El software P2P y sus alternativas:
automatizar el ciclo de vida de la contratación

¿Tu empresa tiene problemas con el aprovisionamiento manual, que ralentiza las compras y da lugar a errores? Veamos si las herramientas P2P pueden resolver tu problema.

A medida que las empresas crecen, la gestión manual de las compras puede provocar retrasos, ineficacia y riesgos de cumplimiento. 

El software Procure-to-pay (P2P), el intake-to-pay y las herramientas intake-to-procure (I2P) ayudan a estandarizar y automatizar distintas partes del proceso de aprovisionamiento, reduciendo las tareas manuales y mejorando la visibilidad.

El software P2P automatiza todo el proceso -desde la solicitud de compra inicial hasta los pagos-, garantizando que no se omita ningún paso. 

En cambio, el software Intake-to-Procure se centra en la admisión y aprobación de solicitudes de compra, pero no cubre los pagos. 

Además, Intake-to-Pay va un paso más allá, ofreciendo una solución completa al automatizar tanto el proceso de admisión y aprobación como el de pago, creando un flujo de trabajo de aprovisionamiento totalmente integrado, desde la solicitud hasta el pago.

Este artículo profundizará en las diferencias entre estas soluciones. Destacaremos los puntos débiles que cada una resuelve, y explicaremos cómo la automatización puede transformar los flujos de trabajo de aprovisionamiento. 

También hablaremos de cómo las empresas pueden agilizar su proceso de contratación utilizando herramientas como Spendbase Plataforma de gestión SaaS.

El proceso de contratación y sus fases

En cualquier organización, el proceso de adquisición implica una serie de pasos estructurados que garantizan que cada compra se ajusta a las necesidades y objetivos financieros de la empresa. 

Tanto si adquieres una nueva herramienta SaaS como si negocias la renovación de un servicio existente, este proceso debe ser ágil y estandarizado. 

A continuación encontrarás un desglose de las etapas clave del proceso de adquisición, que todo director de informática, gestor de adquisiciones o director financiero considerará esencial gestionar con eficacia.

Retos de la adquisición de software

La adquisición de software, especialmente en organizaciones con un uso creciente del SaaS, presenta varios retos que pueden perjudicar la eficacia y la productividad. A medida que las empresas intentan racionalizar su proceso de adquisición, a menudo se encuentran con puntos críticos que ralentizan la toma de decisiones.

1. Falta de normalización

Sin un proceso de adquisición estandarizado, los distintos departamentos o empleados siguen sus propios métodos para adquirir soluciones SaaS, lo que provoca incoherencias e ineficiencias. 

Esta falta de normalización puede dar lugar a compras duplicadas, contratos de proveedores no gestionados y problemas de cumplimiento. Un sistema de compras centralizado y automatizado garantiza un enfoque uniforme de las compras en toda la organización.

2. Procesos de aprobación manuales

Uno de los aspectos de la contratación que más tiempo consume es el proceso de aprobación manual. 

Los equipos deben coordinarse a través de correos electrónicos y hojas de cálculo, creando una comunicación excesiva de ida y vuelta que retrasa las compras. Los procesos manuales también aumentan el riesgo de errores durante la creación de pedidos de compra o la investigación de proveedores. 

Aquí es donde el software p2p resulta esencial, ya que automatiza los flujos de trabajo de aprobación, acelerando las decisiones y reduciendo los errores humanos.

3. Complejidad de la gestión de proveedores

Gestionar varios proveedores puede resultar abrumador, ya que los distintos contratos tienen diferentes plazos, fechas de renovación y estructuras de precios. 

Sin un proceso de aprovisionamiento unificado, resulta difícil hacer un seguimiento de todos los acuerdos con los proveedores, lo que puede dar lugar a que no se renueven o a que no se gestionen los costes. 

Una solución Procure-to-Pay simplifica la gestión de proveedores al ofrecer visibilidad en tiempo real del contrato de cada proveedor, lo que facilita la gestión de las renovaciones y el seguimiento del rendimiento.

4. Falta de visibilidad

Otro reto importante es la falta de visibilidad de las compras y el uso de software en toda la organización. Cuando el aprovisionamiento está descentralizado, los equipos de TI y finanzas suelen tener dificultades para hacer un seguimiento del gasto o asegurarse de que las compras cumplen las políticas internas. 

La TI en la sombra también puede convertirse en un problema, cuando los empleados adquieren herramientas SaaS no autorizadas. 

Una vez que las empresas implantan el sistema Procure-to-Pay e introducen gestión de suscripciones para herramientas SaaSDe este modo, pueden mejorar la visibilidad y garantizar el cumplimiento, obteniendo información sobre cada solicitud de compra, pedido y factura.

La incorporación de herramientas de automatización P2P a tu flujo de trabajo de aprovisionamiento ayuda a afrontar estos retos automatizando los procesos tediosos, mejorando el cumplimiento y aumentando la supervisión en tiempo real de las compras. 

Estandarizar el flujo de trabajo de aprobación y automatizar la comunicación con los proveedores garantiza que el proceso de aprovisionamiento siga siendo eficaz, transparente y alineado con los objetivos de la empresa.

El software Procure-to-pay y su papel

El software P2P desempeña un papel fundamental en la automatización y racionalización de todo el ciclo de aprovisionamiento, desde la solicitud inicial de una compra hasta el pago final de una factura. 

Las herramientas P2P ayudan a las empresas a ahorrar tiempo, reducir los errores manuales y controlar mejor sus actividades financieras. 

A continuación te explicamos qué partes del proceso de aprovisionamiento cubre el P2P, las ventajas que aporta y en qué se diferencia de soluciones alternativas como la Admisión a Compras y la Admisión a Pagos.

¿Qué parte del proceso de contratación cubre el software P2P?

El software P2P automatiza las actividades posteriores de aprovisionamiento, que incluyen varios pasos.

¿Qué problemas resuelve el software P2P a los equipos informáticos?

El software P2P ayuda a los equipos informáticos a superar retos clave, como:

Procesos manuales. Los procesos tradicionales de aprovisionamiento implican muchos pasos manuales, como enviar aprobaciones por correo electrónico y crear órdenes de compra. El software P2P los automatiza, reduciendo errores y acelerando los flujos de trabajo.

Falta de cumplimiento y visibilidad. Sin herramientas automatizadas, las compras no autorizadas pueden pasar desapercibidas, y el cumplimiento de las políticas de aprovisionamiento es difícil de imponer. Los sistemas P2P ofrecen una visibilidad total y garantizan el cumplimiento mediante el seguimiento de cada paso.

Retraso en los pagos. Los retrasos en la aprobación de facturas pueden perjudicar las relaciones con los proveedores. El P2P automatiza este proceso, garantizando los pagos a tiempo y mejorando la satisfacción de los proveedores.

Gestión de las relaciones con los proveedores. Gestionar múltiples proveedores y contratos puede ser un quebradero de cabeza sin un seguimiento centralizado. Los sistemas P2P simplifican la gestión de proveedores, ofreciendo a los equipos informáticos una visión en tiempo real de todos los contratos en curso y las renovaciones.

Ejemplos de soluciones de software P2P

Coupa (para empresas). Coupa es una de las plataformas Procure-to-Pay (P2P) más sólidas diseñadas para grandes empresas. 

Destaca por sus completas funciones de automatización, que ayudan a las empresas a gestionarlo todo con facilidad, desde el aprovisionamiento hasta la facturación. Con visibilidad en tiempo real de la gestión del gasto, Coupa ofrece una plataforma única para seguir y optimizar todas las actividades de aprovisionamiento.

• Optimización del gasto: Coupa proporciona información en tiempo real sobre los gastos de toda la empresa, ayudando a las empresas a reducir costes y mejorar la eficiencia de las compras. Su función de análisis del gasto agrega datos y ofrece información práctica para optimizar las decisiones de compra.
• Gestión de proveedores: La plataforma incluye herramientas de colaboración con proveedores, que permiten a las empresas conectar con los vendedores, negociar las condiciones y gestionar el rendimiento de los proveedores, lo que resulta especialmente valioso para las empresas que tratan con una base de proveedores global.
• Integraciones: Coupa se integra perfectamente con los principales sistemas ERP, como SAP y Oracle, garantizando que las actividades de aprovisionamiento se alineen con las operaciones empresariales más amplias. Esta integración permite una transferencia de datos sin fisuras, lo que mejora la eficacia operativa general.
• Características de sostenibilidad: La función de Gestión del Gasto Empresarial Sostenible (BSM) de Coupa permite a las empresas hacer un seguimiento de sus gastos y medir el impacto medioambiental y social de sus elecciones de aprovisionamiento. Se trata de un diferenciador significativo para las empresas que dan prioridad a las iniciativas ESG (Medioambientales, Sociales y de Gobernanza).

Coupa es muy adecuado para grandes organizaciones que necesitan una solución capaz de gestionar grandes volúmenes de actividad de aprovisionamiento, al tiempo que proporciona información avanzada para la toma de decisiones estratégicas.

Por qué las empresas eligen Coupa:

• Herramientas avanzadas de gestión del gasto y seguimiento en tiempo real.
• Amplias funciones de gestión de proveedores.
• Fuerte integración con los sistemas ERP para unas operaciones sin fisuras.
• Centrarse en la sostenibilidad y la contratación responsable.

SAP Ariba (para empresas). SAP Ariba es otra solución de aprovisionamiento líder diseñada para satisfacer las necesidades de las grandes empresas. Es ampliamente reconocida por su capacidad para gestionar procesos de aprovisionamiento de principio a fin, con potentes funciones de gestión de proveedores, gestión del ciclo de vida de los contratos y aprovisionamiento estratégico.

• Colaboración y gestión de proveedores. Las capacidades de gestión de proveedores de SAP Ariba permiten a las empresas incorporar, evaluar y colaborar con los proveedores a escala global. La plataforma centraliza los datos de los proveedores, facilitando a las empresas el seguimiento del rendimiento y la gestión de las relaciones.
• Gestión de contratos. Con SAP Ariba, las empresas pueden automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratos, garantizando que todos los acuerdos de aprovisionamiento se negocian, aprueban y almacenan correctamente. El repositorio de contratos permite a los usuarios realizar un seguimiento y gestionar todas las obligaciones contractuales.
• Automatización P2P. SAP Ariba proporciona una automatización completa del proceso de adquisición hasta el pago, desde la creación de la solicitud hasta el pago. Se integra con sistemas ERP como SAP S/4HANA, garantizando que las actividades de adquisición estén estrechamente alineadas con una gestión financiera más amplia.
• Cumplimiento y gestión de riesgos. Uno de los puntos fuertes de SAP Ariba es su énfasis en el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. La plataforma ayuda a las empresas a garantizar que cumplen los requisitos normativos y que se minimizan los riesgos de los proveedores mediante una supervisión y evaluación continuas.

Por qué las empresas eligen SAP Ariba:

• Gestión integral de contratos y proveedores.
• Automatización integral de las compras.
• Integración ERP para un flujo de datos fluido.
• Sólidas funciones de gestión de riesgos y cumplimiento.

Spendbase (para PYMES). Spendbase es ideal herramienta de contratación para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que desean automatizar sus flujos de trabajo de admisión y aprobación de compras. 

Su interfaz fácil de usar simplifica el proceso de aprovisionamiento, permitiendo a las empresas gestionar eficazmente las solicitudes, las aprobaciones y las relaciones con los proveedores sin la complejidad típica de los sistemas empresariales.

• Automatización de compras SaaS. Spendbase automatiza el aprovisionamiento de SaaS desde la admisión de solicitudes hasta las renovaciones, garantizando que las PYMES puedan gestionar su gasto en software de forma más eficiente. La plataforma ofrece un flujo de trabajo intuitivo que reduce las aprobaciones manuales y acelera el proceso de adquisición, lo que la convierte en una potente herramienta para los equipos más pequeños con recursos de adquisición limitados.
• Revisiones de precios de SaaS. Con Spendbase Revisiones de precios de SaaSLas empresas pueden comparar soluciones de software basándose en el coste y las características. Esta función permite a los responsables de compras tomar decisiones informadas, ayudándoles a elegir las herramientas adecuadas para satisfacer sus necesidades empresariales sin gastar más de la cuenta. Al ofrecer información sobre precios, Spendbase garantiza que las empresas puedan optimizar su estrategia de compra de software.
• Renueva con nosotros. Una ventaja clave de Spendbase para las PYMES es su capacidad para hacer un seguimiento de las renovaciones de los contratos. La plataforma envía notificaciones sobre las próximas renovaciones, lo que permite a las empresas renegociar las condiciones o cancelar las suscripciones en función de los datos de uso. Esto evita las costosas renovaciones automáticas y ayuda a las empresas a gestionar mejor su presupuesto de SaaS.

Por qué las PYME eligen Spendbase:

• Flujos de trabajo flexibles de aprobación lineal y condicional.
• Integración con Slack para mayor comodidad de los empleados.
• Gestión sencilla de las renovaciones para evitar gastos innecesarios.
• Una plataforma intuitiva y fácil de usar que no requiere una formación exhaustiva.

Precoro (para PYMES). es otra popular solución P2P adaptada a las necesidades de las PYMES. Simplifica la gestión de los pedidos de compra, el seguimiento del presupuesto y la comunicación con los proveedores, lo que la convierte en una herramienta versátil para las empresas que buscan agilizar sus procesos de aprovisionamiento sin implementaciones complejas.

• Gestión de pedidos. Precoro automatiza todo el proceso de pedidos de compra, desde la creación y aprobación de solicitudes de compra hasta la recepción de mercancías y la correspondencia de facturas. Esto ayuda a las PYMES a reducir errores y a garantizar que sus operaciones de compra se desarrollan sin problemas.
• Seguimiento e informes presupuestarios. Con el seguimiento presupuestario integrado, Precoro permite a las empresas controlar sus gastos en tiempo real. Esta función ayuda a las PYMES a mantenerse dentro del presupuesto y proporciona visibilidad sobre dónde se asignan los fondos, garantizando el control financiero.
• Comunicación con los proveedores. Precoro también mejora la comunicación con los proveedores al proporcionar un eje central para gestionar las relaciones con los proveedores, los pedidos y los pagos. Esto facilita a las PYMES mantener una comunicación clara y organizada con sus proveedores, reduciendo los retrasos y los errores de comunicación.

Por qué las PYME eligen Precoro:

• Automatización integral de los pedidos de compra para reducir el trabajo manual.
• Seguimiento presupuestario en tiempo real para mantener los costes de aprovisionamiento bajo control.
• Comunicación centralizada con los proveedores para mejorar las relaciones con ellos.
• Interfaz fácil de usar que se adapta a las PYMES con recursos limitados de aprovisionamiento.

Alternativas al software Procure-to-Pay: Intake-to-Procure vs. Intake-to-Pay

Software de Admisión a Contratación

De la Admisión a la Adquisición (I2P) se centra en las actividades previas de aprovisionamiento: capturar y gestionar las solicitudes de aprovisionamiento de los empleados y obtener las aprobaciones internas antes de crear los pedidos de compra. 

Proporciona una interfaz centralizada donde se procesan, validan y aprueban todas las solicitudes de compra en colaboración con los equipos de compras, finanzas y TI.

¿Qué problemas resuelve?

• Reduce el gasto no gestionado capturando todas las solicitudes de compra en un solo sistema.
• Mejora el compromiso de los empleados simplificando el proceso de solicitud.
• Garantiza el cumplimiento guiando a los empleados a través de las aprobaciones necesarias.

Pros:

• Agiliza el proceso de aprobación, reduciendo los cuellos de botella.
• Se integra con los sistemas existentes, como las soluciones P2P y ERP.
• Mejora el cumplimiento y la visibilidad de las actividades de aprovisionamiento.

Contras:

• No gestiona las actividades posteriores, como el procesamiento de pagos o el cotejo de facturas.
• Alcance limitado en la gestión de las relaciones con los proveedores.

Software "Intake-to-Pay

Ingesta-Pago (I2P) combina las actividades previas y posteriores de aprovisionamiento. Abarca todo el ciclo, desde la captura de solicitudes de aprovisionamiento hasta la creación de pedidos de compra, la gestión de facturas y el procesamiento de pagos.

¿Qué problemas resuelve?

• Automatiza todo el proceso de aprovisionamiento, desde la solicitud hasta el pago, proporcionando una plataforma única para todas las actividades de aprovisionamiento.
• Mejora la visibilidad de todo el ciclo de vida de las adquisiciones, reduciendo el trabajo manual y garantizando las renovaciones y los pagos a tiempo.
• Admite el cumplimiento y el seguimiento de los gastos en tiempo real.

Pros:

• Automatización integral de las compras.
• Mayor control sobre todo el ciclo de aprovisionamiento, mejorando la eficacia operativa.
• Mejor gestión de proveedores y seguimiento de renovaciones.

Contras:

• La implantación puede ser compleja, sobre todo para las grandes organizaciones con sistemas ya existentes.
• Requiere una formación más amplia y la gestión del cambio para integrarse con los flujos de trabajo actuales.