La estrategia de reducción de costes de aprovisionamiento
que libera tu presupuesto

Presupuestos a reventar. Costes en espiral. Las mejores empresas tienen el control. ¿Cuál es su secreto? Puedes apostar a que es una estrategia eficaz de reducción de costes de aprovisionamiento.  

'Pero siempre nos aseguramos de elegir el mejor precio cuando compramos un nuevo SaaS,estarás pensando. 

Es un buen punto de partida. Pero si no tienes en cuenta tu potencial de ahorro blando mediante la evitación de costes, perderás oportunidades importantes. Oportunidades como liberar el presupuesto de aplicaciones no utilizadas, por ejemplo.

Las organizaciones sin un plan de reducción de costes de aprovisionamiento no sólo corren el riesgo de gastar más de la cuenta, sino también de quedarse rezagadas respecto a sus competidores. Mientras otros abren espacio a la innovación, tu procedimiento de aprovisionamiento anticuado y largo restringe tu crecimiento. 

He aquí la buena noticia: la reducción de los costes de aprovisionamiento es factible para las PYME. 

Una estrategia sólida de técnicas a corto y largo plazo puede optimizar la gestión de costes en todo tu proceso de contratación. Cuando te centras en una estrategia holística y te deshaces de la mentalidad de ahorro singularizada, recuperarás el presupuesto y desafiarás a la competencia. 

En primer lugar, aclaremos qué es la reducción de costes de aprovisionamiento y por qué es importante para tu empresa. 

¿Cómo puede ayudar el aprovisionamiento a reducir costes? 

La reducción de costes de aprovisionamiento es cuestión de equilibrio. Como empresa, debes emplear un enfoque estratégico para minimizar el gasto, garantizando al mismo tiempo herramientas de alta calidad para alcanzar tus objetivos empresariales. 

El problema es que hay una serie de áreas menos obvias de despilfarro presupuestario. Juntas, atacan silenciosamente a las finanzas. Estas áreas indirectas de la contratación incluyen, por ejemplo, los gastos administrativos y de tramitación, las multas por demora en los pagos, los gastos por entregas urgentes y los malos resultados de las negociaciones.

Sin embargo, desde un punto de vista más positivo, múltiples áreas problemáticas significan múltiples vías interesantes dentro del ciclo de vida de la contratación para descubrir valor oculto. 

Y es emocionante encontrar más presupuesto. El gasto recuperado puede volver directamente a la innovación y el crecimiento, manteniéndote competitivo en el sector.

En Grupo Hackett afirma que la reducción de costes sigue siendo una de las principales prioridades de las empresas, y subraya que tanto el ahorro como la evitación de costes son prioritarios. Pero, ¿cuáles son las áreas más importantes para lograr una reducción global de los costes? 

La mejor práctica consiste en utilizar técnicas a corto plazo para solucionar rápidamente los descuidos, antes de aplicar métodos a largo plazo que ofrezcan una reducción de costes fiable en el futuro. 

Aquí tienes las principales victorias a corto plazo para reducir los costes de aprovisionamiento.

Técnicas de reducción de costes de aprovisionamiento a corto plazo

Si te acercas a la reducción de costes de aprovisionamiento con frialdad o tibieza, éste es el lugar por donde empezar. Empieza con algunas técnicas sencillas a corto plazo que te proporcionen ganancias empresariales instantáneas y sienten las bases para profundizar un poco más más adelante.

Elimina la TI en la sombra 

¿Sabes lo que acecha en tu pila de SaaS, drenando silenciosamente tu presupuesto? Con una media de 41% de empleados que adquieren tecnología no autorizada, puede que tengas más aplicaciones no autorizadas de las que crees. 

Más allá del coste de suscripción inicial no aprobado, la TI en la sombra amenaza con convertirse en una pesadilla repetida. Cuando llegan las fechas de renovación, y los planes están configurados para renovarse automáticamente, el ciclo de pago vuelve a empezar sin negociación. Es probable que tu pago haya aumentado y siga haciéndolo en cada renovación. 

No puedes destruir a un enemigo invisible. Software de gestión de compras es tu aliado número uno en esta batalla. Utilízalo para realizar una auditoría completa de tu SaaS, identificar rápidamente la TI en la sombra y poner fin a los costosos contratos. Mejor aún, establece permisos y flujos de trabajo de aprobación para asegurarte de que el problema no vuelva a surgir en el futuro. 

Revisar las condiciones del contrato

Imagina el escenario: Una herramienta de gestión de proyectos ha sido una compañera constante en tu empresa durante casi cinco años. La renovación automática de la aplicación ha supuesto un enorme ahorro de tiempo. Pero, ¿por qué los presupuestos de gestión de proyectos se disparan cada trimestre? 

Cualquier contrato que no se revise durante mucho tiempo tendrá precios poco competitivos y producirá un bajo rendimiento de la inversión. Es vital cuestionar tales contratos. Discute los cambios con tu proveedor y renegocia las condiciones de los precios: quizá puedas recibir un descuento por volumen o una oferta por tu fidelidad, por ejemplo.

Para ayudarte, el software de adquisiciones proporciona una visibilidad total de los plazos de los contratos SaaS. Evitar que se repita es fácil con alertas de renovación a tiempo. Lo mejor herramientas de contratación para PYME también proporcionan información sobre precios para ayudarte a elegir el SaaS más rentable para tu empresa. 

Dimensionar correctamente los recursos

Al igual que las condiciones de los precios, las características del SaaS también necesitan una inspección minuciosa. 

Quizá toda tu empresa tenga acceso a Microsoft 365 E5 cuando sólo 70% de la empresa necesita esas especificaciones. O tal vez el nivel de suscripción que elegiste inicialmente para Hootsuite tiene ahora múltiples funciones redundantes. Pero sigues pagando por ellas. 

El análisis de los datos de uso a través de tu herramienta de aprovisionamiento pone de manifiesto qué aplicaciones están sobrecargadas de funciones no utilizadas. Utiliza tus métricas como palanca en las discusiones con tu proveedor. El coste que liberes puede invertirse en funciones más relevantes que promuevan el desarrollo de la empresa. 

Elimina a los proveedores no competitivos

Tras revisar los precios de tus contratos y el dimensionamiento de tus recursos, tendrás una buena idea de qué proveedores benefician económicamente a tu empresa y cuáles sólo agotan tu presupuesto. Algunas señales de alarma clave de los proveedores son

• No se aceptó ninguna oferta ni descuento durante la negociación.
• Aumento del precio con cada renovación.
• Poca flexibilidad para adaptar el tamaño de la suscripción a tus necesidades.
• No comprenden tu visión de la innovación.
• Poco apoyo y pérdida de tiempo de los empleados administrativos.

Si un proveedor no puede proporcionar valor por el servicio, es hora de buscar otra solución SaaS. 

El software de aprovisionamiento mantendrá un inventario de proveedores anteriores y de tu historial de compras, lo que agilizará tu búsqueda en el futuro.

Reducir el gasto de emergencia 

Imagínate esto: falta una semana para tu gran lanzamiento. Repasas el día en tu cabeza, y de repente se te cae el estómago. El plan era captar las respuestas orgánicas al nuevo producto con vídeos cortos y audio, pero el software aún no ha sido aprobado. 

Apresuradamente, te apresuras a realizar la compra. Crisis evitada, ¿o no?

La verdad es que no tuviste tiempo de ver los acuerdos de nivel de servicio ni de negociar condiciones rentables y de alto valor, por lo que los costes fueron mucho más altos de lo previsto. 

Puedes reducir los costes de emergencia exagerados con una planificación adecuada de las compras. El software de gestión te ayuda a controlar los plazos de compra, y las alertas de aprobación en tu tablero de mandos te mantienen en el buen camino. Herramientas como Spendbasepor ejemplo, haz que los flujos de trabajo sean aún más fluidos con la integración con Slack, para que los empleados puedan completar fácilmente sus tareas y evitar retrasos.

Las soluciones rápidas sientan muy bien. Pero los objetivos a corto plazo por sí solos no maximizarán tu reducción de costes. Como cualquier estrategia empresarial, las técnicas a largo plazo son la clave para obtener beneficios económicos constantes y fiables. 

Técnicas de reducción de costes de aprovisionamiento a largo plazo

El éxito de una estrategia de reducción de costes se sustenta en un proceso de contratación bien gestionado. Un proceso en el que muchas técnicas a largo plazo funcionan de forma coherente en ese trasfondo para mantener los costes bajo control. Pero, ¿cómo se consigue esta fiabilidad? 

Software de contratación te da esa tranquilidad. Mientras el software optimiza las mejores prácticas, estás en condiciones de responder a un mercado en constante cambio y flexibilizar tus necesidades a medida que crece tu empresa. Y todo ello mientras ganas Ahorro de hasta 60% en tus facturas de la nube. 

He aquí las cinco principales actividades de reducción de costes a largo plazo que el software de aprovisionamiento facilita.

Centralizar la información

Está muy bien eliminar la TI en la sombra, pero podría volver con sólo unos pocos gastos inconformistas. 

Algunos empleados dan prioridad a sus preferencias sobre el valor para toda la empresa, y los procesos manuales hacen que estas compras se escapen por la red. ¿Cuál es el resultado? La duplicación y el despilfarro del SaaS vuelven a infiltrarse en las finanzas de tu empresa. 

Para tener el control y detener el ciclo, la información de tu SaaS debe estar centralizada en una única plataforma que te dé acceso a la información al alcance de la mano. Los sistemas de software proporcionan al instante visibilidad de la contratación de pedidos, datos de proveedores, facturas y pagos. 

Tendrás una visión temprana de cualquier posible gasto no autorizado antes de que sea demasiado tarde, y las actualizaciones en tiempo real en la plataforma centralizada te ayudarán a responder rápidamente a cualquier cambio en los pagos o errores en las facturas. 

No hay necesidad de abrir varias hojas de cálculo, comparar partidas y darte quebraderos de cabeza. Tu plataforma de software muestra claramente el gasto frente al uso de tus aplicaciones, para que puedas ver dónde se puede ahorrar.

Utiliza la información de los datos

Una reducción fiable de los costes no es posible sin datos. Y hay muchos KPI de aprovisionamiento que puedes utilizar para hacerte una idea del valor de tu SaaS. Por ejemplo, los patrones de uso total muestran si se puede ahorrar en licencias. O podrías investigar qué funciones de las aplicaciones son redundantes para redimensionar tus paquetes de suscripción. El software de aprovisionamiento te proporciona la información detallada que necesitas para tomar decisiones rentables con conocimiento de causa. 

Un KPI clave para reducir costes es el coste total de propiedad. Es importante porque tiene en cuenta todos los costes del ciclo de vida de un software, incluidos los costes indirectos, como los de soporte, gestión de riesgos y recuperación de desastres. Utiliza esta métrica para evitar quedarte atrapado en un ciclo de ahorro de costes iniciales con elevados costes inesperados más adelante. 

El acceso fácil y fiable a datos rigurosos hará que la previsión presupuestaria sea más específica. Te beneficiarás de menos gastos excesivos y de una inversión más decidida en áreas de crecimiento. 

Además de las recompensas internas, tus datos pueden aprovecharse para las negociaciones externas con los proveedores. Puedes utilizar funciones del software de compras como evaluación comparativa de precios para cuantificar tus propuestas a los proveedores. Cuando tengas claros los detalles y las condiciones aceptables, no se te torcerá el brazo para malgastar tu presupuesto en funciones o almacenamiento innecesarios.

Utiliza la automatización

He aquí una imagen incómoda. Un empleado frustrado que envió una solicitud de aprobación para una solución SaaS hace semanas. Todavía no ha sido aprobada, y saben que hay que pasar por varios aros más antes de obtener una orden de compra. Tendrán que decir a las partes interesadas que el proyecto se retrasará (arriesgando la reputación de la empresa) o hacer una compra fraudulenta.

El aprovisionamiento debe ser fluido, no frustrante. El software puede automatizar las largas tareas manuales y agilizar los procesos de aprobación con flujos de trabajo racionalizados. Si ese empleado se hubiera beneficiado de aprobadores dinámicos y notificaciones en tiempo real, estaría en el buen camino sin necesidad de estrés ni gastos inconducentes. 

Eso no es todo lo que puede hacer la automatización. Además de las notificaciones de aprobación, tu panel de control te avisará cuando se acerquen las renovaciones, para que nunca pierdas la oportunidad de negociar los mejores precios para tu SaaS.

La parte superior herramientas de gestión de compras para PYME ofrecen flujos de trabajo personalizados que establecen las aprobaciones según tus condiciones, lo que significa la máxima rentabilidad para tus necesidades personalizadas. 

Gestionar estratégicamente a los proveedores

Todo ciclo de adquisición comienza con una necesidad y la búsqueda de una solución. Los proveedores proporcionan esas soluciones, pero no todos los proveedores tienen el mismo diseño. 

Te has tomado el tiempo necesario para eliminar a tus proveedores no competitivos. Ahora, mantenlo a largo plazo estableciendo sólo nuevas asociaciones mutuamente beneficiosas. 

La investigación es fundamental para determinar si un proveedor es el adecuado para tu empresa, y debes tener en cuenta el precio, el riesgo, la atención al cliente y la reputación para evitar costes futuros no deseados. 

El software de aprovisionamiento puede recordar detalles sobre proveedores de confianza para que tu investigación sea más rápida y te dé más opciones para hacer la elección perfecta. 

Sin embargo, la reducción de costes a largo plazo en este ámbito va más allá de la mera contratación de proveedores. Cultivar una relación sana y continuada es la clave de los beneficios a largo plazo. Tu software de aprovisionamiento puede apoyar tu relación con los proveedores con información como:

• Cuando las compras puedan consolidarse con menos proveedores.
• Oportunidades de crecimiento empresarial que pueden compartirse con los proveedores, fomentando tarifas competitivas.
• Opciones de servicios combinados.
• Cuando se pueden utilizar contratos a largo plazo para obtener precios favorables.
• Evaluación del servicio del proveedor y del ROI.

Externalizar las negociaciones

¿Es justo que tu empresa ni siquiera pueda poner los ojos en algunas ofertas o descuentos de proveedores escurridizos? Las soluciones de aprovisionamiento, como Spendbaseno lo creo. Las mejores herramientas de gestión de la contratación dicen: "Déjalo en nuestras manos".

Estas plataformas tienen la economía de escala y el volumen para conseguir ahorros significativos en SaaS, y con acceso a más de 200 proveedores de confianza, no tendrás que conformarte con lo segundo mejor. 

También se benefician de los conocimientos del sector y de la información actualizada sobre precios, lo que significa que tienes acceso a descuentos de hasta 80% en tus aplicaciones favoritas. 

Es una técnica de alto ROI para una reducción fiable de los costes de aprovisionamiento. Confía las negociaciones con los proveedores a los expertos y disfruta de una mayor productividad y más presupuesto para el desarrollo empresarial.