15 métricas de rendimiento de la contratación
para poner en marcha tu empresa

Has confiado en el mismo procedimiento de contratación durante años, acumulando muchos datos. ¿Pero sabes qué procesos prosperan y cuáles flaquean?

Si hace tiempo que no actualizas la forma en que tu empresa gestiona las compras, tu negocio podría estar estancado, sin un declive notable, pero tampoco sin crecimiento. 

O, lo que es peor, tu política manual de adquisiciones podría estar filtrando costes y cerrando los ojos a oportunidades basadas en el valor.

¿Cómo puedes optimizar el aprovisionamiento para que tu empresa vuelva a funcionar?

La clave está en las métricas. Una visión clara y granular de los datos de aprovisionamiento te ayuda a tomar las mejores decisiones para la mejora y la innovación de la empresa. 

Antes de entrar en detalles, veamos mejor qué puedes utilizar y cómo puedes evaluar el rendimiento de tu procedimiento de contratación. 

Cómo medir la eficacia de tu proceso de adquisición

Es tentador considerar unos cuantos ahorros de costes y descuentos como un resultado exitoso de la contratación. Por supuesto, ahorrar presupuesto es una prioridad clave para las empresas, pero no es la única medida de una contratación eficiente. 

Los KPI (indicadores clave de rendimiento) de aprovisionamiento son marcadores de datos y retroalimentación específicos del negocio. Los KPI evitan que te ahogues en datos y pierdas oportunidades vitales de valor. 

Los KPI hacen un seguimiento de elementos específicos de la contratación, proporcionando información útil sobre el coste, la calidad, el tiempo y el riesgo. Esto revela dónde destaca tu estrategia de aprovisionamiento y dónde necesita desarrollarse. 

Tus KPI deben reflejar tus objetivos empresariales e impulsarte hacia el crecimiento y la innovación. Sin embargo, hay un gran volumen de datos que se pueden recopilar. ¿Qué indicadores son los más importantes?

Algunas empresas recopilan todo lo que pueden. Esto puede llevar a la parálisis por análisis y, como resultado, a no tener tiempo para tomar decisiones y actuar. 

Algunos se centran únicamente en el coste, perdiendo potencial en otras áreas.

Valor holístico para tu empresa mediante un aprovisionamiento eficiente se consigue analizando diversos KPI. Tecnologías como Códigos QR puede ayudar a racionalizar el seguimiento del inventario y los proveedores, proporcionando datos en tiempo real que mejoran la eficacia operativa junto con el seguimiento de costes, la información al personal y las evaluaciones operativas.

Exploremos lo que tu empresa ganará con un enfoque centrado en los datos.

¿Por qué son importantes las métricas de los KPI?

Imagínate la escena. Tu empresa acaba de adquirir un nuevo software y está incorporando empleados. Ha sido un proceso largo y, como consecuencia, se han retrasado varios proyectos. Te preguntas: ¿Por qué ha tardado tanto?

Podrías seguir adelante, feliz de haberte incorporado por fin, y cruzar los dedos para que la próxima vez sea más rápida. 

O puedes utilizar Métricas KPI para identificar el problema y evitar que se repita. Un rápido vistazo a los promedios de tiempo de ciclo de los pedidos durante el último trimestre, por ejemplo, podría proporcionar una respuesta.

Como en cualquier otro ámbito de la empresa, el seguimiento de los KPI en tu procedimiento de aprovisionamiento aporta algunas ventajas, entre ellas:

• Oportunidades de ahorro de costes
• Gestión de riesgos 
• Mejoras en la eficiencia
• Aumento de la productividad
• Satisfacción del cliente

Pero para obtener beneficios en todas estas áreas, necesitas una completa visibilidad de la contratación. Los datos y la información en tiempo real son la clave para evaluar tu rendimiento con precisión en relación con tus objetivos y los puntos de referencia del sector. ¿El resultado? Una toma de decisiones inteligente. 

Por ejemplo, tu análisis puede sacar a la luz negociaciones lentas que no producen grandes descuentos. Tal vez algunos procesos internos estén causando ineficiencias en el ciclo de aprovisionamiento, o las relaciones con los proveedores sean deficientes, lo que da lugar a menos oportunidades de innovación. Sea cual sea el problema, no lo encontrarás sin KPI.

Los KPI transforman los datos brutos en mejoras procesables. Pero no existe una lista universalmente consensuada. Cada empresa opera en un sector diferente y tiene sus propios objetivos que cumplir. 

Aquí hemos recopilado los KPI más importantes para el aprovisionamiento moderno de SaaS, que conducen a ganancias de valor holísticas para tu empresa. 

15 KPI de aprovisionamiento que debes controlar hoy

Una visión granular de los indicadores clave de rendimiento (KPI) operativos, de personal, de ahorro de costes y de proveedores pondrá de manifiesto dónde está creciendo tu empresa y dónde está cayendo. 

KPI de ahorro de costes

Si superas regularmente tu presupuesto de aprovisionamiento, los siguientes KPI te mostrarán dónde hay costes sin gestionar. Primero, identifica y luego planifica mejoras para recuperar el control de tu presupuesto. 

Gasto gestionado (SUM)

El porcentaje de adquisiciones que se realizan con la aprobación del equipo de adquisiciones y siguiendo el protocolo correcto. 

Mide: Calcula un porcentaje utilizando el gasto total (incluidas las compras no aprobadas) y el gasto total aprobado.

Un porcentaje elevado representa una estrategia sólida de optimización de costes. El SaaS que estás comprando se ajusta a tus objetivos empresariales, y es probable que las relaciones con los proveedores sean sólidas.

Menos de 85% requiere más investigación. En mejores herramientas de contratación para pymes puede realizar auditorías periódicas para identificar y eliminar el gasto inconformista y la TI en la sombra.

Desviación del precio de compra (VPP)

La diferencia entre lo que una empresa espera pagar por una aplicación y el precio real. 

Medida: Resta el precio real del valor estimado. 

Un PPV sistemáticamente bajo sugiere que tu equipo de compras o tus negociadores no están consiguiendo descuentos significativos. Tal vez no tengan suficiente influencia para ajustar el tamaño de los servicios requeridos, lo que provoca un despilfarro de costes. 

Los resultados positivos del VPP deben celebrarse. Indican una negociación eficaz y acuerdos rentables. Y si no tienes un maestro negociador en plantilla, contratar expertos externos merece la pena hacerlo.

Evitación de costes 

Las medidas estratégicas utilizadas para mantener los niveles de gasto.

Medida:  Estima el coste potencial incurrido sin una gestión estratégica y resta el precio de una solución (por ejemplo, invertir en software de gestión de compras).

Tu coste potencial incluirá multas por violación de datos, amenazas de riesgo, interrupciones y reparaciones del software y almacenamiento o funciones desaprovechadas. 

Es probable que exista una brecha considerable si estás aplicando las mejores prácticas para la gestión de las adquisiciones, incluido el fomento de las relaciones con los proveedores. 

Retorno de la inversión en aprovisionamiento (ROI)

La rentabilidad global y el ahorro de costes de tu proceso de aprovisionamiento. 

Medida: Calcula la relación entre tu ahorro anual y tus costes internos anuales de aprovisionamiento. 

Este valor pone de relieve si tu proceso te ahorra costes, te los iguala o te drena el presupuesto. Es una visión más general de si el aprovisionamiento está funcionando, pero también tendrás que considerar el ahorro de costes blandos, como la evitación de costes, para comprender mejor dónde residen exactamente los problemas. 

KPI de proveedores

Los vendedores son partes externas, así que vigila atentamente las siguientes métricas para conseguir el mayor valor posible para tu empresa. 

Plazo de entrega del proveedor

Cuánto tarda un proveedor en suministrar un pedido después de recibirlo. 

Medida: Encuentra la diferencia entre la fecha de aceptación del pedido y la fecha de incorporación. 

Si esperas más de dos meses para lanzar un nuevo software vital, tu proveedor no es proactivo. ¿Se repite este patrón en todo tu inventario de proveedores? Entonces es hora de investigar y buscar nuevos proveedores. 

Tasa de defectos de suministro

El número de funciones deficientes dentro de las aplicaciones.

Medida: Divide el número total de funciones defectuosas por el número total de funciones presentes en tu suscripción. 

Cuando la tasa de defectos es alta, la gestión de riesgos es ineficaz. Los proveedores no han recibido suficiente escrutinio antes de realizar las compras. Reflexiona sobre las siguientes preguntas: ¿Se utilizan las revisiones de los clientes como parte de nuestro proceso de adquisición? ¿Investigamos lo suficiente sobre la reputación de los proveedores?

Tasa de cumplimiento

En qué medida los proveedores cumplen los requisitos y los SLA (acuerdos de nivel de servicio).

Medida: Calcula la diferencia entre acuerdos cumplidos y no cumplidos. 

Este KPI revela hasta qué punto tus proveedores de SaaS se ajustan a las condiciones contratadas, como precios, tiempos de respuesta, funciones y actualizaciones. Si es bajo, los empleados pueden tener la sensación de que el software no se ajusta a sus demandas, lo que lleva a un gasto inconstante. La identificación temprana elimina la arriesgada TI en la sombra en tu pila de SaaS. 

Disponibilidad del vendedor

En qué medida los proveedores satisfacen las necesidades que surgen para tu empresa.

Medida: Halla la relación entre el número de veces que los vendedores estuvieron rápidamente disponibles y el número total de consultas planteadas. 

Las necesidades de tu negocio cambiarán a medida que crezcas y es importante responder con rapidez a la evolución de la economía y la industria. Un ratio bajo indica proveedores fiables que merecen que repitas. 

Precisión de pedidos y facturas

Si los proveedores prestan los servicios adecuados en el momento oportuno. 

Medida: Calcula el porcentaje de pedidos de compra que se cumplieron tal y como se emitieron respecto al número total de pedidos de compra. 

Tendrás que incluir características, precios, cantidades y fechas de entrega en tu evaluación del cumplimiento del pedido. Es una buena práctica evaluar este KPI durante un periodo de tiempo.

Un porcentaje bajo podría significar un despilfarro de costes y un aumento de los gastos operativos adicionales.  

Calificación de la calidad del proveedor

El rendimiento y la fiabilidad del servicio y las relaciones con los proveedores.

Medida: Acumula las opiniones de cada una de las áreas clave anteriores, añade las opiniones de los empleados sobre el servicio al cliente y puntúa a los proveedores sobre 10. 

Esta clasificación general proporciona una visión general a la hora de comparar proveedores y facilita ver qué relaciones hay que cultivar o eliminar. 

KPI operativos

70% de las empresas afirman que el aumento de la eficiencia es el principal motivo para implantar soluciones de software de aprovisionamiento. Las operaciones eficientes obtienen el mayor valor de tu pila de SaaS. 

Duración del ciclo de pedido

El tiempo que se tarda en cumplir un pedido. 

Medida: Calcula el tiempo total empleado en el pedido desde su creación hasta la finalización del pago. 

Este valor descubre a tus proveedores fiables y pone al descubierto los ciclos de aprobación largos. Generalmente, si el tiempo de tu ciclo es superior a una semana, necesita mejorar. ¿Se atascan las aprobaciones en algún sitio?

Tasa de compras de emergencia

Con qué frecuencia necesita tu empresa hacer una compra urgente. 

Medida: Halla la relación entre las compras de emergencia y el número total de compras durante un periodo fijo. 

Una proporción elevada de compras urgentes es una señal de alarma. Tus planes y procesos de adquisición no están funcionando eficazmente si los departamentos necesitan hacer muchos pedidos de software por la vía rápida. Las compras apresuradas hacen que se pierdan descuentos, se reduzcan las oportunidades de adaptación y aumenten los costes. 

Número de proveedores homologados

Un inventario de proveedores es tu primer puerto de escala cuando investigas una nueva necesidad de software. 

Si tienes un número reducido de proveedores veteranos que tardan en adaptarse a los avances modernos, el estancamiento del negocio es inevitable. Por otra parte, demasiados proveedores reducen la posibilidad de descuentos por servicios agrupados y hacen más complicada la gestión de las relaciones. Consigue el equilibrio adecuado para optimizar los costes. 

KPI del personal

Número de contratos gestionados por empleado

El software de compras te permite designar la propiedad de las compras a empleados concretos. Aunque esto es un triunfo para la responsabilidad y la gestión, es importante no sobrecargar a los empleados con demasiados contratos. Los empleados deben ser productivos y tener retos, no estar quemados. 

Número de horas de formación por empleado

El equilibrio también es clave en la formación. El software que requiere largos periodos de formación o secuencias de incorporación puede interrumpir tareas importantes y reventar los plazos. Esta métrica también muestra si la formación se invierte en los departamentos correctos, o si está sesgada negativamente hacia un área innecesaria. 

Si estás comprometido con la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa, también puedes considerar métricas como el impacto medioambiental de tus proveedores. Además, las métricas de diversidad, por ejemplo las empresas propiedad de minorías, pueden ser esclarecedoras para ampliar tus horizontes y adoptar diferentes perspectivas para la innovación empresarial. 

Ahora que has anotado tus principales KPI de aprovisionamiento, te queda la gran pregunta "¿Cómo? ¿Cómo puedes analizar tantas métricas y ahorrar tiempo y energía en el proceso?