¿Puedo utilizar una tarjeta de crédito personal para negocios?

Al principio, tu tarjeta de crédito personal era un salvavidas. Ahora, las compras han aumentado y la gestión de los gastos es compleja. ¿Deberías cambiar a una tarjeta de crédito empresarial?

Es perfectamente legal utilizar tu tarjeta personal para gastos empresariales. Para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas en particular, esto ofrece una opción conveniente.

Con sólo un pequeño equipo de empleados, es más fácil gestionar los gastos y controlar a qué se destina el presupuesto. Haces un puñado de pagos bajos y regulares y algunos pagos puntuales de mayor cuantía, todos visibles en tus cuentas.

Sin embargo, ese sistema no se amplía bien. Ahora, puede que te plantees algunas de las siguientes preguntas al analizar tus finanzas:

• ¿Se trata de una compra empresarial o de una transacción personal?
• ¿Será deducible de impuestos?
• ¿Por qué se ha contabilizado como coste empresarial?
• ¿Afectará este gran pago a mi calificación crediticia?

Si estás empezando a sopesar los pros y los contras de las tarjetas de crédito personales o de empresa, no eres el único. Exploremos por qué es un tema tan debatido en las empresas. 

Tarjeta de crédito personal frente a tarjeta de crédito de empresa: ¿por qué el debate?

Hay muchas similitudes entre las tarjetas de crédito personales y las empresariales. Ambas te permiten pedir dinero prestado, pagar el saldo (parcial o totalmente), repartir los costes de los artículos y obtener recompensas por tus gastos. 

Tarjetas personales se benefician de la protección de la Sección 75 cuando hay problemas con los bienes o servicios. Son inmediatamente accesibles para el empresario que necesita una transacción fluida en medio de su ajetreado día. 

También puede resultarte desagradable la idea de solicitar una tarjeta de visita y esperar semanas a recibir el acceso. 

Tarjetas de crédito para empresasen cambio, están mejor diseñadas para las grandes inversiones que necesitan hacer las empresas de escala. Ofrecen límites más altos y adaptan sus recompensas al gasto empresarial, por ejemplo, devolución de dinero en combustible y millas aéreas. También te dan la opción de asignar tarjetas a los empleados, haciendo que las compras sean más un esfuerzo de equipo. 

Aunque es cierto que suelen conllevar tipos de interés más altos y umbrales de pago más elevados, puede que tu empresa esté preparada para satisfacer estas elevadas exigencias. 

Si te preocupa que el potencial de una mayor escala pueda significar un mayor riesgo, considera cómo las ineficiencias se producen más a menudo a través de pequeños errores o descuidos repetidos. Las tarjetas personales suelen estar llenas de oportunidades de optimización de costes perdidas. 

Los inconvenientes de utilizar una tarjeta de crédito personal para los pagos de la empresa 

Una tarjeta de crédito personal puede ser más cómoda, pero puede llevar a la complacencia. He aquí algunos riesgos asociados al uso de una tarjeta personal para gastos de empresa. 

Errores contables

Te aterra completar tu declaración de la renta anual, pero el proceso se complica cuando tus transacciones personales y empresariales están en la misma tarjeta. Separar los pagos es laborioso, y tu gestor contable tendrá que dedicar una parte de su tiempo al proceso administrativo. 

El solapamiento complejo de pagos personales y empresariales o las zonas "grises" también pueden dar lugar a errores de contabilidad. Cuando esos errores se repiten o se pasan por alto, aumenta el riesgo de auditorías financieras o incluso de multas de Hacienda. 

Menor rentabilidad

Cuando los pagos se sacan de tu cuenta personal, es difícil controlar cuánto se gasta. 

Imagina que a final de año descubres que te has pasado enormemente del presupuesto en un departamento concreto. Te preguntas: "¿Cómo ha ocurrido? En realidad, es muy fácil: los empleados gastaron cosas que no eran rentables, y el gasto se pasó por alto entre otros pagos. Adiós a tu previsión presupuestaria precisa para el año que viene...

Y, ¿qué pasa con los impuestos? Es posible que te estés perdiendo gastos deducibles de impuestos si tu contabilidad es caótica. 

Protección personal

Utilizar tu tarjeta personal para los negocios te hace inmediatamente responsable de cualquier problema que surja. Por desgracia, los retrasos en los pagos y los gastos no acordados pueden dañar tu puntuación crediticia personal, afectando a tu vida fuera del trabajo. En el peor de los casos, tus bienes personales podrían ser embargados en juicios y las cuentas familiares o los bienes de propiedad compartida, como tu casa, también podrían ser embargados. 

Las tarjetas de visita protegen tus bienes personales de las disputas empresariales y te dan la tranquilidad de que los asuntos laborales no se colarán en tu vida familiar. 

El único peso de la responsabilidad

Como propietario de la tarjeta de crédito personal, eres la única persona que, en última instancia, puede sancionar los gastos y gestionar los pagos. Esto parece cada vez más imposible en una empresa en crecimiento que gestiona cientos de empleados y múltiples compras diarias. 

Pero, ¿cuál es la alternativa? Compartir los datos de tu tarjeta personal con unos pocos empleados de confianza puede parecer un alivio en ese momento, pero podría acabar en un gasto inconstante y, en el peor de los casos, en un fraude. 

Cuando todo recae en una sola persona, los procesos son ineficaces y el negocio se estanca. Las tarjetas de crédito para empresas permiten repartir estratégicamente la carga de la responsabilidad entre los empleados. 

Si existen tantas áreas de riesgo, ¿hay alguna circunstancia en la que sea aceptable utilizar una tarjeta de crédito personal?

Cuando puede ¿se puede utilizar una tarjeta de crédito personal para los negocios?

La palabra clave es: con moderación. Ya no puedes establecer pagos regulares en tu tarjeta de crédito personal. Hay demasiados pagos de gran volumen. 

Sin embargo, un uso poco frecuente de tu tarjeta personal para transacciones comerciales es comprensible e incluso inevitable a veces. De hecho, 53% de las pequeñas empresas utilizan tanto tarjetas personales como de empresa. Por ejemplo, puedes pagar la cena de un cliente o la decoración de la oficina con tu tarjeta de crédito personal si no llevas encima tu tarjeta de empresa. 

Es una buena práctica preguntarse para qué piensas utilizar la tarjeta. Si se trata de un volumen de transacciones bajo o de una compra puntual, una tarjeta personal funcionará bien. Debes llevar un registro de la fecha y el importe de este pago para facilitar la declaración de la renta. 

Para los pagos regulares, es más beneficiosa una tarjeta de crédito dedicada a la empresa. Éstas son las principales circunstancias que aconsejan una tarjeta de empresa en lugar de un crédito personal. 

Cuándo utilizar una tarjeta de crédito de empresa en lugar de una tarjeta personal

Las tarjetas de crédito para empresas tendrán más sentido para muchas de tus compras habituales de gran volumen, y también son una forma estupenda de optimizar la gestión del gasto. 

En las cuatro áreas siguientes, una tarjeta de crédito empresarial puede ser la diferencia entre un ahorro importante y un derroche de costes perjudicial. 

Construir el crédito 

Si estás ampliando tu negocio con éxito, necesitas crédito. Una de las mejores formas de aumentar tu puntuación crediticia es utilizar una tarjeta de crédito empresarial. 

Con el tiempo, una buena calificación crediticia dará a tu empresa acceso a mejores tipos de interés y mejores condiciones en los préstamos que puedas necesitar pedir en el futuro. Sin embargo, utilizar una tarjeta personal no te permitirá necesariamente obtener préstamos de mayor cuantía para tus inversiones empresariales. 

También hay una clara división entre tu cuenta de empresa y tu cuenta personal; puedes tener un mayor índice de utilización del crédito en una tarjeta de empresa, por ejemplo, sin que ello repercuta en tu puntuación de crédito personal. 

Control de licencias 

Los procesos de reembolso de gastos son un quebradero de cabeza. Llevan mucho tiempo, son propensos a errores y pueden exponer a la empresa al fraude en los gastos. 

El uso de tarjetas de crédito personales también abre la puerta al gasto inconformista y a la TI en la sombra, algunas de las principales causas del despilfarro de costes. Tarjetas de crédito para pequeñas empresas permiten a los empleados gastar de forma segura y eficaz los presupuestos cuidadosamente asignados. 

Imagina una compra SaaS sin problemas, en la que se hayan recibido aprobaciones automatizadas y un empleado pueda utilizar el presupuesto asignado para hacer una compra fácilmente en la tarjeta de visita. Piensa cuánto tiempo se ahorraría reduciendo el cuello de botella de los pagos. 

¿Varias renovaciones de contratos SaaS en la misma semana? No hay problema con límites de gasto más altos en tu tarjeta de crédito empresarial. Tus relaciones con los proveedores también se beneficiarán de los pagos puntuales de las suscripciones. 

Informes detallados y seguimiento de gastos

Podrías pensar que dar a varios empleados acceso a la tarjeta corporativa provocará gastos dispersos. Sin embargo, el seguimiento de los gastos se agiliza con las tarjetas de crédito de empresa. Todo está visible en un solo lugar. 

Mejor aún, además de emitir un extracto mensual detallado, muchos emisores de tarjetas proporcionan a las PYMES herramientas en línea con funciones de información y seguimiento de gastos. 

Estas plataformas permiten a las empresas ver las transacciones, los pagos pendientes y cualquier cargo por intereses o comisiones. Las mejores versiones de estas herramientas emiten informes periódicos de la actividad de las tarjetas y análisis de los tipos de gastos que pueden integrarse en otros programas de contabilidad utilizados por tu empresa para una gestión holística de los costes. 

Recompensas específicas para empresas

Tu tarjeta personal puede ofrecer tú algunas recompensas tentadoras, pero las tarjetas de crédito corporativas recompensan tu propio negocio. 

Estas recompensas están más orientadas al gasto empresarial y fomentan el crecimiento de la empresa. Por ejemplo, podrías acceder a devoluciones en efectivo en compras elegibles o a programas de recompensas para compras habituales como combustible, material de oficina y viajes. 

Algunas de las tarjetas de crédito para empresas mejor valoradas te permiten adaptar las recompensas a las necesidades de tu negocio seleccionando tus propias categorías de bonificación. Lo mejor de todo es que estas recompensas no están sujetas a impuestos y se consideran reembolsos por los artículos que hayas comprado con tu tarjeta de crédito empresarial. 

¿Cuáles son las consideraciones jurídicas?

Todas las empresas, incluidas las corporaciones y las LLC, pueden optar a las tarjetas de crédito para empresas. Entonces, ¿cuáles son las consideraciones legales clave a la hora de elegir?

Protección jurídica

La Ley CARD de 2009 es una poderosa ley de protección del consumidor que garantiza a los titulares de tarjetas que el emisor no puede subir la TAE sin causa o aviso previo. Esta ley no se aplica a la mayoría de las tarjetas de crédito para empresas; sin embargo, muchas ofrecen ahora protecciones al consumidor similares a las de la competencia. Investiga para asegurarte de que tu protección en la compra es la mejor posible.

A nadie le gusta pensar en el peor de los casos, pero si tu empresa limitada entra en liquidación, tus finanzas personales estarán más protegidas si los gastos de la empresa se realizan principalmente a través de tu tarjeta de crédito empresarial. 

Responsabilidad personal

Las tarjetas de empresa ofrecen más protección de tus bienes personales, pero muchos emisores piden una garantía personal antes de aprobar tu tarjeta de crédito. 

Una garantía personal es un compromiso jurídicamente vinculante por el que aceptas la responsabilidad de pagar la tarjeta de crédito si la empresa no puede hacerlo. Esto protege al proveedor de la tarjeta de cualquier riesgo de impago. Si tu empresa se retrasa en los pagos, pasarás a ser personalmente responsable de la deuda y esto puede afectar a tu puntuación crediticia.

Las tarjetas corporativas, que se conceden a empresas con importantes activos e historial crediticio, no suelen exigir una garantía personal. 

Impuesto

Mezclar gastos personales y empresariales es una pesadilla cuando llega la temporada de la declaración de la renta. Una tarjeta de crédito empresarial mantiene las compras separadas y organizadas, lo que facilita mucho el mantenimiento de la contabilidad a largo plazo. 

Las compras de los empleados pueden identificarse fácilmente, reduciendo los errores de supervisión en tus formularios fiscales. Así evitarás costosas multas y presentarás una declaración de la renta precisa. El IRS impone multas estrictas por no informar con precisión y la posibilidad de ser auditado aumenta para las empresas con malas prácticas de mantenimiento de registros. 

Utilizar una tarjeta corporativa específica deja claro dónde se pueden aprovechar las deducciones fiscales. Esto mejora tus métricas de evitación de costes y libera más presupuesto. También hay que tener en cuenta que los intereses que pagas en una tarjeta de crédito empresarial son deducibles fiscalmente cuando se utilizan exclusivamente para hacer compras empresariales, lo que ayuda a tu empresa a recuperar costes para crecer.