transparencia, siempre sabrás en qué punto están las cosas. 

Pero, ¿cómo funciona en la práctica? 

Utilicemos Spendbase como ejemplo de la vida real, y veamos cómo su flujos de trabajo de aprovisionamientojunto con la integración con Slack, hacen el trabajo.

Resumen paso a paso de un flujo de trabajo de aprobación automatizado

Presentación de solicitudes en el proceso de aprobación interno

Todo comienza con el envío de una solicitud de adquisición, en la que los empleados rellenan un formulario personalizable en Spendbase.

El formulario está diseñado para capturarlo todo. Desde el tipo de solicitud, el proveedor y el precio, hasta el departamento y el ciclo de facturación. 

Enrutamiento a los aprobadores en el flujo de aprobación

Una vez enviada la solicitud, Spendbase se hace cargo. 

Dirige automáticamente la solicitud a los aprobadores adecuados en función de criterios como el departamento, el importe del gasto o el tipo de solicitud.

Las aprobaciones pueden ser secuenciales (cada aprobador firma una por una) o paralelas (donde varios aprobadores revisan al mismo tiempo). 

¿Pero quizá necesites algo más a medida? Spendbase también admite flujos de trabajo híbridos.

Acciones de aprobación de solicitudes de compra

Los aprobadores revisan la solicitud y la aprueban o la rechazan. Con Spendbase, pueden hacerlo directamente en la plataforma o a través de Slack.

Las notificaciones en tiempo real mantienen a todo el mundo informado, y los recordatorios automáticos garantizan que no se olvide nada.

El proceso de aprobación de compras y el flujo de trabajo de Spendbase en acción

Hablemos ahora del proceso de aprovisionamiento de Spendbase y de cómo simplifica todo el flujo de trabajo:

• Configuración personalizada del flujo de trabajo. Spendbase facilita la creación de flujos de trabajo de aprobación que se adapten a las necesidades de tu empresa. Ya se trate de una compra de software, servicios u otros gastos, el asistente de flujos de trabajo de Spendbase te permite personalizar los flujos de aprobación.
• Tipos de flujo de aprobación. Como ya se ha dicho, Spendbase te da opciones. Puedes establecer aprobaciones secuenciales, en las que las solicitudes pasan por un aprobador cada vez. O puedes optar por aprobaciones paralelas, que permiten a varios aprobadores revisar una solicitud simultáneamente.
• Seguimiento y transparencia. Los empleados pueden ver fácilmente en qué punto se encuentra su solicitud, y los aprobadores pueden ver lo que se mueve por el sistema. Esta transparencia garantiza la responsabilidad y reduce la confusión.

El proceso de aprovisionamiento de Spendbase agiliza el proceso de aprobación de principio a fin, reduciendo el tiempo dedicado a gestionar las solicitudes manualmente y garantizando que todo avance con eficacia.

Integración con Slack para el flujo de trabajo de aprobaciones

¿Quieres facilitar aún más las cosas? 

Con la integración en Slack, los aprobadores reciben notificaciones directamente en su espacio de trabajo.

Pueden revisar, aprobar o rechazar solicitudes rápidamente. Esta capacidad en tiempo real acelera las decisiones y mantiene todo en su sitio sin saltos de plataforma.

¿El resultado? La productividad recibe un gran impulso.