Adquisición eficiente de SaaS:
Estrategias clave para los equipos financieros e informáticos

¿Tu gasto en SaaS crece más rápido de lo esperado? Puede que sea el momento de replantearte tu proceso de adquisición. 

Sin una estrategia estructurada, la gestión de las compras de software puede convertirse en un caos, lo que puede dar lugar a excesos presupuestarios, suscripciones duplicadas y problemas de cumplimiento.

La adquisición de SaaS es algo más que comprar software. Se trata de tomar decisiones estratégicas que se alineen con tus objetivos empresariales. Sin un proceso claro, corres el riesgo de gastar más de la cuenta en herramientas que no añaden valor o de no gestionar los contratos con eficacia.

Analicemos qué hace que la adquisición de SaaS sea esencial para tu presupuesto y tu ROI, y cómo puedes racionalizarla para obtener mejores resultados.

¿Qué es la contratación SaaS?

La adquisición de SaaS se refiere al proceso de adquirir y gestionar software en la nube basado en suscripciones (Software como Servicio) para una empresa. 

A diferencia de la adquisición de software de la vieja escuela, en la que compras una licencia una sola vez, el SaaS implica contratos y suscripciones continuas. Las tareas clave en la adquisición de SaaS suelen incluir la selección del software adecuado, la gestión de los contratos y el seguimiento de las renovaciones.

Muchas definiciones destacan la contratación SaaS como una herramienta que ahorra costes y mejora la productividad. Sin embargo, para introducir una definición más completa, tenemos que centrarnos en su valor estratégico. 

La adquisición de SaaS centraliza la adquisición de software, evita redundancias y garantiza el cumplimiento en todos los departamentos. Esto contrasta con los modelos descentralizados en los que los distintos equipos adquieren software de forma independiente, lo que da lugar a suscripciones duplicadas y riesgos de seguridad.

Tomemos el ejemplo de una empresa con más de 100 empleados. En una empresa así, sin un proceso de adquisición estructurado, los distintos departamentos suelen comprar las mismas herramientas. Esto da lugar a un despilfarro de fondos en múltiples suscripciones, junto con un aumento de los riesgos de ciberseguridad debido al acceso no gestionado al software.

Implantar un proceso de adquisición de SaaS mitiga estos problemas. Una vez implantado, las empresas obtienen un control total sobre el uso del software, agilizan la gestión de los contratos y toman decisiones informadas sobre qué herramientas benefician realmente a la empresa.

En qué se diferencia la adquisición de SaaS

El aprovisionamiento SaaS presenta retos y ventajas únicos en comparación con los modelos de aprovisionamiento tradicionales. A diferencia de los sectores en los que el aprovisionamiento gira en torno a bienes físicos o compras únicas de software, el SaaS funciona con un modelo de suscripción, que requiere relaciones continuas con los proveedores. 

Las pequeñas empresas, en particular, deben sortear estas diferencias con cuidado.

En la contratación tradicional, las empresas suelen tratar con compras al por mayor o contratos fijos que duran años. Con SaaS, gestionas múltiples contratos a corto plazo, a menudo con diferentes fechas de renovación.

Además, los proveedores de SaaS ofrecen modelos de precios flexibles. Requiere una gestión más activa de los contratos. Las pequeñas empresas deben evaluar periódicamente si siguen obteniendo valor de sus suscripciones o si ha llegado el momento de aumentarlas o reducirlas.

La integración con los sistemas existentes es otro factor crucial. Muchas pequeñas empresas dependen de sistemas de contabilidad o ERP, y las soluciones de aprovisionamiento SaaS tienen que encajar en esta arquitectura.

Si las herramientas de aprovisionamiento SaaS no se integran bien, crean trabajo adicional para los equipos financieros y de TI, haciendo más complejo el seguimiento de los costes y el uso.

Con múltiples herramientas SaaS en uso, las empresas necesitan centralizar su gestión de datos para evitar los silos de información. Si no lo hacen, la ineficacia y las dificultades para tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos son inevitables.

En resumen, la adquisición de SaaS exige una supervisión continua, flexibilidad y una gestión eficaz de los proveedores. Al abordar retos de la contrataciónCon esta solución, las pequeñas empresas pueden evitar costes innecesarios y garantizar la adecuación de las herramientas de software a su crecimiento.

Errores comunes en la contratación de SaaS

La adquisición de SaaS es un proceso dinámico, y muchas empresas cometen errores recurrentes que generan costes innecesarios e ineficiencias. He aquí algunos de los problemas más comunes:

• Falta de visibilidad. Las empresas suelen pagar de más por suscripciones no utilizadas o infrautilizadas si no controlan su uso del software. Es esencial seguir el proceso de adquisición de principio a fin y comprobar que cada compra se ajusta a las necesidades reales de la empresa. Para saber más sobre cómo superar este reto, consulta nuestra guía sobre visibilidad de la contratación.
• Extensión incontrolada del software. A medida que las empresas crecen, acumulan múltiples herramientas SaaS, muchas de las cuales sirven para fines similares. Esto da lugar a suscripciones duplicadas y mayores costes. Las auditorías periódicas pueden ayudar detener la expansión del SaaS.
• No gestionar las renovaciones. Las renovaciones automáticas pueden resultar costosas si las empresas se olvidan de evaluar si siguen necesitando el software. Las empresas deben gestionar activamente sus contratos y establecer alertas para las próximas renovaciones para reevaluar sus necesidades de software antes de comprometerse con otro ciclo de suscripción.
• Mala gestión de los contratos. Muchas empresas no prestan atención a la importancia de negociación del contrato y gestión. No aprovechar los descuentos por volumen, o no renegociar las condiciones del contrato, puede dar lugar a pagar más de lo necesario por los servicios.

Ventajas de la contratación SaaS bien hecha

La adquisición eficaz de SaaS aporta numerosas ventajas que repercuten significativamente en los resultados de una empresa. 

Una ventaja clave es el control de costes. Por término medio, 30% de gasto en software SaaS no se utiliza o se desperdicia en una empresa. Sin embargo, esto no tiene por qué ser así.

El software de gestión del gasto SaaS es uno de los enfoques que siguen las empresas para controlar los costes de su cartera SaaS y maximizar el valor de las aplicaciones SaaS mediante tácticas eficaces de optimización de costes. Una gestión adecuada ayuda a las empresas a evitar estos despilfarros y garantiza que cada herramienta sirva a su propósito.

Otra gran ventaja es iejora de la visibilidad. Cuando las empresas organizan su aprovisionamiento de SaaS, centralizan la gestión y evitan los silos de software. 

Herramientas de contratación SaaS ayudan a las organizaciones a analizar cuánto utilizan sus suscripciones en comparación con lo que están pagando. Pueden detectar dónde están pagando por cosas que realmente no necesitan, de modo que puedan utilizar mejor sus recursos.

La gestión de proveedores también resulta más fácil. Con un proceso de adquisición claro, las empresas pueden negociar mejores condiciones con los proveedores. Esto puede incluir descuentos por contratos a largo plazo o ajustar los niveles de suscripción en función del uso real.

La seguridad de los datos mejora cuando los equipos de adquisiciones rastrean y gestionan todo el software. Esto garantiza que las herramientas cumplen las normas de conformidad, como la GDPR, que es esencial para la protección de la información sensible. Hacer un seguimiento del uso del software también ayuda a evitar los riesgos de seguridad asociados a las aplicaciones no gestionadas.

Por último, la adquisición eficaz de SaaS fomenta la innovación. Cuando las herramientas están bien integradas y se seleccionan estratégicamente, las empresas pueden probar nuevo software sin preocuparse por el presupuesto o los problemas de seguridad. Esta flexibilidad favorece el crecimiento y ayuda a los equipos a adoptar herramientas que impulsen el éxito a largo plazo.

Cómo establecer un proceso inteligente de adquisición de SaaS

Un proceso de adquisición de SaaS incluye todo lo que conlleva la adquisición de un nuevo producto SaaS. Para gestionar eficientemente tu software es crucial configurar bien este proceso. 

Confiar en las hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las compras, renovaciones y uso del software ya no es práctico a medida que tu empresa crece. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas que crecen rápidamente.

Para obtener una visibilidad y un control totales de tu pila de SaaS, necesitas herramientas de aprovisionamiento especializadas que automaticen los pasos clave de este proceso.

Estas herramientas automatizan la gestión de las solicitudes, las aprobaciones y las renovaciones, al tiempo que centralizan todos los datos de aprovisionamiento, dándote una visión clara del gasto.

¿Qué es el software de contratación SaaS?

El software de aprovisionamiento SaaS está pensado para automatizar y agilizar la adquisición y gestión de suscripciones de software en la nube. Deberías considerar soluciones como Adquisición (I2P) y pago (P2P)que cubren las distintas fases de la contratación. 

Mientras que las soluciones I2P se centran en agilizar los flujos de aprobación de las solicitudes de aprovisionamiento, las soluciones P2P cubren la fase de compra.

Para hacerte una mejor idea de lo que hacen estas herramientas y cuánto cuestan, consulta la lista de las mejores herramientas de contratación para PYME.

Invertir en la herramienta de aprovisionamiento adecuada puede suponer un importante ahorro de tiempo y costes, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que buscan escalar de forma eficiente.