7 pasos esenciales para reducir
tus costes SaaS y optimiza el gasto

Los costes del SaaS pueden descontrolarse rápidamente. En un momento estás contratando un puñado de herramientas para aumentar la productividad, y al siguiente te estás ahogando en aplicaciones redundantes. 

La realidad es que la mayoría de las empresas pierden dinero por las rendijas de su pila SaaS. Pero no tiene por qué ser así. Con el enfoque adecuado, puedes frenar esos gastos desbocados, racionalizar tus herramientas y convertir tu entorno SaaS en una máquina bien engrasada.

En esta guía, te damos pasos prácticos para reducir drásticamente tus costes de SaaS. Desde descubrir suscripciones ocultas hasta aprovechar la evaluación comparativa en las negociaciones, aprenderás a tomar el control de tu gasto en SaaS.

Paso 1. Busca estrategias para reducir los costes del SaaS

¿Sabías que una empresa media trata con 4,3 aplicaciones huérfanas y 7,6 aplicaciones duplicadas? Eso es mucho gasto malgastado. Necesitas controlar tu panorama de SaaS para reducir esos costes. He aquí cómo obtener una visión completa.

Busca recursos internos

• Departamento de Finanzas. Revisa los presupuestos departamentales y los informes de gastos para localizar los pagos recurrentes de SaaS.
• Departamento de informática. Comprueba las licencias y suscripciones gestionadas centralmente en una hoja de cálculo o en un Herramienta de gestión SaaS.
• Marketing y Ventas. Estos departamentos suelen utilizar herramientas especializadas como la automatización del marketing y el CRM, no las pases por alto.

Inspecciona las bandejas de entrada de los empleados

Escanea los extractos en busca de cargos recurrentes. Y no olvides comprobar las tarjetas individuales de los empleados si están gastando suscripciones: ahí podrían esconderse cargos sospechosos.

Transacciones de revisión

Busca cargos recurrentes vinculados a servicios en la nube en tus extractos. No olvides comprobar las tarjetas individuales de los empleados, si la empresa permite el reembolso de gastos: puede que haya suscripciones ocultas.

Habla con tu equipo

Con las empresas gastando $2.623 por empleado al año en SaaSes esencial obtener información privilegiada. Organiza reuniones o envía encuestas para identificar qué herramientas utiliza realmente tu equipo. 

No pierdas de vista las pruebas "gratuitas" y los planes freemium: a menudo se convierten en suscripciones de pago antes de que te des cuenta. A los proveedores les encantan estos modelos porque las herramientas freemium convierten 25% más clientes que las pruebas gratuitas.

Ve más allá de lo obvio

La TI en la sombra -las herramientas no autorizadas que utilizan los empleados- representa entre 30% y 40% del gasto en TI, según Gartner. Ofrece alternativas o crea una tienda de aplicaciones aprobada por la empresa para mantener bajo control la TI en la sombra.

Y ten cuidado con las integraciones entre herramientas SaaS. Éstas pueden provocar gastos inesperados, así que asegúrate de que entiendes el coste total de los servicios conectados.

Paso 2. Prioriza las solicitudes por coste

No todas las aplicaciones SaaS son iguales. Algunas harán más mella en tu presupuesto que otras. He aquí cómo reduce tu gasto en software y céntrate en las suscripciones que más afectan a tu cartera.

Reúne los datos

Empieza por recopilar los costes anuales o mensuales de cada herramienta SaaS. No olvides incluir esas furtivas tarifas ocultas -cargos por usuario, exceso de datos y similares-. Si es posible, recopila también datos de uso: usuarios activos, proyectos creados, almacenamiento consumido. Cuantos más datos, mejor.

Calcula el coste total anual (CTA)

Toma la cuota mensual y multiplícala por 12. Si tienes una cuota anual, ya estás listo. Esto te da el coste anual total (CTA) de cada aplicación.

Priorizar en función del coste

Ahora, ordena tus aplicaciones de mayor a menor TAC. Este sencillo paso revela al instante cuáles son las aplicaciones que más presupuesto te quitan.

Analiza los datos de uso

Para los que más gastan, añade datos de uso. ¿Dónde se sitúan tus aplicaciones en el cuadrante TAC vs. uso?

¿Has encontrado una aplicación con un alto TAC y un uso mínimo? Es una señal de alarma: puede que haya llegado el momento de bajar de categoría o cancelarla. 

Paso 3. Elimina el despilfarro de suscripciones

Los residuos de las suscripciones -esas herramientas SaaS infrautilizadas o completamente inutilizadas- pueden drenar silenciosamente tu presupuesto. He aquí cómo cortar la grasa y reduce tus costes de SaaS:

Realiza una auditoría de uso

Empieza por indagar en los análisis que proporcionan muchas plataformas SaaS. Estos informes pueden mostrarte qué aplicaciones están acumulando polvo con un uso o unos inicios de sesión mínimos. Pero no te detengas ahí: habla con los empleados que utilizan estas herramientas. Pregúntales con qué frecuencia utilizan la aplicación, qué valor obtienen de ella y si realmente merece la pena mantenerla.

Aborda las pruebas gratuitas y los planes freemium

Las pruebas gratuitas tienen una forma furtiva de convertirse en suscripciones de pago de las que nadie se acuerda. Establece recordatorios en el calendario para revisar y cancelar estas pruebas antes de que se conviertan. Los planes freemium, aunque tentadores, a menudo vienen con limitaciones que pueden interrumpir tu flujo de trabajo. 

Evalúa si esas limitaciones te están frenando, y si es así, pasar a un plan de pago podría ahorrarte dinero a largo plazo.

Convertir los residuos en optimización del gasto

Al eliminar el despilfarro en suscripciones, no sólo ahorras dinero, sino que liberas recursos que pueden emplearse mejor en otras cosas. Con una gestión inteligente del gasto empresarial, he aquí adónde pueden ir esos fondos recuperados:

• Actualiza las herramientas esenciales. Invierte en funciones adicionales o en niveles superiores para las aplicaciones que son realmente críticas para tus flujos de trabajo.
• Explora las nuevas tecnologías. Utiliza el ahorro para probar e implantar nuevas herramientas SaaS que podrían impulsar tus operaciones.
• Aumenta la productividad de los empleados. Redirige los fondos hacia programas de formación o licencias de usuario adicionales para herramientas que capaciten a tu equipo.

Paso 4. Establecer estrategias para futuras compras

Frenar el despilfarro en suscripciones no consiste sólo en limpiar el pasado, sino en controlar el gasto y tomar decisiones más inteligentes de cara al futuro. He aquí cómo prepararte para el éxito con futuras compras de SaaS:

Define las necesidades antes de comprar

Antes de empezar a buscar herramientas, determina los objetivos o retos empresariales específicos que debe abordar una nueva solución SaaS. Involucra a las principales partes interesadas de los departamentos que utilizarán realmente la herramienta: obtén su opinión sobre las características, funcionalidades e integraciones que necesitan.

Y no te quedes con la primera opción que aparezca. Tómate tu tiempo para investigar alternativas que puedan ofrecer mejores funciones, precios más flexibles o una compatibilidad perfecta con tu pila tecnológica actual.

Aprovecha las pruebas gratuitas para una gestión más inteligente de los gastos

Las pruebas gratuitas son tu oportunidad de probar la herramienta antes de comprometerte. Anima a los usuarios potenciales a explorar las funciones de la herramienta y a asegurarse de que satisface sus necesidades. Aprovecha este periodo para comprobar lo bien que se integra la herramienta con tu software actual: un flujo de datos fluido entre aplicaciones puede aumentar significativamente la eficiencia.

Durante la prueba, presta mucha atención a los datos de uso que proporcionan muchas plataformas. Estos datos tienen un valor incalculable para comprender la adopción por parte del usuario y determinar si una suscripción de pago merece la pena.

Establecer un proceso de aprobación centralizado

Con 65% de todas las aplicaciones SaaS no sancionadas-comprado y utilizado sin la aprobación de TI- necesitas un proceso estandarizado para todas las adquisiciones de SaaS. Esto garantiza una investigación adecuada, mejora la seguridad y evita suscripciones impulsivas e innecesarias.

Establece criterios claros para aprobar nuevas herramientas SaaS. Estos criterios deben incluir la alineación con los objetivos empresariales, las limitaciones presupuestarias y lo bien que la herramienta puede integrarse con tus sistemas existentes.

Paso 5. Deshazte de los solapamientos para reducir los costes del SaaS

¿Cuántas herramientas de tu cartera son realmente necesarias? Analiza tu lista maestra para detectar dónde se solapan las funciones de una herramienta con las de otra. Céntrate en las funciones que son fundamentales para tus flujos de trabajo y las necesidades de los usuarios, y señala las menos esenciales como posibles áreas de consolidación.

Realiza un inventario de características

Empieza por elaborar una lista exhaustiva de todas las funciones que ofrece cada una de tus suscripciones SaaS. Inclúyelo todo, desde las funciones principales hasta las menos conocidas o infrautilizadas. Organiza estas funciones en función de sus casos de uso principales, como la gestión de proyectos, la comunicación o la gestión de las relaciones con los clientes.

Explora las opciones de consolidación

Es habitual que distintos departamentos utilicen herramientas similares que sirven para lo mismo. Para agilizar las operaciones, considera la posibilidad de consolidarlas en una única plataforma que satisfaga las necesidades de todos. ClickUp es un buen ejemplo de una aplicación que las empresas suelen elegir cuando simplifican su pila de software.

Por otro lado, a veces los empleados adoptan soluciones SaaS repletas de funciones, pero acaban utilizando sólo algunas de ellas. Si tu equipo utiliza ClickUp para una sola tarea, puede resultar excesivo. En este caso, cambiar a una herramienta más especializada podría ser más adecuado.

Considera la posibilidad de reducir los planes de suscripción

Muchas herramientas SaaS vienen con planes de precios escalonados que incluyen diferentes conjuntos de funciones. Considera la posibilidad de rebajar los planes de las herramientas con funcionalidades que se solapan, eliminando las funciones redundantes que no necesitas. 

Cabe señalar que la tendencia del pago por uso ha llegado para quedarse, y se espera que el 74% de las empresas de SaaS ofrezcan precios basados en el uso como parte de su modelo.

También puedes buscar opciones alternativas de SaaS que agrupen las funciones que actualmente obtienes de varias suscripciones. La consolidación en una única plataforma puede agilizar los flujos de trabajo y, de forma significativa reduce tus costes de SaaS.

Paso 6. Aprovechar la evaluación comparativa para las negociaciones

Negociar los costes del SaaS no es una cuestión de palabras bonitas, sino de datos fríos y concretos. La evaluación comparativa es tu arma secreta. He aquí cómo utilizarla:

Recopila información sobre el mercado

Investiga los informes del sector y las tendencias de precios del SaaS. Esta información te dará la base que necesitas para negociar con confianza.

Habla con colegas de tu sector. Averigua lo que pagan por herramientas similares: el conocimiento es poder, y conocer el mercado te da ventaja.

No te saltes las plataformas de opinión online. Están repletas de información sobre precios enviada por los usuarios, que puede revelar lo que otros pagan realmente.

Analiza tus datos de uso

Antes de sentarte a la mesa, conoce tus números. Si no aprovechas todo el potencial de una herramienta, es el momento de pedir una rebaja o un descuento.

Muestra el valor que la herramienta aporta a tu empresa: métricas como el aumento de la productividad, la mejora de la satisfacción del cliente o el ahorro de costes. No se trata sólo de reducir costes, sino de demostrar por qué estás dispuesto a pagar.

Por último, piensa a gran escala. Negocia descuentos por volumen para varias licencias o consigue una tarifa mejor comprometiéndote a un acuerdo plurianual. Aprovecha todos los ángulos Gestión de proveedores SaaS para conseguir el mejor trato posible.

Paso 7. Implantar un sistema de registro

Gestionar una pila creciente de suscripciones SaaS puede descontrolarse rápidamente. Un Sistema de Registro (SoR) es tu respuesta para recuperar el control, agilizar los procesos y optimizar el gasto en SaaS. He aquí cómo hacerlo funcionar:

Define tus necesidades

Empieza por identificar los puntos de datos críticos que necesitas rastrear para cada herramienta SaaS: detalles de suscripción, licencias de usuario, fechas de renovación, métricas de uso y costes. Piensa en quién necesita acceder a estos datos y cómo los utilizará. Tu SoR debe ser fácil de usar y de fácil acceso para todos los que lo necesiten.

Elige la solución adecuada para reducir los costes del SaaS

Para entornos SaaS complejos, elige un software SoR con funciones avanzadas, como la recopilación automática de datos, sólidas herramientas de elaboración de informes y capacidades de integración. Asegúrate de que se integra perfectamente con tus sistemas de contabilidad o ERP existentes. ¿El objetivo? Evitar los silos de datos y mantener una visión financiera unificada.

Poblar y mantener tu SoR

Actualiza regularmente tu SoR para garantizar la precisión y maximizar el ahorro de costes. Programa auditorías periódicas para cotejar el uso de licencias con los planes de suscripción: ahí es donde encontrarás oportunidades para optimizar el gasto.