Principales diferencias entre la contratación centralizada y la descentralizada

El aprovisionamiento es algo que puede convertirse en una bendición o en una maldición, dependiendo de cómo decida gestionarlo. No podemos decirle qué enfoque sería el mejor para usted, pero sin duda podemos ayudarle a entender sus opciones aquí.

Si está empezando a buscar un enfoque estable que utilizar, para su gusto, existen tres tipos de aprovisionamiento: centralizado, descentralizado e híbrido, que incluyen las mejores características de cada tipo anterior. Aquí le guiaremos a través de los modelos de aprovisionamiento que se adhieren al cumplimiento de las políticas de aprovisionamiento, le explicaremos cuándo elegir cada uno de ellos, cómo pueden encajar o no en su caso concreto, y mucho más. Así que, quédate y empecemos.

¿Qué es la contratación centralizada?

Empecemos por la opción más utilizada: la contratación centralizada. Según Investigación de APQCcasi el 75% de los encuestados utiliza la compra centralizada. Es un enfoque preferible porque todos los procesos los realiza un solo equipo dentro de la organización: comprar, distribuir, facilitar el acceso, etc., lo que garantiza una estrategia de compras táctica. Este equipo suele estar ubicado en la sede de la organización.

¿Cuáles son las ventajas del modelo de contratación centralizada?

Este enfoque es popular por la cantidad de ventajas que aporta. Estas son algunas de las ventajas de la contratación centralizada que usted también puede obtener:

• Ahorro de costes. Como todo se hace en un solo equipo, es más fácil conseguir compras al por mayor o un mejor poder de negociación con los proveedores.
• Adquisiciones racionalizadas. Cuando se estandarizan los procesos de adquisición en toda la organización, se reducen los errores y los gastos administrativos.
• Mayor visibilidad. Un sistema centralizado proporciona una supervisión exhaustiva de las actividades de contratación, lo que ayuda a mejorar la gestión presupuestaria y el control del cumplimiento.
• Mejor gestión de proveedores. Al estar todo en un mismo lugar, los proveedores no tendrán que preocuparse de a quién tienen que dirigirse en caso de necesidad, lo que garantiza que reciban los servicios que necesitan de forma eficaz. Ayuda a crear una relación sólida basada en la confianza.
• Coherencia. Cuando un equipo es responsable de las normas, es más fácil mantener todo bajo control.

Principales desventajas de la contratación centralizada

Incluso con estas grandes ventajas, hay una serie de desventajas de la contratación centralizada para las que debe estar preparado en caso de elegirla.

• Cuellos de botella y retrasos. Si suele tener periodos punta o necesidades de aprovisionamiento urgentes, trasladar cada paso del aprovisionamiento a través de un único equipo puede ser una tarea ardua, lo que puede provocar retrasos.
• Desafíos geográficos. Para las empresas que tienen oficinas internacionales, tener un equipo central de compras puede ser un problema. La razón es que un equipo centralizado puede no cubrir eficazmente las necesidades locales.
• Inflexibilidad. Se trata de no ser capaz de hacer frente a los cambios en el mercado o a las necesidades repentinas de un departamento específico con la suficiente rapidez.
• Falta de conocimientos especializados. Es posible que el departamento de compras centralizado no tenga conocimientos especializados sobre los distintos departamentos, lo que puede provocar bloqueos en la compra de licencias para dichos departamentos.

¿Cuál es un ejemplo de compra centralizada?

Ahora que ya sabe qué es el modelo de aprovisionamiento centralizado, quizá quiera saber qué empresas lo han implantado y cómo ha afectado a su flujo de trabajo. He aquí algunos ejemplos de procesos de adquisición centralizados:

• Walmart. Walmart utiliza el aprovisionamiento centralizado, que le ayuda a negociar directamente con los proveedores y a conseguir ahorros de costes gracias a las mejores prácticas de 5-15%. Como resultado, ayudó a mantener mejor la calidad del producto y a mejorar la eficiencia de la cadena de suministro.
• McCormick & Compañía. Otra empresa que utiliza la compra centralizada. Este enfoque les ayudó a mejorar los costes en casi 25% y a mejorar la productividad gracias a las mejores prácticas.
• Volkswagen. Esta empresa creó su propia red centralizada de contratación en línea para mantener la confidencialidad, agilizar el proceso de contratación y reducir costes, lo que consiguió con éxito.

¿Qué es la compra descentralizada?

El siguiente es un modelo de compras descentralizado. Aquí, todas las decisiones se distribuyen entre distintos equipos, departamentos, sucursales y, a veces, incluso unidades de negocio de una organización. Las empresas que utilizan este enfoque dejan a sus unidades individuales autonomía para adquirir bienes y servicios en función de sus necesidades específicas. Si confía en que sus equipos gestionen sus licencias por sí mismos, este enfoque puede ser el adecuado para usted.

¿Cuáles son las ventajas de la compra descentralizada?

La contratación descentralizada puede plantear problemas de cumplimiento de las políticas de contratación. tiene un montón de ventajas y desventajas. Las ventajas se manifiestan en su flexibilidad, en unos requisitos más adaptados y en que da a los equipos un mayor sentido de la propiedad en lugar de un simple acceso desde alguien de arriba. He aquí estas y otras ventajas de este enfoque.

• Mejor capacidad de respuesta. Como cada equipo gestiona las compras por sí mismo, el tiempo de respuesta es menor.
• Soluciones específicas para cada equipo. ¿Necesita una herramienta que sólo necesitará un equipo? Un proceso de compras descentralizado ayuda a los equipos a seleccionar los proveedores y productos que mejor se adaptan a sus necesidades específicas.
• Responsabilidad. Al conceder permisos de compra a equipos/departamentos específicos, puede ayudarle a conseguir un gasto más responsable dentro de su empresa al crear un sentido de propiedad y responsabilidad.
• Mejores relaciones con los proveedores. Las unidades locales pueden establecer relaciones sólidas con los proveedores regionales. Este enfoque puede contribuir a mejorar el servicio y las condiciones.

Principales desventajas de la compra descentralizada

La adquisición descentralizada también tiene sus desventajas. Este enfoque, en el que cada equipo/departamento se encarga de todo por su cuenta, puede causar problemas como la falta de estandarización o precios más altos debido a la imposibilidad de obtener licencias al por mayor. A continuación se enumeran otras desventajas de la estructura descentralizada que deberías tener en cuenta:

• Falta de normalización. Puede haber incoherencias en los procesos y normas de adquisición en toda la organización, ya que cada departamento toma sus decisiones de forma independiente.
• Costes más elevados. No suele ocurrir, pero un caso concreto es que no se puedan comprar licencias al por mayor. Puede ocasionar más gastos si las mismas licencias se necesitarán en el futuro para otros departamentos, pero esta vez hay que obtenerlas de nuevo.
• Riesgos de incumplimiento. Sin una supervisión centralizada, existe un mayor riesgo de incumplimiento de las políticas y normativas de contratación.

¿Cuál es un ejemplo de contratación descentralizada?

Para que comprendas mejor cómo funciona la estructura descentralizada en el mundo real, echa un vistazo a los siguientes ejemplos:

• Ciudad de Arvada, Colorado (EE.UU.). La ciudad de Arvada funciona con un sistema de compras descentralizado de modelo centralizado. Cada uno de los 13 departamentos de la ciudad tiene autoridad para gestionar sus propios procesos de adquisición.
• Empresa farmacéutica mundial. Esta empresa se enfrentaba a retos con su sistema de compras descentralizado que incluían costes más elevados, falta de visibilidad y menor eficiencia, ya que cada unidad de negocio gestionaba sus propias compras.
• Empresa internacional basada en proyectos. En un estudio de caso, se creó una estructura de aprovisionamiento descentralizada para satisfacer los requisitos específicos de las distintas sedes de esta empresa. Este enfoque ayudó a utilizar proveedores locales y estrategias de aprovisionamiento a medida que se adaptan perfectamente a las necesidades regionales.

Diferencia clave entre contratación centralizada y descentralizada

Ahora ya sabe qué diferencia hay entre descentralizado y centralizado. Para resumirlo todo, eche un vistazo a la siguiente tabla. Te ayudará de forma más breve a entender en qué consiste cada enfoque, cómo funcionan, qué requieren más y qué menos, etc.

Modelo de compra híbrido: ¿Por qué elegir la compra dirigida por el centro?

Si no está seguro de qué versión aplicar, ya hay muchos casos de empresas que aplican un enfoque híbrido que combina la compra centralizada y la descentralizada. ¿Cómo funciona exactamente? Implica un equipo de compras centralizado que se encarga de las actividades estratégicas (por ejemplo, la negociación de contratos en toda la empresa y el establecimiento de políticas de compras) y unidades descentralizadas que gestionan las compras operativas a nivel local.

Ventajas de la contratación híbrida

El enfoque híbrido tiene aspectos positivos tanto de los modelos de contratación centralizados como de los descentralizados. Estos son algunos de los que debería tener en cuenta:

• Rentabilidad. Un equipo centralizado trabaja en la negociación de contratos, lo que puede ayudar a conseguir licencias al por mayor y ahorrar así dinero.
• Flexibilidad y capacidad de respuesta. Las unidades descentralizadas pueden tomar decisiones rápidas para satisfacer las demandas locales.
• Mejores relaciones con los proveedores. Cuando se combina la gestión centralizada con las interacciones locales, se crean asociaciones más sólidas y colaborativas con los proveedores.
• Mejora de la gestión de riesgos. Como todo se gestiona dentro de un mismo equipo, es más fácil hacer evaluaciones de riesgos y estrategias de mitigación en toda la organización bajo un modelo de compras centralizado.

Desventajas de la contratación híbrida

Dado que combina aspectos positivos, también incluye las desventajas que conllevan estas dos estrategias de contratación. La mayoría de estos contras tienen que ver con la capacidad de supervisar adecuadamente las tareas, las transiciones y los procesos generales entre los equipos centrales y locales.

• Dificultad de gestión. Es importante tener una comunicación clara y funciones definidas a la hora de gestionar las unidades centrales y locales.
• Posible duplicación de procesos. Significa que si no gestionas bien tus equipos locales y centrales, puede haber solapamiento de esfuerzos o procesos redundantes.
• Dificultad de implantación. Cuando se pasa a un modelo híbrido, hay que tener en cuenta que requiere una gestión del cambio y un esfuerzo de formación considerables.

Consideraciones sobre la aplicación

Cuando planee implantar cualquiera de estos modelos de organización de compras, debe entender que no puede montarlo sin más y que funcionará sin problemas. No. Antes de eso, tienes que dar un montón de pasos para asegurarte de que todo está preparado y de que tus empleados entienden cómo trabajar con ello de antemano. De esta forma, ayudarás a tu empresa a tener menos errores e insuficiencias en el proceso.

Evalúe la actual estructura de compras de su organización

En primer lugar, antes de empezar con los modelos de aprovisionamiento, debe evaluar su proceso de aprovisionamiento actual. Compruebe lo siguiente:

• Estructura organizativa. Compruebe qué tipo de contratación existe actualmente: centralizada, descentralizada o híbrida.
• Comprobación del proceso. Evalúe la eficacia del proceso actual (por ejemplo, tiempos de ciclo y flujos de trabajo de aprobación).
• Análisis del gasto. Analice los patrones de gasto para identificar oportunidades de consolidación o ahorro de costes.
• Gestión de proveedores. Compruebe la eficacia de las relaciones con los proveedores y la supervisión de su rendimiento.
• Uso de la pila tecnológica. Revisar las herramientas y sistemas existentes para apoyar las actividades de adquisición.

Retos de la gestión del cambio

Cuando cambie el proceso de contrataciónpuede plantear algunos problemas. Veamos cuáles son y qué puedes hacer para superarlos.

Requisitos tecnológicos

La tecnología adecuada también es una parte importante del cambio. En función del modelo de negocio elegido, pueden ser apropiadas distintas soluciones tecnológicas.

Necesidades de formación y desarrollo de competencias

Para asegurarse de no tener problemas relacionados con errores humanos en el futuro, debe invertir en el estudio de sus empleados. Aquí tienes algunas especializaciones básicas y qué modelo las requiere más.

Recursos de formación recomendados

Si no sabe por dónde empezar con los materiales de formación y qué certificaciones serían las mejores, hemos recopilado un montón de recomendaciones con las que puede empezar.

Indicadores clave para medir el éxito

Una vez que empiece a aplicar una nueva estrategia de aprovisionamiento, se recomienda establecer algunos KPI para controlar el éxito de los nuevos modelos de aprovisionamiento. Para ayudarle a comprender cuáles son los mejores KPI que puede probar, en la tabla siguiente encontrará los más utilizados.

Reflexiones finales: ¿Qué elegir, compras centralizadas o descentralizadas?

En resumen, tanto la adquisición centralizada como la descentralizada son buenos modelos de adquisición, pero todo depende de sus objetivos y de la estructura de su empresa. El aprovisionamiento centralizado es bueno para las empresas que desean un control más centralizado de sus compras. Aquí se pueden estandarizar los procesos y hacer compras al por mayor, lo que es una buena opción si se quiere ahorrar dinero y mantener el cumplimiento bajo control.

El modelo descentralizado es más para aquellas empresas que quieren ofrecer a sus equipos más flexibilidad y capacidad de respuesta. De esta forma, ofrecen a estas unidades tomar decisiones de compra basadas en sus necesidades específicas. Un enfoque híbrido es una combinación de ambos, aunque la mayoría empresas siguen prefiriendo una contratación centralizada.

No olvide que antes de implantar cualquiera de estos modelos de aprovisionamiento, debe evaluar las prácticas de aprovisionamiento actuales de su empresa, afrontar con inteligencia los retos de la gestión del cambio, configurar el software necesario para este enfoque y, por supuesto, formar a su personal para evitar futuros errores y la frustración de los empleados.

Con todo ello, si se toma las cosas con calma y deliberadamente, su cambio o actualización del proceso de compra se realizará sin problemas y con facilidad, no sólo para la empresa sino también para los empleados y proveedores.