Recupera tiempo y presupuesto con la gestión de suscripciones SaaS B2B

El software merece un momento de gratitud. Hace que tu trabajo sea más fácil y eficiente. Pero, ¿tu creciente pila tecnológica está trayendo más problemas que soluciones?

Sin duda, el crecimiento de la empresa debe celebrarse. A medida que creces, suele aumentar el uso de SaaS en el lugar de trabajo. Surgen nuevas necesidades empresariales y se añaden más herramientas. Los desarrollos avanzan y se adquieren más herramientas para estar a la altura de los competidores. 

Pero, cada nueva herramienta es otro proceso de pago que gestionar.

Y los registros de tu hoja de cálculo ya no te proporcionan la visibilidad suficiente para mantenerte al día.

Con las empresas sintiendo los efectos de una desaceleración de la crecimiento del PIB mundialSi tienes un sistema de gestión manual, hoy es el mejor momento para abordar las ineficiencias de tu sistema de gestión manual.

No tienes por qué rebanar valiosas herramientas SaaS de tu empresa. Es hora de ser más inteligente en la gestión de tus suscripciones SaaS.

¿Qué es la gestión de suscripciones SaaS?

En pocas palabras, la gestión de SaaS es hacer un seguimiento de las suscripciones a tus aplicaciones.

Sin embargo, hay muchos elementos diferentes que hay que tener en cuenta en el ciclo de vida de cada aplicación. Entre ellos están:

• Adquisiciones
• Uso de la aplicación y ROI
• Renovación 
• Mantenimiento 

Si tenemos en cuenta que una empresa media utiliza entre 200 y 300 aplicaciones, estar al tanto de cada elemento de cada suscripción parece inmanejable. 

Pero seguir utilizando procesos manuales largos y propensos a errores significa que tu empresa podría estar despilfarrando más de $1 millones al año. 

La gestión de las suscripciones SaaS debe ser una prioridad.

Con los avances modernos y la automatización digital, las herramientas eficaces de gestión de SaaS son algo más que un archivador virtual. Ofrecen soluciones integrales para optimizar los costes de tu empresa basándose en valiosos conocimientos sobre el valor del software.

¿Cómo funciona la gestión de suscripciones SaaS? 

Desde la compra de una suscripción hasta su renovación, un buen proceso de gestión de SaaS maximiza el ahorro y la eficacia en cada etapa.

Para contextualizar, utilicemos como ejemplo el software de comunicación Slack. 

1. Compra

Tu empresa adquiere una suscripción a Slack. Debes registrar información importante, como el precio y las fechas de renovación. Con una herramienta de gestión automatizada, esta información pasa a formar parte de una base de datos centralizada que se puede recuperar rápidamente cuando sea necesario. 

2. Propiedad

Ahora debes asignar a un empleado, normalmente un jefe de equipo, para que se asegure de que la incorporación a Slack es eficaz. Este responsable designado supervisará el uso y recopilará comentarios e informes sobre el rendimiento de Slack. 

3. Control e informes de uso

Después de algún tiempo, recopilarás información sobre el rendimiento. ¿Hace Slack que la comunicación sea más rápida y fácil? ¿Ha aumentado la productividad? ¿Se completan los proyectos de forma más eficaz y rentable?

Investigar estas líneas de investigación lleva tiempo. Una herramienta de suscripción SaaS puede ahorrarte horas con informes automatizados que revelan información sobre el uso, las tendencias, los patrones y el ROI. 

4. Gestión de la renovación

Toda suscripción debe llegar a su fin, pero antes recibirás un recordatorio de Slack de que se acerca la fecha límite para renovar.

Pero no es un momento triste. Es una gran oportunidad para ajustar tus necesidades de suscripción y conseguir las mejores ofertas posibles. 

Armado con los informes de tu software, puedes abordar las negociaciones de renovación con confianza. Puedes adaptar tu suscripción exactamente a tus necesidades, o puedes cancelarla si no cumple tus objetivos. 

Sin embargo, es fácil olvidar los plazos de renovación y pasar por alto los correos electrónicos recordatorios. En la mejor forma de gestionar las renovaciones de SaaS es con una herramienta de gestión de suscripciones SaaS. Un panel de control centralizado envía alertas de renovación mucho antes de las fechas límite y te ofrece visibilidad total del proceso de renovación. 

Los cuatro pasos anteriores te ayudan a iniciar el camino para optimizar la gestión de tus suscripciones. Sin embargo, hay algunos detalles más sutiles que explorar para que los procedimientos sean aún más fluidos. 

Cómo gestionar las suscripciones al SaaS frente a las licencias

La compra de software ha evolucionado desde la propiedad de una sola licencia a las más populares compras por suscripción. La comodidad es la fuerza impulsora de este cambio, así como la posibilidad de personalizar lo que pagas y recibes. Pero, ¿cuál es la diferencia entre estos modelos y cómo se gestionan?

Gestionar una licencia de software

Antes de la computación en nube, las licencias de software se vendían en disquetes o CD-ROM para instalar en un dispositivo individual. Ahora, se instalan en un servidor para que las utilice toda una organización. 

A La licencia de software es un acuerdo que concede a una organización el derecho a utilizar el software. Las licencias de software suelen venderse mediante licencias perpetuas, lo que significa que pagas una cuota inicial única para poseer una copia del software indefinidamente. 

Cierto: una vez que hayas hecho ese pago, no tienes que preocuparte de costes adicionales. 

Sin embargo, hay elementos adicionales que gestionar internamente. El departamento informático tiene una gran implicación en la seguridad, el mantenimiento y el soporte del software. 

A medida que tu empresa crece y tus necesidades cambian, es posible que tu licencia de software no pueda seguir el ritmo de la demanda. A largo plazo, puede que éste no sea el mejor método para que tu empresa siga prosperando. 

Gestionar las suscripciones de software 

Las suscripciones de software ofrecen acceso como servicio durante un periodo definido, normalmente mensual o anual, basado en un pago recurrente. 

Estos servicios ofrecen mayor flexibilidad para adaptar los planes a las necesidades de la empresa, con la posibilidad de añadir o reducir suscripciones según sea necesario. 

Otra característica útil del modelo de suscripción es que puedes acceder a actualizaciones, asistencia y nuevas funciones durante el periodo de suscripción.

Las suscripciones funcionan en colaboración con un mercado competitivo en constante evolución. Sin embargo, los calendarios de pago exigen una mayor gestión de los costes. Igualmente, hay más puntos de renovación y negociación que gestionar.

Por muy flexibles que sean, las suscripciones SaaS plantean algunos retos de gestión importantes. Exploremos el impacto de estos problemas. 

Retos de la gestión SaaS

En un mercado acelerado, no hay tiempo para búsquedas en hojas de cálculo. He aquí algunos de los riesgos de la gestión manual del SaaS. 

Falta de visibilidad

A medida que tu organización adopta más aplicaciones, obtener una visión general de las suscripciones es todo un reto, sobre todo si implica varias hojas de cálculo con datos extensos. 

Esto puede llevar a ineficiencias de tiempo y dificulta el seguimiento del uso, los costes y el ROI. Utilizar un sistema creador de vídeos online puede ayudar a crear tutoriales y guías detalladas, mejorando la comprensión del equipo y el uso eficiente de varias herramientas SaaS

Falta de estrategia

Si no puedes ver los puntos fuertes y débiles de tu software, no puedes actuar en consecuencia. La inacción conduce a malas decisiones financieras, como renovaciones de software no utilizado o aplicaciones de bajo rendimiento.

Sin un análisis detallado del rendimiento de la aplicación, pueden repetirse los mismos errores de juicio año tras año. 

Expansión del SaaS

Cuando varios departamentos y empleados adquieren suscripciones de forma independiente, existe el riesgo de duplicación y despilfarro, así como la amenaza de incidentes de seguridad. 

Empleados inconformistas que compran suscripciones en función de sus preferencias y no de los objetivos de toda la empresa sangrar los presupuestos. Peor aún, esas suscripciones pueden pasar desapercibidas durante algún tiempo. A detener la expansión del SaaS, la visibilidad total debe conseguirse con un sistema de gestión integral.  

Confusión de costes

Los distintos niveles de precios, las distintas funciones y las decisiones sobre cuántas licencias de suscripción comprar pueden ser abrumadoras. Llegados a este punto, puede resultar tentador optar simplemente por lo que mejor se adapte y terminar el trabajo. Sin embargo, a largo plazo, este planteamiento te hará perder más tiempo y dinero, lo que afectará significativamente a tu presupuesto financiero. 

Supervisión de la renovación 

Estás ocupado, y las oportunidades se te pueden escapar cuando pasan los plazos de renovación sin renegociar. De repente, pagas más por un paquete cuando sólo utilizas la mitad de las prestaciones. 

Gestión de proveedores 

Varias suscripciones de software implican tener que tratar con varios proveedores. Eso son muchas conversaciones, sobre todo cuando se trata de acuerdos de nivel de servicio, asistencia y alineación de las condiciones contractuales. Los acuerdos y descuentos pueden perderse por falta de tiempo y personal para invertir en las relaciones con los proveedores. 

Integración y adopción

La mejor práctica de SaaS implica una integración perfecta entre herramientas para garantizar un trabajo diario optimizado. Pero cuantas más aplicaciones tengas, más difícil será, y la colaboración se resentirá. 

Si los empleados sienten que las herramientas no funcionan eficazmente para ellos, esto conduce a bajos índices de adopción y uso. La herramienta y su coste se desperdician. 

¿Quieres evitar estos retos y pasar rápidamente a un enfoque gestionado y estratégico de las suscripciones SaaS? Entonces examinemos las ventajas de las plataformas de gestión automatizada. 

Servicios automatizados de gestión de suscripciones

La automatización agiliza los procesos de gestión de suscripciones en toda tu organización. 

Si eres completamente nuevo en una plataforma de gestión de suscripciones, te esperan muchas recompensas reveladoras.

Control de costes

Asigna el presupuesto con precisión basándote en información clara sobre tus costes de suscripción en tu panel de control centralizado. Aquí puedes ver de un vistazo los gastos previstos frente a los reales.

Establecer una tarjeta virtual vinculada a los presupuestos departamentales hace que el gasto esté aún más controlado. Tus procesos de pago serán más fluidos y menos arriesgados. 

Análisis estratégico 

Descubre el rendimiento de cada suscripción con una auditoría automatizada en profundidad. Tus informes te proporcionarán información valiosa sobre dónde se localizan los residuos y dónde debes invertir para desarrollar tu negocio. 

Mejora de la eficacia

Reduce las tareas administrativas y las búsquedas lentas con una plataforma centralizada y visual. Los procesos se agilizan para eliminar cualquier trabajo manual innecesario. Los empleados agradecerán poder "ponerse manos a la obra" con su trabajo, y la productividad de toda la empresa mejorará. 

Integración fluida

Cuando las aplicaciones funcionan bien juntas, se minimizan los errores y se maximiza la productividad. Las herramientas de gestión de suscripciones SaaS pueden integrarse con tus sistemas ERP, CRM y de contabilidad para mantener a todos los departamentos implicados y al tanto. 

Renovaciones automáticas

Elimina los descuidos en los plazos con notificaciones puntuales. Esto te da espacio y flexibilidad para cancelar las renovaciones que ya no satisfacen una necesidad o renegociar las condiciones para maximizar su potencial. Tu servicio de gestión de suscripciones automatiza el proceso de renovación, garantizando la continuidad de tu software de alto ROI. 

Escalabilidad

A través de la plataforma de gestión, puedes ajustar fácilmente tus necesidades de software. Nunca más pagarás por más almacenamiento o funciones de las que necesitas. A medida que tus necesidades se adaptan, puedes flexibilizar tu suscripción para que coincida, tomando decisiones rentables para tu negocio. 

Alta y baja rápidas

Automatiza tus flujos de trabajo de incorporación y baja. Nadie quiere verse envuelto en un proceso de bienvenida de un mes con una nueva aplicación o que una aplicación se quede fuera del sistema. Tu flujo de trabajo automatizado puede proporcionar recordatorios en etapas clave para los empleados e instrucciones para minimizar los errores en cada proceso.

Un top Plataforma de gestión de suscripciones SaaSSpendbase, por ejemplo, te da el control con una visión de 360 grados en tiempo real de tu pila de SaaS. Utiliza su análisis de uso y gasto para maximizar el rendimiento de tu gasto en software, y no te saltes nunca una renovación con recordatorios automáticos. Un ahorro medio de 39% con Spendbase significa más presupuesto para que crezcas e innoves. Puedes convertirte en líder de tu sector con la gestión SaaS más inteligente de Spendbase. 

Puede que pienses: este nivel de apoyo holístico suena caro. No tiene por qué. 

¿Cuánto cuesta un software de gestión de suscripciones?

El objetivo de la gestión de suscripciones es optimizar tus costes de software. Pero, si el propio sistema de gestión es desorbitado... es una inversión sin sentido.

Necesitas optimizar los costes mediante rentable gestión de suscripciones. 

Hay varias herramientas disponibles, todas con sus propios precios. 

Por ejemplo, algunos paquetes básicos empiezan por sólo $45 al mes, pero la letra pequeña revela que el precio es por empleado. 

Otros paquetes rondan los $60 al mes para diez usuarios, lo que parece más razonable. Por desgracia, estos servicios ofrecen poca personalización a este precio. 

Los paquetes de gama media oscilan entre $200-$300 al mes y las plataformas de gestión de suscripciones más caras rondan los $35.000 al año. Eso es mucho coste para intentar... ahorrar costes. 

Luego están los precios ocultos, que despiertan más sospechas. Varias herramientas de gestión SaaS te sugieren que "reserves una demo" o solicites un presupuesto. Definitivamente, la falta de transparencia no es el mejor comienzo para una relación sana. 

Por suerte, puedes encontrar el equilibrio con La rentable herramienta de gestión de suscripciones SaaS de Spendbase que trabaja de forma más inteligente, no más dura, para una optimización completa de tu software.