Sencillo y estratégico: domina el ciclo de vida de la gestión de proveedores

La gestión de proveedores abarca el ciclo de vida de un software, desde la contratación inicial hasta la finalización del contrato. Y necesitas una estrategia holística de proveedores.

El valor es un objetivo clave a la hora de investigar un nuevo proveedor de SaaS. Pero la investigación es sólo una parte de la gestión de proveedores. 

Ya sea antes o después del contrato, cada etapa promete valor, y las relaciones positivas con los proveedores sustentan el proceso. 

Las empresas tienen más éxito cuando los ciclos de vida de los proveedores se gestionan de forma temprana, exhaustiva y regular. ¿Cuál es el resultado? Una base sólida para el crecimiento, la expansión y un alto rendimiento de la inversión. 

Es hora de ir más allá de las listas estáticas de proveedores y dar prioridad a la gestión dinámica. He aquí por qué la gestión de tus proveedores de SaaS es una inversión tan crítica para obtener beneficios a largo plazo. 

La importancia de la gestión estratégica del ciclo de vida del proveedor 

Es natural que los plazos del ciclo de vida de tus proveedores estén... por todas partes. 

Necesitas cancelar Evernote, estás investigando cuatro herramientas de contabilidad diferentes y tienes una reunión de negociación con un proveedor de Slack... y eso sólo hoy.

Es probable que tu cantidad de proveedores aumente a medida que crezcas. Los plazos estarán dispersos, pero tu proceso no. Un proceso disperso pone en peligro tu negocio.

Tal vez te estés enfrentando a

• Largos procesos manuales
• Elementos que faltan en tu proceso de proveedores 
• Comunicación ineficaz entre departamentos
• Registros insuficientes
• Seguimiento esporádico

Sin una gestión estructurada de los proveedores, en el mejor de los casos acabarás con un montón de licencias que pagas pero que nadie utiliza. En el peor, podrías tener incidentes de ciberseguridad. 

Una gestión eficaz de los proveedores establece una estructura transparente y sistemática con una toma de decisiones estratégica para unas relaciones con los proveedores mutuamente beneficiosas. 

La gestión del ciclo de vida del proveedor es un proceso, no un ejercicio de marcar casillas, y cada etapa del proceso puede utilizarse para:

• Reduce el riesgo
• Maximizar la eficacia
• Mejorar el cumplimiento
• Crear valor
• Ahorra costes
• Cultiva las relaciones con los proveedores

¿Cuáles son las etapas de la gestión de un proveedor?

Ahora vamos a explorar cómo las mejores prácticas pueden optimizar la eficacia, la seguridad y el coste de los proveedores.

1. Identificar y comprometer

Has identificado una necesidad de software en tu empresa. Puede ser que un departamento haya crecido rápidamente y ahora se necesite una herramienta de comunicación para garantizar el buen funcionamiento. Probablemente quieras zambullirte de lleno y empezar a investigar diferentes proveedores. 

Pero antes de hacerlo, ¿has pensado qué elementos utilizarás para comparar proveedores? 

En primer lugar, elabora una breve justificación. Ésta debe incluir:

• Por qué tu empresa necesita el software.
• Los requisitos operativos han pasado de ser "imprescindibles" a ser "agradables de tener".
• Clasificación de la importancia de los requisitos. 
• Límites presupuestarios y objetivos estimados de ejecución.

Es esencial que cualquier nuevo software se alinee con los objetivos y valores de tu empresa. Después de todo, es de esperar que tengas una relación larga y mutuamente provechosa con tu proveedor.

Ahora bien, ¿qué cualificaciones y costes debe tener tu proveedor? Tenlo en cuenta:

• Su reputación en el sector.
• Número de años de experiencia.
• Certificaciones o licencias.
• Precios.

Esta claridad hace que la investigación esté más centrada, lo que resulta en menos vendedores potenciales, pero más cualificados.

Comunícate pronto y asigna a un representante de los equipos jurídico, financiero y de adquisiciones para garantizar un proceso integral y eficaz.

Una vez que hayas reunido suficiente información, puedes enviar una RFQ (solicitud de presupuesto) a los proveedores que cumplan tus normas. Ahora, puedes empezar una evaluación más detallada. 

2. Evaluación de riesgos 

Una vez recibidos los presupuestos, puedes preseleccionar a dos o tres proveedores para analizarlos. 

Recuerda que la selección de un proveedor consiste en maximizar el valor global para tu empresa, tanto desde el punto de vista financiero como de la productividad. Utilizar datos cuantitativos y opiniones cualitativas ofrece una imagen más detallada. Por ejemplo, quieres información sobre el número de integraciones que ofrece cada uno, pero también quieres ver referencias y opiniones de clientes reales. 

Tu equipo de compras debe tener mucho cuidado al evaluar la legitimidad y fiabilidad de los proveedores. 

Por ejemplo, el proveedor que cumple tus requisitos y tiene un coste mucho más bajo que sus competidores podría ser financieramente irresponsable. 

Aquí tienes información clave que debes solicitar a los proveedores:

• Dirección de la sede central
• Nombre legal de la empresa
• Licencia comercial
• Estatutos
• NIF
• Estructura de propiedad y número de empleados
• Lista de subcontratistas
• Historial de cumplimiento
• Litigios en curso

Una última consideración de riesgo, aunque crítica, es la seguridad. 61% de las empresas experimentaron una violación de datos de terceros o de ciberseguridad en 2023, que afectó a las operaciones, las finanzas y la reputación de la empresa. ¿Hasta qué punto es vulnerable el proveedor potencial a una violación de datos? ¿Qué procedimientos existen para mitigar este riesgo y responder si se produce un incidente? 

Ahora, puedes seleccionar un proveedor con el que seguir adelante. Haz una solicitud de aprobación de compra a tiempo y arremángate para conseguir la mayor oportunidad de optimización de costes del proceso.  

3. Negociar y embarcar

Hay algo más que el precio para negociar con los proveedores. Estos son algunos de los puntos que tendrás que detallar:

• Alcance del trabajo
• Cronología
• Precios
• Entregables
• Condiciones de pago
• ANS (acuerdos de nivel de servicio)

Los SLA son especialmente importantes para las compras de SaaS, ya que ayudan a garantizar la calidad del servicio y a gestionar riesgos como las interrupciones del servicio o los problemas de rendimiento. 

Ser firme pero justo en la negociación crea una base de confianza. Acuerda unas condiciones contractuales que sean mutuamente beneficiosas y que expongan claramente tus expectativas, sin dejar margen de maniobra para costes sorpresa. Más adelante, en el ciclo de vida de la gestión de proveedores, puedes revisar estas condiciones en función de la evolución de tus necesidades. 

Si careces de tiempo y personal para las negociaciones, una solución de gestión de proveedores es tu salvavidas. Los negociadores expertos identifican todas las oportunidades para optimizar los costes y conseguir descuentos y ofertas. Pueden ahorrarte una media de 39% en tu software.

A continuación, empezarás a compartir información en la incorporación de tu nuevo proveedor. 

Compartir la visión general de tu empresa, tus misiones y los detalles del proyecto, así como un código de conducta del proveedor en esta fase, allana el camino para la personalización, el desarrollo y la innovación en el futuro.

También debes recopilar información adicional, como certificados de cumplimiento de la normativa, pólizas de seguros, acuerdos de confidencialidad y políticas de uso adecuado. 

Asegúrate de que se documenta la información, se contabilizan los procesos y se definen las áreas de responsabilidad de los departamentos implicados. De este modo, será más fácil abordar cualquier aspecto conflictivo, si surge, y crear modelos de buenas prácticas. 

Ahora, tus empleados pueden disfrutar de su formación de incorporación y empezar a recoger los frutos de una herramienta más eficaz. 

4. Supervisar el rendimiento

La gestión de proveedores no termina ahí. A lo largo de la vida útil de una aplicación en tu empresa, deben programarse evaluaciones periódicas del SaaS. 

Hay que tener en cuenta dos aspectos a la hora de supervisar el rendimiento: tu proveedor y la propia aplicación. Establecer criterios de evaluación claros para cada uno de ellos es clave para descubrir y resolver problemas. 

Evalúa a tu proveedor. ¿Cumplen la calidad prometida? ¿Se cumplen los acuerdos de nivel de servicio? ¿El proceso de pago es tan fluido como prometieron? Ten en cuenta el servicio que recibes, los plazos de resolución de problemas y su capacidad de respuesta a los comentarios. 

Las auditorías de rendimiento SaaS son una visión esencial de la rentabilidad de tu software para tu empresa. Revelan patrones de comportamiento en lugar de centrarse en instancias individuales y ofrecen una visión general justa y precisa. Con muchas métricas que cubrir, como la velocidad, el uso y el ROI, las auditorías pueden ser largas. Las empresas de éxito utilizan sistemas automatizados Control de licencias para obtener una visibilidad completa e informes esclarecedores sobre el rendimiento de su software. Una tarea manual que consume menos tiempo.

Ahora puedes utilizar tus pruebas de rendimiento como palanca en tu asociación continua con los proveedores.

5. Gestionar las relaciones con los proveedores

Hay algunos puntos cruciales dentro del ciclo de vida para cultivar las relaciones con los proveedores. Negociar es una oportunidad primordial, pero los plazos de pago, las renovaciones y las disputas son igualmente importantes. 

Los proveedores pueden agradecerte los pagos puntuales compartiendo ofertas y descuentos antes de las renovaciones, lo que te ayudará a obtener ventaja sobre tus competidores. La comunicación regular con los proveedores hace que las reuniones de negociación de las renovaciones sean más fluidas y rápidas, sin sorpresas. 

Del mismo modo, cuando necesites apoyo o desees plantear un litigio, puede hacerse de un modo colaborativo y eficaz que te permita retomar el camino rápidamente. 

Dar prioridad a las relaciones en estos puntos clave hará que el proceso sea mucho más fluido, pero la relación con el proveedor debe cultivarse a lo largo de todo el proceso. gestión del ciclo de vida de los productos de software. Los comentarios no siempre tienen que ser negativos. De hecho, un feedback positivo puede dar lugar a una colaboración innovadora. 

La gestión de las relaciones con los proveedores es un esfuerzo continuo hasta el momento en que finaliza el contrato. 

6. Vendedores externos

El final es una parte natural de cualquier ciclo de vida. Una desvinculación satisfactoria es tan importante como el inicio de un nuevo contrato. 

Hay varias responsabilidades administrativas esenciales en esta etapa final que deben cumplirse con respeto profesional para mantener la reputación de tu empresa.

Aquí tienes una lista de tus tareas de incorporación de proveedores:

• Difunde la información sobre la rescisión del contrato a todo el personal implicado.
• Comprueba que has recibido todos los requisitos del contrato.
• Liquida las facturas pendientes.
• Suspende todos los pagos posteriores. 
• Registra los detalles de posventa. 
• Garantizar el cumplimiento de las cláusulas de rescisión.

La documentación de este proceso es vital. Asegúrate de registrar las razones de la salida, las leyes y normas del sector que cumpliste, y una evaluación del proveedor y del propio proceso de salida. Esto te dará un punto de referencia del que aprender, ajustar y reutilizar a medida que crezca tu empresa. 

Por último, puedes eliminar al vendedor de tus sistemas internos para proteger datos sensibles o IP.

¡Ya dominas un enfoque holístico de la gestión del ciclo de vida de los proveedores! Sin embargo, el siguiente reto es garantizar que todos los empleados puedan acceder a esta mejor práctica y utilizarla.

Flujo del proceso de gestión de proveedores

Un flujo de trabajo es una herramienta visual eficaz para garantizar la adopción en toda la empresa de tu proceso optimizado de gestión de proveedores. 

Tu flujo de trabajo de gestión de proveedores SaaS presentará un proceso claro, paso a paso, para los empleados. Las ventajas de un procedimiento tan transparente son 

• Eliminación de errores. 
• Reducción del riesgo. 
• Tiempo ganado. 
• Más tiempo y oportunidades para cultivar las relaciones con los proveedores.
• Más posibilidades de optimizar el valor.
• Aumento de la productividad. 
• Seguimiento y registro más fáciles.

El siguiente ejemplo muestra un flujo de trabajo eficaz de gestión de proveedores que puedes implantar en tu empresa para que el proceso sea más fluido.

Con un camino claro a seguir, puedes alcanzar la excelencia en la gestión de proveedores en toda la empresa. Pero si aún te parece abrumador, automatizar tu proceso es una forma inteligente de ahorrar tiempo, energía y costes. 

¿Cómo puede ayudar el software de gestión de proveedores? 

El software de gestión de proveedores es la opción inteligente para las empresas en crecimiento. Estas herramientas dinámicas utilizan la automatización, que reduce la necesidad de largas tareas manuales en áreas clave del ciclo de vida del proveedor, como auditorías, documentación y renovaciones. 

Los procesos automatizados eliminan errores, ahorran tiempo y te permiten seguir las métricas de rendimiento y la información presupuestaria en tiempo real. Las actualizaciones y notificaciones oportunas permiten a los empleados centrarse en tareas estratégicas de alto valor que dan prioridad al crecimiento de la empresa. 

Spendbase ofrece un sistema holístico de gestión SaaS que proporciona una gestión del ciclo de vida de los proveedores de alta calidad para tu empresa. 

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La visibilidad total de tu SaaS con la plataforma de gestión de Spendbase te da el control y hace que sea sencillo detectar oportunidades de optimización de costes mucho antes de tu próxima negociación con el proveedor. 

Disfruta de un proceso fluido con sistemas automatizados de aprobación y renovación, y actualizaciones y recordatorios presupuestarios en tiempo real. 

La experiencia Spendbase va más allá de la gestión de proveedores. También se ocupan de las negociaciones. Sus expertos negociadores tienen una tasa de éxito del 86% para conseguir los mejores acuerdos para tu empresa. Aprovecha sus exclusivas Descuentos SaaS, disfruta de una gestión de proveedores más inteligente e invierte el ahorro que consigas en el crecimiento de tu negocio.