Una gestión eficaz del presupuesto SaaS empieza por invertir en las herramientas adecuadas

¿Se te va de las manos tu presupuesto de SaaS? Cuando tu empresa es pequeña y crece rápidamente, la gestión proactiva del presupuesto SaaS se convierte en un salvavidas. 

El aumento de las suscripciones a aplicaciones, las renovaciones no controladas y las licencias no optimizadas pueden agotar los recursos rápidamente. 

Profundicemos en ideas prácticas y estrategias de eficacia probada en la planificación presupuestaria de SaaS que te ayudarán a optimizar la adopción de herramientas SaaS y a replantearte estratégicamente tu presupuesto de TI. 

Seguimiento del uso del SaaS y medición del ROI: por qué es importante

¿Qué es la presupuestación SaaS?

El presupuesto SaaS es el proceso de planificación, asignación y gestión de los recursos financieros destinados específicamente a las suscripciones SaaS dentro de una organización.

Implica prever los gastos, evaluar el uso de las aplicaciones y hacer un seguimiento de los ciclos de renovación para garantizar que cada herramienta se ajusta a las necesidades empresariales y a las limitaciones presupuestarias. Una vez que las empresas empiezan a gestionar los presupuestos de SaaS de forma proactiva, pueden controlar los costes, evitar el despilfarro y maximizar el valor de sus inversiones en software.

Gestionar el presupuesto SaaS como un gasto operativo (OpEx)

En los últimos años, las aplicaciones SaaS se han multiplicado rápidamente: algunas organizaciones añaden hasta 10 herramientas nuevas cada mes, y las grandes empresas mantienen más de 600 apps únicas en su cartera (Spendesk, Custificar, 2024). Se espera que El SaaS impulsará 85% de todas las aplicaciones empresariales en 2025, frente a 70% en 2023 (BetterCloud, 2020).

Este crecimiento ha hecho que el software pase de los gastos de capital (CapEx) a los gastos operativos (OpEx), y que las herramientas SaaS representen en la actualidad cerca de 1.000 millones de euros. 77% de los presupuestos de TI. Un gasto tan elevado exige una supervisión cuidadosa para evitar que se sobrepase el presupuesto y garantizar que sólo se utilicen las herramientas más valiosas.

Para hacer un seguimiento eficaz de los patrones de uso y del ROI, tienes que saber qué herramientas están activas y evaluar cómo contribuye cada una de ellas a la productividad e innovación generales.

Por ejemplo, Los datos de Flexera muestran que casi 30% del gasto en SaaS suele destinarse a software infrautilizado o redundante, lo que revela el potencial de ahorro sustancial de costes.

Estas tendencias requieren un estricto control presupuestario y la supervisión de las métricas de uso de las aplicaciones en tiempo real. Una de las mejores formas de automatizar este proceso es utilizar la plataforma de gestión de saas para identificar qué herramientas añaden realmente valor y cuáles podrían eliminarse.

Priorizar las herramientas de misión crítica frente a las que son "bonitas".

A la hora de presupuestar el SaaS, es vital distinguir entre herramientas "esenciales" y "útiles". 

Las herramientas de misión crítica son las que contribuyen directamente a las funciones empresariales esenciales o proporcionan un alto retorno de la inversión, como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para un equipo de ventas. Por otro lado, las herramientas "agradables de tener" ofrecen ventajas adicionales pero no son esenciales para las operaciones diarias, como una aplicación secundaria de gestión de proyectos utilizada por un único departamento.

Estrategias para priorizar las herramientas SaaS

• Análisis coste-beneficio. Empieza por evaluar el ROI de cada herramienta. Calcula cuánto cuesta cada herramienta en comparación con el valor que aporta a la empresa. Céntrate en las herramientas con retornos medibles, como el aumento de la productividad o la reducción de los costes operativos.
• Necesidades específicas del departamento. Colabora con los jefes de departamento para saber qué herramientas son indispensables para sus flujos de trabajo. Por ejemplo, mientras que marketing podría dar prioridad al software de análisis, ingeniería podría considerar que las herramientas de desarrollo son fundamentales.
• Métricas de uso y compromiso. Las herramientas que se utilizan con frecuencia en todos los departamentos son más críticas, mientras que las que tienen un uso limitado podrían considerarse "agradables de tener". Supervisar el uso de las aplicaciones permite a las empresas conservar sólo las herramientas de mayor impacto y eliminar redundancias.

Una vez priorizadas las herramientas SaaS, las empresas pueden asignar mejor sus presupuestos SaaS, reservando fondos para las aplicaciones esenciales mientras evalúan si deben mantener o sustituir las herramientas "nice-to-have". Este enfoque disciplinado garantiza que la pila de software se mantenga centrada, relevante y rentable.

Predecir el crecimiento de usuarios y las necesidades de licencias

Una gestión eficaz del presupuesto SaaS se basa en la previsión precisa del crecimiento de usuarios y las necesidades de licencias. A medida que las empresas crecen, también lo hace la demanda de herramientas, por lo que es crucial equilibrar el uso actual con las necesidades futuras.

Calcular mal las necesidades de licencias puede dar lugar a un gasto excesivo en licencias no utilizadas o a una lucha por ampliarlas cuando la demanda aumenta repentinamente.

Al planificar el crecimiento de usuarios, es útil evaluar las tendencias históricas de adopción de usuarios, la expansión de departamentos y los plazos de proyectos específicos. 

Por ejemplo, si la empresa tiene previsto incorporar nuevos equipos para un proyecto concreto, es beneficioso evaluar sus requisitos de software con antelación.

Esto comienza con un análisis histórico de las tendencias pasadas de los usuarios y los patrones de uso del software. Revisar los datos sobre cómo se han utilizado las licencias en el pasado proporciona una base fiable para la estimación de las necesidades futuras y la optimización del presupuesto.

En el siguiente paso, alineando las compras históricas de licencias con las necesidades basadas en proyectos, las empresas pueden evitar tanto la tensión financiera de las actualizaciones de licencias de última hora como el riesgo de pagar más licencias de las que se utilizan. 

El siguiente paso es firmar acuerdos de licencia flexibles que puedan proporcionar un amortiguador para cambios imprevistos. Muchos proveedores de SaaS ofrecen planes adaptables que pueden escalar con el crecimiento de usuarios. Esta flexibilidad ayuda a evitar renovaciones innecesarias y garantiza que las asignaciones presupuestarias reflejen sólo las licencias activas y necesarias.

Por último, asegurar contratos preparados para el futuro garantiza que la concesión de licencias siga alineada con el crecimiento a largo plazo de la empresa. Negociar acuerdos con opciones para modificar o escalar el uso ayuda a evitar renovaciones innecesarias y gastos excesivos en licencias no utilizadas.

Juntas, estas estrategias apoyan un enfoque proactivo y escalable de la gestión presupuestaria del SaaS, equilibrando las necesidades actuales con el crecimiento futuro. 

Adaptar los niveles de acceso y los flujos de trabajo de aprobación para un control eficaz del presupuesto SaaS

Una estructura de acceso y aprobación bien organizada simplifica la presupuestación del SaaS al comprobar que los usuarios esenciales tienen acceso, lo que es especialmente crucial para las empresas preocupadas por el presupuesto. Las herramientas SaaS pueden convertirse rápidamente en una carga presupuestaria si el acceso no se gestiona cuidadosamente.

Implantar un acceso escalonado basado en las necesidades del usuario

El control de acceso por niveles consiste en asignar distintos niveles de acceso a las herramientas SaaS en función de las funciones y responsabilidades de los usuarios. El objetivo de este método es garantizar que sólo determinadas personas, según su función, tengan acceso a ciertas aplicaciones costosas o sensibles. 

Por ejemplo, un modelo RBAC (Control de Acceso Basado en Funciones) puede limitar los permisos de alto nivel a determinados departamentos, como finanzas o TI, y asignar permisos limitados a otros. Este enfoque no sólo reduce los costes potenciales asociados al exceso de aprovisionamiento, sino que también aumenta la seguridad y el cumplimiento dentro del ecosistema SaaS.

Establecer un flujo de trabajo claro de aprobación del SaaS para la presupuestación y la planificación

Un flujo de trabajo de aprobación es la columna vertebral de un proceso eficiente de gestión de SaaS. Este flujo de trabajo establece puntos de control antes de que se procesen las nuevas adquisiciones, actualizaciones o renovaciones de software, asegurándose de que cada solicitud se evalúa en función del presupuesto y la utilidad.

El objetivo es agilizar los flujos de trabajo de aprobación, utilizando la lógica condicional para dirigir las solicitudes en función de la necesidad o urgencia de la organización. 

Veamos a continuación un ejemplo claro de flujo de trabajo de aprobación de SaaS.

Normalmente, las herramientas de flujo de trabajo de aprobación SaaS admiten aprobaciones paralelas, lo que significa que varias partes interesadas pueden aprobar o revisar solicitudes simultáneamente, acelerando así el proceso.

Una vez integradas estas dos estructuras -acceso por niveles y flujos de trabajo de aprobación-, tu organización puede obtener un control total sobre el gasto en SaaS, alineando el uso de las herramientas SaaS con las auténticas necesidades operativas y minimizando los costes relacionados con aplicaciones redundantes o infrautilizadas.

Estrategias para aprovechar los descuentos en herramientas SaaS

Un enfoque proactivo de la gestión presupuestaria del SaaS incluye estrategias para conseguir descuentos y negociar condiciones favorables. 

Las estrategias de descuento eficaces pueden reducir significativamente los costes del SaaS y proporcionar valor a largo plazo, especialmente para las pequeñas y medianas empresas con limitaciones presupuestarias. 

Exploremos algunas estrategias populares utilizadas en el mercado.

Compras a granel y compromisos a largo plazo

Por ejemplo, comprometerse con planes anuales o plurianuales suele ofrecer descuentos en comparación con los precios mensuales. 

Según Informe de OpenviewpartnersSi el contrato es de varios años, las empresas pueden ahorrar hasta 20-30% si solicitan plazos más largos. Además, los proveedores suelen aumentar el descuento en 5% por cada año adicional en un acuerdo plurianual. Estos contratos reducen los costes y simplifican la planificación financiera al fijar los precios durante varios años, lo que mitiga las subidas de precios a mitad de contrato.

Negociación de renovaciones y calendario de renovaciones

Los periodos de renovación ofrecen una oportunidad única para negociar mejores condiciones. 

Spendbase plataforma de gestión saaspor ejemplo, ayuda a realizar un seguimiento de las fechas de renovación de los contratos, lo que permite a los equipos financieros renegociar las licencias o explorar alternativas antes de que los contratos se renueven automáticamente. 

Al planificar, las empresas pueden negociar condiciones favorables basándose en los datos de uso y demostrar compromiso, algo que los proveedores valoran cuando ofrecen descuentos. Los datos de Spendbase revelan que los clientes pueden ahorrar hasta 39% durante el proceso de renovación renegociando las condiciones con antelación.

Aprovechar las asociaciones y alianzas

Algunos proveedores de SaaS ofrecen programas de socios o alianzas que vienen acompañados de ofertas exclusivas. Por ejemplo, las empresas alineadas con determinadas redes profesionales, como la Cloud Native Computing Foundation, pueden acceder a descuentos de socio en herramientas SaaS seleccionadas. Este paso puede revelar valiosos ahorros que podrían no estar fácilmente disponibles para el mercado en general.

Utilizar herramientas y plataformas de seguimiento de descuentos

Las plataformas de gestión de SaaS suelen proporcionar herramientas para realizar un seguimiento de los descuentos disponibles, analizar las tendencias de gasto y gestionar las negociaciones con los proveedores. Estas plataformas también ofrecen acceso a puntos de referencia del sector, que pueden reforzar los esfuerzos de negociación.

Gestionar los cambios de precios y las renovaciones de contratos

La navegación a través de las fluctuaciones de precios y las funciones de renovación automática de los contratos SaaS puede ser un reto, especialmente a medida que aumentan los costes y entran en el mercado más herramientas. Los proveedores de SaaS ajustan frecuentemente los precios debido a las condiciones del mercado, las actualizaciones de funciones y los ajustes del servicio.

El problema es que, en el ecosistema SaaS, las subidas de precios inesperadas y las cláusulas de renovación automática pueden tensar el presupuesto si no se gestiona activamente. Las revisiones periódicas de los contratos existentes y el seguimiento continuo de los cambios en los precios de las suscripciones SaaS ayudarán a superar el crecimiento incontrolable del presupuesto a lo largo del tiempo. 

Básicamente, una gestión de contratos eficaz supone que cada suscripción o licencia se supervise activamente de principio a fin, minimizando las renovaciones inesperadas y los sobrecostes.

La gestión de contratos es un proceso complejo y que requiere muchos recursos, por lo que a menudo se necesita un equipo especializado que se encargue de cada etapa, desde la redacción de los acuerdos hasta el control del rendimiento y la supervisión de las renovaciones. 

En las grandes empresas, esto puede significar un departamento entero centrado en mantener el cumplimiento, hacer un seguimiento de las fechas clave y negociar condiciones favorables. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de los recursos necesarios para una supervisión tan especializada.

Aquí es donde las plataformas de gestión SaaS adquieren un valor incalculable. Al automatizar muchas fases de la gestión de contratos, ayudan a los equipos más pequeños a controlar sus inversiones en software sin gastos adicionales en personal dedicado. 

Por ejemplo, plataformas como Spendbase ayudan a analiza tu gasto en saas, admiten alertas de renovación automatizadas, seguimiento del uso, y permiten a las empresas gestionar los contratos de forma eficaz sin una gran intervención manual. Con los procesos de renovación automatizados, las pequeñas empresas también pueden evitar gastos sorpresa y simplificar las relaciones con los proveedores, todo ello dentro de una única interfaz.

Establecer un calendario de renovaciones para una gestión fluida de los contratos

Además de la gestión de contratos, las empresas pueden controlar los cambios de precios y decidir proactivamente qué suscripciones conservar, renegociar o cancelar mediante el calendario de renovación automática. 

Este calendario centraliza las fechas de renovación, proporciona alertas para los contratos que caducan y permite a los equipos financieros presupuestar las próximas renovaciones con antelación. Spendbase gestión de suscripciones b2b saas facilita aún más este proceso al consolidar en una sola vista las fechas de renovación, los costes de suscripción y los datos de uso.

Con Spendbase gestión de la renovación del softwareSi lo deseas, los equipos pueden ver todas las fechas de renovación, los costes de suscripción y las tasas de utilización en un solo lugar. Un indicador de "última renovación" ayuda a cancelar las suscripciones innecesarias antes de la renovación automática.

La integración con plataformas como QuickBooks introduce los datos de gastos anteriores directamente en el calendario de renovación, lo que facilita la previsión presupuestaria y ayuda a las empresas a asignar recursos de forma eficaz. 

Los recordatorios automáticos garantizan que las empresas reciban avisos puntuales sobre las próximas renovaciones. Las notificaciones para contratos mensuales, trimestrales y a punto de expirar ayudan a revisar o renegociar las condiciones según sea necesario.

Por último, el widget de renovación ofrece un claro desglose mensual de los próximos gastos de SaaS, lo que permite a los equipos financieros asignar fondos de forma eficaz y mantenerse organizados durante todo el año.