El despilfarro del SaaS no es un riesgo laboral:
aprende a evitarlo

Innecesario. Ineficiente. No es como quieres que se describa tu servicio. Pero con el SaaS creciendo a 20% año tras año, los residuos se están convirtiendo en un problema urgente. 

Las medianas empresas malgastan $1-$2 millones al año en una pila SaaS abarrotada. 

El despilfarro se produce cuando la gestión del SaaS es ineficaz. La falta de gestión abre la puerta a gastos innecesarios en aplicaciones y a la adquisición de software que no se aprovecha en todo su potencial.

Principales problemas causados por el despilfarro del SaaS:

• Gastos innecesarios
• Disminución de la productividad
• TI en la sombra
• Reducción del ROI de la tecnología
• Menos presupuesto para innovación
• Quedarse atrás respecto a la competencia
• Mala asignación de los recursos informáticos
• Riesgos de cumplimiento y seguridad

Puede que estés pensando: tenemos hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las suscripciones y el uso de las aplicaciones. ¿Es suficiente para evitar el despilfarro del SaaS? 

La respuesta es un rotundo no. 

Las hojas de cálculo suelen negar las medidas de ahorro y son ineficaces para poner de manifiesto las áreas de despilfarro. Además, el control manual de la información lleva tiempo y puede dar lugar a errores de introducción. 

En cambio, las empresas de éxito se benefician de plataformas de gestión automatizadas para su pila de SaaS. Ayudan a supervisar y analizar los datos con rapidez y eficacia. 

El SaaS en 2024 florece como un jardín bien cuidado en pleno verano. Pero el clima económico actual exige un minucioso plan de paisajismo. Las industrias deben dar prioridad a la conservación del capital y a la sostenibilidad a largo plazo, en lugar de al "crecimiento a toda costa". 

Ahora que las amenazas del despilfarro del SaaS están claras, es hora de arrojar luz sobre dónde podría producirse el despilfarro en tu empresa. Y cómo las plataformas de gestión de SaaS pueden proporcionar la visibilidad que tu empresa necesita para eliminar el despilfarro, ahorrar y crecer.

Una plataforma de gestión SaaS puede ayudar a identificar el despilfarro en cuatro áreas críticas: planes de suscripción infrautilizados, licencias no utilizadas, aplicaciones redundantes y cuentas fantasma. 

Planes infrautilizados

Piensa en un empleado entusiasta y trabajador de tu organización. Ahora, imagina que quiere aumentar su productividad. ¡Genial! 

Investigan y se apuntan a una prueba de tres plataformas de productividad. Después de la prueba, compran un plan de empresa, con un coste mensual de $25 por la aplicación elegida. Su productividad aumenta, pero ¿a qué coste oculto?

Los planes de suscripción de alto nivel suelen incluir funciones atractivas que satisfacen las necesidades del comprador. Sin embargo, las funciones adicionales que "vienen con el paquete" y aumentan el valor percibido suelen resultar excesivas y quedan sin utilizar.

La gente tiende a sobrestimar sus necesidades. Sin una visibilidad clara de los presupuestos y del panorama general, es fácil tomar una decisión equivocada y pagar de más.

Ahora, imagina que 1 de cada 6 de tus empleados toman la misma decisión equivocada. Y luego, las suscripciones infrautilizadas se renuevan año tras año, sin reconsideración. 

Lo que parecía un buen negocio se convirtió rápidamente en un valor escaso debido al despilfarro del SaaS.

¿Cuál es la mejor manera de optimizar los costes de suscripción a tu SaaS?

El derroche de suscripciones puede ser difícil de ver dentro de la pila de SaaS de una organización. 

A menos que tengas una herramienta que añada visibilidad. 

Para supervisar eficazmente las suscripciones, una plataforma de gestión centralizada debe sustituir a las hojas de cálculo, que consumen mucho tiempo. 

Obtienes una visibilidad completa de tus suscripciones SaaS y puedes establecer flujos de trabajo de aprobación de TI para nuevas solicitudes de suscripción. 

Puedes evitar que el despilfarro vuelva a colarse realizando auditorías automáticas periódicas de tus suscripciones.

Lo siguiente es ajustar el tamaño. 

Con la máxima visibilidad, expertos en optimización de costes puede ayudarte a analizar el uso actual de las aplicaciones e indicarte dónde puedes reducir las suscripciones sin pérdida de productividad. 

Por ejemplo, una auditoría del uso de las aplicaciones puede indicar que éstas son más adecuadas para un departamento diferente y pueden reasignarse. O quizá los contratos puedan consolidarse en suscripciones para toda la organización, con el fin de optimizar los costes del SaaS. 

Al redactar los contratos, los gestores de proveedores dan prioridad a la escalabilidad, la flexibilidad y los precios favorables, para garantizar que los costes sigan siendo manejables y rentables a medida que creces. 

Los descuentos añaden el toque final. 

La mayoría de las organizaciones pagan de más por el SaaS, pero con Gestión de proveedores informáticosno tienes por qué hacerlo. Los servicios de gestión de proveedores tienen relaciones positivas a largo plazo con los proveedores y acceso a grandes ahorros en tu gasto en SaaS.

Optimizar tus costes de suscripción para evitar despilfarros implica utilizar una plataforma de gestión centralizada para ver los despilfarros y dimensionar correctamente los recursos y conseguir descuentos de hasta 75%. El dinero que ahorras va directamente a la innovación y el crecimiento de tu empresa. 

Con las suscripciones a aplicaciones bajo control, exploremos otro punto ciego propenso al despilfarro. 

Licencias no utilizadas

Según las estadísticas recogidas por los servicios de gestión de SaaS, las empresas sólo utilizan 49% de sus licencias provisionadas. Más de la mitad se desperdician, lo que tiene importantes repercusiones financieras. 

Para contextualizar, considera una compra de 700 licencias de Google Workspace a $13 al mes por licencia. Sin embargo, si sólo tienes 500 empleados que utilicen la licencia ese año, eso supone un enorme despilfarro de $31.200.

Sin una visibilidad completa de los datos de software y licencias de tu empresa, se pierden oportunidades de reconocer el exceso de capacidad, y los recursos no se ajustan a las verdaderas necesidades de cada departamento. ¿Qué ocurre después? Un ciclo de pérdidas derivado de unas previsiones presupuestarias inexactas. 

¿La solución? Obtener el control con una plataforma de gestión centralizada. 

¿Cómo puede una plataforma de gestión reducir el despilfarro de licencias? 

Supervisar toda tu pila de SaaS en una única plataforma es una victoria garantizada en la optimización de costes.

Los sistemas eficaces de gestión centralizada proporcionan visibilidad sobre las licencias. Puedes ver cuántas licencias están asignadas a los empleados y cuántas quedan por asignar. 

También puede ocurrir que las licencias estén asignadas pero aún no se hayan utilizado. Desde 33% de licencias de software de la pila de una organización se infrautilizan debido a una formación inadecuada, merece la pena emparejar un análisis de auditoría con las opiniones de los empleados para comprender la causa del despilfarro. 

Una vez que tengas una idea clara de la eficacia y necesidad de tus licencias, pueden redirigirse a los departamentos que necesiten el recurso o eliminarse cuando llegue el momento de renovarlas. 

Igual que gestores de proveedores pueden ayudar con los descuentos, también pueden ayudar con las negociaciones durante las renovaciones.

Estas negociaciones tienen en cuenta tus necesidades exactas de licencias, consiguiéndote el mejor valor para maximizar tu ROI. Los gestores de proveedores se aseguran de que no haya residuos desde el principio. 

Ahora que has reasignado o eliminado las licencias no utilizadas y estás ajustando las compras de licencias a tus necesidades precisas, debes emplear un enfoque estratégico para la propia gestión de las aplicaciones. 

Aplicaciones redundantes

Nadie cuestiona lo revolucionaria que puede ser una pila de SaaS completamente cargada. 

Deloitte reveló recientemente que 50% de las empresas afirman que el cambio a aplicaciones basadas en la nube es lo que más afecta al desarrollo de la empresa. 

Sin embargo, las apasionantes opciones de mejora del flujo de trabajo pueden dar lugar a desagradables sorpresas en los costes de una empresa. 

Por ejemplo, si tu empresa tiene un contrato de empresa para una aplicación de colaboración, pero los nuevos empleados desconocen esta herramienta, pueden encontrar su propia solución. Entonces, hay aplicaciones duplicadas en el sistema: el doble de gasto para el mismo resultado. 

En empresa media tiene 15 aplicaciones de formación en línea duplicadas, 11 herramientas de gestión de proyectosy 10 aplicaciones de colaboración en equipo. Independientemente de que se hayan adquirido ignorando los recursos actuales de la empresa o por parte de empleados inconformistas con grandes preferencias, esta TI en la sombra desvía fondos esenciales que podrían utilizarse para adelantarse a la evolución del mercado. 

Para empeorar las cosas, puedes recibir costes de renovación sorpresa de aplicaciones innecesarias (especialmente si son compras no autorizadas) con autorrenovaciones de suscripción. 

El despilfarro puede parecer mínimo mensualmente, pero va sumando. Por ejemplo, una autorrenovación innecesaria de Adobe Photoshop para 20 empleados equivale a $8.800 de residuos. 

Para una gestión rentable de los activos, es necesaria una herramienta de automatización. 

¿Cómo pueden las plataformas automatizadas optimizar la gestión del gasto?

Las empresas ya están haciendo progresos lentos y constantes en este ámbito. La organización media utilizó 269 aplicaciones en 2023, frente a 291 en 2022 y 323 en 2021, lo que sugiere una reducción de las aplicaciones innecesarias. 

Al igual que muchas de las amenazas de despilfarro mencionadas anteriormente, la centralización automatizada proporciona la visibilidad necesaria para optimizar el gasto en apps y reducir el despilfarro. 

Plataformas de gestión como Spendbase te permiten ver todas las compras de apps sancionadas y no sancionadas. Los expertos en optimización de costes pueden analizar tu cartera de aplicaciones y destacar dónde se pueden reducir las suscripciones o eliminar aplicaciones sin sacrificar la productividad o el valor. 

Llevar a cabo periódicamente una racionalización de las herramientas con auditorías de las plataformas de gestión puede proporcionarte datos sobre el uso, la eficacia y las capacidades de integración. Con esta información detallada, puedes tomar decisiones con conocimiento de causa antes de que se renueven las suscripciones.

Además, puedes hacer que los empleados demasiado entusiastas se ajusten a las prioridades financieras utilizando un flujo de trabajo estructurado para la compra de SaaS. 

Los flujos de trabajo pueden establecerse mediante un sistema de gestión centralizado e implican la presentación de solicitudes de compra a los responsables de su aprobación, normalmente jefes de departamento, informática y finanzas. 

Un elemento crítico de este flujo de trabajo es asignar un propietario de la aplicación en el momento de la compra. Esta persona se responsabilizará del uso correcto de la aplicación, supervisará las necesidades de licencia y se mantendrá al día de las nuevas funciones para garantizar que se aprovecha todo su potencial. 

Otras dos cosas que hay que tener en cuenta son las elevadas cargas de trabajo y los entornos de trabajo acelerados, que a menudo hacen que se pase por alto la fase de preparación previa a las renovaciones de SaaS: no se avisa a tiempo para evaluar las oportunidades de optimización.

Las plataformas de gestión centralizada eliminan los momentos de pavor cuando te das cuenta de que se han autorenovado suscripciones innecesarias. 

La plataforma proporciona alertas puntuales y cuentas atrás para las renovaciones. Está organizada, preparada y te coloca en la mejor posición para capitalizar los ahorros en las negociaciones de renovación. 

Sin duda, eliminar el despilfarro de costes con una plataforma de gestión SaaS debería ser una de tus prioridades. Pero ¿y si pudieras ahorrar aún más presupuesto y ¿expulsar a unos cuantos fantasmas de tu ático?

Cuentas fantasma

A lo largo de los años en tu empresa, es probable que cada empleado haya acumulado acceso a múltiples aplicaciones. 

Los proyectos terminan, las prioridades cambian y la gente deja la empresa. Pero el acceso al SaaS de tu empresa puede seguir abierto. 

Las cuentas con acceso a licencias y suscripciones empresariales que ya no se utilizan se denominan "cuentas fantasma". Exponen a tu empresa a uno de los riesgos financieros más importantes.

Entonces, ¿por qué suponen una amenaza de coste tan considerable? 

En primer lugar, cada cuenta podría ocultar cientos de pagos de licencias malgastados que se han distribuido en masa por toda la empresa. 

Pero lo que es peor, cada usuario fantasma de tu red aumenta las probabilidades de que se produzca una brecha en la seguridad de la red. 

1. El exceso de privilegios de acceso de la cuenta fantasma puede ampliar la superficie de ataque de los actores maliciosos, permitiendo el robo de datos sensibles o incidentes en la red. 
2. Los empleados que abandonan la empresa en circunstancias polémicas podrían explotar su acceso dañando tus sistemas o robando datos importantes. 
3. Si las personas tienen acceso a datos sensibles, esto puede dar lugar incluso a incumplimientos. 

Dar de baja a usuarios de licencias y suscripciones puede implicar un error humano, y las cuentas fantasma podrían pasar desapercibidas y ser accesibles durante largos periodos. 

El coste medio mundial de una violación de datos en 2024 para una empresa es de 1.000 millones de euros. $4,88 millones. Sin embargo, puedes evitar los desagradables efectos secundarios de las cuentas fantasma.

¿Cuáles son las mejores prácticas para tratar las cuentas fantasma?

Ya no es ningún secreto que una plataforma de gestión centralizada es tu respuesta. 

Una plataforma de gestión como Spendbase te permite ver la actividad de cada empleado. El sistema destaca las cuentas que no utilizan ninguna aplicación, lo que indica que quizá ya no trabajen para la empresa. 

Entonces puedes tomar medidas, como reasignar las licencias no utilizadas o cancelarlas por completo. Entonces se puede cerrar la cuenta, con la seguridad de haber identificado y eliminado el despilfarro. 

Es una buena práctica crear un flujo de trabajo estructurado de incorporación de empleados, que incluya la comprobación de la actividad de su cuenta en tu plataforma de gestión SaaS.