Gestión de las relaciones con los proveedores:
Descuentos, confianza... y bromas internas

Tu pila de SaaS es un arco iris de aplicaciones en tu tablero de mandos. Pero, ¿son tus relaciones con los proveedores brillantemente saludables, o te has perdido el oro al final del arco iris? 

Es fácil pensar en el software como algo estático detrás del logotipo de una empresa. Pero cada herramienta SaaS que utiliza tu empresa es mantenida por un equipo de personas reales. Hay humanos detrás del SaaS. Y los humanos prosperan en las relaciones cuidadas. 

Cuando se cultivan las relaciones con los proveedores, las recompensas para tu empresa son fiables y a largo plazo. Las opciones de personalización, la adecuación de las funciones, las negociaciones y el ahorro de costes dependen de que tu organización desarrolle una relación con tus proveedores. 

Si te enfrentas a aumentos significativos de los costes en el momento de la renovación, largos plazos de atención al cliente y falta de flexibilidad en las funciones adicionales, es posible que te hayas conformado con un acuerdo de proveedor estándar y transaccional. 

¿Pero la simplicidad no ahorra tiempo? A la larga, no. Si estás acostumbrado a este enfoque, puede ser difícil ver las oportunidades de crecimiento empresarial y optimización de costes que estás sacrificando. 

Para tener una idea más clara, exploremos qué es la gestión de relaciones con proveedores SaaS. 

¿Qué es la gestión de las relaciones con los proveedores?

La gestión de las relaciones con los proveedores (VRM) es una parte fundamental de tu estrategia empresarial. Las empresas dependen de un centenar de aplicaciones SaaS para gestionar plazos, alcanzar objetivos y desarrollar ideas.

Algunos definen la gestión de las relaciones con los proveedores como "supervisar los procesos con terceros proveedores". Pero, sólo supervisando un proceso no es suficiente para maximizar el rendimiento de tu gestión de proveedores. 

Gartner afirma que la gestión de las relaciones con los proveedores es una "disciplina que permite a las organizaciones controlar los costesConduce excelencia en el servicioy mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del ciclo de vida del acuerdo". Aunque éstas son tres facetas integrales del VRM, destacar en este ámbito requiere aún más. 

La gestión de las relaciones con los proveedores es la creación y el fomento continuo de asociaciones mutuamente beneficiosas que potencien, apoyen y protejan el éxito de tu empresa. 

El éxito no es una exageración. Puedes esperar varios beneficios importantes cuando optimices tu estrategia de relación con los proveedores. 

¿Por qué es importante cultivar relaciones sanas con los proveedores?

Te esfuerzas por conseguir un crecimiento fiable y positivo de la empresa año tras año. Recuerda que tus proveedores también te acompañan en el viaje. Las asociaciones sólidas contribuyen a un progreso rentable. Pero hay mucho más que ganar que la mera reducción de costes.

Confía en

Imagina un vendedor que responde con eficacia a tus solicitudes de asistencia y utiliza tus comentarios para mejorar su servicio. Ahora imagina una empresa que realiza los pagos a tiempo y es proactiva en su comunicación. Eso es una relación fiable y valiosa. 

Generar confianza por ambas partes abre posibilidades de crecimiento, ventajas exclusivas, condiciones beneficiosas de renovación de contratos y precios favorables. Una relación de confianza con el proveedor es el regalo que tu empresa sigue recibiendo. 

Ahorro de costes

Si has establecido una relación de confianza con tu proveedor, las negociaciones serán más fluidas, y las ofertas y descuentos serán más accesibles. Optimizar tu enfoque para abarcar todo visibilidad de la contratación es una forma rápida de eliminar residuos y conseguir un menor coste total de propiedad. 

Gestión de riesgos 

Tener un conocimiento claro sobre el cumplimiento de tu proveedor a lo largo de su vida con tu empresa es esencial para mantener altos niveles de seguridad. Si has establecido una comunicación honesta, podrás abordar cualquier problema pronto y en colaboración. 

Rendimiento eficiente

La racionalización de las relaciones con los proveedores significa que los flujos de trabajo son más eficientes. Por ejemplo, si la incorporación se lleva a cabo eficazmente con una buena comunicación entre tú y tu proveedor, la adopción del software por parte de la empresa será elevada y la productividad, beneficiosa. 

Calidad, flexibilidad y adaptabilidad

Con un contacto mantenido regularmente, los proveedores están motivados para prestar un servicio de alta calidad. No tendrás que preocuparte de chocar contra un "muro" cuando necesites adaptar las funciones de la aplicación, y ellos estarán más dispuestos a flexibilizarse para satisfacer tus necesidades. 

Reputación mejorada

Las críticas positivas de los proveedores aumentan tu reputación dentro del sector y atraen más oportunidades de colaboración. Tu equipo de marketing estará agradecido por tu saludable relación con los proveedores, ya que abre oportunidades para coordinar el material promocional, impulsando tus relaciones públicas.

Innovación

Mantenerse por delante de la competencia es más fácil si se conocen las nuevas tecnologías y funciones. Los proveedores dan prioridad a sus socios más fiables con las pruebas de nuevas funciones, y una gestión sana de las relaciones es la clave para conseguir estas bonificaciones. 

Hay mucho que ganar, pero ¿qué hay de los aspectos prácticos? ¿Cómo optimizas tu gestión de las relaciones con los proveedores?

Buenas prácticas para gestionar con éxito a los proveedores

Mantener relaciones positivas con los proveedores no depende de una sola acción, como enviar a tu proveedor una botella el día de su cumpleaños (aunque eso puede ayudar). Invertir en las seis áreas siguientes mejorará tu gestión de proveedores y te reportará beneficios comerciales holísticos. 

1. Selecciona el proveedor adecuado

Una buena asociación comienza con una gran sintonía entre proveedor y consumidor. Tu gestión de proveedores está condenada al fracaso desde el principio si tu proveedor no se alinea con los objetivos de tu empresa. 

Tomemos, por ejemplo, una empresa de decoración de casas de lujo. Sus diseñadores necesitan una aplicación que tenga plantillas personalizables para crear bonitos expositores de sus productos. Preguntan a cada uno de los proveedores preseleccionados qué opciones de personalización ofrecen, y los comentarios les permiten hacer una elección informada que se adapte mejor a sus necesidades. Los empleados están satisfechos, mejora la productividad y aumentan las ventas a los clientes. 

Otros elementos a tener en cuenta son la reputación del proveedor, el cumplimiento y el protocolo de seguridad y las revisiones del servicio de atención al cliente.

No dudes en pedir referencias a tus proveedores actuales, pues ya conocerán tus necesidades de compatibilidad. Incluso pueden revelarte sus propias soluciones a tus problemas, lo que significa que puedes seguir con un proveedor conocido y desarrollar aún más vuestra relación a largo plazo. 

2. Define unos SLA claros

¿Cómo te sentirías si tu jefe planteara una disputa sobre tu rendimiento en un área que no forma parte de la descripción de tu trabajo? 

Ahora bien, ¿cómo te sentirías si un área de tu trabajo tuviera un rendimiento inferior, pero sabes que si hubieras tenido una herramienta específica, habría tenido éxito? 

Ambas situaciones son frustrantes.  

Las relaciones sanas con los proveedores evitan esta confusión con una base de cláusulas claras y formales acordadas por ambas partes. Estos acuerdos de nivel de servicio se discuten y firman con el contrato. Así, todos los implicados conocen sus responsabilidades y expectativas. 

Los SLA pueden incluir el alcance de los servicios, los pagos, los procedimientos de salida y las normas de rendimiento. Los términos deben ser específicos e inequívocos. Por ejemplo, una garantía de respuesta rápida del servicio de atención al cliente es menos tranquilizadora que una promesa de respuesta del servicio de atención al cliente en 12-24 horas.

Unos SLA claramente definidos te dan ventaja no sólo en posibles disputas con los proveedores, sino también cuando tengas que analizar el rendimiento de tu aplicación y plantearte su futuro en tu empresa. 

3. Utilizar una herramienta de contratación

Si tuvieras que gestionar unos pocos proveedores, ciertamente los procesos manuales podrían funcionar. Sin embargo, una gran cantidad de SaaS en tu empresa requiere que te echen una mano con la gestión de proveedores. 

• Centralización. Una plataforma basada en la nube es una forma organizada y eficaz de centralizar tu lista de proveedores. Deja en ridículo a tus hojas de cálculo gracias a su fácil acceso, completa visibilidad y rápida recuperación de la información. Lo mejor herramientas de contratación para PYME ofrecen un único punto de contacto para las adquisiciones, una vigilancia del riesgo y procesos racionalizados para aumentar aún más la productividad.
• La automatización. Si te preguntas de dónde sacarás más tiempo para cultivar tus relaciones con los proveedores, la automatización es la respuesta. Imagina reducir el procedimiento de incorporación de proveedores de dos semanas a sólo tres días. Las herramientas de aprovisionamiento utilizan la introducción automatizada de datos, la gestión de la documentación y los flujos de trabajo para las aprobaciones, la incorporación y las renovaciones. 
• Métricas de seguimiento. En tu próxima negociación de renovación, si te hicieran la pregunta: "¿Necesitas más asientos?" o "¿Te funciona la función de soltar y arrastrar?". ¿Sabrías la respuesta? Conocer estos pequeños detalles es la diferencia entre una buena y una excelente gestión de proveedores. Las herramientas de gestión de proveedores proporcionan informes periódicos y detallados sobre el uso de tu SaaS. 

4. Comunícate regularmente 

Cuando piensas en software, la primera palabra que te viene a la mente probablemente no sea "empatía". Sin embargo, una gran asociación se basa en una cuidadosa reflexión por ambas partes. A los proveedores les afecta tu negocio, y a ti te afecta el suyo. A ambos os interesa mantener una comunicación abierta y honesta durante todo el ciclo de vida del software. 

Planifica puntos de contacto regulares con tu proveedor para reflexionar sobre los KPI. Por ejemplo, cada trimestre, podrías hablar sobre el retorno de la inversión, el uso y las funciones específicas y cualquier adaptación a tu suscripción. Puede que incluso descubras que estos contactos frecuentes abren la puerta a oportunidades de descuento y pruebas de funciones. 

Cuando eres un comunicador fiable, los vendedores estarán más dispuestos a resolver rápidamente cualquier disputa que surja. Tu relación sana significa que las disputas se mantienen profesionales y sin problemas.

5. Negocia de forma asertiva y justa

Si un cliente se dirigiera a ti pidiéndote un descuento 70%, un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana y un producto gratis cada semana, lo más educado que le dirías es "No".

Una relación satisfactoria con un proveedor va más allá de asegurarse el mejor precio. Se centra en el valor y la colaboración a largo plazo. 

Por ejemplo, puedes conseguir un descuento importante pero recibir una versión rebajada de una función de software rentable, lo que significa que tienes que explicar a tu equipo por qué su trabajo les llevará el doble de tiempo y el resultado será la mitad de impactante.

Asegúrate de que tu empresa obtiene el mejor valor utilizando tu análisis de SaaS y busca un escenario en el que todos salgan ganando. Un proveedor que se siente respetado es un proveedor que invertirá más tiempo en tu negocio. 

6. Crear vínculos con humor

Un poco de humor hace mucho en las relaciones entre vendedores. Cuando se ha establecido una buena relación, los chistes y las bromas desenfadadas pueden transformar las interacciones rutinarias en algo mucho más agradable. Compartir una carcajada con tu contacto proveedor -puede que se trate de una función peculiar de su aplicación, o de una petición "urgente" que resultó ser sorprendentemente sencilla- rompe el hielo y crea camaradería.

Estos momentos compartidos crean una sensación de familiaridad y confianza. Cuando los proveedores se sienten cómodos contigo, es más probable que hagan un esfuerzo adicional, ofrezcan opiniones sinceras y den prioridad a tus peticiones. El humor no sólo aligera el ambiente, sino que refuerza tu relación profesional, convirtiendo a tus proveedores de meros contactos en auténticos aliados.

Como cualquier aspecto de un negocio sólido, la gestión de las relaciones con los proveedores requiere un esfuerzo continuo. Si quieres destacar, tendrás que tomar nota de algunos escollos comunes que debes evitar. 

Errores comunes en la gestión de las relaciones con los proveedores

Las empresas que tienen problemas con la gestión de las relaciones con los proveedores suelen ser culpables de al menos uno de los siguientes errores.

• Evitar costes. Pensar en el presente sin tener una visión de conjunto puede dar lugar a que se haga demasiado hincapié en el coste. En lugar de eso, abre tu mente a los beneficios a largo plazo y al valor que pueden aportar los proveedores. 

• Acuerdos precipitados. Costes ocultos, servicios de baja calidad y elevados riesgos de violación de datos son algunos de los peligros de los acuerdos contractuales precipitados. Tómate tu tiempo para reflexionar sobre cada cláusula: ¿es específica, está alineada con tus objetivos y es mensurable? 

• Mala comunicación. Si no eres accesible o abierto, tu proveedor puede reflejarlo, y será más difícil ponerse en contacto contigo cuando lo necesites. Mantén contactos regulares y estratégicos para que las relaciones sigan siendo positivas y constructivas.  

• Evaluación inadecuada del riesgo. Siempre habrá algunos pequeños riesgos aceptables en los negocios. La clave es saber que existen y controlarlos regularmente. 

• Negligencia. Incluso los mejores proveedores necesitan gestión. Tus proveedores estratégicamente importantes deben ser la máxima prioridad para una supervisión periódica, porque los problemas con estos proveedores podrían provocar pérdidas significativas.

Puedes recuperar tiempo y reducir la probabilidad de estos errores con un sistema de gestión de proveedores que automatiza los flujos de trabajo, centraliza los datos de tus proveedores. 

Ahora puedes empezar a imaginarte cómo es esto en la práctica en tu organización. Entonces, ¿qué aspecto tiene la VRM cuando se hace de forma excelente?

Modelo de gestión de relaciones con proveedores

La gestión óptima de las relaciones con los proveedores es una asociación en la que tú y tu proveedor salís ganando. Es un sano equilibrio de dar y recibir. Funciones SaaS rentables y medidas de ahorro de costes para ti; objetivos y ventas conseguidos para los vendedores. 

Tu sistema automatizado software de compras hace gran parte del trabajo duro por ti: centraliza a los proveedores en un único panel de control, agiliza los flujos de trabajo clave con la automatización y proporciona información detallada sobre el rendimiento de los proveedores y el SaaS. Las mejores herramientas de adquisición pueden incluso proporcionar negociadores expertos para ayudarte en la negociación estratégica de precios. 

De principio a fin de la vida útil de tu software en tu empresa, te beneficias de una alineación de objetivos y retos con una comunicación abierta y honesta en el centro. 

Como eres fiable y comunicativo, los proveedores te ofrecen ideas y oportunidades de colaboración y crecimiento para impulsar aún más tu negocio. 

¿La guinda del pastel? Acceso a importantes descuentos como 60% de tus facturas en la nube y 80% de tus aplicaciones favoritas. 

Con una gestión eficaz de las relaciones con los proveedores, la mejora de tus previsiones, el ahorro de costes y la elaboración de presupuestos, permitirán a tu empresa desarrollarse en el futuro.