Buenas prácticas de renovación del SaaS:
deshazte de las hojas de cálculo y ahorra

Con el mercado del SaaS creciendo año tras año, las empresas se benefician de más herramientas de ahorro de tiempo y presupuesto que nunca. Es maravilloso, pero no siempre todos ganan. 

La empresa media desperdicia 51% de licencias y $18 millones anuales en software no comprobado. ¿Cómo ocurre esto?

• Cada nueva aplicación conlleva un plan de suscripción que hay que gestionar. Eso supone al menos 50 fechas diferentes y procedimientos de renovación de los que hay que estar al tanto para la mayoría de las organizaciones de tamaño medio. 
• Muchas empresas siguen confiando en las hojas de cálculo para cotejar la información sobre las suscripciones a aplicaciones. Estas prácticas son propensas al error humano y a la confusión. Tampoco pueden establecer recordatorios de renovación, lo que provoca pánico de última hora días antes de la renovación o incluso el incumplimiento de los plazos. 
• La falta de una auditoría interna adecuada del SaaS significa que el dinero malgastado en aplicaciones ineficaces pasa desapercibido. 
• Las auto-renovaciones de solicitudes llevan el disfraz perfecto aparentando "ahorrar tiempo" en los largos procesos de renovación. De hecho, la auto-renovación hace que se pierdan ofertas, descuentos y ahorros. 

Si esto te resulta familiar, estás en el lugar adecuado. 

Un proceso eficaz de renovación del SaaS garantizará que tu rendimiento financiero no se resienta. Muchas empresas consiguen ahorros significativos cada día. 

Por ejemplo, una empresa mediana de más de 650 empleados hizo ahorro de software de más de $128.000 utilizando las mejores prácticas de renovación. 

Una pequeña empresa de más de 50 empleados ganó Descuentos 45-50% para cuatro aplicaciones SaaS utilizando las mejores prácticas de renovación. También celebraron el tiempo que habían ganado en el proceso. 

El ahorro y el éxito empresarial son alcanzables con las siguientes buenas prácticas de renovación del SaaS. 

Hay seis elementos clave para una renovación fluida de la suscripción. 

1. Una plataforma de gestión SaaS centralizada

Arrastra esas hojas de cálculo a la papelera y despídete de un sistema inseguro, poco útil y confuso. 

Ya podemos oír al equipo informático respirar aliviado...

Pero, ¿qué utilizas en lugar de hojas de cálculo para hacer un seguimiento de tus suscripciones a SaaS? 

A Plataforma de gestión SaaS te permite tener visibilidad de todas tus aplicaciones en un solo lugar. Al consolidar los datos de tus programas, te resultará más fácil encontrar y recuperar todos los datos contractuales que necesites cuando llegue el momento de la renovación o la auditoría. 

Funciones como una visión general de las renovaciones y los plazos de suscripción proporcionan una sinopsis muy necesaria del panorama general. 

Los equipos informáticos pueden sentirse aislados en algunas organizaciones, supervisando múltiples aplicaciones con poca participación de los empleados. Una plataforma centralizada elimina la brecha entre TI y otros departamentos. La renovación de la suscripción se convierte en una responsabilidad conjunta entre los usuarios de la aplicación, el equipo de TI y el departamento financiero, en lugar de que un departamento haga una "suposición" sobre si renovar o no una suscripción. 

Una plataforma de gestión centralizada también elimina el riesgo de que los empleados se suscriban a aplicaciones sin autorización. Esta molesta práctica, conocida como Shadow IT (TI en la sombra), puede suponer aproximadamente 11% de incidentes cibernéticos en tu empresa y asumir 30-40% de los gastos de una empresa. 

Las aplicaciones ocultas agotan el presupuesto, pero una plataforma eficaz de gestión SaaS saca a la luz todas las suscripciones. 

Es limpio, eficaz y ahorra mucho dinero. 

Tras dar el primer paso hacia el éxito de un sistema de renovación SaaS con una plataforma de gestión SaaS centralizada, debes considerar quién es el responsable de la propiedad de cada app. 

2. Propiedad definida

Alguna vez has mirado tu lista de aplicaciones de empresa y has pensado: ¿Quién ha hecho esta compra? ¿Quién utiliza realmente esta aplicación? No eres el único. 

Es laborioso e ineficaz para los equipos de TI buscar manualmente propietarios y usuarios cuando llega el momento de revisar la utilización y las renovaciones de las herramientas SaaS. 

Fundamentalmente, la falta de claridad sobre la propiedad y el uso conduce a informes ambiguos sobre el ROI de las aplicaciones. Esta confusión supone un riesgo importante de que se malgaste dinero en aplicaciones que ya no logran los mejores resultados para la organización. 

Un sistema eficaz Herramienta de gestión SaaS puede garantizar que las licencias se asignan a los empleados y se utilizan con un propósito. Con datos precisos sobre el uso de las aplicaciones, puedes redistribuir el software entre los equipos para optimizar la eficiencia. 

La rendición de cuentas es fundamental cuando se trata de la renovación del SaaS. Al asignar una persona de contacto para cada suscripción, se puede utilizar un análisis preciso del uso y de la aplicación para tomar decisiones de renovación y evaluar el valor de la herramienta para la empresa. 

Tras la configuración inicial de la herramienta de gestión SaaS y la propiedad de las aplicaciones, tu empresa pronto notará un aumento de la eficacia. El siguiente paso te hará ganar aún más tiempo. 

3. Un plan de renovación de 90 días

¿Un regalo sorpresa? ¡Estupendo! ¿Una factura sorpresa por una aplicación que no has utilizado en tu sistema durante la mayor parte del año? Mucho menos bienvenida. 

Es esencial crear una política interna para iniciar el proceso de renovación de la suscripción al menos tres meses antes de que venza el contrato. Será muy útil disponer de un plan claro de renovación de SaaS a 90 días para tomar decisiones financieras informadas en cada momento.

Un plan de renovación de 90 días te dará tiempo suficiente para realizar un análisis en profundidad del uso y el ROI y llevar a cabo cuestionarios de opinión de los empleados si es necesario. Tus comentarios y análisis te ayudarán a determinar si necesitas hacer algún cambio en tu suscripción. Puedes reevaluar el número de licencias y los niveles de suscripción necesarios, e incluso considerar si la propia aplicación sigue siendo adecuada para su propósito. 

Cuando el tiempo está de tu parte, puedes conseguir aún más. Te sentirás en control durante las negociaciones con los proveedores de SaaS y tendrás más influencia para conseguir un mejor trato, cambiar a un plan mejor o explorar soluciones alternativas. 

La planificación garantiza que estés bien preparado para el proceso de renovación del SaaS y que puedas tomar decisiones financieras con conocimiento de causa. Cada decisión contribuye al ahorro de la empresa y, en última instancia, al éxito. 

Una empresa de éxito suele ser una empresa ocupada. Por desgracia, una gran carga de trabajo puede afectar a los planes mejor hechos. El siguiente factor para la renovación del SaaS elimina la presión de tener otra cosa que recordar. 

4. Recordatorios del calendario

De nada sirve tener un plan si el plan se... olvida. 

Un plan olvidado podría llevar a una renovación automática. Otra parte del presupuesto de tu empresa puede ser una ganancia para la aplicación SaaS, pero es una gran oportunidad perdida para tu negocio. Las renovaciones automáticas son una de las principales causas de aumento del gasto en las empresas que utilizan aplicaciones SaaS. 

Por eso son vitales los recordatorios y los calendarios. 

Configura un calendario de renovaciones para ver las fechas clave de un vistazo y añade recordatorios de compra para asegurarte de que cumples los hitos de renovación de tu SaaS. 

Un recordatorio temprano ayuda a tu equipo a iniciar conversaciones con otros equipos e incita a la acción. Si se ignoran los recordatorios, pueden elevarse a empleados de mayor rango para aumentar la urgencia a medida que se acerca la fecha límite de renovación de la suscripción. 

Ahórrate el trabajo manual de crear un calendario de renovación utilizando un Plataforma de gestión SaaS que muestra las fechas de renovación, el estado de utilización y los costes de suscripción en una ubicación centralizada. 

Aún mejor, las herramientas con un desglose mensual visual de tus renovaciones te ayudan a preparar y presupuestar fácilmente. 

En esta fase, tienes una excelente visión general de tu pila de SaaS, y ya has ganado mucho más control sobre tus suscripciones. Pero, el siguiente paso es un factor crítico en la toma de decisiones estratégicas para la optimización de costes. 

5. Análisis de las suscripciones SaaS

Tienes tu plataforma centralizada, la propiedad asignada de las suscripciones y un plan de 90 días. ¿Qué haces cuando recibes el primer recordatorio de que hay que renovar una suscripción? 

Cuando toca renovar la suscripción a un SaaS, la aplicación debe someterse a un exhaustivo análisis de impacto. La auditoría requiere un enfoque global, que garantice que se tienen en cuenta el tiempo, el dinero y la eficacia. 

Podrías visitar cada aplicación y explorar los datos de uso individuales, pero revisar manualmente el uso de las aplicaciones lleva muchísimo tiempo. 

Una plataforma de gestión de SaaS eficaz te permitirá ver qué empleados utilizan cada aplicación y cuánto las utilizan. 

Algunas plataformas de gestión de suscripciones proporcionan un Auditoría SaaS para optimizar tu ecosistema digital. Una auditoría de buena calidad conecta a tu proveedor de identidades con la plataforma de gestión y desbloquea una lista de todas las herramientas SaaS a las que acceden los empleados a través de su correo electrónico corporativo. 

Una auditoría puede revelar: 

• Qué herramientas SaaS se utilizan
• Quién utiliza la herramienta
• La frecuencia de uso
• Últimos datos de acceso 

Este seguimiento de licencias en tiempo real expone las necesidades reales de la organización y construye una imagen del valor global de la aplicación. 

Por ejemplo, piensa en una organización que utiliza tres herramientas de productividad. Ahora, imagina que una de estas aplicaciones sólo la utiliza un puñado de empleados una vez cada dos meses. Mientras tanto, 75% de los empleados utilizan las otras dos a diario, y el último inicio de sesión ha sido hoy. Está claro qué aplicación no es necesaria y se ha convertido más en una carga económica. 

Tu análisis exhaustivo te equipará bien para la última fase del proceso de renovación del SaaS: una negociación sin quebraderos de cabeza.

6. Una oportunidad de optimización de costes 

Las negociaciones no deben consistir en acuerdos rápidos días antes de la fecha límite de renovación, en los que el vendedor oriente la discusión hacia sus propios objetivos de ventas. 

Las negociaciones son una oportunidad para optimizar los costes. 

Tras planificar y analizar el uso y el ROI de la suscripción a tu aplicación, llegarás a la negociación de la renovación con una visión estratégica. Ahora, dirigirás la conversación hacia lo que sabes que será más beneficioso para tu organización. 

Una opción es pedir descuentos o condiciones especiales. Por ejemplo, podrías pedir un paquete personalizado para tu empresa que se adapte explícitamente a tus necesidades. Para ayudarte en tu toma de decisiones, algunas plataformas de gestión de suscripciones SaaS ofrecen información sobre precios que destacan los pros y los contras de las aplicaciones. Son fuentes inestimables para recabar información sobre el software que elijas y asegurarte de que no te llevas sorpresas económicas, como aumentos repentinos de costes, más adelante. 

También es útil recordar a los vendedores que has sido un cliente fiel, duradero y de confianza y que te gustaría seguir utilizando sus servicios. 

Otra posibilidad es que tengas que tomar la difícil decisión de cancelar por completo tu suscripción al SaaS. Pero, ¿es realmente una decisión difícil? Ahora que conoces en profundidad cómo tus herramientas SaaS maximizan el valor de tu organización, eliminar las aplicaciones de bajo rendimiento se convierte en una decisión fácil y acertada. 

En realidad, sin embargo, tu conversación de negociación puede implicar cierta presión por parte del vendedor para que renueve. Al fin y al cabo, tienen un trabajo que hacer. 

Por suerte, puedes evitar por completo estas conversaciones de negociación de renovaciones. Las mejores plataformas SaaS de gestión de renovaciones utilizan negociadores vendedores expertos que identifican todas las oportunidades de ahorrar en software y consiguen ventajas financieras para tu organización. Los negociadores expertos aprovechan descuentos exclusivos y puede suponer un ahorro importante para tu empresa.