La visibilidad de las adquisiciones es clave para el control de tu presupuesto

Controlar el gasto de tu empresa es difícil. La visibilidad del aprovisionamiento cambia eso. Sin ella, los costes se escapan. Con ella, ganas control y ahorras dinero. 

Cuando puedes ver cada paso del proceso de adquisición, detectas el despilfarro antes de que se produzca, ajustas los procesos y te mantienes siempre dentro del presupuesto. 

¿Qué es la visibilidad del aprovisionamiento?

La visibilidad del aprovisionamiento se refiere a la total transparencia de las operaciones internas, el gasto y los procesos de compra dentro de la organización. Permite a los equipos hacer un seguimiento de las compras, los proveedores y los costes en cada fase del ciclo de aprovisionamiento. 

Con información en tiempo real, los responsables de la toma de decisiones pueden identificar a dónde va el dinero, detectar ineficiencias y optimizar las estrategias de aprovisionamiento para evitar gastos innecesarios. 

Como resultado, las actividades de aprovisionamiento se alinean con los objetivos empresariales y dan a los responsables de la toma de decisiones acceso a datos en tiempo real. También les ayuda a controlar el gasto de forma más eficaz y a mantener mejores relaciones con los proveedores.

Cómo la visibilidad del aprovisionamiento conduce a la visibilidad del gasto

En muchas organizaciones, los Directores de Categoría de Aprovisionamiento y los Jefes de Aprovisionamiento comienzan su proceso de aprovisionamiento con el análisis del gasto anterior de la empresa. Intentan comprender quiénes son sus proveedores, cuánto gasta la empresa por cada uno de ellos y en qué país, región y lugar se emitieron las facturas. 

Por desgracia, este proceso no es tan fácil como parece cuando la empresa empieza a escalar sus operaciones y quiere reunir todos los datos de gastos en un solo lugar.  

Los complejos procesos de adquisición creados a nivel corporativo suelen fracasar cuando se extienden a múltiples entidades. La razón es sencilla: cada entidad funciona de forma diferente, y un enfoque único para todos conduce a una visibilidad y un cumplimiento incoherentes. 

Por eso, un enfoque más práctico es empezar con la visibilidad de las adquisiciones en el nivel más fundamental: los datos iniciales de las facturas. El seguimiento de las facturas proporciona una visión inmediata de cómo se producen los gastos en toda la empresa.

Cada factura se convierte en un valioso punto de datos y permite a los equipos de aprovisionamiento identificar lagunas en el proceso y ajustar las políticas de gasto en consecuencia. A medida que aumenta la visibilidad de las facturas, los equipos de compras pueden centrarse en consolidar proveedores, establecer objetivos de ahorro y racionalizar gradualmente los procesos en toda la organización. 

Una estrategia de este tipo ayuda a las empresas a alcanzar objetivos de aprovisionamiento realistas y a evitar las trampas de los costosos sistemas a gran escala que no se alinean con las operaciones diarias. De este modo, la visibilidad del aprovisionamiento conduce a la visibilidad del gasto desde el primer día. 

Ventajas de la visibilidad del proceso de adquisición

Cuando las empresas tienen una visión clara de sus actividades de aprovisionamiento, les permite agilizar los procesos, optimizar el gasto y garantizar el cumplimiento. Estas son las principales ventajas de la visibilidad de las compras:

• Una visibilidad clara de los gastos conduce a ajustes proactivos de los presupuestos, alineando las finanzas de la empresa con los objetivos estratégicos.
• Los equipos de aprovisionamiento establecen relaciones más sólidas y gestionan a los proveedores con mayor eficacia. Esta visibilidad permite a los equipos supervisar el rendimiento, evaluar el cumplimiento y negociar mejores condiciones para futuros contratos.
• Todas las compras de la empresa siguen políticas internas y normativas externas, lo que hace que los procesos de adquisición sean transparentes y conformes.
• La visibilidad de los patrones de gasto y las relaciones con los proveedores conduce a una toma de decisiones más inteligente y a un uso más eficiente de los recursos en toda la empresa.

Retos para lograr la visibilidad de las adquisiciones

Conseguir una visibilidad total en el aprovisionamiento no es tarea fácil. Muchas organizaciones luchan por racionalizar sus procesos de aprovisionamiento debido a una combinación de ineficiencias operativas y resistencia al cambio. A continuación se exponen algunos de los retos más importantes a los que se enfrentan las empresas:

1. Falta de procesos estandarizados para la Admisión hasta la Adquisición

Sin un proceso de adquisición claro y estandarizado, las empresas tienen dificultades para mantener la visibilidad de todas las actividades de compra. 

Esto puede dar lugar a órdenes de compra que faltan o se retrasan, relaciones fragmentadas con los proveedores y datos de gastos dispersos. Cuando cada departamento sigue métodos de aprovisionamiento diferentes, centralizar estos datos se convierte en un reto importante.

Esta incoherencia afecta directamente a la eficacia con la que las empresas pueden gestionar el gasto y las relaciones con los proveedores, creando puntos ciegos en la visibilidad de las compras.

2. Poco conocimiento del funcionamiento de los proveedores

Muchas empresas tienen dificultades para obtener información en tiempo real sobre el rendimiento, la salud financiera o las prácticas medioambientales de sus proveedores.

Según el estudio de KPMGSin embargo, muchas empresas carecen de visibilidad sobre el rendimiento de sus proveedores primarios, incluidos aspectos como la estabilidad financiera y la capacidad de producción.

Esta falta de transparencia crea riesgos en la cadena de suministro, que pueden dar lugar a ineficacias, retrasos en las entregas y fallos en el cumplimiento.

3. Los empleados no siguen los procesos existentes y se resisten a los cambios

Incluso cuando existen procesos, los empleados suelen saltárselos porque son demasiado complejos o llevan demasiado tiempo. Por ejemplo, los empleados pueden saltarse los pasos formales de aprobación o utilizar proveedores no preferidos, lo que complica aún más las operaciones de adquisición. 

Hay muchas otras razones por las que los empleados no están dispuestos a adoptar nuevos sistemas:

• A los empleados puede preocuparles que los nuevos sistemas de contratación hagan que sus funciones sean menos necesarias y teman el desplazamiento laboral.
• Sin pruebas concretas de que las nuevas herramientas aportarán beneficios claros, los empleados pueden dudar en utilizarlas. Puede dominar la mentalidad de "si no está roto, no lo arregles".
• Los empleados suelen acostumbrarse a sistemas heredados o a proveedores concretos.
• Algunos empleados pueden temer que los nuevos procesos de adquisición saquen a la luz ineficiencias, incumplimientos o prácticas poco éticas dentro de la organización.

Formas de conseguir visibilidad en la contratación 

La visibilidad de las adquisiciones no se produce automáticamente. Para superar estos retos, las empresas deben emprender acciones específicas para aportar visibilidad a cada fase del proceso de aprovisionamiento.

A continuación encontrarás algunas estrategias que pueden ayudarte:

• Normalización del proceso de contratación. Crea un proceso estructurado de admisión a contratación que sigan todos los departamentos. Como resultado, las solicitudes de aprovisionamiento seguirán un camino coherente, lo que ayudará a las empresas a capturar y realizar un seguimiento más eficaz de cada transacción. 
• Automatización de los flujos de trabajo de aprobación. Introducir sistemas automatizados que reduzcan la intervención manual, acelerando el proceso de aprovisionamiento y disminuyendo el riesgo de error humano. Controla que cada paso del ciclo de aprovisionamiento se complete en tiempo real, dando a los gestores de aprovisionamiento acceso instantáneo a los datos. 
• Adopción por los empleados. Integra las herramientas de aprovisionamiento en plataformas que los empleados ya utilicen. Por ejemplo, Spendbase software de gestión de compras se integra con Slack para llevar la contratación al espacio de trabajo cotidiano. Los empleados pueden hacer solicitudes, hacer un seguimiento de las aprobaciones y recibir actualizaciones, todo dentro de Slack. 

Cómo conseguir visibilidad en cada fase del ciclo de aprovisionamiento 

Cómo mejoran la visibilidad las herramientas de aprovisionamiento

Para conseguir visibilidad en las compras, las empresas tienen que obtener un control estratégico del gasto y evitar sorpresas financieras. Las herramientas de aprovisionamiento ofrecen una solución integral para agilizar los procesos, centralizar los datos y garantizar una gestión eficaz de los ciclos de aprovisionamiento. 

Características clave de las herramientas de contratación para lograr visibilidad

• Gestión centralizada de datos. Un aspecto clave de la visibilidad es tener todos los datos relacionados con las adquisiciones en un solo lugar. Las herramientas de aprovisionamiento centralizan los datos de los pedidos de compra, los detalles de los proveedores, las facturas y los pagos. Esto proporciona a los responsables de la toma de decisiones información en tiempo real, ayudándoles a tomar decisiones informadas y basadas en datos.
• Flujos de aprobación automatizados. La automatización reduce las intervenciones manuales, que pueden introducir errores y retrasos. Con los flujos de trabajo automatizados, las solicitudes de aprovisionamiento, las aprobaciones y los procesos de incorporación de proveedores avanzan con eficacia. Como resultado, los datos se actualizan continuamente y están disponibles para su análisis.
• Seguimiento y análisis del gasto en tiempo real. Las herramientas de aprovisionamiento proporcionan un seguimiento en tiempo real de los gastos, las aprobaciones y las interacciones con los proveedores. Además, las funciones de análisis de gastos ayudan a los equipos de compras a identificar ineficiencias como gastos duplicados, oportunidades de negociación perdidas o costes excesivos en determinadas categorías.
• Capacidad de integración. La mayoría de las herramientas de aprovisionamiento se integran con la pila tecnológica de tu empresa. La perfecta integración con las herramientas de gestión de proyectos, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y las plataformas de comunicación ayuda a los usuarios a acceder a las funciones de aprovisionamiento sin tener que cambiar entre varios sistemas.
• Gestión flexible del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo flexibles permiten a los gestores de adquisiciones adaptar los procesos de aprobación a diferentes equipos, departamentos o escenarios, y abarcan todos los aspectos del proceso de adquisición.

Spendbase para la visibilidad de las compras en las PYME

Las funciones de aprovisionamiento de Spendbase abordan los principales retos a los que se enfrentan las medianas empresas y ayudan a controlar el gasto, mejorar la eficacia y garantizar la visibilidad del proceso de aprovisionamiento:

• Flujos de trabajo flexibles Crea una jerarquía clara para las aprobaciones de solicitudes de compra. Cada solicitud llega a la persona adecuada en el momento adecuado, evitando que se infrinjan las jerarquías de aprobación.
• Cada solicitud se rastrea de principio a fin. Esta transparencia ayuda a los equipos de compras y a los gestores financieros a mantenerse alineados con los objetivos presupuestarios.
• Los usuarios pueden hacer y aprobar solicitudes directamente desde Slackfacilitando la adopción en toda la empresa y mejorando la visibilidad general.
• Spendbase proporciona acceso a descuentos de proveedores y te ayuda a conseguir importantes ahorros. 
• La plataforma ayuda a controlar el gasto y abordar de forma proactiva la desviación del presupuesto y optimizar las estrategias de aprovisionamiento.