Los 12 mejores programas de gestión de gastos SaaS para reducir costes y aumentar la eficiencia

Imagina hacer un seguimiento de todas las suscripciones, renovaciones y uso de licencias de software de tu empresa, ¿suena abrumador? Las herramientas de gestión del gasto SaaS pueden cambiar eso.

A medida que las empresas dependen cada vez más de las aplicaciones SaaS, la gestión de cada coste de suscripción, uso y plazo de renovación se ha convertido en un serio reto. 

Sin un sistema sólido, los costes pueden dispararse, y los riesgos de cumplimiento pueden aparecer inesperadamente. 

En este artículo, exploraremos cómo las herramientas de gestión del gasto SaaS simplifican el seguimiento y la transparencia del gasto en software. Estas herramientas automatizan las renovaciones, agilizan las licencias y ayudan a los equipos de finanzas, TI y compras a controlar incluso las carteras de SaaS más complejas.

Recorreremos las principales herramientas, destacaremos sus principales ventajas, discutiremos algunos retos y esbozaremos lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir la más adecuada para tu empresa. 

Si tu objetivo es reducir costes, mejorar el cumplimiento o simplemente hacer un seguimiento de todas las aplicaciones en uso, una herramienta de gestión de gastos SaaS puede ser exactamente lo que necesitas.

¿Qué es el software de gestión de gastos SaaS?

Imagina intentar hacer un seguimiento de cada suscripción, renovación y patrón de uso del software en toda tu organización. 

Parece abrumador, ¿verdad? 

Una herramienta de gestión de gastos SaaS soluciona todo esto por ti. 

Están diseñados para hacer el trabajo pesado, desde supervisar, gestionar y racionalizar todos tus gastos de SaaS. 

Piensa en ello como un centro de control para todas las cosas del SaaS: los costes del software, la participación de los usuarios y las renovaciones de los contratos están bajo un mismo techo. 

Transforman el caos en claridad y facilitan el seguimiento y la optimización del gasto. 

Cuando integras una herramienta de gestión de gastos SaaS, puedes:

• Elimina los residuos. Reducir las licencias no utilizadas.
• Automatiza las renovaciones. Los cargos inesperados son cosa del pasado.
• Garantizar el cumplimiento. Simplificar la gestión de los contratos y el acceso de los usuarios.

Las funciones clave incluyen:

• Seguimiento de gastos. Vigila de cerca los costes de cada suscripción y encuentra las licencias infrautilizadas.
• Gestión de licencias. Simplifica las renovaciones y cancelaciones con facilidad.
• Análisis de uso. Detecta patrones para reducir la redundancia y aprovechar al máximo cada herramienta.
• Controles de conformidad y seguridad. Refuerza la integridad de los datos con controles de acceso claros, reduciendo los riesgos.

Ventajas y retos de las herramientas de gestión de gastos SaaS

Invertir en una herramienta de gestión de gastos SaaS puede aportar grandes ventajas, pero no está exento de algunos obstáculos.

He aquí un rápido vistazo a los pros y los contras para ayudarte a decidir si es la elección correcta.

Ventajas de la plataforma de gestión de gastos SaaS

Con una buena herramienta de gestión de gastos SaaS, puedes racionalizar la forma en que tu organización gestiona el software. Algunas de las ventajas son:

• Visibilidad en tiempo real. Obtén una visión en directo de cada suscripción activa. Conoce exactamente qué se está utilizando y a dónde van a parar los costes.
• Control y optimización de costes. Ahorra detectando herramientas infrautilizadas o licencias redundantes. Es presupuestar de forma más inteligente.
• Identifica las suscripciones no utilizadas. Estas herramientas marcan automáticamente el software inactivo o redundante, liberando presupuesto para lo que realmente importa.
• Racionalización de las renovaciones y compras. Elimina las molestias de las renovaciones. Automatiza las aprobaciones para que nada pase desapercibido.
• Seguimiento preciso de los gastos. Mantén todos los gastos de SaaS en un solo lugar. Se acabaron los cargos sorpresa que aparecen en tu presupuesto.
• Cumplimiento y seguridad. Adelántate a la normativa. Haz un seguimiento de las licencias y los controles de acceso para mantener la seguridad y el cumplimiento con facilidad.

Retos de la plataforma de gestión de gastos SaaS

Por supuesto, ninguna herramienta es perfecta. He aquí algunos de los retos a los que puedes enfrentarte:

• Complejidad de aplicación. Configurarlo todo puede ser complicado, sobre todo si tu organización ya dispone de muchas herramientas.
• Costes elevados.  La inversión inicial puede ser mucha, sobre todo para las funciones avanzadas.
• Curva de aprendizaje. Hay un periodo de adaptación. Puede ser necesaria formación para obtener todo el valor.
• Actualizaciones y auditorías continuas. Las comprobaciones periódicas y la actualización de los datos son esenciales para que todo sea preciso y relevante.

Consideraciones clave para seleccionar una solución de gestión de gastos SaaS

Elegir la herramienta de gestión de gastos SaaS adecuada es una gran decisión. Quieres una herramienta que te proporcione la claridad y el control necesarios para optimizar los costes y mantener bajo control cada suscripción.

Esto es lo que debes buscar.

Consideraciones principales

• Visibilidad, control y rentabilidad. Busca una herramienta que ofrezca visibilidad completa de todas las aplicaciones SaaS que se utilizan en tu organización. Podrás controlar los costes, detectar licencias infrautilizadas y eliminar redundancias. 

• Riesgo y cumplimiento. Mantén tu organización segura y en conformidad. Una herramienta sólida marcará las aplicaciones no autorizadas, garantizará que las licencias estén siempre actualizadas y cumplirá los requisitos normativos de tu sector.

Características clave que debes buscar

• Descubrimiento automatizado. No dejes que se te escape ninguna aplicación. Elige una herramienta que detecte automáticamente todas las aplicaciones SaaS que utiliza tu equipo.

• Seguimiento y análisis del uso. La información es clave. Con los análisis adecuados, verás exactamente cómo se utiliza cada aplicación en los equipos, eliminando la redundancia y sacando el máximo partido de cada suscripción.

• Gestión de contratos y renovaciones. ¡Evita las renovaciones sorpresa! Busca herramientas con una buena gestión de los contratos, que hagan un seguimiento de las fechas de renovación, te ayuden a negociar las condiciones y eviten las renovaciones automáticas no deseadas.

Facilidad de uso y asistencia

• Interfaz fácil de usar. Un panel de control limpio e intuitivo facilita mucho la navegación. Elige una herramienta que priorice la facilidad de uso y sea rápida de incorporar.

• Atención al cliente y formación. No pases por alto el soporte. Busca una herramienta con un servicio de atención al cliente receptivo y recursos de formación accesibles.

12 mejores programas SaaS de gestión de gastos

1. Spendbase

Spendbase es una potente plataforma de gestión de SaaS todo en uno respaldada por Google. Está diseñada para darte el control sobre el gasto en software, proporcionando información en tiempo real para que los equipos financieros y de TI tomen decisiones más inteligentes.

Características únicas:

• Flujos de trabajo de aprovisionamiento automatizados para agilizar las aprobaciones de compras
• Detección de Shadow IT para mejorar la seguridad y el control de la pila de aplicaciones
• Calculadora de ahorro para ver al instante cuánto puedes ahorrar sobre SaaS y la nube

Ideal para: Si formas parte de una organización de tamaño medio que desea una solución integral para optimizar los gastos del SaaSSpendbase es la mejor opción. Es especialmente útil para los equipos que quieren automatización y negociaciones con proveedores respaldadas por expertos para mantener los costes bajos y las operaciones racionalizadas.

2. Pagos en malla

Mesh Payments es una potente herramienta SaaS de gestión de gastos. Está diseñada para simplificar los pagos B2B y ofrecerte un seguimiento detallado de los gastos. Si buscas flexibilidad en la gestión de gastos, esta herramienta te la ofrece.

Características únicas:

• Pagos automatizados
• Tarjetas virtuales
• Análisis del gasto en tiempo real

Ideal para: Mesh Payments es lo mejor si eres una empresa con grandes volúmenes de transacciones B2B. Si necesitas una herramienta flexible, todo en uno, para seguir y optimizar los gastos, ésta es una gran elección.

3. Cledara

Cledara es una plataforma de gestión SaaS creada para equipos financieros. Te da visibilidad de toda tu pila de software, ayudándote a reducir el gasto excesivo y a agilizar esas tediosas tareas administrativas.

Características únicas:

• Visibilidad de la pila SaaS
• Información basada en datos
• Administración automatizada

Ideal para: Cledara es ideal si formas parte de un equipo financiero o de una pequeña o mediana empresa que busca una forma sencilla de centralizar y optimizar su gasto en SaaS.

4. Torii

Torii es una herramienta de gestión de SaaS creada para darte visibilidad y control en tiempo real sobre cada aplicación. Rastrea, analiza y optimiza el uso de tu software con facilidad.

Características únicas:

• Seguimiento del SaaS en tiempo real
• Herramientas analíticas sólidas
• Amplias integraciones con sistemas SSO, financieros y de RR.HH.

Ideal para: Perfecto si eres una organización que busca información basada en datos y una supervisión completa de tu ecosistema SaaS.

5. Vértice

Vertice es una potente plataforma de optimización del gasto creada para líderes financieros y tecnológicos. Está diseñada para ayudarte a controlar los costes de SaaS y de la nube con previsiones avanzadas y automatización.

Características únicas:

• Visibilidad granular de los gastos
• Optimizador de instancias reservadas que puede reducir los costes de cálculo hasta 60%
• Flujos de trabajo personalizables y herramientas de negociación para simplificar la gestión de costes

Ideal para: Hecho para empresas de cualquier tamaño que deseen un enfoque unificado y automatizado de la gestión del gasto en SaaS y en la nube.

6. Spendflo

Spendflo es una plataforma de optimización de gastos SaaS creada para simplificar las compras y la gestión. Perfecta para empresas de alto crecimiento, está diseñada para ayudarte a gestionar los gastos de SaaS con facilidad.

Características únicas:

• Recomendaciones basadas en IA
• Optimización del flujo de trabajo para aprobaciones
• Gestión centralizada de contratos

Ideal para: Spendflo es tu opción si formas parte de una empresa de rápido crecimiento que busca reducir los costes de SaaS y aumentar la eficiencia con IA avanzada y automatización.

7. Trópico

Tropic es una plataforma de gestión SaaS diseñada para que las compras y renovaciones se realicen sin esfuerzo. Si quieres una compra SaaS más fluida y eficaz, esta herramienta es para ti.

Características únicas:

• Flujos de trabajo de aprovisionamiento paso a paso
• Gestión automatizada de las renovaciones
• Integraciones con sistemas financieros y de RRHH

Ideal para: Tropic es lo mejor si eres una empresa que busca agilizar las compras de SaaS y mantener la eficacia de los procesos de renovación, centrándose en la gestión de las adquisiciones.

8. Zluri

Zluri es una plataforma de gestión de SaaS creada para darte un control total sobre tu ecosistema SaaS. Está diseñada para facilitar a los equipos informáticos la detección, optimización y cumplimiento de normativas.

Características únicas:

• Descubrimiento automatizado de SaaS
• Gestión de licencias y control de costes
• Gestión del cumplimiento y la seguridad

Ideal para: Si te centras en ganar visibilidad, optimizar costes y garantizar el cumplimiento en toda tu pila de SaaS, Zluri es una gran opción.

9. Zylo

Zylo es una potente herramienta de gestión de SaaS que te ofrece una visión profunda del uso del software de tu empresa. Se trata de visibilidad y análisis para gestionar las inversiones en software.

Características únicas:

• Análisis de uso en profundidad
• Herramientas completas de descubrimiento de SaaS
• Optimización de licencias para reducir residuos

Ideal para: Zylo es perfecto si eres una gran empresa que necesita una sólida supervisión de una compleja pila de software, ayudándote a gestionar los costes y a aumentar el retorno de la inversión.

10. Sabueso

Spendhound es una plataforma 100% gratuita de gestión de renovaciones creada para ayudarte a estar al tanto de las renovaciones de proveedores. Es sencilla, eficaz y ahorra tiempo y dinero.

Características únicas:

• Gestión de la renovación del software libre
• Seguimiento de proveedores con alertas de renovación
• Interfaz de fácil navegación

Ideal para: Spendhound es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución sin coste para gestionar las renovaciones sin complejidad añadida.

11. Vendr

Vendr es una plataforma de compra de SaaS que redefine la compra de software. El software incluye una mezcla de información basada en datos y negociación experta, que te ayuda a ahorrar más en el gasto de SaaS.

Características únicas:

• Visión inteligente del ahorro
• Apoyo a la renegociación
• Interfaz intuitiva y fácil de usar

Ideal para: Vendr es genial si formas parte de una empresa de rápido crecimiento que necesita una forma eficaz y rentable de gestionar las adquisiciones de SaaS.

12. Volopay

Volopay es una plataforma de gestión financiera todo en uno que combina tarjetas corporativas, seguimiento automatizado de gastos y sencillas integraciones contables.

Características únicas:

• Tarjetas de empresa para gastos simplificados
• Seguimiento e informes de gastos automatizados
• Integraciones contables directas

Ideal para: Volopay es perfecto para pequeñas y medianas empresas que desean un enfoque racionalizado para gestionar los gastos y los pagos a proveedores.