Guía clara de 5 minutos para elegir un software de gestión del gasto empresarial

Empresas residuos casi 10% de sus presupuestos debido a la mala ejecución de los proyectos y a una gestión ineficaz de los gastos. La herramienta adecuada podría ahorrarle miles de euros. 

Las pequeñas ineficiencias pueden convertirse en enormes pérdidas económicas para las organizaciones que hacen malabarismos con los gastos de viaje, los contratos con proveedores y la aprobación de facturas. 

Pero con las innumerables opciones de software disponibles, encontrar la opción perfecta puede resultar abrumador. 

¿Cómo elegir bien? 

Nosotros en Spendbase, se especializan en ayudar a las empresas a optimizar su cartera de SaaS. Y este artículo le ayudará a entender las diferentes categorías de software de gestión de gastos empresariales (BSM) y le guiará en la elección del más adecuado. 

Desglosando las principales funciones, ventajas y aplicaciones reales, le ayudaremos a encontrar la herramienta adecuada. 

El mercado del software de gestión del gasto empresarial es confuso

Encontrar el software BSM adecuado puede parecer imposible. 

Hay un exceso de opciones. Desde plataformas "todo en uno" hasta soluciones específicas. Cada herramienta pretende ahorrarle tiempo, optimizar sus gastos y facilitarle la vida. 

Muchas empresas de software de gestión de gastos empresariales están especializadas en determinadas áreas, por lo que es esencial identificar cuáles se ajustan mejor a sus retos específicos.

Pero con tanto ruido, ¿cómo se supone que vas a encontrar el adecuado? 

Es como intentar encontrar una aguja diminuta en un pajar enorme. 

Y sitios como G2 y Capterra: sí, son útiles para las reseñas, pero se esfuerzan por ofrecerte todas las opciones. 

Y aquí radica la paradoja. Cuando tienes todas las opciones disponibles, resulta aún más difícil elegir.

Navegar por el caos requiere algo más que conjeturas. Para encontrar la solución adecuada, hay que saber qué hay en el mercado y cómo se adapta a tus necesidades.

7 categorías de software BSM explicadas con pizza 

Sí, has leído bien... pizza. 

Puede enseñarte mucho.

Gestionar la pizza es sorprendentemente similar a gestionar los gastos de tu empresa. Un paso en falso y, de repente, tienes piña donde no debes (o un informe de gastos fuera de control).

Para simplificar las cosas, en la tabla siguiente se explican las distintas categorías de software BSM mediante pizza.

Tiene una visión general básica, pero ¿qué le parece algo más detallado?

A continuación encontrará un análisis más detallado de cada categoría de software BSM, con un desglose de sus características, ventajas y aplicaciones reales. 

1. Software de gestión de gastos

Esta categoría de software BSM rastrea, informa y controla los gastos de los empleados. Automatiza el proceso de captura de recibos, presentación de informes de gastos y garantía del cumplimiento de las políticas.

Características principales:

• Captura digital de recibos.
• Flujos de trabajo de aprobación.
• Seguimiento de los reembolsos.

A quién va dirigido: 

• Equipos de RRHH que gestionan los gastos de los empleados. 
• Pequeñas y medianas empresas con reembolsos frecuentes.
• Empresas que buscan agilizar el seguimiento de los gastos.

Impacto empresarial:

• Reduce la carga de trabajo manual automatizando la presentación y aprobación de gastos.
• Acelera los plazos de reembolso, mejorando la satisfacción de los empleados.

Ejemplo: Una startup en expansión con frecuentes viajes de sus empleados utiliza este software para eliminar las hojas de cálculo manuales y reducir los retrasos en los reembolsos.

Ejemplos de herramientas: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Software de gestión de adquisiciones

Esta herramienta agiliza la gestión de proveedores, los pedidos de compra y las negociaciones de contratos, al tiempo que mejora la contratación estratégica. Garantiza que los flujos de trabajo de aprovisionamiento sean fluidos y conformes.

Características principales:

• Seguimiento del rendimiento de los proveedores y gestión de las relaciones con ellos.
• Flujos de trabajo automatizados de creación y aprobación de órdenes de compra.
• Herramientas de negociación y almacenamiento de contratos.
• Análisis de gastos para la optimización de costes.

A quién va dirigido:

• Directores financieros y equipos de compras que gestionan múltiples proveedores.
• Empresas que buscan mejorar las relaciones con sus proveedores y reducir la ineficacia de las compras.

Impacto empresarial:

• Ahorra tiempo automatizando tareas manuales como la tramitación de pedidos.
• Mejora las relaciones con los proveedores mediante el seguimiento del rendimiento basado en datos.
• Reduce los costes de adquisición mediante mejores negociaciones contractuales y estrategias de abastecimiento.

Ejemplo: Un minorista de tamaño medio utiliza un software de compras para gestionar más de 100 contratos con proveedores, garantizando entregas puntuales y negociando ahorros de 20% gracias a una mejor información sobre el aprovisionamiento.

Ejemplos de herramientas: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Software de gestión de facturas

Esta herramienta automatiza todo el ciclo de vida de las facturas, desde el procesamiento y las aprobaciones hasta el seguimiento de los pagos y la optimización de las cuentas por pagar, garantizando unas operaciones financieras fluidas.

Características principales:

• Procesamiento digital de facturas y ruta de aprobación.
• Herramientas de seguimiento y conciliación de pagos a proveedores.
• Recordatorios automáticos de los plazos de pago.
• Optimización de cuentas por pagar con información basada en IA.

A quién va dirigido:

• Equipos financieros que buscan reducir el esfuerzo manual y los errores en el procesamiento de facturas.
• Empresas con grandes volúmenes de facturas que necesitan una gestión eficaz de las cuentas a pagar.

Impacto empresarial:

• Reduce el tiempo de procesamiento de las facturas, agilizando los pagos a los proveedores.
• Mejora las relaciones con los proveedores mediante pagos puntuales y precisos.
• Reduce los errores manuales, garantizando el cumplimiento y la precisión de los registros financieros.

Ejemplo: Una empresa de logística con 500 facturas mensuales utiliza un software de gestión de facturas para automatizar el procesamiento, ahorrando más de 10 horas a la semana y evitando sanciones por retraso en los pagos.

Ejemplos de herramientas: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Software de gestión de tarjetas de empresa

Software que simplifica la gestión de los gastos de tarjetas de crédito de la empresa con seguimiento en tiempo real, categorización automatizada de gastos y controles de gastos. Ayuda a las empresas a emitir y supervisar tarjetas corporativas con facilidad.

Características principales:

• Seguimiento e informes de gastos en tiempo real.
• Categorización automatizada de las transacciones.
• Límites de gasto y controles del cumplimiento de las políticas.
• Emisión y gestión de tarjetas de crédito para empresas.

A quién va dirigido:

• Directores financieros y equipos financieros que gestionan el gasto de los empleados en varios departamentos.
• Empresas que buscan controlar y supervisar los gastos corporativos en tiempo real.

Impacto empresarial:

• Reduce el gasto no autorizado o superior al presupuesto mediante controles en tiempo real.
• Acelera la conciliación de gastos automatizando la categorización.
• Aumenta la transparencia ofreciendo un seguimiento detallado y actualizado de los gastos.

Ejemplo: Una empresa de SaaS utiliza un software de gestión de tarjetas corporativas para emitir tarjetas con límites preestablecidos a los empleados, lo que garantiza que el gasto se mantiene dentro del presupuesto y elimina los informes de gastos manuales.

Ejemplos de herramientas: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Software de gestión de viajes y gastos

Integra la reserva de viajes, el seguimiento de gastos y el cumplimiento de políticas para agilizar los viajes corporativos y los gastos asociados. Garantiza que los empleados viajen de forma eficiente sin salirse del presupuesto de la empresa.

Características principales:

• Reserva centralizada de viajes y gestión de itinerarios.
• Informes de gastos automatizados para los gastos relacionados con los viajes.
• Comprobación del cumplimiento de la política durante la reserva y la presentación de gastos.
• Informes en tiempo real sobre gastos de viaje.

A quién va dirigido:

• Empresas con viajes corporativos frecuentes, incluidos equipos de ventas y consultores.
• Equipos de RRHH y finanzas que deseen agilizar las aprobaciones relacionadas con los viajes y el seguimiento de los gastos.

Impacto empresarial:

• Ahorra tiempo combinando la reserva de viajes y la gestión de gastos en una sola herramienta.
• Evita las infracciones de las políticas marcando las reservas que no se ajustan a ellas.
• Mejora la visibilidad de los gastos de viaje y reduce el gasto excesivo en viajes.

Ejemplo: Una consultora utiliza un software de viajes y gastos para reservar los viajes de sus empleados, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas y automatiza las reclamaciones de gastos, ahorrando horas de trabajo administrativo.

Ejemplos de herramientas: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Software de automatización de cuentas a pagar

Software de automatización AP automatiza el procesamiento de facturas y pagos a proveedores, reduciendo el esfuerzo manual y los errores al tiempo que optimiza los flujos de trabajo de cuentas por pagar con información basada en IA.

Características principales:

• Flujos de trabajo automatizados de procesamiento y aprobación de facturas.
• Métodos de pago electrónico y conciliación.
• Informes financieros con análisis predictivo.
• Integración con los sistemas contables existentes.

A quién va dirigido:

• Equipos financieros que gestionan grandes volúmenes de facturas y procesos manuales de cuentas por pagar.
• Empresas que buscan mejorar la eficacia de los pagos y mantener relaciones sólidas con los proveedores.

Impacto empresarial:

• Reduce el tiempo de procesamiento de las facturas, garantizando el pago puntual a los proveedores.
• Minimiza los errores en la conciliación de pagos y en los informes financieros.
• Mejora la satisfacción de los proveedores con pagos más rápidos y fiables.

Ejemplo: Una empresa manufacturera automatiza su proceso de cuentas a pagar para 1.000 facturas mensuales, reduciendo el tiempo de procesamiento en 70% y evitando recargos por demora.

Ejemplos de herramientas: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Software de análisis estratégico del gasto

Esta categoría de herramientas proporciona una visión profunda del gasto de la organización a través de análisis avanzados, ayudando a las empresas a identificar oportunidades de ahorro y optimizar las estrategias financieras.

Características principales:

• Visibilidad completa del gasto y cuadros de mando.
• Análisis predictivo de futuras tendencias de gasto.
• Recomendaciones de optimización de costes basadas en datos.
• Informes financieros detallados para la toma de decisiones.

A quién va dirigido:

• Directores financieros y planificadores estratégicos que buscan alinear el gasto con los objetivos empresariales.
• Empresas que aspiran a tomar decisiones financieras basadas en datos.

Impacto empresarial:

• Descubre oportunidades de ahorro ocultas mediante un análisis detallado de los gastos.
• Mejora la planificación y previsión financieras con análisis predictivos.
• Aumenta la transparencia al proporcionar visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto.

Ejemplo: Una gran empresa utiliza el análisis estratégico del gasto para consolidar los contratos con proveedores y reducir los costes en 15% anuales.

Ejemplos de herramientas: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

Cómo elegir el software BSM adecuado para su empresa

Ahora ya conoce los tipos de software BSM disponibles y lo que pueden hacer. 

Pero, ¿cómo elegir la más adecuada para su empresa? 

No se trata sólo de las prestaciones: tienes que pensar en tus necesidades, prioridades y objetivos a largo plazo. 

A continuación te indicamos una serie de pasos sencillos y prácticos que te ayudarán a tomar la mejor decisión.    

1. Evalúe las necesidades de su empresa

Enumere sus mayores retos. 

Pregúntese a sí mismo: ¿Tenemos problemas con los gastos de viaje, el procesamiento manual de facturas o el seguimiento de los gastos de los empleados?

Si identifica claramente sus puntos débiles específicos, podrá elegir un software que le ayude en la gestión del gasto empresarial y aborde directamente estos problemas.

A continuación, debe definir el tamaño y la complejidad de su empresa. Por ejemplo, si eres una...

• Pequeña empresa: Podría buscar un software de gestión de gastos para pequeñas empresas, que garantice funciones sencillas y fáciles de usar adaptadas a su tamaño, así como flexibilidad y facilidad de uso.
• Empresa mediana: Es posible que priorice los análisis detallados y los controles avanzados.

Anote estos retos y utilícelos como punto de referencia a lo largo del proceso.

2. Establezca sus prioridades

A continuación, debe identificar las características más importantes para su empresa. Por ejemplo:

• Informes en tiempo real.
• Flujos de trabajo automatizados.
• Cumplimiento de la política.

Ordene estas características por orden de importancia. Concéntrate en lo esencial y no en los extras opcionales.

El mejor software de gestión de gastos empresariales no sólo debe abordar sus problemas actuales, sino también respaldar su crecimiento futuro y sus objetivos estratégicos.

Y no olvide definir su presupuesto. Determina cuánto estás dispuesto a invertir y evita las herramientas con funciones que no necesitas.

3. Evaluar la compatibilidad

Compruebe cómo se integra el software con sus sistemas actuales, por ejemplo:

• Plataformas contables.
• Sistemas de RRHH.
• Herramientas de información.

Quieres probar la usabilidad. 

Pregúntese si a mi equipo le resultará fácil de usar. Si la curva de aprendizaje es demasiado pronunciada, la adopción puede resultar difícil.

4. Piense en la escalabilidad

Considere estas preguntas:

• ¿Este software crecerá con mi negocio?
• ¿Dispone de funciones para necesidades futuras, como capacidades globales o informes avanzados?

Si su empresa tiene previsto ampliarse, dé prioridad a las herramientas que se adaptan con el tiempo en lugar de las limitadas por las necesidades actuales.

5. Solicitar demostraciones o pruebas

Programe una demostración o un periodo de prueba de las opciones preseleccionadas.

Aprovecha este tiempo para:

• Explora el proceso de configuración.
• Pruebe la experiencia del usuario.
• Evalúe la capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente.

Prepare preguntas para la demostración, como por ejemplo

• "¿Cómo ahorrará esto tiempo a mi equipo?".
• "¿Qué funciones de información se incluyen?"
• "¿Puede soportar nuestro crecimiento previsto?"

6. Toma tu decisión

Ha llegado el momento de revisar los resultados y la lista de prioridades.

Elija el software que más se ajuste a sus necesidades, presupuesto y objetivos futuros.