Evitar costes frente a ahorrar: ¿Qué es mejor para la salud financiera?

¿Cómo afrontaría tu empresa una tormenta financiera? ¿Recortar costes ahora, o evitar gastos futuros? Primero tienes que considerar estos hechos. 

Todas las empresas se enfrentan a momentos en los que necesitan apretarse el cinturón, y las partes interesadas deben encontrar un equilibrio entre el ahorro inmediato y la resistencia a largo plazo. 

Esto se llama evitar costes y ahorrar costes. 

Ambos pueden ayudar a mantener las finanzas en el buen camino, pero toman caminos diferentes hacia la estabilidad. 

En este artículo, vamos a explorar estas dos estrategias. 

Exploraremos qué son, veremos algunos ejemplos, veremos en qué se diferencian y consideraremos los pros y los contras de cada una. 

Terminarás con una sólida comprensión de ambos y un camino más claro hacia adelante. 

Encontremos el enfoque adecuado para tu empresa. 

Costes duros frente a costes blandos

En la contratación, te encontrarás con costes duros y blandos. 

Ambos desempeñan un papel crucial a la hora de comprender tus gastos.

Pero, ¿qué son exactamente? 

Costes duros

Los costes duros son gastos directos y tangibles. 

Suelen serlo:

• Activos o recursos físicos 
• Fácil de cuantificar
• Aparecer claramente en tus estados financieros

Son costes que puedes precisar directamente. Por ejemplo, el precio de compra de equipos, materias primas, existencias o activos son todos ellos costes duros. 

Los costes duros también se alinean bien con las estrategias de ahorro. 

Como son mensurables, puedes reducirlos directamente negociando mejores tarifas con los proveedores, comprando al por mayor u optimizando tus procesos. 

Costes blandos

En cambio, los costes blandos son gastos indirectos e intangibles. 

Suelen serlo:

• No aparecen tan claramente en los estados financieros
• Suelen estar vinculadas a servicios o aspectos no físicos de una compra

Los costes blandos típicos incluyen los honorarios legales, el mantenimiento continuo, la formación de los empleados o la consultoría. Son cruciales, pero pueden ser mucho más difíciles de rastrear.

A menudo se gestionan evitando costes. 

Invirtiendo en mantenimiento preventivo, asegurando acuerdos de servicio a largo plazo o formando a los empleados, estás dando pasos para evitar mayores costes futuros.

¿Qué es evitar costes?

Evitar costes es una estrategia proactiva que te ayuda a prevenir costes adicionales en el futuro.

Minimizas los posibles aumentos adelantándote. 

El elemento central es tomar medidas preventivas, como invertir en mantenimiento, negociar tarifas fijas con los proveedores o crear una mano de obra cualificada. Esto te ayuda a evitar gastos mayores más adelante. 

Como la evitación de costes aborda los costes futuros, no siempre aparece en los estados financieros. Sin embargo, desempeña un poderoso papel a la hora de mantener las finanzas estables y predecibles a largo plazo. Un aspecto esencial de la evitación de costes es mantener visibilidad de la contrataciónque te permite controlar y gestionar los gastos potenciales antes de que se conviertan en costes reales.

Ejemplos de evitación de costes

• Mantenimiento preventivo. El mantenimiento regular de los equipos te ayuda a evitar averías o sustituciones costosas. Saltarse el mantenimiento ahora puede significar facturas mucho mayores en el futuro.

• Bloqueo del precio del proveedor. Fija los precios actuales con los proveedores para evitar subidas de precios inesperadas. Los precios fijos te dan estabilidad y previsibilidad de costes.

• Formación de los trabajadores. Invierte en formación ahora para evitar errores costosos más adelante. Un equipo bien formado tiene menos probabilidades de cometer errores que conduzcan a costosas repeticiones.

• Actualizar la tecnología. La nueva tecnología puede ayudarte a evitar ineficiencias, ahorrándote costosas revisiones o cuellos de botella en el futuro. Implantación de software de compras puede agilizar tus procesos de compra, reducir los errores manuales y ayudar a evitar costes innecesarios en el futuro.

¿Qué es el ahorro de costes?

El ahorro de costes, por otra parte, consiste en reducir tus gastos actuales ahora mismo.

Reduces el gasto dentro de tu presupuesto actual, con beneficios económicos cuantificables.

Lo verás reflejado directamente en tus estados financieros, impulsando el flujo de caja y reforzando los márgenes de beneficio.

Ejemplos de ahorro de costes

• Negociar contratos con proveedores. Trabaja con los proveedores para conseguir descuentos y tarifas más bajas. Normalmente puedes negociar los contratos para reducir los costes.

• Compra a granel. Comprar a granel es una forma segura de reducir el coste por unidad. Es especialmente útil para un producto que utilices con frecuencia. 

• Optimización del proceso. Racionalizar tus flujos de trabajo ayuda a eliminar el uso innecesario de recursos. 

Al perfeccionar tus procesos, ahorrarás tiempo y materiales. Para las pequeñas y medianas empresas, utilizar sistemas especializados herramientas de contratación para PYME puede mejorar significativamente la eficacia y suponer un importante ahorro de costes.

¿Cuál es la diferencia entre ahorrar costes y evitar costes?

El ahorro y la evitación de costes son dos caras de la misma moneda cuando se trata de estrategia financiera. 

Ambos pretenden reducir gastos, pero toman caminos muy distintos para conseguirlo. 

Saber cuándo utilizar cada uno de ellos puede ayudarte a tomar decisiones más agudas y estratégicas en finanzas y compras.

Explicación de las diferencias fundamentales

Enfoque (proactivo frente a reactivo)

Evitar costes consiste en ser proactivo. Miras hacia delante, planificas y pones en marcha medidas ahora para evitar costes que más tarde podrían volverse en tu contra. 

Piensa en ello como una "garantía de futuro" para tu presupuesto.

¿Y el ahorro de costes? Eso es reactivo. 

Se trata de tomar medidas aquí y ahora para recortar lo que ya estás gastando. Estás recortando costes en tiempo real, mejorando tu cuenta de resultados al instante.

Impacto financiero e informes

El ahorro de costes tiene un impacto inmediato. Lo verás ahí mismo, en tus estados financieros, impulsando el flujo de caja y los márgenes de beneficio. Es tangible, visible y fácil de seguir.

Sin embargo, la evitación de costes es algo diferente. No aparece directamente en los estados financieros. 

No verás una partida de "gastos que evitamos". Pero su poder reside en mantener las cosas estables a largo plazo, protegiéndote de costes que de otro modo podrían desbaratar tus presupuestos futuros.

Tipos de costes abordados (directos frente a indirectos)

El ahorro de costes va detrás de los costes directos, duros, que puedes medir. Reducir los gastos de material y negociar mejores acuerdos son ahorros concretos e inmediatos.

La evitación de costes aborda los costes indirectos o "blandos", como el mantenimiento o la gestión de riesgos. Estas acciones pueden parecer menos inmediatas, pero evitan mayores costes en el futuro. Veamos una breve tabla comparativa:

Consideraciones estratégicas: Cuándo utilizar cada uno

Cuándo utilizar el ahorro de costes

El ahorro de costes es tu recurso para obtener ganancias financieras rápidas. 

Si necesitas aliviar el flujo de caja ahora o quieres dar un empujón a los márgenes de beneficio, aquí es donde debes centrarte. 

Renegocia las tarifas de los proveedores, reduce los residuos y racionaliza los procesos: estas medidas tienen un impacto inmediato.

Cuándo utilizar la evitación de costes

Evitar costes es tu juego a largo plazo. Utilízalo cuando quieras prepararte para riesgos futuros o protegerte contra costes imprevisibles. 

Fija las tarifas de los proveedores, invierte en mantenimiento preventivo y establece medidas de seguridad. Estarás construyendo resiliencia y manteniendo las cosas en orden para el futuro.

Utilizar ambos para una estrategia equilibrada

Cuando utilizas conjuntamente el ahorro y la evitación de costes, estás creando un enfoque sólido y equilibrado. 

El ahorro de costes te da ese impulso inmediato, mientras que la evitación de costes refuerza tu base financiera a lo largo del tiempo. 

Juntos, te ayudan a mantenerte ágil ahora y seguro para el futuro, preparándote para el éxito a largo plazo.

¿Cuáles son las ventajas de evitar costes?

Pro 1: Aumenta tus beneficios 

Evitar costes consiste en tomar medidas preventivas. Eliminas gastos futuros actuando ahora. 

En lugar de ser reactivo, eres proactivo. Así, no tendrás que buscar dinero extra más adelante para rectificar algo que ha salido mal. 

Ahora gastas menos de lo que gastarías si lo dejaras. 

Ejemplo: Supongamos que eres una empresa de software y ves que parte de tu infraestructura de servidores está llegando al límite de su capacidad. En lugar de esperar a una interrupción, actúas ahora e inviertes en actualizar la infraestructura. Estás mejorando hoy, para evitar problemas más adelante, y ahorrando en costes futuros. 

Pro 2: Agiliza tus operaciones

Evitar costes te ayuda a liberar recursos futuros evitando gastos que surgirían más adelante. Te permite centrarte en tareas de mayor prioridad y evita que te veas arrastrado a soluciones reactivas.

Esto agiliza tus operaciones eliminando procesos, herramientas o tareas innecesarios. Como tal, reduce la complejidad, permitiéndote a ti y a tu equipo centraros en lo que hay que hacer. 

Ejemplo: Imagina que en tu empresa te das cuenta de que tu equipo está utilizando algunas herramientas anticuadas. Apenas se utilizan y se están comiendo tu presupuesto. En lugar de simplemente, arreglártelas, decides sustituirlas por una única plataforma que haga el mismo trabajo que todas ellas. Como resultado, tu equipo puede centrarse en una sola plataforma en lugar de hacer malabarismos. Esto mejora la eficacia y la concentración. 

Pro 3: Mitigación de riesgos 

Es mejor apagar un pequeño incendio ahora que uno enorme después. En eso consiste esencialmente la mitigación de riesgos. Detectas posibles problemas ahora y los solucionas para evitar problemas mayores e inesperados más adelante. Esto también evita futuras interrupciones del negocio y costosas reparaciones. 

Ejemplo: Digamos que en tu empresa empiezas a notar que los portátiles que proporcionaste a tu personal empiezan a estar un poco viejos. Has oído algunas quejas sobre su lento rendimiento. En lugar de esperar a que se rompan, inviertes ahora en nuevos equipos. Al hacerlo, mejoras la productividad y evitas futuras interrupciones que podrían haber paralizado el trabajo por completo. 

¿Cuáles son los contras de la evitación de costes? 

Contra 1: Difícil de medir

Evitar costes ahorra dinero en el futuro, pero es difícil de rastrear. El dinero ahorrado no aparece en los estados financieros del mismo modo que los "ahorros blandos". 

Así que, aunque el ahorro es real, puede ser difícil demostrar el impacto exacto que está teniendo. Es casi como tener una victoria invisible, es real y valiosa, sólo que difícil de ver. 

Ejemplo: Digamos que eres una empresa que invierte regularmente en actualizaciones de software. Esto ayuda a prevenir futuras averías, pero el ahorro inmediato no es obvio. Está claro que es una inversión inteligente, pero intentar demostrar el beneficio económico puede ser complicado. 

Contra 2: Aumentar los costes a corto plazo

Con la evitación de costes, a veces puede ser necesario un coste inicial más elevado. Es típico que las medidas preventivas repercutan en los presupuestos a corto plazo. 

Puede ser una compensación, pero gastando ahora estás evitando costes mayores más adelante. Es la opción proactiva para ahorrar a largo plazo. 

Ejemplo: Imagina que eres una empresa tecnológica y decides actualizar tu software de seguridad de forma preventiva. Esta decisión se añade al presupuesto de tu trimestre actual y supone un aumento de costes a corto plazo.

Contra 3: Impacto retardado

Evitar costes tiene que ver con los beneficios a largo plazo. Esto es bueno para el "tú" del futuro, pero para el "tú" del aquí y ahora, a veces puede resultar frustrante. 

Cuando tienes que tratar con partes interesadas, pueden resultar difíciles de gestionar. Quieren resultados rápidos, pero tienes que explicarles que eso es mejor a largo plazo. 

Esto puede contrastar directamente con el ahorro directo, donde la prueba es instantánea.   

Ejemplo: Eres una empresa tecnológica que ha decidido invertir en herramientas de pruebas automatizadas para el desarrollo de software. El coste inicial es elevado, pero sabes que te ayudará a evitar errores costosos más adelante. Al intentar obtener la aprobación, las partes interesadas se preguntan si este coste merece realmente la pena. 

¿Cuáles son las ventajas del ahorro de costes? 

Pro 1: Impacto financiero inmediato

Con el ahorro de costes, obtienes un rápido impulso financiero que mejora directamente tu cuenta de resultados. Puesto que con el ahorro de costes reduces costes inmediatamente, esto aumenta tu flujo de caja de inmediato. 

Esto libera tu dinero para destinarlo a otros proyectos beneficiosos, como el crecimiento o las necesidades urgentes. Esencialmente, refuerza tu estabilidad financiera desde el primer día. 

Ejemplo: Supongamos que eres una startup tecnológica con elevados costes de nube. Para reducir estos costes, hablas con el proveedor y negocias tarifas más bajas. Lo inmediato libera dinero extra que se puede canalizar hacia otras áreas del negocio. 

Pro 2: Competitividad en el mercado

El ahorro de costes reduce tus gastos operativos al disminuir los costes de operaciones habituales, como las licencias de software. Como los costes de operaciones son ahora menores en la empresa, ésta puede reducir el producto o servicio, manteniendo la misma alta calidad. 

Esto, a su vez, puede atraer a nuevos clientes, retener a tus clientes actuales y aumentar tu cuota de mercado. 

Ejemplo: Imagina que trabajas en una empresa tecnológica que cambia sus licencias de software por otras más rentables. El ahorro que consigues puedes repercutirlo en los clientes evitando subidas de precios. Así te aseguras de ofrecer el mismo servicio valioso y complacer a los clientes sin sacrificar la calidad de lo que proporcionas. 

Pro 3: Oportunidades de inversión

El ahorro de costes puede liberar dinero extra que puede utilizarse para reinvertir en la empresa. Al reinvertir, estás invirtiendo más para obtener más. Por ejemplo, podrías utilizar los fondos extra para iniciativas de crecimiento, mejoras tecnológicas o un mayor desarrollo del equipo. 

Esto ayuda a reforzar la posición de tu empresa y alimenta la innovación. 

Ejemplo: Eres una empresa de software que decide combinar las herramientas que utiliza tu equipo para reducir el coste de las licencias. El dinero que te has ahorrado lo has utilizado para contratar a un desarrollador. Este desarrollador ayuda a ampliar las funciones del producto y te permite entrar en nuevos mercados. Esta reinversión impulsa tu crecimiento y mantiene la competitividad de tu oferta. 

¿Cuáles son los contras del ahorro de costes? 

Con 1: Impacto potencial en la calidad

Con el ahorro de costes, uno de los mayores inconvenientes que corres es recortar demasiado agresivamente. Al hacerlo, pones en juego la calidad de lo que ofreces. 

Y si la calidad se hace notar, esto puede provocar clientes descontentos y perjudicar tanto a las ventas como a tu reputación. 

Ejemplo: Eres una empresa de software que ha decidido reducir su servicio de atención al cliente. Esto da lugar a respuestas más lentas y a una mala comunicación. Los clientes que necesiten tu ayuda se sentirán frustrados, lo que hará que se marchen y no vuelvan a utilizar tu servicio. También pueden dejar malas críticas. 

Contra 2: Impacto negativo en la moral de los empleados

Como parte de tu estrategia de ahorro de costes, puede que decidas recortar personal. Sí, esto puede ahorrar dinero, pero ¿has considerado el impacto en la moral del personal? 

Se despide a gente, lo que crea un ambiente negativo. Los recursos también se agotan y los empleados empiezan a sentirse infravalorados. 

La motivación alcanza su punto más bajo, con una disminución de la productividad y una elevada rotación de personal. 

Ejemplo: Una empresa de SaaS recorta su presupuesto y, como consecuencia, decide reducir el personal de su departamento de marketing. Ahora sólo hay un director y un empleado. Empiezan a sentirse sobrecargados de trabajo e infravalorados, intentando hacer antes el trabajo de todo un equipo. Al final, presentan su dimisión y tienes que sustituir al personal. 

Contra 3: Disminución de la innovación

Si te pasas un poco con el ahorro de costes, puede actuar como bloqueador de la innovación y ahogar la creatividad. 

A medida que se agotan los recursos, queda menos espacio para que prosperen nuevas ideas. La capacidad de tu equipo para innovar y seguir siendo competitivo se reduce y empiezas a notar que te estás quedando rezagado respecto a tus competidores. 

Ejemplo:  Tu empresa de software decide recortar su investigación y desarrollo para ahorrar costes. Como resultado, tu equipo ya no puede experimentar con nuevas funciones, como las herramientas basadas en IA. Al final, tus productos parecen anticuados y tardan más en construirse, quedando por detrás de tus competidores.