¿Cómo hacer que tu proceso de adquisición de software fluya sin problemas?

¿Necesitas una empresa? Hay más de 30.000 aplicaciones SaaS... ¡Es hora de comprar! Pero con una compra ineficaz, otra aplicación podría ser más una sorpresa que una optimización de costes. 

La compra de software ha cambiado enormemente en las últimas décadas. Antes, los informáticos o un responsable de compras compraban una licencia perpetua de una herramienta y la gestionaban para toda la empresa. 

Ahora, la mayoría del software se vende por suscripción. Esto abre la puerta a la compra rápida de nuevas herramientas interesantes, pero puede hacer que la adquisición parezca inmanejable. 

Con el uso creciente del SaaS, el Grupo Hackett informa de un 10.6% aumento de las necesidades de aprovisionamiento de las empresas en todo el mundo. El informe también destaca la preocupación por la falta de expertos en aprovisionamiento, que provoca ineficacia y despilfarro de dinero. 

Pero tu proceso de aprovisionamiento puede perfeccionarse con pasos más inteligentes y un pensamiento claro, allanando el camino para una operación fluida de principio a fin. 

¿Qué es un proceso de adquisición de software?

Es fácil enredarse con la terminología, pero en esencia, un proceso de adquisición de software es un método paso a paso para conseguir las herramientas que necesita tu empresa. 

Como cualquier flujo de trabajo dentro de tu organización, tener un proceso estandarizado hace que las cosas sean más fluidas, más visibles y menos susceptibles de riesgos.

Sin embargo, el aprovisionamiento va más allá de la mera compra. ¿Cuáles son las diferencias entre compras y aprovisionamiento? 

Compras

Las compras abarcan los pasos implicados en la compra de software, como la evaluación de las solicitudes, la creación de pedidos de compra, la recepción de los productos y su pago. Es una acción a corto plazo dentro del proceso de adquisición. 

Adquisiciones 

La adquisición es un proceso estratégico a largo plazo, desde la identificación de las necesidades de software hasta el mantenimiento de buenas relaciones con los proveedores. Si lo haces bien, tu empresa podrá beneficiarse de un ahorro de costes y de mejoras en la eficiencia del flujo de trabajo que crearán más espacio para el crecimiento y la innovación. 

Comprender los principios fundamentales que intervienen en el aprovisionamiento es el siguiente paso para lograr la optimización en toda la empresa. 

Principios de contratación

Tres elementos clave sientan las bases de las mejores prácticas de contratación: las personas, el proceso y el papeleo.

Personas

Atrás quedaron los días en que el personal informático se encargaba de las compras de software por su cuenta. La adquisición eficaz requiere ahora la colaboración entre departamentos y un pensamiento estratégico que se origine en una fuente centralizada de la verdad. 

Los colaboradores clave pueden ser:

• Jefes de departamento
• RRHH
• Jefes de compras
• TI
• Finanzas
• Legal

Cuanto mayor es el coste del software, más personas participan en la adquisición. Con tantos ojos en la adquisición de software, se reducen los riesgos y la toma de decisiones es económicamente beneficiosa.  

Sin embargo, también es necesario tener en cuenta los horarios de varias partes. Por ejemplo, si un aprobador está de vacaciones durante dos semanas, puede que el proceso tenga que iniciarse antes para tener en cuenta su aprobación a tiempo. 

Las personas no sólo son responsables de las decisiones de aprobación. Otras actividades, como la evaluación de proveedores, las negociaciones con vendedores y la gestión de contratos, también forman parte integrante del éxito de la contratación. Estas actividades se estudiarán con más detalle más adelante. 

Proceso

Un sistema bien establecido proceso de contratación facilita la adopción en toda la empresa y deja poco margen para los errores. La coherencia, la transparencia y la eficacia pueden suponer un importante ahorro de costes. 

Trámites

El papeleo físico es cosa del pasado, pero la documentación y los registros siguen siendo la base de cada paso del proceso. Los registros de pedidos de compra, las facturas y las pistas de auditoría deben ser precisos para respaldar el cumplimiento legal, la gestión financiera y la organización eficiente.

¿Cómo funcionan en la práctica estas tres áreas? Para ayudar a visualizar la realidad de la contratación, un diagrama de flujo es una herramienta valiosa. 

Flujo del proceso de adquisición

Los gráficos de flujo de procesos proporcionan una imagen clara y sencilla de cada nuevo trayecto de aprovisionamiento.  

Una representación gráfica de los pasos que deben dar los empleados en el proceso de contratación facilita el cumplimiento y reduce el riesgo de discrepancias. Todo el mundo sabe qué tareas deben completarse y cuándo.

Tales gráficos incluyen:

• Entradas: Puede incluir entradas de solicitudes o entradas de datos. Suelen producirse al inicio del proceso.
• Puntos de decisión: Respuestas mayoritariamente afirmativas o negativas; estas coyunturas garantizan que se tiene todo en cuenta antes de pasar al siguiente paso. Garantizan el cumplimiento de la política de la empresa y de la normativa externa. 
• Acciones: Estas actividades muestran que el personal designado debe hacer antes de que el proceso pueda continuar, como la investigación o las aprobaciones.
• Salidas: El resultado de acciones, como órdenes de compra aprobadas o pagos procesados. 

Cada organización tendrá ligeras variaciones en su proceso, pero de acuerdo con las mejores prácticas para la contratación, el flujo del proceso debe esbozarse y comunicarse al equipo.

Pasos del proceso de contratación

El proceso de adquisición, desde la solicitud hasta la compra, consta de muchos pasos, la mayoría de los cuales pueden automatizarse. De la solicitud a la compra, del aprovisionamiento al pago, o software "intake-to-pay", proporciona a las empresas una ayuda muy necesaria en las distintas fases de la contratación, para ahorrar tiempo y optimizar las oportunidades de ahorro de costes. 

Aquí tienes un desglose de los pasos clave del proceso de contratación. 

1. Identificar las necesidades

La auditoría periódica del uso y rendimiento de las aplicaciones puede revelar oportunidades de desarrollo en áreas de toda tu empresa. 

Por ejemplo, si tu actual software de gestión de proyectos no permite un acceso significativo a los recursos de un departamento concreto, es posible que no lo utilicen. Esto da lugar a flujos de trabajo menos eficientes y a un despilfarro de costes. 

Reconocer una necesidad de software es la primera etapa de la adquisición y puede lograrse fácilmente con un plataforma de gestión que ayuda a analizar el uso y a recoger las peticiones de los empleados. 

Antes de pasar al siguiente paso, es importante asegurarse de que la necesidad se ajusta a los objetivos generales de la empresa y no sólo satisface un "deseo" o una preferencia. 

2. Crea una solicitud de compra

Para iniciar el proceso formal, hay que presentar una solicitud de software. La solicitud debe incluir información como el departamento que solicita la herramienta, el precio previsto, la fecha límite de aprobación, etc. 

La información que debe presentarse suele estar predefinida por el especialista en adquisiciones en un espacio en blanco o en un formulario para normalizar las solicitudes. La información puede variar en función de la empresa, pero debe proporcionar detalles suficientes para que los aprobadores decidan sobre la solicitud.

3. Investigar y seleccionar un proveedor

Elegir al proveedor adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa es un paso fundamental. Si se hace bien, puede conducir a relaciones de aprovisionamiento a largo plazo, con negociaciones sanas y futuras oportunidades fiables de ahorro de costes. 

Los proveedores potenciales son investigados y evaluados por el Equipo de Adquisiciones, que examina aspectos como:

• Reputación y opiniones
• Coste
• Rapidez del servicio
• Atención al cliente
• Calidad del producto
• Alineación de valores, por ejemplo, sostenibilidad
• Seguridad 
• Conformidad

También puedes solicitar una VPAT (Plantilla Voluntaria de Accesibilidad del Producto) a tus posibles proveedores. En ella se indica en qué medida el producto se ajusta a las normas de accesibilidad y te ayuda a planificar cualquier medida de acceso igualmente eficaz que pueda ser necesario aplicar. 

Es una buena práctica reunir al menos tres presupuestos de proveedores adecuados en esta fase. Teniendo en cuenta no sólo el precio, sino todas las áreas clave de evaluación, decide qué proveedor proporcionará el mejor valor para la empresa. 

4. Revisar la solicitud

Esto sirve como punto de control. ¿La solicitud es exacta, cumple la normativa y hay disponibilidad presupuestaria? 

En caso afirmativo, la solicitud de compra se aprueba y se convierte en un PO (pedido de compra). Las solicitudes rechazadas se devuelven al solicitante con un motivo de rechazo. 

5. Negociar el contrato

Puede que hayas elegido la mejor oferta de proveedor, pero en esta fase aún hay oportunidad de ahorrar costes. 

Negociar el almacenamiento, las licencias y las condiciones de suscripción garantiza que el software tenga el tamaño adecuado para tu empresa y no provoque derroches innecesarios de SaaS. 

Afortunadamente, los negociadores expertos en vendedores pueden quitarte esto de encima y gana descuentos de vendedor de 45-50%. 

6. Gestionar el pedido

Una vez acordados el precio y los detalles, y firmado el contrato, se emite una OC (orden de compra) al proveedor. También decidiréis los plazos de entrega del software y los detalles de incorporación para garantizar que no haya sorpresas ocultas. 

7. Tramita la factura y paga

A continuación, el proveedor presentará una factura. En ella se proporcionan detalles del servicio, un desglose de los costes y un plazo para el pago. Es tu última oportunidad para comprobar que todo te funciona y que el precio es exacto. El departamento financiero debe pagar antes de la fecha límite.

8. Mantenimiento de registros 

Ahorra mucho tiempo llevando un registro exhaustivo de las actividades de aprovisionamiento. De este modo, cada nueva contratación no tendrá que empezar de cero, y las plantillas podrán adaptarse para agilizar el proceso. 

Utilizar una plataforma centralizada para obtener la máxima visibilidad es fundamental para el éxito continuo de las adquisiciones. Arriba plataformas de contratación ofrecen una única fuente de verdad y acciones automatizadas, ahorrando horas valiosas y agilizando un proceso que, de otro modo, sería largo. procedimiento. 

Ciclo del proceso de contratación

Las empresas de éxito reconocen que la contratación no es lineal, sino cíclica. 

Cada aplicación SaaS adquirida se incorpora a la pila de software de tu empresa y necesita ser revisada, renovada y, a veces, suspendida. Todo esto se centra en las necesidades de tu empresa, que evolucionan como debe hacerlo un ecosistema en crecimiento.

La clave aquí es que la contratación no termina con un pago. Requiere un mantenimiento continuo de las relaciones con los proveedores para garantizar la asistencia y el acceso a las mejores ofertas. También exige una auditoría regular y rigurosa del SaaS para revelar cualquier actualización de las necesidades de la empresa a medida que creces. 

Ver la naturaleza interminable del aprovisionamiento en todo su esplendor puede parecer abrumador. Ciertamente, si todavía dependes de acciones manuales para múltiples etapas de tu proceso, esto puede parecer inmanejable. 

Pero, los retos de la contratación pueden erradicarse con la mejores herramientas de optimización de la contratación. 

Flujo de trabajo de aprovisionamiento automatizado

Con oportunidades de ahorro de costes en casi cada paso, es fácil ver por qué 83% de los CPO (Chief Product Officers) se plantean digitalizar su proceso de aprovisionamiento. 

Las prácticas manuales plantean retos críticos como

• Flujos de trabajo de aprobación complejos
• Selección precipitada de proveedores
• Falta de gestión de proveedores
• Pérdida de oportunidades de ahorro
• Registro inexacto
• Riesgos de cumplimiento
• Gasto inconformista
• Adaptabilidad reducida: cambios en el mercado
• Problemas de integración y adopción en toda la empresa 

Para evitar estas amenazas, merece la pena invertir en un plataforma de adquisiciones.

Por ejemplo, Spendbase se especializa en el proceso de contratación y ayuda a las empresas que no tienen un departamento de contratación lo suficientemente grande para sus crecientes necesidades. 

Sus flujos de trabajo y notificaciones automatizados aceleran las aprobaciones y ofrecen visibilidad sobre cada solicitud de compra. 

Y lo que es aún mejor, con una plataforma centralizada, la auditoría de las aplicaciones es rápida pero exhaustiva, lo que facilita la transición a través del ciclo de vida de las adquisiciones. 

Siéntete en control con características notables como: 

• Flujos de trabajo de aprobación lineal y condicional. Cada solicitud sigue la trayectoria más suave desde su presentación hasta su finalización.
• Notificaciones automáticas. Las actualizaciones en tiempo real para aprobadores y solicitantes ayudan a mantener el proceso dentro de los plazos previstos y garantizan que las decisiones finales se tomen antes de la fecha de vencimiento. 
• Integración con Slack. Los empleados envían, siguen y aprueban solicitudes sin salir de su principal herramienta de comunicación. Un ganador para la adopción en toda la empresa. 
• Ahorro de costes con descuentos: Descuentos en software y servicios en la nube a los que normalmente no llegarías. Puedes ahorrar 39% en tu software gracias a la ayuda de Spendbase en las negociaciones con los proveedores. 

Para llevar

Hagamos de la adquisición de software un punto fuerte, no un quebradero de cabeza. Esto es lo que hemos tratado:

1. La contratación no es sólo comprar-es un proceso estratégico que ahorra dinero y crea relaciones más sólidas con los proveedores.
2. Alinea la contratación con los objetivos de tu empresa para evitar el despilfarro y optimizar el rendimiento en todos los departamentos.
3. La investigación de proveedores es crucial-las relaciones a largo plazo con los proveedores adecuados desbloquean mejores tratos y operaciones más fluidas.
4. La automatización puede ahorrarte-Los procesos manuales consumen mucho tiempo, son propensos a errores y pierden oportunidades de ahorrar costes.
5. El éxito de la contratación es cíclico-Gestionar los contratos, auditar el software y mantener las relaciones con los proveedores es un esfuerzo continuo.
6. Centralizar y digitalizar para aumentar la eficacia-una única plataforma crea una "fuente de la verdad" y garantiza el cumplimiento, la transparencia y el control.

El aprovisionamiento, cuando se optimiza, pasa de ser un proceso engorroso a una función vital que impulsa tu negocio. Invierte tiempo y recursos ahora, y recoge los beneficios durante años.