Adquisición frente a compra:
Conocer la diferencia puede cambiarlo todo

¿Cuál es la diferencia entre aprovisionamiento y compras? Es más de lo que crees, y saberlo puede ahorrar a tu empresa tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

El aprovisionamiento y las compras pueden parecer similares a primera vista, pero no lo son.

El aprovisionamiento es estratégico, mientras que las compras son tácticas. 

Pero ambos son esenciales.

Cuando entiendas cómo funcionan, encontrarás nuevas formas de ahorrar tiempo, reducir costes y hacer que tus procesos sean más fluidos.

Este artículo te lo explicará todo. Aprenderás:

• Lo que realmente significan las adquisiciones y las compras.
• Guías paso a paso de cada proceso.
• En qué se diferencian y por qué es importante.
• Cómo trabajan juntos en el ciclo de adquisición a pago.

¡Empecemos!

¿Qué es la contratación?

El aprovisionamiento es un proceso que garantiza que tu empresa obtiene los bienes o servicios adecuados al mejor precio posible. Esto se hace al tiempo que se establecen relaciones duraderas con los proveedores. 

Una buena estrategia de aprovisionamiento garantiza que tu empresa obtenga los bienes y servicios adecuados.

¿Son lo mismo las adquisiciones y las compras? No del todo. A diferencia de las compras, que se centran en las transacciones, las adquisiciones implican pasos diseñados para alinear el gasto con tus objetivos más amplios.

• Empieza por identificar lo que necesita tu empresa.
• Incluye investigar y examinar a los posibles proveedores.
• Negociar contratos es una parte clave del proceso.
• Por último, el aprovisionamiento garantiza que todo se entregue a tiempo y cumpla las normas acordadas.

No se trata sólo de ahorrar dinero. Se trata de crear valor a largo plazo, reducir riesgos y mejorar la calidad de aquello en lo que confía tu empresa.

Ejemplo:

Imagina que eres un director de TI dedicado a la adquisición de SaaS que busca la plataforma SaaS perfecta para su empresa. 

No te limitas a elegir la opción más barata: evalúas las necesidades de tu empresa, investigas a los proveedores, negocias las condiciones y te aseguras un acuerdo que funcione ahora y pueda crecer con tu negocio. 

Eso es la contratación pública en acción.

Es estratégico, relacional y crucial para mantener tu negocio en marcha.

Pasos del proceso de contratación

El proceso de adquisición no consiste simplemente en elegir la primera opción que parezca buena. Es un proceso detallado y estratégico diseñado para asegurarte de que obtienes el mejor valor al tiempo que reduces los riesgos. 

He aquí cómo se articula todo, asegurando que cada paso se optimiza para la eficacia y la visibilidad de la contratación:

Paso 1: Identificar las necesidades

Todo buen viaje de aprovisionamiento empieza aquí. ¿Qué necesita realmente tu empresa? Este paso consiste en alinear los objetivos de tu empresa con la solución adecuada.

Ejemplo: Te das cuenta de que a tu equipo le cuesta hacer un seguimiento de los proyectos y necesita una herramienta SaaS de colaboración para agilizar los flujos de trabajo.

Consejo: Involucra a todos. No adivines lo que tu empresa necesita: ¡pregúntalo! Una encuesta rápida o una sesión de lluvia de ideas con tu equipo puede descubrir ideas que podrías pasar por alto por tu cuenta. 

Paso 2: Investigación de mercado y búsqueda de proveedores

Es hora de salir al mercado. Aquí es donde investigas a los proveedores para encontrar el más adecuado.

Piensa en calidad, coste, fiabilidad y velocidad de entrega. Hacer los deberes ahora evita dolores de cabeza después.

Ejemplo: Busca tres proveedores de SaaS y compara sus precios, opiniones de clientes y funciones adicionales.

Consejo: Haz tus deberes. Utiliza plataformas online como G2 para explorar las opiniones de los proveedores. Es más rápido que empezar de cero, y obtendrás una visión clara de qué proveedores satisfacen tus necesidades específicas. 

Paso 3: Solicitud de propuestas (RFP) o presupuestos (RFQ)

Ahora te pones formal. Una RFP o RFQ te ayuda a entender lo que ofrecen los proveedores.

Este paso garantiza la claridad y te da opciones adaptadas a tus necesidades.

Ejemplo: Envías una RFP pidiendo a los proveedores que muestren cómo su software puede gestionar más de 200 usuarios y proporcionar integraciones personalizadas.

Consejo: Haz las preguntas difíciles. Tu RFP no es sólo una formalidad, es tu oportunidad de poner a prueba a los proveedores. Incluye preguntas que indaguen en su capacidad para hacer frente a tus retos específicos, como escalar rápidamente o satisfacer las necesidades de cumplimiento.

Paso 4: Evaluación y selección de proveedores

No todos los proveedores son iguales. Aquí es donde analizas las propuestas para encontrar la mejor combinación de coste, valor y fiabilidad.

Ejemplo: Tras revisar las propuestas, eliges un proveedor con precios escalables y una excelente atención al cliente.

Consejo: Puntúalo. Cuando te enfrentes a múltiples opciones, crea una hoja de puntuación. Puntúa a los proveedores en función del coste, la calidad, la atención al cliente y cualquier otro aspecto importante para tu empresa.

Paso 5: Negociación y finalización del contrato

Es hora de cerrar el trato. Negociarás el precio, las condiciones de asistencia y los plazos de entrega.

Un contrato sólido fija el valor y garantiza que ambas partes tengan claras sus expectativas.

Ejemplo: Te aseguras un descuento por comprometerte a un acuerdo de dos años y te aseguras de que incluya formación para tu equipo.

Consejo: Ven preparado. Conoce lo que es negociable y lo que no. Investiga sobre las cláusulas contractuales habituales en tu sector, y entra en las negociaciones con tres prioridades no negociables. 

Paso 6: Realización del pedido y ejecución

Aquí es donde empiezan a girar las ruedas. Una vez firmado el contrato, haces el pedido y empiezas a desplegar la solución.

Ejemplo: El proveedor de SaaS establece tu equipo, configura el sistema y ofrece sesiones de incorporación.

Consejo: Marca el tono desde el principio. En cuanto hagas el pedido, programa una reunión inicial. No tiene por qué ser formal, pero debe establecer las expectativas, aclarar las funciones y alinear los plazos.

Paso 7: Supervisión y gestión de las relaciones con los proveedores

El proceso no se detiene una vez entregado el producto. Tienes que hacer un seguimiento del rendimiento, resolver los problemas y mantener una buena relación.

Ejemplo: Compruebas regularmente el rendimiento del sistema y asistes a reuniones trimestrales de revisión con tu proveedor.

Consejo: No te quedes callado. Las revisiones periódicas con tu proveedor, ya sean trimestrales o mensuales, mantienen sana la relación. Utiliza estas sesiones para revisar las métricas de rendimiento e intercambiar ideas sobre cómo mejorar. 

¿Qué es comprar?

Las compras es donde se produce la acción. Es el proceso de adquirir bienes o servicios que tu empresa necesita en ese momento. Las compras y el aprovisionamiento son procesos estrechamente relacionados, pero distintos.

A diferencia de las adquisiciones, que se centran en la estrategia y las relaciones, las compras tienen que ver con la ejecución. Se trata de eficiencia: conseguir los artículos adecuados, en el momento adecuado, por el precio adecuado.

• Es transaccional. Compras se ocupa de las compras cotidianas. Piensa en preparar pedidos de compra, aprobar solicitudes y garantizar que los pagos se realizan a tiempo.
• Está centrado. El objetivo es sencillo: satisfacer una necesidad de forma rápida y rentable.

Ejemplo:

Imagina que tu equipo de marketing necesita licencias SaaS adicionales para incorporar a nuevos empleados. El proceso comienza con un formulario de solicitud. Una vez aprobado internamente, se envía una orden de compra al proveedor de SaaS. Poco después, tu equipo está en marcha, equipado con las herramientas que necesita para tener éxito. Eso es comprar, eficiente y al grano.

H2: Pasos en el proceso de compra

Comprar no consiste sólo en hacer un pedido: se trata de garantizar que cada paso sea fluido, eficiente y sin errores. 

Así es como ocurre:

Paso 1: Recibir la solicitud de compra

Alguien de tu equipo identifica una necesidad y presenta una solicitud para su aprobación. Es el primer punto de control del proceso de compra.

Ejemplo: Tu equipo informático solicita 10 nuevas licencias SaaS para la incorporación de empleados, explicando por qué son necesarias y cómo se utilizarán.

Consejo: Hazlo bien desde el principio. Asegúrate de que los formularios de solicitud sean detallados y claros, incluyendo aspectos como qué se necesita, por qué se necesita y cuándo se necesita. 

Paso 2: Aprobación de la solicitud

No todas las solicitudes reciben luz verde inmediatamente. La solicitud debe ser revisada y aprobada por las personas adecuadas para garantizar que se ajusta a los presupuestos y políticas.

Ejemplo: El equipo financiero coteja la solicitud con el presupuesto del departamento y confirma que el gasto se ajusta a los objetivos de la empresa.

Consejo: No dejes que las aprobaciones se alarguen. Utiliza flujos de trabajo automatizados para enviar las solicitudes directamente a la persona adecuada y evitar retrasos. 

Paso 3: Solicitar y evaluar presupuestos

Es hora de comparar precios. Si necesitas presupuestos, este paso te asegura que consigues la mejor oferta sin comprometer la calidad.

Ejemplo: Para las licencias SaaS, el equipo de compras confirma el precio con el proveedor y explora descuentos para un acuerdo plurianual.

Consejo: Echa una red amplia. Pide siempre al menos tres presupuestos y tómate tu tiempo para comparar. El precio es importante, pero también lo son las condiciones de entrega, las garantías y los extras ocultos. 

Paso 4: Emitir la orden de compra (OC)

Es el visto bueno oficial. La solicitud se convierte en una orden de compra, que actúa como un contrato entre tú y el proveedor.

Ejemplo: El pedido se envía al proveedor de SaaS, detallando el número de licencias, el precio y el plazo de entrega previsto.

Consejo: La precisión lo es todo. Antes de enviar la OC, comprueba dos veces cada detalle, como la cantidad, el precio y los plazos de entrega. 

Paso 5: Recibir bienes o servicios

Ahora se trata de asegurarte de que recibes aquello por lo que has pagado. Los bienes se comprueban, los servicios se 

revisados, y se señala cualquier discrepancia.

Ejemplo: El proveedor de SaaS activa las licencias, y tu equipo informático las prueba para asegurarse de que cumplen las expectativas.

Consejo: Nunca des por sentado que todo va bien. Utiliza una lista de comprobación para confirmar que los artículos son los pedidos o que los servicios cumplen las expectativas. Si algo no está bien, plantealo inmediatamente. 

Paso 6: Tramitación de la factura y pago

Por último, el proveedor envía una factura, que se coteja con el pedido, y una confirmación de entrega antes de efectuar el pago.

Ejemplo: El equipo financiero revisa la factura del proveedor de SaaS, se asegura de que se ajusta a las condiciones acordadas y procesa el pago a tiempo.

Consejo: Comprueba, comprueba y vuelve a comprobar. Haz coincidir la factura con la orden de compra y el recibo. Es un paso rápido pero esencial para evitar errores o pagos excesivos. 

Adquisición frente a compra: Diferencias clave

Adquisiciones y compras pueden parecer lo mismo, pero no lo son. 

El aprovisionamiento tiene que ver con la estrategia, pensar a largo plazo, establecer relaciones y alinear el gasto con los objetivos de tu empresa. 

Compras, en cambio, se centra en la ejecución. Es el lado táctico de las cosas, asegurarse de que se hacen los pedidos, se entregan las mercancías y se efectúan los pagos.

Comprender las diferencias clave entre compras y aprovisionamiento puede ayudar a tu empresa a optimizar ambos procesos.

Comparación entre adquisición y compra

Piensa en el aprovisionamiento y las compras como partes de un mismo proceso. Juntas, forman el ciclo de adquisición a pago, que vincula la estrategia y la ejecución en un flujo sin fisuras. Así es como funciona:

Pasos de la contratación

• Identifica las necesidades: Empieza por averiguar qué necesita exactamente tu empresa.
• Proveedores de origen: Investiga y examina a los posibles proveedores. Asegúrate de que cumplen tus normas de calidad y coste.
• Negociar y finalizar contratos: Fija acuerdos que aporten valor y minimicen el riesgo.

Pasos de la compra

• Levantar órdenes de compra: Aquí es donde empieza la acción. Convierte las solicitudes en pedidos oficiales con todos los detalles.
• Recibir bienes o servicios: Comprueba todo cuando llegue. ¿Cumple las normas acordadas? Si no es así, márcalo inmediatamente.
• Tramitar facturas y pagos: Coteja la factura con el pedido y el recibo de entrega, y luego autoriza el pago. Sin sorpresas ni retrasos.

El papel de la tecnología en la contratación y las compras

La tecnología está reconfigurando el aprovisionamiento y las compras, ayudándote a trabajar de forma más rápida, inteligente y eficaz.

Así se hace software de compras puede transformar tu proceso:

• Automatiza las cosas aburridas. Los formularios de solicitud, las aprobaciones y el cotejo de facturas son tareas repetitivas que se eternizan si las haces manualmente. Las plataformas de aprovisionamiento electrónico las gestionan todas automáticamente, ahorrándote tiempo y reduciendo costosos errores.

• Convierte los datos en decisiones. Las herramientas modernas de aprovisionamiento no se limitan a recopilar datos, sino que te ofrecen información en tiempo real. Haz un seguimiento del gasto, mide el rendimiento de los proveedores y detecta oportunidades para reducir costes. Tomarás decisiones más inteligentes con mayor rapidez.

• Pon a todo el mundo de acuerdo. Los sistemas basados en la nube facilitan el trabajo en equipo. Con cuadros de mando compartidos, los equipos de compras, finanzas y operaciones pueden colaborar sin problemas, evitando retrasos y confusiones.

• Simplifica el caos del SaaS. Gestionar las licencias de software puede ser una pesadilla. especializado herramientas de contratación para PYME seguimiento de lo que consumes, marca las suscripciones no utilizadas y evita que pagues de más. Esto cambia las reglas del juego.

• Trabaja más inteligentemente, no más duro. La tecnología no sólo acelera las cosas, sino que te da el control. Con flujos de trabajo racionalizados y una mejor supervisión, pasarás menos tiempo luchando contra los incendios y más centrándote en lo que realmente importa.