Domina la optimización del gasto en SaaS
y ahorra a lo grande en software

Imagina invertir miles de dólares en aplicaciones que tu equipo apenas utiliza. ¿Absurdo? Es una realidad para innumerables empresas que lidian con la gestión de SaaS. 

La verdad es que, aunque Aplicaciones SaaS han mejorado nuestro trabajo, también han abierto una compuerta de gastos innecesarios. ¿Y si pudieras convertir tu gasto en SaaS de una sangría para tu presupuesto en una máquina bien engrasada de eficiencia y valor? 

Esta guía no trata sólo de reducir costes. Se trata de capacitar a tu organización para tomar decisiones más inteligentes y estratégicas. En optimizar el gasto en SaaSno sólo ahorrarás dinero, sino que allanarás el camino hacia una mayor agilidad, innovación y crecimiento. Entremos en materia.

Ventajas de la optimización del gasto SaaS

El SaaS se ha convertido en un piedra angular del éxito empresarial modernopero su adopción generalizada conlleva nuevos retos, sobre todo en la gestión financiera. Antes de entrar en estrategias concretas, es crucial comprender por qué es esencial optimizar el gasto en SaaS.

Mayor visibilidad de los costes

Con docenas -o incluso cientos- de Suscripciones SaaSEn la mayoría de los casos, puede resultar difícil hacer un seguimiento de los gastos y evaluar si están realmente justificados.

Eliminar la TI en la sombra

Por desgracia, en una empresa media los departamentos de TI apenas gestionan un tercio de las aplicaciones y del gasto total en software. Esto significa que los empleados se suscriben regularmente a plataformas SaaS sin el conocimiento o la aprobación de TI, lo que lleva a gastos redundantes o no autorizados.

Identificar las licencias no utilizadas o infrautilizadas

Por término medio, las empresas utilizan sólo la mitad de sus licencias SaaS, dejando el resto sin tocar, un área clara en la que se puede optimizar el gasto.

Mitigar el aumento de los precios

Según la Encuesta SaaStr73% de las empresas de SaaS tenían previsto subir los precios en 2024, es vital vigilar de cerca estos cambios. Si pasan desapercibidas, estas subidas de precios pueden inflar silenciosamente tu presupuesto.

Optimizar el gasto en SaaS significa afrontar estos retos de frente, aplicar estrategias que garanticen la eficiencia de los costes y alinear los gastos con los objetivos empresariales.

Realizar una auditoría para optimizar tu SaaS

El primer paso en optimizar el gasto en SaaS es obtener una visibilidad completa de tu uso y costes actuales de SaaS. Para ello es necesario realizar una auditoría exhaustiva de todas las aplicaciones SaaS de tu empresa. He aquí cómo hacerlo:

Crear un sistema centralizado Inventario SaaS

Empieza por crear un inventario de todos los SaaS suscripciones. Este inventario debe incluir tanto las herramientas de toda la empresa como las específicas de los departamentos o equipos. Los detalles clave que hay que recoger son

• Nombre de la aplicación
• Vendedor
• Número de licencias
• Coste mensual/anual
• Fechas de renovación
• Usuarios/equipos asignados
• Condiciones contractuales

Puedes utilizar hojas de cálculo para hacer un seguimiento de esta información, pero es mucho más eficaz si utilizas Herramientas de gestión SaaScomo Spendbase, para ello. Asegúrate de actualizar regularmente el inventario para reflejar cualquier cambio en el uso o en las suscripciones.

Identificar las aplicaciones redundantes y no utilizadas

Una vez que tu Inventario SaaS está en marcha, analízala para identificar aplicaciones redundantes o infrautilizadas. Las herramientas redundantes son las que ofrecen funcionalidades similares o solapadas, mientras que las aplicaciones infrautilizadas son las que tienen licencias que no se aprovechan del todo.

Considera estos pasos:

• Equipos de encuesta: Pregunta a los equipos sobre el uso que hacen de cada aplicación para determinar si la herramienta es esencial o si hay una alternativa mejor.
• Revisa los Datos de Uso: Muchos Plataformas SaaS proporcionan análisis de uso. Utiliza estos datos para identificar las aplicaciones que se utilizan poco o nunca.
• Consolidar herramientas: Cuando sea posible, consolida varias herramientas en una sola aplicación que ofrezca funciones similares.

Evaluar el valor de la aplicación

No todas las herramientas SaaS son iguales. Evalúa el valor de cada aplicación en función de su impacto en tu negocio. Ten en cuenta lo siguiente:

• Impacto empresarial: ¿Hasta qué punto es crítica la aplicación para tus operaciones diarias? ¿Contribuye directamente a la generación de ingresos o al ahorro de costes?
• Satisfacción del usuario: ¿Están satisfechos los empleados con la herramienta, o la encuentran engorrosa e ineficaz?
• Alternativas: ¿Existen alternativas más rentables que ofrezcan una funcionalidad similar?

Basándote en esta evaluación, prioriza qué aplicaciones conservar, degradar o eliminar.

Negociar con proveedores de SaaS

Una vez que tengas una idea clara de tu Inventario SaaS y sus costes, el siguiente paso lógico es negociar mejores condiciones con tu Proveedores de SaaS. He aquí cómo hacerlo eficazmente:

Optimiza tu SaaS a través del poder adquisitivo

Si tu empresa es cliente desde hace mucho tiempo o tienes varias licencias de un proveedor, aprovéchalo. Los proveedores valoran la lealtad y el volumen, y a menudo están dispuestos a ofrecer descuentos para retener a clientes valiosos. No tengas miedo de pedir un trato mejor.

Bloquea el ahorro con contratos plurianuales

Si estás seguro de que un Herramienta SaaS será esencial a largo plazo, considera la posibilidad de negociar un contrato plurianual. Los proveedores suelen ofrecer descuentos por compromisos más largos, lo que te permite fijar tarifas más bajas y ahorrar con el tiempo.

Agrupa productos para obtener mayores descuentos

Si un proveedor ofrece varios productos que tu empresa utiliza, estudia la posibilidad de agruparlos en un único contrato. La agrupación suele reducir los costes totales en comparación con la compra de cada producto por separado. Además, simplifica la gestión del proveedor.

Planifica bien tus negociaciones

El momento oportuno lo es todo. Intenta negociar los contratos al final del trimestre o año fiscal del proveedor. Los vendedores suelen estar más motivados para ofrecer descuentos durante estos periodos, ya que trabajan para alcanzar sus objetivos de ventas.

Examina condiciones del contrato

Antes de renovar o firmar nuevos contratos, revisa las condiciones con un peine fino. Ten cuidado con los aumentos de precio automáticos o las cláusulas que puedan no servir a tus intereses. Negocia la flexibilidad: asegúrate de que puedes ajustar el número de licencias a medida que cambien tus necesidades.

Poner en marcha Gestión de gastos SaaS herramientas

Gestionar el gasto en SaaS manualmente no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, sobre todo en las grandes organizaciones. Software SaaS de gestión de gastos pueden automatizar gran parte de este proceso, haciéndolo más fácil y preciso. He aquí cómo pueden ayudar estas herramientas.

Gestión centralizada

Plataformas SaaS de gestión de gastos ofrecen un panel de control centralizado en el que puedes ver todas tus suscripciones, costes y datos de uso de SaaS en un solo lugar. Esta visibilidad facilita la rápida detección de áreas en las que puedes optimizar el gasto.

Automatizado gestión de licencias

Estas herramientas hacen un seguimiento automático del uso de las licencias y envían alertas cuando están infrautilizadas o se acerca su renovación. De este modo, puedes tomar medidas proactivas para eliminar costes innecesarios antes de que se acumulen.

Asignación de costes e informes

Muchos Herramientas SaaS de gestión de gastos incluyen funciones para la asignación de costes y la elaboración de informes, que te permiten atribuir los gastos de SaaS a departamentos o proyectos concretos. Esta capacidad es crucial para planificar el presupuesto y garantizar la responsabilidad del gasto en SaaS.

Gestión de contratos

Estas plataformas también almacenan y gestionar contratos SaaSTe avisa de las próximas renovaciones y te recuerda que revises las condiciones antes de que se inicien las renovaciones automáticas. Esto te ayuda a evitar aumentos inesperados de los costes y te asegura que siempre estás al tanto de tus acuerdos.

Redimensionar las licencias SaaS

El sobreaprovisionamiento de licencias SaaS es un problema común que puede conducir rápidamente a costes innecesarios. Redimensionar tus licencias SaaS significa alinear el número de licencias con el uso real. He aquí cómo hacerlo:

Analiza gasto y uso patrones

La empresa media desperdicia $18 millones anuales en licencias no utilizadas, una cifra que ha crecido un 7% año tras año. Utiliza los datos de tus herramientas de auditoría y gestión de SaaS para analizar cómo se utilizan las licencias. Identifica las licencias inactivas o infrautilizadas, y plantéate reducirlas o reasignarlas.

Implantar licencias basadas en el usuario

Algunos Proveedores de SaaS ofrecen modelos de licencia basados en el usuario, que te permiten pagar sólo por los usuarios activos. Si esta opción está disponible, considera la posibilidad de cambiar para reducir los costes asociados a las licencias inactivas.

Realiza revisiones periódicas de las licencias

Establece un calendario regular para revisar las licencias SaaS: trimestral o semestralmente. Gestión del gasto de proveedores SaaS garantiza que la asignación de licencias se ajusta a las necesidades de tu organización y que se tiene en cuenta cualquier cambio en el personal o en los flujos de trabajo.

Fomentar el uso responsable del SaaS

Optimizar el gasto en SaaS es crucial, pero es igualmente importante fomentar una cultura de uso responsable del SaaS en tu empresa. He aquí cómo fomentar un uso consciente:

Educar a los empleados sobre los costes

Asegúrate de que los empleados comprenden los costes asociados a las herramientas SaaS y cómo repercute el gasto innecesario en el presupuesto de la empresa. Cuando los empleados son conscientes de las implicaciones financieras, es más probable que utilicen las herramientas SaaS de forma responsable.

Gestión de gastos SaaS y proceso de aprobación

Crea un proceso de aprobación claro para las nuevas compras de SaaS en el que participen TI, finanzas y los jefes de departamento pertinentes. Esto garantiza que las nuevas herramientas sean necesarias y rentables antes de añadirlas a tu pila tecnológica.

Vigila la TI en la sombra

La TI en la sombra -cuando los empleados se suscriben a herramientas SaaS sin el conocimiento o la aprobación de TI- puede provocar gastos redundantes y riesgos de seguridad, especialmente cuando las aplicaciones se adquieren fuera de los protocolos de adquisición estándar. Utiliza herramientas de supervisión para detectar aplicaciones no autorizadas suscripciones de software e introducirlos en el proceso formal de aprobación.

Promover la consolidación de las herramientas

Anima a los equipos a consolidarse Herramientas SaaS siempre que sea posible. Por ejemplo, si varios equipos utilizan herramientas diferentes para fines similares, estudia si una única herramienta puede satisfacer las necesidades de todos los equipos. Este enfoque reduce la redundancia y ayuda a reducir costes.

Planificar las necesidades futuras de SaaS

A medida que tu organización crece y evoluciona, también lo harán tus necesidades de SaaS. Planificar con antelación es clave para mantener un gasto optimizado. He aquí cómo adelantarte a los acontecimientos:

Previsión del uso de SaaS

Colabora con los jefes de departamento para prever las necesidades futuras de SaaS en función de los próximos proyectos, el crecimiento previsto y los cambios en los flujos de trabajo. Este enfoque proactivo te ayuda a planificar tu presupuesto de SaaS con mayor precisión y a evitar gastos inesperados.

Mantente informado sobre las tendencias del mercado

Mantente atento a las tendencias del mercado SaaS, incluidos los nuevos productos, los cambios de precios y las consolidaciones de proveedores. Comprender estas tendencias te permite tomar decisiones informadas sobre en qué herramientas invertir y cuándo negociar nuevos contratos.

Introduce flexibilidad en tus contratos

Negociar contratos que permiten flexibilidad a medida que cambian tus necesidades, ya sea aumentando o disminuyendo la escala. Así te aseguras de no tener que pagar por más licencias de las que necesitas, o tener que luchar por añadir licencias a un coste mayor durante los periodos punta.

Mide Optimización del gasto en SaaS éxito

Para asegurarte de que tus esfuerzos de optimización del gasto en SaaS dan sus frutos, es crucial medir el éxito. Éstas son las métricas clave que debes seguir.

Ahorro de costes

Calcula el ahorro total de costes conseguido gracias a tus esfuerzos de optimización, ya sea reduciendo las herramientas redundantes, redimensionando las licencias o negociando mejores condiciones contractuales. Esta cifra es tu indicador final del éxito.

Utilización de licencias

Controla el porcentaje de licencias activas frente al total de licencias. Un mayor porcentaje de utilización significa que tus licencias se están utilizando de forma eficiente, lo que garantiza que estás obteniendo el máximo valor de tus inversiones.

Retorno de la inversión en SaaS

Evaluar el ROI de cada Herramienta SaaS comparando su coste con los beneficios que aporta, como el aumento de la productividad, crecimiento de los ingresoso ahorro de costes. Esto le ayudará a determinar qué herramientas merecen realmente la pena.

Satisfacción de los empleados

Mide la satisfacción de los empleados con las herramientas SaaS en uso. Unos niveles de satisfacción elevados indican que las herramientas satisfacen sus necesidades y contribuyen a su productividad, factores clave para justificar una inversión continuada.

Optimiza tu SaaS con las mejores prácticas

Optimizar el gasto en SaaS no es una tarea puntual: es un proceso continuo que exige supervisión, análisis y ajustes constantes. Si pones en práctica las estrategias de esta guía, podrás maximizar el valor de tus inversiones en SaaS al tiempo que minimizas los gastos innecesarios:

Audita regularmente tus suscripciones SaaS

Realiza auditorías periódicas para identificar servicios infrautilizados o redundantes. Esto te permite tomar decisiones informadas sobre la consolidación o eliminación de software innecesario, lo que reduce directamente los costes generales.

Establecer políticas claras para la adquisición y gestión de SaaS

Crea y aplica políticas que garanticen que todas las adquisiciones de software están justificadas y se ajustan a las necesidades de tu empresa. Esto ayuda a evitar el despilfarro y mantiene tu cartera de SaaS alineada con tus objetivos empresariales.

Negociar eficazmente con los proveedores de SaaS

Entabla conversaciones significativas con tus proveedores de SaaS sobre niveles de precios, descuentos por volumen y compromisos a largo plazo. Una negociación eficaz puede suponer un ahorro considerable.

Invierte en herramientas de gestión SaaS

Considera la posibilidad de invertir en Plataformas de gestión SaaS o herramientas de optimización de costes para obtener una mayor visibilidad de tu gasto en software. Estas herramientas pueden ayudarte a hacer un seguimiento del uso, gestionar las licencias e identificar áreas de ahorro de costes.

Forma a tu equipo para maximizar el valor del SaaS

Asegúrate de que tu equipo está bien formado en el uso de Aplicaciones SaaS y comprenda plenamente sus características. Maximizar el valor de cada herramienta empieza por unos usuarios bien informados.

En esencia, un enfoque proactivo para Optimización del gasto en SaaS no sólo mejora tu gestión financiera, sino que también respalda la toma de decisiones estratégicas y la eficacia operativa.