Supera la dispersión del SaaS:
Desafíos y métodos para vencerlos

30% del gasto en SaaS se desperdicia en suscripciones no utilizadas, herramientas redundanteso duplicar licencias. También podrías estar quemando tu dinero: es lo mismo.

Estás agotando recursos, desordenando los flujos de trabajo, y tu falta de visibilidad está haciendo que tú y tu equipo os quedéis estancados.

¿Qué puedes hacer?

En este artículo, aprenderás exactamente qué es el SaaS sprawlla factores clave que la impulsany el mayores retos que plantea.

Pero no te preocupes, también aprenderás estrategias probadas para superar la expansión del SaaS y asegúrate de que no vuelva a malgastar tu dinero ni tus recursos.

¿Qué es la expansión del SaaS?

Las empresas han aumentado el número de aplicaciones SaaS que utilizan en 4% interanual a 93según un informe de Okta.

El problema es el rife, pero ¿qué es exactamente?

Expansión del SaaS es cuando un cantidad incontrolada de apps se utilizan dentro de una organización. Suele haber poca supervisión por parte de TI o de la dirección y conlleva un montón de problemas. 

Esto incluye malgastar dinero y recursos. 

Casi medio de las licencias SaaS no se utilizan, y 69% de los trabajadores pierden una hora al día cambiando de aplicación.

¿Cuáles son las causas de la expansión del SaaS?

La mayoría de las empresas operan en una tormenta perfecta para que prospere la expansión.

• Las nuevas aplicaciones SaaS son de fácil acceso. Nunca ha sido tan fácil encontrar una aplicación para tu problema. No sólo hay una oferta en auge, sino que la compra se realiza sin esfuerzo. Bastan unos pocos clics, un rápido escaneo facial, y en cuestión de minutos los trabajadores pueden estar funcionando con la última aplicación SaaS. Esto da lugar a una oleada de software mal gestionado. 
• No hay políticas claras. Sin políticas claras, se produce rápidamente el caos. No hay límites ni directrices que el personal deba seguir, así que harán lo que crean que es mejor. El personal no pretende crear dispersión, pero no es consciente del problema y no se le han dado directrices explícitas. ¿Cuál es el resultado? Un revoltijo de aplicaciones repartidas por toda la empresa. 
• La adquisición de apps está descentralizada. La contratación descentralizada da libertad, pero es una de las principales causas de la dispersión. El resultado es la supervisión. Con la supervisión vienen las ineficiencias, el gasto incontrolado y los riesgos de seguridad.

¿Cuáles son los retos de la expansión del SaaS? 

Es crucial tratar y prevenir el SaaS sprawl debido a su graves implicaciones. 

Gastar demasiado en SaaS

Cuando se utilizan tantas aplicaciones, el gasto puede descontrolarse. 

Sin políticas claras y con un proceso de adquisición descentralizado, el personal puede elegir lo que compra, cuando quiere, sin pensar y sin necesidad de aprobación. 

Esto conduce a ineficiencias. 

Es probable que exista una licencia SaaS que pueda realizar la tarea que busca el trabajador, sin tener que comprar una herramienta adicional. 

Es malgastar el dinero. Como comprar alimentos cuando la nevera ya está llena. 

Cuando las bolsas de dinero se gastan caóticamente, ¿cómo puede tu organización gestionar sus finanzas? 

¿Cómo puede tu organización reducir costes cuando hay que recortar gastos? 

Es esencial tener una visión de conjunto de cada programa informático que se utilice.

TI en la sombra 

30-40% del gasto en TI de las grandes organizaciones es TI en la sombra, según los estudios de Gartner. 

Shadow IT es cuando la compra de software SaaS no está aprobada por el departamento de TI. Es una consecuencia de la expansión del SaaS. 

Esto pone en peligro a las empresas.

Cuando el departamento informático de una empresa no tiene conocimiento de las aplicaciones que se utilizan, no puede supervisarlas. Esto expone a la empresa y presenta el riesgo de ser explotada por piratas informáticos y otros problemas de seguridad. 

Riesgos de seguridad y cumplimiento

La TI en la sombra, como ya se ha explicado, puede conllevar riesgos. 

Tus datos pueden conservarse en aplicaciones no seguras y compartidas con personas no verificadas. 

Los ataques basados en la nube son frecuentes. 

Hasta 51% de las grandes empresas sufrieron un ataque de ransomware con el objetivo de robar datos, y el 52% lo consiguió.

SharePoint Online experimentó un ataca a través de un Microsoft Global cuenta de administrador de SaaS. Los hackers accedieron a datos confidenciales y exigieron un pago para no filtrar la información.

Y no es sólo la seguridad, el cumplimiento también es un problema. 

Si una organización posee datos sensibles, como PHI (información sanitaria protegida) o PII (información de identificación personal), debe cumplir protocolos estrictos. Cumplir estas normas resulta difícil cuando abundan las TI en la sombra, ya que no pueden verificar qué aplicaciones las cumplen. 

Cómo prevenir y gestionar la expansión del SaaS

Es primordial que se reconozca, se invierta y se evite la expansión del SaaS. Los riesgos son demasiado grandes para ignorarlos. 

¿Pero cómo? 

Crea una Política de Gobernanza del SaaS y describe las mejores prácticas

A La política de gobernanza establecerá directrices claras para los trabajadores. Debe existir como documento único al que puedan acceder todos los trabajadores.

Revisa la política anualmente y adáptala en función de los comentarios y la experiencia.
Debe abordar temas como

• Uso del SaaS. Un esquema de cómo se utilizan las herramientas SaaS. 
• Requisitos de compra. Los pasos y el proceso de aprobación para adquirir herramientas SaaS.

• Seguridad y cumplimiento. El procedimiento a seguir y el proceso de verificación para garantizar que las apps cumplen con la buena seguridad y son conformes. 

• Control de acceso y permisos de usuario. Explicar quién tiene acceso al software, su nivel de acceso y cómo solicitar una membresía adicional. 

• Protocolos de integración. Cómo deben integrarse las aplicaciones con los sistemas y herramientas actuales. 

• Renovación y baja. Pasos para renovar la afiliación o darse de baja. 

Para crear uno, debes seguir este proceso de cuatro pasos. 

• Ponte en marcha. Para empezar, debes recabar toda la información necesaria de los distintos jefes de departamento, como el jurídico y los usuarios de tecnología de amplio dominio. Comprueba qué contratos SaaS están en vigor y pregunta a los usuarios qué les gusta o disgusta de los servicios actuales. Elimina las aplicaciones que ya no se utilicen y suspende las licencias. 
• Esboza tu estructura y las mejores prácticas. Incluye los temas tratados anteriormente. Puede que haya contenido adicional que quieras incluir en función de tu empresa y sector. La clave es que sea relevante y útil para tu empresa. No te preocupes si no es perfecto al principio. Éste es el documento de partida que debes tratar de revisar y actualizar periódicamente. 
• Escríbelo. Asegúrate de que el lenguaje es claro y sencillo, y evita la jerga. Quieres que el personal de toda la organización lo lea y lo entienda.
• Encuentra la aprobación. Asegúrate de obtener la aprobación de los líderes de la dirección y realiza los ajustes necesarios. 

Formar al personal sobre cómo solicitar nuevos programas informáticos

La falta de conocimiento es lo que perpetúa el ciclo de dispersión del SaaS. 

Una vez que hayas creado tu política de gobierno del SaaS, es fácil enviar un correo electrónico con ella adjunta, pero es mejor ofrecer una sesión de formación. 

Introducir correctamente la nueva políticaDeja que el personal haga preguntas y, sobre todo, enséñale a solicitar nuevos programas informáticos. 

Sigue estos pasos:

• Despeja el proceso de solicitud. Asegúrate de esbozar un proceso de solicitud claro. Proporciona un procedimiento paso a paso que sea fácil de seguir. 
• Flujo de trabajo de aprobación. Haz saber al personal quién aprobará la solicitud y cuáles son los criterios para que una solicitud sea aceptada.
• Riesgos de la TI en la sombra. Educa al personal sobre los riesgos de la expansión del SaaS y la TI en la sombra. Proporciona ejemplos y estudios de casos para ilustrar tus puntos con eficacia.
• Responsabilidad. Establece cómo deben hacerse las solicitudes y a través de qué canales para evitar posibles duplicidades de herramientas y ceñirte al procedimiento.
• Proporciona formación de reciclaje. Actualiza periódicamente al personal sobre la importancia de evitar la expansión del SaaS, asegurándote de que el nuevo personal también es consciente de ello.

Mejora la visibilidad y comparte las aplicaciones SaaS utilizadas en toda la empresa

Cuando toda la organización es consciente de las herramientas de que dispone aumenta la productividad, evita la duplicación de solicitudes y rompe los silos.

Sigue este proceso para optimizar el uso compartido de tus aplicaciones SaaS.

• Visibilidad centralizada. Crea un repositorio compartido para todo el software. Hay múltiples formas de crear esto. Puedes tener una hoja de cálculo en tu unidad compartida o una lista en Notion. Sin embargo, es mejor tener una herramienta de gestión SaaS, como Spendbasey todo el software que aparece en él.
• Colaboración entre departamentos. Asegúrate de obtener todas las herramientas SaaS utilizadas en la organización por cada departamento. Pídeles que compartan para qué las utilizan y las ventajas que aportan. De este modo, al compartirlas con la empresa, otros empleados podrán identificar qué herramientas pueden serles útiles. 

• Busca antes de solicitar. Asegúrate de que el personal busca en el repositorio de herramientas antes de solicitar nuevo software. Esto disminuirá el número de solicitudes recibidas y fomentará las buenas prácticas.

• Anuncia un nuevo software. Informa al personal cuando se haya aceptado una nueva herramienta. Esto les mantiene al día de las últimas aplicaciones disponibles y les mantiene comprometidos con el proceso.

Audita y optimiza regularmente tu pila SaaS

Las auditorías son fundamentales para evitar la proliferación del SaaS. Ayuda a optimizar el uso actual del software y garantiza que la seguridad y el cumplimiento se mantienen bajo control. Te permite evaluar y revisar qué software está en uso y si sigue siendo necesario.

Una auditoría también puede evitar herramientas duplicadas y aplicaciones redundantes que sobrecargan tu pila SaaS.

Aquí tienes una guía rápida para realizar una auditoría:

Utiliza una herramienta de gestión SaaS 

Puedes guardar 39% en el software cuando se utiliza el Herramienta de gestión de SaaS. 

Ahorrarás mucho dinero identificando las aplicaciones redundantes y negociando los contratos. 

Evitarás pagar de más por herramientas infrautilizadas y obtendrás 100% visibilidad y control de toda tu pila SaaS. 

También puedes ahorrar dinero en las herramientas que quieras seguir utilizando. 86% de personas que utilizan Spendbase negocian con éxito mejores acuerdos con los proveedores de SaaS.

Tus auditorías pueden ser una tarea abrumadora e inminente, como si estuvieras mirando hacia la cima de una montaña cuando estás sentado en la base.

Spendbase es como acoplar una mochila propulsora a tu espalda. Establecerás solicitudes de aplicaciones y flujos de trabajo de aprobación que los empleados disfrutarán utilizando. Y obtendrás una lista transparente y actualizada de todas las aplicaciones de tu empresa en un solo lugar.

Imagina una vida en la que la dispersión del SaaS parezca un cuento de otra vida. Se eliminan las TI en la sombra, se controla el gasto y siempre hay transparencia. 

Es hora de controlar tu expansión.