Utiliza la automatización del proceso de compra a pago para ampliar tus operaciones

El aprovisionamiento puede ser un suplicio. Errores, bandejas de entrada de correo electrónico abarrotadas y procesos manuales que llevan mucho tiempo. Pero hay una forma más fácil: Acelera el crecimiento con la automatización.

Los pequeños errores son una parte aceptada del día a día de los negocios. Todo el mundo es humano, ¿verdad? Pero a medida que tu empresa crece, uno o dos errores por empleado pueden acumularse y causar considerables atascos en el proceso de aprovisionamiento que se traducen en retrasos en los proyectos y clientes decepcionados. 

Disponer de tú ¿has notado últimamente más problemas que recompensas con tus adquisiciones? Éstos son algunos de los principales indicadores de que ha llegado el momento de pasar de lo manual:

• Un alto volumen de gasto en TI en la sombra y Maverick
• Retrasos y cuellos de botella en la aprobación
• Ineficiencias e imprecisiones en AP
• Facturas duplicadas o pagadas en exceso
• Presupuestos reventados
• Procedimientos retroactivos

Los empleados impulsan el desarrollo de tu empresa y no tienen tiempo para largos procedimientos de adquisición de SaaS. Sin embargo, en épocas de crecimiento es cuando más se necesitan procesos fluidos y acciones rápidas.

La tecnología Procure-to-pay es tu billete para salir de esta paradoja temporal. Cuando exploramos el proceso de adquisición y pago, podemos ver cuántas áreas pueden beneficiarse de la tecnología. 

¿Qué es el proceso "de adquisición a pago"?

El software de aprovisionamiento del pasado se ocupaba del almacenamiento de información sobre proveedores y compras, pero se quedaba corto en el procesamiento eficiente. Entonces, ¿en qué se diferencia el Procure-to-Pay?

Más que un enfoque singular, el proceso p2p abarca todo el ciclo de actividades implicadas en la adquisición de SaaS. Desde la identificación de una necesidad hasta los pedidos de compra, la correspondencia de facturas y la gestión de contratos, la automatización desempeña un papel importante en un sistema de adquisición a pago sin problemas. 

Las soluciones de software P2p son una herramienta de elección para las empresas de éxito y en expansión que reconocen que su tiempo y esfuerzo se emplean mejor en innovación que en hojas de cálculo. 

Más allá de la racionalización operativa, las herramientas p2p ahorran presupuesto en áreas susceptibles de despilfarro de costes. De hecho, las organizaciones ven hasta 60% mejora de la visibilidad y la gestión del gasto cuando se utiliza una plataforma P2P. 

Esto se debe a que la automatización del aprovisionamiento puede ocuparse tanto de las acciones tácticas cotidianas como de la planificación estratégica. No se limita a un solo elemento del aprovisionamiento, sino que optimiza las prácticas a corto y largo plazo para mantener intacta tu salud financiera. 

Pero con tantos pequeños pasos en el ciclo de adquisición a pago, ¿cómo sabes cuáles debe automatizar tu software p2p? 

Siete procesos que debes automatizar en tu ciclo de adquisición a pago 

Lo mejor herramientas de contratación para PYME utiliza la automatización del proceso de compra y prioriza las siguientes áreas para conseguir la máxima rentabilidad, productividad y crecimiento empresarial.

1. Solicitud de compra (RP)

¿Cuál es el título de referencia del correo electrónico para las solicitudes de compra? ¿Y a quién tengo que copiar? 

Estas preguntas son sólo un breve vistazo a los retrasos prácticos desde el principio del ciclo de contratación. Remitirse a las políticas manuales, preparar y enviar correos electrónicos con la información y los enlaces necesarios es engorroso y lleva mucho tiempo. 

La automatización de los RP agiliza este proceso y permite a los empleados presentar sus solicitudes digitalmente. 

El software Procure-to-pay permite generar y enviar rápidamente solicitudes de compra con plantillas estandarizadas para mantener la coherencia de los procedimientos en toda la empresa. 

Las relaciones públicas se cotejan automáticamente con las políticas y normativas internas, lo que significa menos devoluciones. 

Las horas ahorradas en redactar, comprobar y rehacer solicitudes de compra pueden invertirse de nuevo en proyectos rentables para la empresa. Tus empleados también te agradecerán que elimines sus frustraciones. 

2. Aprobación de la compra

Las aprobaciones pueden parecer como pasar por el aro a cámara lenta. El tiempo "persiguiendo" las solicitudes de compra está mucho mejor empleado en mantener y ampliar la empresa.

La automatización te devuelve ese tiempo. Las aprobaciones se envían rápidamente a los aprobadores adecuados, a menudo mediante una útil integración con tu software de comunicación, como Slack. Esto mantiene las cosas visibles y alcanzables para todos. 

Los flujos de trabajo de aprobación lineales se ocupan de los RP estándar, pero la automatización tiene más potencial. Las herramientas de adquisición a pago mejor valoradas cuentan con flujos de trabajo de aprobación dinámicos y condicionales que pueden personalizarse para reflejar las necesidades de tu empresa, reflejando los objetivos presupuestarios y financieros. 

Por ejemplo, un flujo de trabajo dinámico redirigirá automáticamente una solicitud de aprobación a un responsable de mayor rango si el precio supera unos límites predefinidos. Un flujo de trabajo de aprobación condicional puede devolverse automáticamente si faltan determinados parámetros. Cualquier RP que no cumpla los objetivos de la empresa se devuelve rápidamente antes de que se incurra en ningún coste. 

3. Selección de proveedores

Es fácil atascarse con la selección de proveedores. Tienes que investigar características específicas del software, desentrañar planes de precios, comprobar la reputación de la empresa, leer reseñas... Podría durar semanas. Ahora multiplícalo por al menos tres, porque tu proceso de selección implica, sabiamente, comparar al menos unos cuantos proveedores. ¡Imposible!

Entra en el software P2P. Desde el principio, trabaja contigo. Tu software aloja tu base de datos de proveedores para facilitar el emparejamiento con la solución que necesitas. Tu proveedor perfecto podría estar ya en tu sistema, y tu plataforma de adquisiciones lo hace visible.

Si quieres profundizar y comparar detalles más pequeños entre los principales proveedores, las herramientas P2P pueden proporcionar métricas granulares sobre los KPI para ayudarte en la toma de decisiones. El análisis de métricas como el gasto por proveedor, la tasa de cumplimiento y la precisión de las facturas te hace confiar en tu elección. 

Las métricas en tiempo real también te dan la ventaja que necesitas para conseguir los mejores precios en las negociaciones con los proveedores, sin el engorro que supone cotejar hojas de cálculo. 

¿Quieres ahorrar aún más tiempo y costes? Las herramientas procure-to-pay de mayor calidad ofrecen socios estratégicos de aprovisionamiento expertos con inteligencia empresarial para conseguir hasta 60% de descuento en tus facturas en la nube. 

4. Creación de pedidos

Es hora de ponerse serios. Una orden de compra debe ser precisa. Nadie quiere que se levante una bandera de auditoría debido a un pedido descuidado al que le falta información clave. Entonces, ¿cómo se pueden evitar las incoherencias?

La automatización garantiza un enfoque organizado y meticuloso. Los pedidos pueden generarse a partir de solicitudes aprobadas en tu software de compras e incluir información actualizada extraída directamente de tu inventario de proveedores. 

Los pedidos coherentes en toda la empresa hacen que todas las compras sean relevantes y aporten valor. Tu software de compras también se integra con el software de contabilidad para mantener la eficiencia de costes. Es otra característica clave que hace más visible el despilfarro y evita futuras sorpresas costosas.

Se pueden configurar flujos de trabajo automatizados para acelerar los pedidos basándose en condiciones internas, como el cumplimiento de los datos del proveedor y las aprobaciones. Cuando se envían los pedidos, el software hace un seguimiento para que tú no tengas que hacerlo. La actividad, la fecha, la hora y los detalles se registran en un registro de auditoría para facilitar el acceso y la visibilidad.

La automatización de alertas notifica al personal pertinente cuando los proveedores han aceptado el pedido, y el proceso continúa sin problemas y sin necesidad de intervención manual.

5. Aprobación de facturas

Las facturas de SaaS suelen ser una fuerza de la naturaleza. Tu factura puede tener páginas y contener pequeños detalles que necesitan referencias cruzadas. Una vez más, los aprobadores pierden tiempo y energía en un proceso que podría digitalizarse. 

La automatización desempeña un papel crucial en el procesamiento de facturas y libera al personal para que se centre en objetivos empresariales más estratégicos. Los sistemas Procure-to-pay automatizan la extracción de datos, el cotejo de facturas y la identificación de discrepancias. 

Como toda la información está centralizada y su software enlaza con tu herramienta de contabilidad, se elimina el riesgo de pagos excesivos y facturas duplicadas. Los proveedores P2P más competentes utilizan el cotejo de facturas a tres bandas, que compara:

1. La descripción, cantidad, coste y condiciones de la orden de compra de la empresa
2. La descripción y la cantidad de mercancías que figuran en el recibo
3. La descripción, la cantidad, el coste y las condiciones de la factura del proveedor

Los flujos de trabajo racionalizados automatizan el proceso de aprobación de facturas tras el proceso de cotejo. Las partes interesadas reciben alertas instantáneas y pueden aprobar rápidamente facturas precisas. ¡Se acabaron los retrasos!

6. Pago a proveedores

Has tenido un proceso de contratación tan estable hasta este punto, que sería una pena que un pago retrasado o inexacto lo estropeara. 

El software de compras se integra con tu ERP o sistema contable, lo que significa que puedes hacer un seguimiento de las compras con respecto al presupuesto y mantener registros financieros precisos para conocer los costes a largo plazo. 

Tras la compra inicial, puedes establecer calendarios de pago automatizados y utilizar tarjetas digitales para que tus pagos sean más eficientes y precisos. Los pagos puntuales mantienen tus previsiones exactas y a tus proveedores contentos. 

Las herramientas P2p también facilitan la renovación automática de las suscripciones. Sin embargo, es aconsejable actuar con rapidez ante los recordatorios de renovación que aparecen en tu panel de control. No querrás perder oportunidades importantes para renegociar los precios de tu SaaS o asegurar acuerdos. 

7. Gestión de contratos

Ahora que tu contrato está en vigor, puede que tengas la tentación de dejarlo intacto. Gestionar los contratos, almacenar los detalles y realizar revisiones periódicas puede parecer una tarea ingente, sobre todo cuando tienes cientos de aplicaciones que procesar dentro de la empresa. Pero un contrato descuidado puede ocultar con el tiempo una grave fuga de costes. 

La automatización del proceso "Procure-to-pay" puede quitarte trabajo manual de encima. Puedes establecer recordatorios de revisión periódicos para cada pieza de software de tu sistema, de modo que mantengas el control de su retorno de la inversión y evites el derroche innecesario de costes. 

Cuando llega el momento de una revisión, ¿cómo sabes que tu SaaS está funcionando bien? Tu plataforma P2P también tiene la clave. Métricas importantes como la evitación de costes y la disponibilidad o calificación de los proveedores garantizan que tu SaaS funciona sistemáticamente en beneficio de tu empresa.

La automatización de estas siete etapas de tu ciclo de aprovisionamiento supone un ahorro de costes, una mejora de las relaciones con los proveedores, un mayor cumplimiento y unos tiempos de procesamiento más rápidos. Descubramos qué KPI concretos cosecharán los beneficios. 

¿Dónde verás los beneficios del "procure-to-pay" en tu empresa?

No es ningún secreto que visibilidad de la contratación es clave para gestionar las compras de SaaS. Si puedes verlo, puedes controlarlo, y eso es aún más fácil con la automatización. 

Tu automatización P2P proporciona información rigurosa y oportuna sobre dónde puede optimizarse el valor. ¿Qué indicadores clave de rendimiento puedes esperar que mejoren como resultado de tu proceso automatizado de adquisición y pago? 

Gasto gestionado

Ahora que se han desterrado los largos plazos de aprobación, los empleados ya no sienten el impulso de resolver problemas por capricho. La TI en la sombra y el gasto inconformista disminuyen, y tus datos de gasto bajo gestión muestran una tendencia positiva del SaaS sancionado en tu pila. 

Tu transparencia total software de compras te mantiene en control de las compras y solicitudes.

Coste medio por factura

Una mayor precisión mediante el cotejo automatizado de facturas y la integración con el software de financiación se traduce en costes medios más bajos. Los pagos en exceso o las duplicidades pueden evitarse fácilmente con la tecnología. 

El ahorro que consigas puede añadirse a los presupuestos que más lo necesiten dentro de tu organización o destinarse al desarrollo innovador. 

Desviación del precio de compra

Cuando no eres reincidente en la morosidad, los proveedores te ven como un socio. Las relaciones sanas allanan el camino para acceder a ofertas y descuentos y facilitan la negociación de precios. 

Tu variación en el precio de compra será mayor a medida que te asegures más ahorros en SaaS. Lo mejor herramientas procurement-to-pay ahorran a las empresas más de $100.000 mediante conocimientos inteligentes sobre precios y descuentos por volumen. 

Precisión de pedidos y facturas

La automatización P2P utiliza controles y pistas de auditoría que reducen el riesgo de fraude en las facturas y garantizan que las transacciones son seguras y precisas. 

Esto no sólo ahorra horas que se emplean mejor en trabajar por tus objetivos empresariales, sino que también evita multas y costes de corrección de errores. 

Tasa de cumplimiento

Tu empresa puede conseguir un 92% o una mayor tasa de cumplimiento de los pedidos mediante la automatización de las compras, lo que contribuye a un mejor control del gasto y a la eficiencia general de los costes. 

El software P2P te permite pasar de la "extinción" manual de los problemas cuando surgen a la detección automática de los problemas potenciales antes de que tengan tiempo de germinar. 

La supervisión en tiempo real y las pistas de auditoría te mantienen por delante de tus gastos, mejoran el cumplimiento y hacen que tus previsiones financieras sean más sólidas.