Herramientas de gestión de licencias de software: 12 selecciones para empresas inteligentes en 2024

Te dijeron: 'Necesitarás gestión de software a medida que tu empresa crezca'. Tenían razón. Pero, ¿qué aplicación de gestión de licencias ofrece la solución más inteligente?

Puede que el software de gestión de licencias no estuviera antes en lo más alto de tu lista de imprescindibles. Desde herramientas de gestión de proyectos a software de contabilidad... tu crecimiento ha hecho explotar tu pila de SaaS. De repente, hay que tomar medidas para armonizar tus herramientas. 

La gestión de licencias de software ofrece una forma eficaz de organizar y optimiza las suscripciones a apps de tu empresa. Las mejores herramientas están respaldadas por una feroz estrategia de optimización de costes y te dan la mejor oportunidad de prosperar en un mercado competitivo. 

Si todavía estás debatiendo si seguir o no con tus polvorientas hojas de cálculo, es hora de reconocer las banderas rojas.

¿Cuándo es el momento adecuado para un software de gestión de licencias?

Las empresas prosperan con un software más eficiente. El software que aumenta la productividad y el equilibrio entre trabajo y vida personal crea positividad en toda la empresa. No es de extrañar, por tanto, que las gafas de color de rosa del SaaS puedan llevar a retrasar una gestión rigurosa de las licencias. Pero es fundamental para el crecimiento financiero de tu empresa tener las licencias bajo control. 

Estos son algunos indicadores clave de que tus licencias necesitan una gestión más holística. 

• Gasto caótico. El departamento de diseño ha comenzado la adquisición de una nueva aplicación, y te preguntas por qué. No forma parte de los objetivos de tu empresa para este trimestre, y no se alinea con la dirección de tu marca. Este tipo de decisiones impulsadas por las emociones son el resultado de la falta de un enfoque centralizado y de políticas de aprobación manual de última hora. 

• Presupuestos mal asignados. Si has tenido un presupuesto similar para cada departamento desde que empezó tu empresa, es probable que estés perdiendo oportunidades de desarrollo. Sin embargo, es difícil ver dónde están las oportunidades sin un análisis en profundidad del rendimiento y uso de la aplicación. Por ejemplo, si no ves que el plan de una aplicación necesita ampliarse debido a su elevado uso, puedes infraasignar fondos para su renovación. Más tarde, un departamento puede acabar comprando almacenamiento o puestos adicionales costosos.

• Licencias no utilizadas o duplicadas. Las PYME pueden perder una media de $2 millones anualmente por las licencias no utilizadas. Quizá se compraron 150 licencias cuando sólo 50 empleados necesitaban acceder al software. Peor aún es el desgarrador momento en que descubres que distintos departamentos han comprado el mismo software, duplicando tus costes. 

• Riesgo de proveedor no identificado. Licencias no gestionadas pueden ser susceptibles de riesgos, como ineficiencias operativas, problemas de reputación y amenazas de ciberseguridad. La evaluación periódica de los proveedores forma parte de una gestión eficaz del SaaS.

• Amenazas de acceso interno. No todos los empleados necesitan acceder a todos los programas. Sin embargo, si las licencias no se gestionan, los empleados podrían exponer datos sensibles, poniendo en peligro el cumplimiento de tu normativa de seguridad. 

• Software no conforme. Las mejores herramientas de gestión de licencias proporcionan un proceso de adquisición estructurado y fiable. Cuando adquieres SaaS con un enfoque aleatorio, puedes poner a tu empresa en riesgo de sufrir una violación de datos o afectar al cumplimiento de la legislación, como el GDPR. 

Estas preocupaciones pueden abordarse fácilmente con un enfoque automatizado de la gestión de SaaS. Por suerte, hay muchas herramientas que pueden ocuparse de tus necesidades de gestión de licencias... pero demasiadas opciones provocan parálisis por análisis. 

¿Cómo sabes que una herramienta de gestión de licencias de software es de alta calidad?

Las características clave de una herramienta eficaz de gestión de licencias SaaS

Por supuesto, la gestión del SaaS es mucho más que un software perfectamente clasificado. Aquí tienes algunos de los elementos imprescindibles para tu nueva herramienta de gestión de licencias.

• Centralización. Sacar a la luz tu pila de SaaS en una sola plataforma cambia las reglas del juego. Puedes identificar inmediatamente duplicidades o aplicaciones no autorizadas. TI en la sombra y eliminarlo. Una visibilidad clara para todos los empleados significa responsabilidad compartida sobre el SaaS y menos posibilidades de futuras ineficiencias. Imagina el coste que se puede recuperar con sólo unas pocas cancelaciones innecesarias de suscripciones a aplicaciones. 

• Análisis del SaaS. Ya no necesitarás una retahíla de fórmulas y el lento escrutinio manual de una hoja de cálculo para recopilar información sobre el SaaS. El software de gestión de licencias puede proporcionar un análisis granular del uso, el rendimiento y el ROI del SaaS en toda tu empresa. Junto con los comentarios cualitativos de los empleados, esto informa tu enfoque basado en pruebas para la fijación de objetivos empresariales.

• Gestión presupuestaria. Con una comprensión clara del rendimiento de tu pila tecnológica, Residuos SaaS es cosa del pasado. Ahora, tu asignación presupuestaria se alineará con las necesidades de la empresa. Puedes ajustar el tamaño del software que tiene funciones que se solapan y eliminar el software de bajo rendimiento o las licencias inactivas. En el proceso descubrirás más presupuesto para la innovación. 

• Gestión de riesgos y seguridad. Aplicaciones no deseadas que crean Expansión del SaaS y se pueden descartar posibles violaciones de datos. Una plataforma de gestión hace que la información y las actualizaciones de seguridad sean fácilmente visibles para los empleados que las necesitan. Para los que no, se pueden poner límites de acceso con conjuntos de permisos. 

• Procedimiento de contratación. Un proceso complejo como la adquisición requiere tiempo y una mano de obra comprometida, pero las mejores herramientas de concesión de licencias de software también ofrecen apoyo en este ámbito. Utilizan mejores prácticas para las renovacionesincluyendo recordatorios de plazos, flujos de trabajo automatizados y procedimientos de incorporación/desincorporación. Puedes ahorrar mucho tiempo y ahorrar mucho dinero cuando ya no estés atascado con SaaS que se renueva automáticamente o gastando más de la cuenta en funciones innecesarias de la aplicación. Invierte este tiempo en construir una relación mutuamente rentable relaciones con los proveedores para conseguir aún más ofertas y descuentos en futuros SaaS. 

En un herramienta de gestión de licencias SaaS de alta calidad, cada característica importante funciona conjuntamente para maximizar la rentabilidad y el retorno de la inversión. 

Por desgracia, ninguna empresa tiene un presupuesto ilimitado. Quieres asegurarte de que obtienes el mejor valor de tu herramienta de concesión de licencias. Para tomar una decisión informada que impulse el crecimiento de tu empresa, hay que comparar los detalles de cada herramienta. 

12 mejores herramientas de gestión de licencias de software

No hay duda de que el coste es una consideración clave para las empresas modernas a la hora de elegir una nueva herramienta de gestión de licencias. Pero la seguridad es igualmente importante, con 70% de empresas que actualmente dan prioridad a este factor. 

Aquí tienes un resumen de las mejores herramientas de gestión de licencias de software.

Con una visión clara del precio, el ahorro potencial y las normas de seguridad, estás más cerca de elegir tu software de gestión de licencias. Ahora, exploremos las ventajas específicas de cada herramienta para consolidar tu elección perfecta. 

1. Spendbase

Lo mejor para: Gestión integral de SaaS con costes optimizados

Con un número ilimitado de solicitudes de aprovisionamiento, aplicaciones, integraciones y licencias que puedes gestionar, Spendbase proporciona valor en cada paso. La información sobre precios de referencia y los descuentos exclusivos para proveedores hacen que Spendbase destaque en el campo de la gestión de licencias. 

Beneficios

• Identifica la TI en la sombra en tu plataforma centralizada para ahorrar costes al instante y proteger la seguridad de tu empresa.
• Descubre áreas de despilfarro financiero, como licencias no utilizadas y de bajo rendimiento, mediante análisis automatizados del gasto en SaaS e informes detallados.
• Mantén el control de tus renovaciones de SaaS con actualizaciones y recordatorios en tiempo real.
• Optimiza tu aprovisionamiento con flujos de trabajo automatizados e integración con Slack.
• Consigue descuentos y ofertas SaaS con la ayuda de los expertos negociadores de proveedores de Spendbase.

Seguridad

ISO 27001 , SOC 2, Almacenamiento de datos cifrados en la nube de AWS, Seguimiento cero de las cuentas personales de los empleados

2. Cloudeagle

Lo mejor para: Procesos racionalizados

El empeño de Cloudeagle por ayudarte a gastar menos en cada compra de aplicaciones se consigue mediante procesos fluidos de gobernanza y adquisición de SaaS. Su herramienta ofrece una visibilidad 100% de tu pila, lo que significa que se acabaron las desagradables sorpresas en los costes.

Beneficios

• Detección y eliminación de Shadow IT
• Información sobre gastos, uso de aplicaciones y licencias
• Alta y baja automatizadas
• Flujos de trabajo de aprobación en Slack para agilizar la comunicación
• Calendarios de renovación basados en IA para evitar que se te pasen los plazos

Seguridad, ISO 27001, SOC 2, No se conservan ni se comparten datos

3. LicenciaUna

Lo mejor para: Evitar el despilfarro del SaaS

LicenceOne tiene un enfoque sencillo pero eficaz de la gestión de SaaS. Sus pilares clave de detección, prevención y gestión del acceso te ayudan a recuperar el control de tus suscripciones de software. 

Beneficios

• Análisis inicial rápido para detectar el despilfarro del SaaS
• Informes de información actualizada sobre todas las solicitudes
• Visibilidad sobre gastos y accesos, asignación de responsabilidades por equipo y previsión de renovaciones 
• Asistencia humana al cliente

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Estrictos controles de acceso a los datos

4. Zluri

Lo mejor para: Automatización para ahorrar tiempo

Zluri ofrece una única fuente de verdad para tu pila de SaaS. Su proceso de descubrimiento de Shadow AI y Shadow IT cuenta con nueve métodos únicos para una auditoría escrupulosa de SaaS. 

Beneficios

• Racionalización y redundancia de aplicaciones
• Seguimiento profundo del uso de las aplicaciones
• Reclamación automática de licencias
• Incorporación sin intervención al SaaS

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Cifrado casi de extremo a extremo

5. Spendflo

Lo mejor para: Adquisiciones racionalizadas

Spendflo puso el aprovisionamiento al frente y en el centro de su agenda de gestión de SaaS. Su proceso de aprovisionamiento proporciona control del gasto con una gestión fluida de la contratación y los proveedores, aportando valor.

Beneficios

• Una plataforma cohesionada para agilizar tu SaaS
• Identificación de duplicidades y Shadow IT
• Datos ricos en información sobre SaaS
• Encuestas periódicas automatizadas para conocer la opinión de los empleados sobre el SaaS

6. Torii

Lo mejor para: Descubrimiento rápido de SaaS

Torii no sólo te ayuda a descubrir 100% de tus aplicaciones, sino que también facilita el ahorro de costes con la gestión SaaS-Ops basada en IA. 

Beneficios

• Reducción del gasto en SaaS con la optimización
• Contratos y renovaciones centralizados
• Aplicación de usuario personalizable y flujos de trabajo que ahorran costes

Seguridad

SOC 2, Almacenamiento de datos cifrado en la nube de AWS, Acuerdos de confidencialidad

7.Vértice

Lo mejor para: Compra transparente de SaaS

Vertice da prioridad a tres áreas clave para optimizar tu pila de SaaS: transparencia, previsibilidad y rentabilidad. 

Beneficios

• Localizar las áreas de optimización de costes
• Flujos de trabajo de aprobación inteligentes
• Compradores de SaaS expertos y de confianza

Seguridad

No consta.

8.Cledara

Lo mejor para: Automatización de tareas cotidianas

La misión de Cledara es poner tu gasto en software, nube y publicidad en un solo lugar. Te ayudan a obtener información práctica para reducir tus costes de SaaS. 

Beneficios

• Directorio en tiempo real de software y alojamiento
• Automatiza las solicitudes de acceso cotidianas, las modificaciones presupuestarias, los contratos, las facturas y las tareas manuales de contabilidad
• Pagos creados para software

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Tarjetas virtuales tokenizadas

9. Zylo

Lo mejor para: Flujos de trabajo eficientes

Zylo pretende dar a los usuarios respuestas a sus preguntas sobre la gestión de SaaS y proporciona flujos de trabajo para gestionar el software con confianza.

Beneficios 

• Uso y ajuste del nivel de licencia
• Comparaciones entre aplicaciones
• Gestión de renovaciones SaaS

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Gestión de terceros

10.BetterCloud

Lo mejor para: Seguimiento y seguridad del SaaS

BetterCloud ofrece una plataforma completa y llena de información para la gestión integral de SaaS para TI. 

Beneficios 

• Evitar solapamientos en las suscripciones
• Optimiza las licencias comparándolas con las referencias del sector
• Constructor de flujos de trabajo de arrastrar y soltar 

Seguridad

ISO 27001 , SOC 2, Autorización estándar abierta OAuth 2.0

11.Explorador de Activos ManageEngine

Lo mejor para: Categorización flexible de activos

Asset Explorer presenta lo esencial de la gestión de activos informáticos empresariales, con control desde la compra hasta la caducidad de tu SaaS. 

Beneficios 

• Flujos de trabajo personalizados para automatizar los ciclos de vida
• Gestión de compras y proveedores
• CMDB para visualizar la infraestructura digital

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Mecanismo de encriptación

12.FlexNet Manager de Flexera

Lo mejor para: Informes de datos granulares

FlexNet Manager te ayuda a reducir el gasto y el riesgo de cumplimiento con la optimización de licencias. 

Beneficios 

• Información de nivel forense sobre el rendimiento y el uso de las licencias
• Dimensionar y gestionar correctamente los activos
• Biblioteca de derechos para automatizar las posiciones de licencia efectiva

Seguridad

ISO 27001, SOC 2, Configuración de la seguridad de la capa de transporte