Los retos de la contratación comienzan con una petición: resuélvelos antes de que se conviertan en una bola de nieve

Las prisas crean el caos en todas partes. La prisa por adoptar el SaaS crea el caos en la contratación. ¿Cuál es el resultado? Compras descontroladas y despilfarro de recursos.

El SaaS cuestiones de contratación son intrincados y están estratificados. Aunque el recorrido global desde la identificación de una necesidad hasta la compra es complejo, arrojemos algo de luz sobre la fase inicial: de la captación a la compra.

En proceso de contratación comienza con la petición de un empleado. Y esta intake-to-procure Esta fase suele ser la parte más descuidada y caótica de toda la operación. 

Si buscas una solución, aquí es donde puedes sumergirte en los retos habituales de la contratación pública, y encontrar las soluciones que funcionan.

Compra incontrolada de SaaS

Uno de los mayores retos de la contratación pública es la compra incontrolada de SaaS, también conocida como "TI en la sombra". Esto ocurre cuando los empleados se saltan el proceso habitual de adquisición y compran software por su cuenta, sin obtener las aprobaciones necesarias. 

Según Cisco, 80% de los usuarios finales utilizar software no autorizado por TI. Estas compras pueden parecer una solución rápida para las necesidades empresariales, pero pueden tener efectos negativos para la empresa a largo plazo.

Cuando los empleados compran software fuera de los canales oficiales, las empresas pierden el rastro de las aplicaciones que se utilizan. Esto puede dar lugar a una mezcla de herramientas que no funcionan bien juntas, haciendo que los flujos de trabajo sean más complicados y menos eficientes. 

Además, utilizar herramientas no aprobadas puede crear riesgos de seguridad. 

Los empleados pueden elegir software que no cumpla las normas de seguridad de la empresa, lo que puede poner en peligro la información confidencial. Los departamentos informáticos pueden tener dificultades para mantener todo seguro si no saben qué software se está utilizando. 

Por ejemplo, alguien podría suscribirse a una solución de software para cubrir una necesidad a corto plazo, pero si no obtiene la aprobación adecuada, podría acabar eligiendo a un proveedor que no cumple las normas de seguridad de la empresa, poniendo en peligro los datos confidenciales de los clientes.

Spendbase ofrece un plataforma de adquisiciones que ayuda a crear una visibilidad centralizada del uso del SaaS, permitiendo a las organizaciones supervisar las compras, evaluar la alineación del software con las necesidades empresariales y agilizar la gestión de proveedores.

Violación de la jerarquía de homologación

Saltarse la jerarquía de aprobación es una de las formas más comunes de retos de la contratación pública. Debería haber pasos claros para evaluar y aprobar las compras de software, a fin de garantizar que se ajustan a los objetivos y presupuestos empresariales. Pero cuando los empleados se saltan estos procesos, pueden malgastar el dinero, provocar dolores de cabeza por el incumplimiento de las normas y desordenar la organización.

Por ejemplo, si los empleados hacen compras sin obtener la debida aprobación, puede causar desviaciones del presupuesto. Si varios departamentos compran suscripciones similares sin consultar con finanzas, la empresa podría acabar gastando mucho más de lo necesario. Esta desconexión puede crear tensiones entre departamentos y afectar a la salud financiera general de la empresa.

Saltarse el proceso de aprobación también puede dar lugar a un software de mala calidad que no satisfaga las necesidades de la empresa. Los distintos departamentos pueden elegir sus herramientas, lo que puede crear incoherencias en la calidad y la funcionalidad. Esto dificulta que los equipos trabajen juntos e integren sus herramientas sin problemas.

Sin una supervisión adecuada, los empleados también podrían seleccionar herramientas que no se ajusten a sus necesidades o carezcan de funciones importantes, lo que les llevaría a la frustración y a perder tiempo mientras intentan hacer que esas herramientas funcionen.

Además, no seguir los procesos de adquisición puede estropear la gestión de proveedores. Las empresas pueden tener dificultades para entablar buenas relaciones con los proveedores o negociar mejores acuerdos, desaprovechando posibles ahorros de costes y apoyo.

En uno de los Las 10 mejores herramientas de contratación para PYMESpendbase estandariza los flujos de trabajo de aprobación, garantizando que todas las compras son examinadas por las partes interesadas adecuadas, reduciendo el riesgo de gastos no autorizados.

El proceso de aprobación dura demasiado

La duración del proceso de aprobación puede crear retos de la contratación pública que afectan a la moral y la productividad de tus empleados. 

Cuando los empleados tienen que esperar mucho tiempo para la aprobación de un programa, puede producirse frustración. Los equipos pueden sentir que no se da prioridad a sus necesidades, lo que puede provocar la falta de compromiso y una disminución de la productividad. 

Los largos procesos de aprobación también pueden hacer que se pierdan oportunidades, ya que es posible que los equipos no puedan actuar con la rapidez suficiente para asegurarse herramientas importantes. 

Por ejemplo, un equipo de marketing puede descubrir una nueva solución de software que podría mejorar sus campañas, pero si la aprobación tarda demasiado, podría retrasarse el lanzamiento de una campaña. 

Spendbase ayuda a reducir los cuellos de botella y acelera el proceso de toma de decisiones. Con funciones que permiten evaluaciones y aprobaciones rápidas, los equipos pueden obtener las herramientas que necesitan sin retrasos innecesarios.

Solicitudes duplicadas del mismo SaaS

Hacer un seguimiento de las solicitudes duplicadas de SaaS puede ser un verdadero engorro para los equipos informáticos. 

Cuando los miembros del equipo envían solicitudes a través de distintos canales o varios sistemas departamentales, es fácil que alguien pida accidentalmente el mismo software. Esto no sólo crea confusión, sino que también hace perder tiempo y dinero.

Si no existe un sistema central, los empleados a menudo no saben si otra persona ya ha hecho una solicitud. Así que los informáticos acaban dedicando demasiado tiempo a buscar y gestionar las solicitudes a través de varios canales. Esto ralentiza todo el proceso de adquisición y resta tiempo a tareas más importantes.

Con Spendbase, los equipos informáticos pueden ver todas las solicitudes a medida que llegan, lo que les permite gestionar mejor las prioridades y responder más rápidamente a las necesidades. 

Al mantener todas las solicitudes en un solo lugar, Spendbase ayuda a las empresas a evitar gastos innecesarios y a utilizar mejor su presupuesto. También ayuda a mejorar la comunicación entre los empleados y el equipo informático.

Conversaciones en diferentes chats

El aprovisionamiento de SaaS puede ser un poco desordenado cuando las conversaciones están por todas partes. Los miembros del equipo pueden charlar sobre las necesidades de software en hilos de correo electrónico, mensajes de Slack o incluso junto a una fuente de agua, por lo que es fácil que la información importante se pierda en la confusión.

Además, si los equipos no utilizan la misma plataforma, podrían perderse actualizaciones importantes sobre las solicitudes de software. Por ejemplo, una persona responsable de una aprobación podría perderse las notificaciones, lo que provocaría retrasos.

Una colaboración eficaz requiere que todos estén de acuerdo, pero cuando las conversaciones están dispersas, el trabajo en equipo se convierte en un reto. Sin un lugar central para discutir las necesidades de software, es difícil que los departamentos alineen sus objetivos y trabajen juntos sin problemas.

Para evitar todo el caos de idas y venidas, utiliza un eje central para la comunicación y las solicitudes. 

Las reuniones periódicas entre equipos también pueden ayudar. Organizar reuniones informales para hablar de las próximas necesidades de software garantiza que todo el mundo esté de acuerdo y alineado con las prioridades. 

Además, tener un sistema de notificaciones para avisar a los equipos cuando llega una nueva solicitud puede mantener a todo el mundo informado.

Con Spendbase, hay una forma clara de que todo el mundo envíe solicitudes. 

Los empleados pueden rellenar rápidamente un formulario que se registra y rastrea, simplificando las cosas para todos. Puedes resolver el problema de las solicitudes duplicadas, simplificar tu proceso de aprovisionamiento y crear una experiencia más fluida para todos.

Desperdiciar dinero en SaaS innecesarios

Sin saber qué software tienen ya, las empresas pueden comprar herramientas que hacen lo mismo o acabar no utilizándolas en absoluto. Esto puede llevar a comprar varias suscripciones de software similar sin darse cuenta de que ya tienen acceso a herramientas parecidas. 

Al mismo tiempo, los proveedores de software suelen vender funciones adicionales que pueden no ser necesarias. Esto puede hacer que las empresas paguen por funciones que nunca utilizan, aumentando los costes.

Cuando las empresas crecen rápidamente, pueden comprar software sin comprobar lo que realmente necesitan. A medida que los equipos cambian, sus necesidades de software también pueden cambiar, pero si las empresas no revisan regularmente sus herramientas, podrían seguir pagando por software que ya no necesitan.

Spendbase para Adquisiciones simplifica el modo en que las empresas gestionan las suscripciones de software. Las empresas pueden establecer procesos de aprobación con flujos de trabajo lineales o condicionales, asegurándose de que cada solicitud sigue la trayectoria más fluida desde su presentación hasta su finalización.

Las notificaciones automáticas mantienen actualizados en tiempo real tanto a los aprobadores como a los solicitantes. No se pierde ningún paso, se cumplen los plazos y todo el mundo se mantiene informado.

A medida que las empresas crecen, Spendbase les ayuda a reevaluar sus necesidades de software, evitando pagos por herramientas que ya no son necesarias.

Tensión entre compañeros

En retos en la contratación A veces, el proceso puede generar tensiones entre compañeros, sobre todo cuando hay falta de transparencia y comunicación.

Los distintos departamentos suelen tener sus propias necesidades de software. Por ejemplo, el equipo de marketing puede querer una nueva y brillante herramienta de análisis para impulsar sus campañas, mientras que el equipo de ventas está ansioso por un nuevo CRM. Cuando estas necesidades chocan, pueden surgir tensiones, ya que cada equipo presiona para conseguir lo que quiere sin tener en cuenta el panorama general.

La falta de comunicación es otro problema común. Si un equipo asume que otro conoce sus herramientas y necesidades de software, puede que no se comuniquen eficazmente. Esto puede dar lugar a peticiones duplicadas o hacer que parezca que un departamento está acaparando recursos, lo que puede ser bastante frustrante.

Los presupuestos ajustados también pueden echar leña al fuego. Cuando el dinero es limitado, los departamentos se encuentran a menudo compitiendo por los fondos. Si un equipo siente que sus necesidades se pasan por alto en favor de otro, puede provocar resentimientos y dificultar la colaboración.

Y no olvidemos la resistencia al cambio. Cuando llega un nuevo software, no siempre todo el mundo está de acuerdo. Si algunos miembros del equipo están entusiasmados con una nueva herramienta mientras que otros dudan, puede crear divisiones y dificultar el trabajo conjunto de todos.

Por ejemplo, si el equipo financiero decide recortar la financiación de una herramienta de gestión de proyectos utilizada por varios departamentos para invertir en un nuevo sistema ERP, los equipos que dependían de la antigua herramienta pueden sentirse ignorados. Esto puede provocar tensiones que dañen las relaciones entre departamentos.

Spendbase es una de las herramientas más eficaces en el campo de la software y alternativas para la contratación por pago. Puede ayudar a tu equipo con problemas de contratación y soluciones. La plataforma proporciona claridad sobre los procesos de contratación y establece canales de comunicación.